Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2005 roku

        W dniach od 4 do 8 lipca 2005 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecin przeprowadził kontrolę w Zespole Szkół nr 4 w Szczecinie przy ul. Kusocińskiego 3 (zw. dalej Zespołem Szkół), którą objęto zagadnienia dotyczące dostosowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej, przestrzeganie ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2004 r., bez analizy wykonania budżetu oraz stosowanie Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przeciwdziałania wprowadzeniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu.

        Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli ujęty został w protokole kontroli podpisanym w dniu  22 lipca 2005 r. przez  Głównego Księgowego Zespołu Szkół i w dniu 26 lipca 2005 r. przez Dyrektora Zespołu Szkół.

        Ocena kontrolowanej działalności i wnioski pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 2 sierpnia 2005 r. skierowanym do Dyrektora Zespołu Szkół.

        Kontrola wykazała niedociągnięcia polegające głównie na niedostosowaniu dokumentacji przyjętych w Zespole Szkół zasad rachunkowości oraz systemu finansowo-księgowego do obowiązujących przepisów prawa. Wprowadzone przez Dyrektora Zespołu Szkół instrukcja obiegu i kontroli dokumentów finansowo – księgowych, instrukcja inwentaryzacyjna, instrukcja magazynowa, instrukcja kasowa oraz instrukcja ewidencji i kontroli druków ścisłego zarachowania nie uwzględniały bowiem niektórych zmian przepisów prawa – wprowadzonych po 1999 r. Dotyczyły one braku zagadnień dotyczących udzielania zamówień publicznych i zwrotu środków publicznych, co było niezgodne z przepisem art. 35 a ust. 2 pkt. 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (jt. Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.), zw. dalej uofp, wg którego kontrola finansowa powinna obejmować m.in. i te elementy.

        Nieprawidłowości stwierdzono w obowiązującej w Zespole Szkół od dnia 1 stycznia 2002 r. dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, która nie była dostosowana do przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz.U. z 2002 r.,
Nr 76, poz. 694 ze. zm.), zw. dalej uor. Nie określono w nich bowiem  roku obrotowego i wchodzącego w jego skład okresów sprawozdawczych, przyjętych zasad klasyfikacji zdarzeń, wykazu ksiąg rachunkowych, metod ustalania wyniku finansowego, wprowadzonych do użytkowania programów komputerowych i daty rozpoczęcia ich eksploatacji, systemów służących ochronie danych i ich zbiorów co naruszyło postanowienia art. 10 ust. 1 uor, wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady rachunkowości, zawierające m.in. ww. dane. 
        W Zarządzeniu nr 10/2001 z dnia 31 grudnia 2001 r. w sprawie aktualizacji zakładowego planu kont zapisano ponadto, że wykaz kont syntetycznych opracowany został na podstawie jednolitych planów kont jednostek budżetowych określonych Zarządzeniem Nr 46 Ministerstwa Finansów z dnia  1 sierpnia 1995 r., podczas gdy wykaz kont reguluje Załącznik nr 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2001 r. Nr 153 poz. 1752), zw. dalej rozporządzeniem w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont. Stwierdzono również, że w ewidencji księgowej i zakładowym planie kont, wykazano konto 401 „Wynagrodzenia pracowników”, podczas gdy w Załączniku nr 2 do rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości oraz planów kont, kontem 401 oznaczona jest „Amortyzacja”. Naruszyło to przepis § 11 ust. 1 i 3 ww. rozporządzenia, wg którego wprowadza się plany kont dla jednostek obejmujące konta bilansowe i konta pozabilansowe określone w załączniku 2 do rozporządzenia, które stanowią podstawę do opracowania zakładowych planów kont.

        Kontrola zakładowego planu kont wykazała, że nie ujęto w nim kont pozabilansowych: 998 „Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego” i 999 „Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat”, na których prowadzi się ewidencję prawnego zaangażowania wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej danego roku budżetowego oraz lat przyszłych, co było niezgodne z przepisami wynikającymi z art. 10 ust. 2 uor, wg którego zakładowy plan kont ustalał i aktualizował kierownik jednostki.

        Kontrola wydatków w Zespole Szkół za 2004 r. (dwie faktury VAT i trzynaście list płac z §§ 4010, 4260) w łącznej wys. 222.008,07 zł (5,89% ogółu wydatków budżetowych w wys. 3.764.941 zł) oraz wydatków ze środka specjalnego (czternaście faktur VAT z §§ 4210, 4270) w łącznej wys. 71.363,78 zł (15,12% ogółu wydatków ze środka specjalnego w wys. 472.009,28 zł) wykazała, że nie przestrzegano niektórych ustalonych przez Dyrektora Zespołu Szkół Zarządzeniem nr 11/2001  - zasad obiegu i kontroli dokumentów księgowych, oraz Zarządzenia Nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miejskiego (wcześniej Zarządzenia Nr 158/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 31 marca 2003 r.), zw. dalej zpzp. Stwierdzono bowiem, że sześć faktur VAT (nr 24208/11/SRZ/04, WO-12873/1104/R 7/2004, 3/2004, 21/2004, 25/2004) nie było kompletnych w zakresie kontroli bieżącej. Przy zawieraniu umowy na sprzedaż ciepła i świadczenia usług przesyłowych ze Szczecińską Energetyką Cieplną Sp. z o.o. oraz sprzedaż energii elektrycznej i świadczenia usług przesyłowych z Grupą Energetyczną Enea S.A. Oddział Szczecin Dyrektor Zespołu Szkół pominął przepis art. 28 ust. 4 uofp, wg którego jednostki sektora finansów publicznych dokonują zakupów dostaw, usług i robót budowlanych na zasadach określonych w przepisach o zamówieniach publicznych. W odniesieniu do przepisów zpzp stwierdzono, że do umowy ( nr 1/04 z dnia 30 stycznia 2004 r. na kwotę 11.518,70 zł; 2/04 z dnia 5 lutego 2004 r. na kwotę 7.400 zł; 3/04 z dnia 4 maja 2004 r. na kwotę 13.800 zł; 4/04 z dnia 15 czerwca 2004 r. na kwotę 6113,59 zł; 5/04 z dnia 5 lipca 2004 r. na kwotę 8.991,74 zł; 7/04 z dnia 8 listopada 2004 r. na kwotę 6.409,90 zł) kierownik administracyjno-gospodarczy nie sporządził ponadto notatek służbowych z przeprowadzonej analizy rynku, co było niezgodne z § 9 ust.4 pkt.1 (wcześniej §14 ust.8 i ust.10) Załącznika nr 1 ww. zpzp, wg którego przed zawarciem umowy zamawiający powinien dokonać analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego; analiza rynku polega w szczególności na zebraniu ofert od minimum dwóch potencjalnych wykonawców.

        Kontrola wykazała ponadto, że w dziale 801 rozdziale 80130 § 4300 tj. zakup usług pozostałych zaksięgowano wydatki związane z wymianą okien i parapetów w budynku szkolnym w łącznej kwocie 5.737,97 zł co było niezgodne z Klasyfikacją Paragrafów Wydatków i Środków w Załączniku nr 4 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2003 r. Nr 68, poz. 634 ze zm.), wg którego wydatki takie ujmuje się w § 4270 – Zakup usług remontowych.

        Główny Księgowy Zespołu Szkół spełniał wymogi określone w  art. 35 ust.2 uofp, dotyczące osób zajmujących stanowiska głównych księgowych.

        Kontrola wykazała, że Dyrektor Zespołu Szkół wywiązał się z obowiązku sporządzania i przesyłania kwartalnych informacji dotyczących transakcji podejrzanych, w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Nr 149/04 Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”. Według ww. informacji w Zespole Szkół nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą –  żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.

 

W związku z ww. uchybieniami Prezydent Miasta Szczecin zalecił Dyrektorowi Zespołu Szkół, aby: