Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2005 roku

        Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecina w okresie od dnia 29.03.2004 r. do dnia 03.06.2004 r. przeprowadził kontrolę w Państwowej Szkole Muzycznej I Stopnia w Szczecinie (zw. dalej PSM) w zakresie gospodarki finansowo-księgowej za 2004 r.

        Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli, został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 22 czerwca 2005 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 20 lipca 2005 r.

        Wydatki szkoły zrealizowane w 2004 r., po uwzględnieniu zmian do planu wyniosły ogółem 1.958.376 zł, co stanowiło 111,2% środków określonych pierwotnie w planie finansowym w kwocie 1.761.699 zł. Środki te zostały wydatkowane na  zadania  związane z działalnością: szkół artystycznych (rozdział 80132) w wysokości 1.942.741 zł (99,2 % ogółu wydatków), dokształcania i doskonalenia nauczycieli (rozdział 80146) w wysokości 5.792 zł  oraz pozostałą działalnością ( rozdział 80195) w wysokości 9.843 zł.

        W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowości polegające przede wszystkim na nieprzestrzeganiu przepisów dotyczących rachunkowości jednostki budżetowej oraz Zarządzenia nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 27.04.2004 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miejskiego.

        Kontrola wykazała, że jednostka nie posiadała aktualnej dokumentacji, dotyczącej przyjętych w Szkole zasad prowadzenia rachunkowości. Nie było u niej bowiem informacji dotyczącej roku obrotowego oraz ustalania wyniku finansowego. Brakowało również opisu przetwarzania danych oraz nie określono systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonywania w nich zapisów. Naruszyło to przepis art. 10 ust. 1 ustawy o rachunkowości z dnia 29.09.1994 r. (t. j. Dz. U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) według, którego jednostka powinna posiadać dokumentację zawierającą ww. dane. Funkcjonująca od 01.01.2002 r. dokumentacja dotycząca zasad rachunkowości nie została ponadto podpisana przez Dyrektora PSM. Obowiązek opracowania dokumentacji o przyjętych zasadach rachunkowości w formie pisemnej i jej aktualizowanie spoczywa według art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości, na kierowniku jednostki.

        Kontrola stwierdziła, że w zakładowym planie kont nie ujęto stosowanych przez PSM kont pozabilansowych: 998 - zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego i 999 - zaangażowanie wydatków budżetowych w przyszłych latach. Zgodnie z treścią § 11 ust. 1 oraz załącznika nr 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18.12.2001 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2001 r. Nr 153 poz. 1752) zw. dalej Rozporządzeniem w sprawie zasad rachunkowości, zakładowy plan kont powinien obejmować ww. konta pozabilansowe (od 2002 r.).

Wątpliwości kontroli budziła celowość wydatkowania kwoty 695,40 zł za użytkowanie w okresie od 14.09.2004 r. do 25.08.2005 r. programu do prowadzenia księgowości w jednostkach oświatowych „Księgowość Optivum”, skoro program ten (zakupiony w dniu 03.09.2003 r.) do dnia zakończenia kontroli nie został wdrożony i księgowość prowadzona była w formie ręcznej.

Prowadzenie ewidencji księgowej przy użyciu komputera pozwoliłoby uniknąć wykrytego w trakcie kontroli błędu w numeracji identyfikującej dowody księgowe. Błąd ten dotyczył zastosowania takiej samej numeracji dla dwóch różnych rachunków wystawionych przez PSM (rachunku nr 2/2004 z dnia 15.04.2004 r. i rachunku nr 2/2004 z dnia 01.12.2004 r.), co było niezgodne z treścią art. 21 ust. 1, pkt. 1 ustawy o rachunkowości, według którego dowód księgowy powinien zawierać określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikującego.

        W trakcie kontroli wykazano także, że tabela miesięcznych stawek wynagrodzenia zasadniczego pracowników nie będących nauczycielami nie została podpisana przez Dyrektora PSM, co wynikało z treści art. 2 ust. 3 Protokołu dodatkowego nr 1 z dnia 02.07.1999 do Ponadzakładowego Układu Zbiorowego Pracy z dnia 08.01.1997 r. 

        Obowiązujący od 01.01.1998 r. Regulamin premiowania pracowników administracji i obsługi nie został z kolei do czasu zakończenia kontroli uzgodniony z zakładową organizacją związkową (NSZZ Solidarność), co naruszyło postanowienie § 9 ww. Ponadzakładowego Układu Zbiorowego Pracy.

        Kontrola wykazała ponadto, że Dyrektor PSM nie przedłożył projektu planu finansowego na 2005 r. do zaopiniowania Radzie Pedagogicznej, co było niezgodne z przepisem art. 41, ust. 2, pkt. 2 ustawy z dnia 07.09.1991 r. o systemie oświaty (t. j. Dz. U. z 2004 r. Nr 256, poz. 2572 ze zm.), według którego Rada Pedagogiczna opiniuje projekt planu finansowego szkoły lub placówki.

        Podczas kontroli dochodów w ramach środków specjalnych stwierdzono, że Szkoła uzyskała wpływy za 2004 r. z tytułu najmu dwóch pomieszczeń szkolnych w łącznej kwocie 1.933 zł. Przy realizacji umowy najmu sklepiku szkolnego wystąpiło 8 przypadków dokonywanie wpłat z opóźnieniem od 2 do 19 dni, co było niezgodne z § 4 umowy najmu, według którego czynsz winien być płatny do 10. dnia każdego miesiąca. W przypadku opóźnienia w zapłacie ww. należności najemca zobowiązany był do uiszczenia szkole, bez wezwania, odsetek ustawowych. Szkoła nie naliczała odsetek od nieterminowych płatności. Obowiązek ten wynikał z § 7 ust. 2 Rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości.

Na wystąpienie powyższych nieprawidłowości wpływ miało nieewidencjonowanie  należności na koncie 201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami. Według załącznika nr 2 do Rozporządzenia w sprawie zasad rachunkowości, do ewidencji rozrachunków i roszczeń krajowych, a także należności z tytułu przychodów finansowych służyło konto 201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami. Ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 201 powinna zapewnić możliwość ustalenia należności i zobowiązań według poszczególnych kontrahentów. 

        Kontrola wykazała ponadto, że procedury kontroli finansowej, dotyczące procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem opracował Dyrektor PSM dopiero w styczniu 2005 r., mimo że według przepisu art. 35a ust. 3 ustawy o finansach publicznych z dnia 26. 11. 1998 r. (t. j. Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.) kierownik jednostki był zobowiązany do ich ustalenia od 2002 r.

        W dniu 01.09.1987 r. zawarta została umowa o pracę na czas określony do dnia 30.11.1987 r. na stanowisku sprzątaczki. Dnia 05.01.1995 r. aneksem do umowy o pracę zmieniono czas pracy na nieokreślony z mocą od 01.12.1987 r.  Zgodnie z  art. 30 § 1 pkt. 4 ustawy z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy (t. j. Dz. U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze zm.) umowa o pracę rozwiązuje się z upływem czasu, na który była zawarta. W związku z powyższym umowa rozwiązała się dnia 30.11.1987 r. i nieprawidłowością było zawarcie aneksu do nieobowiązującej umowy o pracę w dniu 05.01.1995 r. Brak pisemnej umowy o pracę w okresie od 01.12.1987 r. stanowiło naruszenie przepisu art. 29 § 3 Kodeksu Pracy, według którego jeżeli umowa o pracę nie została zawarta na piśmie, pracodawca powinien niezwłocznie, nie później niż w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy potwierdzić pracownikowi na piśmie rodzaj umowy i jej warunki. Aneks do umowy o pracę nie spełniał natomiast warunków formalnych umowy o pracę określonych w art. 29 § 1 Kodeksu pracy, według którego umowa o pracę określa strony umowy, rodzaj umowy, datę jej zawarcia oraz warunki pracy i płacy, w szczególności: rodzaj pracy; miejsce wykonywania pracy; wynagrodzenie za pracę odpowiadające rodzajowi pracy, ze wskazaniem składników wynagrodzenia; wymiar czasu pracy; termin rozpoczęcia pracy. Niepotwierdzenie na piśmie zawartej z pracownikiem umowy o pracę stanowiło wykroczenie przeciwko prawom pracownika określone w art. 281 pkt. 2 Kodeksu Pracy.

         W wyniku kontroli stwierdzono, że w przypadku zakupu ksylofonu z dnia 19.04.2004 r. dokonano niewłaściwej klasyfikacji wydatku, tj. w paragrafie 430 – zakup usług pozostałych, a według załącznika nr 4 do Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25.03.2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2003 r. Nr 68, poz. 634 ze zm.) zakup pomocy naukowych, dydaktycznych i książek klasyfikuje się w paragrafie 424.

         Kontrola stwierdziła też niedociągnięcia przy udzielaniu zamówień publicznych.
W przypadku zakupu artykułów perkusyjnych (faktura VAT nr 424/M2004) na kwotę 3.340,60 zł (z VAT) nie sporządzono notatki z analizy rynku. Z zakupu ksylofonu (faktura VAT nr 6/2004) na kwotę 3.210 zł (z VAT) w przedstawionej notatce nie podano wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro oraz nie zebrano ofert od minimum dwóch wykonawców. Natomiast z zakupu usług remontowych (faktura nr 2/2004) na kwotę 3.095,65 zł (z VAT) oraz z zakupu sprzętu komputerowego z dnia 17.12.2004 r. (faktura VAT nr 2465/2004, nr 2466/2004, nr 1239/GX/04) na kwotę 3.597 zł brakowało wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro. Wykazane przypadki dotyczące udzielania zamówień publicznych naruszyły przepisy § 9 ust. 4 załącznika nr 1 do Zarządzenia nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 27.04.2004 r. w sprawie zasad wykonywania
w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miejskiego, według którego przed zawarciem umowy zamawiający powinien dokonać analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego. Analiza rynku powinna polegać w szczególności na zebraniu ofert od minimum dwóch potencjalnych wykonawców. Każdorazowo należało sporządzać notatkę służbową, w której powinien zostać udokumentowany fakt dokonania analizy rynku. Notatka powinna również zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu euro.

        Kontrola wykazała ponadto, że w Szkole nie sporządzono notatki informującej o rozdysponowaniu nagród laureatom II Ogólnopolskiego Konkursu Perkusyjnego. Brak notatki zawierającej wykaz nagrodzonych osób wraz z przyznanymi im nagrodami budził wątpliwości kontroli, co do przejrzystości tych wydatków.

 

Prezydent zalecił Dyrektorowi Szkoły, aby:

1.       Corocznie przedkładał projekt planu finansowego do zaopiniowania Radzie Pedagogicznej.

2.       Opracował, zgodnie z przepisami wynikającymi z ustawy o rachunkowości zasady prowadzenia rachunkowości w PSM.

3.       Uaktualnił zakładowy plan kont o konta pozabilansowe oraz bezwzględnie ewidencjonować powstałe należności na koncie 201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami.

4.       Podjął działania zmierzające do wdrożenia zakupionego programu komputerowego „Księgowość Optivum”.

5.       Uzgodnił z działającymi w PSM związkami zawodowymi Regulamin premiowania pracowników administracji i obsługi.

6.       W przypadku opłacania przez kontrahentów czynszu z opóźnieniem naliczał i ewidencjonował odsetki w terminach określonych odpowiednimi przepisami.

7.       Przestrzegał obowiązujących przepisów Kodeksu pracy dotyczących zawierania umów o pracę.

8.       Klasyfikował wydatki szkoły zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów.

9.       Przy udzielaniu zamówień publicznych stosował zasady określone przepisami Zarządzenia nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miejskiego.

10.   Sporządzał notatki informujące o rozdysponowaniu nagród poszczególnym osobom w organizowanych przez szkołę konkursach muzycznych.