Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2005 roku

        Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Szczecinie, w okresie od 16.03. do dnia 14.04.2005 r. przeprowadził kontrolę w Wydziale Kultury i Dziedzictwa Kulturowego UM (zw. dalej WKu) dotyczącej nadzoru nad gminnymi jednostkami organizacyjnymi w zakresie gospodarowania środkami finansowymi na kulturę i ochronę dziedzictwa narodowego w 2004 r.

        Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 19.05.2005 r.

        Ocena kontrolowanego zagadnienia, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w  wystąpieniu pokontrolnym z dnia 31 maja 2005 r.   

         Kontrola na ogół pozytywnie oceniła wykonywanie przez Wydział Kultury obowiązku sprawowania nadzoru nad jednostkami kultury, dla których Miasto Szczecin było organizatorem. Wskazano jednak, że wystąpiły nieliczne przypadki uchybień w sprawowaniu tego nadzoru, o których poniżej. Wydział Kultury nie posiadał procedur określających szczegółowo zakres sprawowania nadzoru nad jednostkami kultury, co zdaniem kontroli ograniczało możliwości wykonywania w sposób wystarczający nałożonego na Wydział przepisem § 8 ust. 2 Zarządzenia nr 88/01 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 22 maja 2001 r. w sprawie szczegółowego zakresu zadań realizowanych przez jednostki organizacyjne UM w Szczecinie (zm. Zarządzeniem nr 20/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 23 stycznia 2004 r.) obowiązku prowadzenia nadzoru nad działalnością miejskich placówek i instytucji kultury. Przejawiało się to miedzy innymi nie określeniem dokumentów jakie należy sporządzać dokonując bieżących czynności z tytułu nadzoru takich jak: koordynacja oraz nadzór w zakresie zarządzania i organizacji, bieżąca kontrola i analiza wydatków, analiza merytoryczna budżetów miejskich instytucji kultury.  

        Poszczególnym instytucjom kultury dla których Miasto Szczecin było organizatorem przyznano w 2004 r. dotacje w łącznej kwocie 17.220.110 zł, z tego dotacje z Ministerstwa Kultury 729.110 zł.

        Wysokość przyznanych dotacji wynikała z zatwierdzonego budżetu Miasta Szczecina, a wszelkie zmiany dokonywane były na podstawie zarządzeń Prezydenta Miasta w sprawie zmiany w budżecie Miasta oraz związane z zawartymi  porozumieniami z Ministrem Kultury w zakresie dotacji celowych na programy w zakresie kultury objęte mecenatem państwa, program upowszechnienia i promocji czytelnictwa oraz wydawanie i promocję czasopisma „Pogranicze”. Przyznane dotacje ujmowały sporządzone i zatwierdzone przez kierowników instytucji kultury plany finansowe, które przedstawiane były do weryfikacji dyrektorowi Wydziału Kultury i akceptowane przez Zastępcę Prezydenta Miasta.

        Uwagi kontroli dotyczyły sposobu sprawowania przez Wydział Kultury nadzoru nad jednostkami kultury w kontekście dokonywanych przez nie rozliczeń otrzymywanych dotacji. W toku kontroli stwierdzono przypadki nienależytej staranności przy akceptowaniu pod względem merytorycznym i pod względem finansowym, przez odpowiedzialnych pracowników WKu, przekazanych przez jednostki kultury rozliczeń związanych z porozumieniami zawartymi z Ministrem Kultury w sprawie realizacji przyjętych w nich programów, gdzie Gmina Miasto Szczecin zobowiązała się do sporządzenia sprawozdania merytorycznego i sprawozdania finansowego z wykorzystania przyznanych środków oraz oświadczenia o przeprowadzeniu kontroli, zawierającego stwierdzenie o prawidłowym przebiegu realizowanego zadania, na które przyznana została dotacja. Zastrzeżenia kontroli dotyczyły dokumentów stanowiących podstawę rozliczenia niżej przedstawionych dotacji.

        Przy przyjmowaniu dokonanego przez Teatr Współczesny rozliczenia dotacji w wysokości 97.000 zł, pracownicy WKu nie wnieśli zastrzeżeń do poniesionych wydatków w kwocie 3.400 zł za prace tapicerskie wykonane na podstawie umowy o dzieło z dnia 04.01.2000 r. oraz wydatków na kwotę 4.230 zł za szycie kostiumów na postawie umowy o dzieło z dnia 16.01.2001 r. pomimo, że ww. umowy były niekompletne i nie zawierały kwoty wynagrodzenia za wykonane dzieło (lub podstaw jego ustalenia) oraz terminu jego wykonania. Brak wskazania terminu wykonania dzieła uniemożliwiał, w przypadku opóźnienia się przez wykonawcę z rozpoczęciem lub wykończeniem dzieła kontrolę terminowości jego wykonania oraz wyciągnięcia konsekwencji z tego tytułu określonych w punkcie 6 zawartych umów.

        Przy przyjmowaniu rozliczenia dokonanego przez Filharmonię Szczecińską dotacji w wysokości 320.100 zł, pracownicy WKu nie zakwestionowali zaliczenia wynagrodzenia w kwocie 480 zł za koncerty szkolne w zestawieniu listy płac nr 2/I/2004 za nagrania w styczniu 2004 r. dla jednego z wykonawców, mimo że  w miesiącu tym wynagrodzenie wg wskazanej listy wyniosło tylko 120 zł.

        W toku kontroli ustalono, że do każdego rozliczenia otrzymanej dotacji z Min. Kultury sporządzane było oświadczenie o przeprowadzeniu kontroli w zakresie prawidłowości realizacji programów wynikających z zawartych „Porozumień”. Stwierdzono jednak, że mimo zobowiązania się jednostki samorządowej Miasto Szczecin do przeprowadzania kontroli w instytucjach kultury realizujących programy (§ 6 ust.1, pkt d – Porozumienia nr 27 z 28.09.04 r.), tylko w jednym przypadku, tj. przy realizacji porozumienia dotyczącego wydawania „Pogranicza”, sporządzony był protokół z przeprowadzonej kontroli.

        Kontrola rozliczeń przyznanych dotacji celowych przez Prezydenta Miasta wykazała nieprawidłowości w zakresie dokumentowania poniesionych wydatków z przyznanych środków, co świadczyło o braku należytej staranności przy wykonywaniu nadzoru przez pracowników WKu. Stwierdzono bowiem, że do zestawienia rozliczenia przyznanych środków finansowych w wysokości 23.000 zł otrzymanych przez Szczecińską Agencję Artystyczną na organizację imprezy „40 lat Festiwalu Młodych Talentów” załączono faktury VAT na dokonane zakupy usług bez potwierdzenia ich zapłaty, tj. nie dołączono wyciągów bankowych potwierdzających wydatkowanie środków. Dotyczyło to f-ry VAT nr 333 z 26.08.04 r. za drukowanie plakatów, biletów, zaproszeń na kwotę 3.878,14 zł, rozliczenia z tytułu ZAiKS na kwotę 1.332 zł, f-ry VAT nr 18774 z 31.08.04 r. za usługi hotelowe na kwotę 22.992 zł - opłaconej częściowo, tj. w kwocie 6.000 zł.

        W toku kontroli stwierdzono, że do rozliczenia otrzymanej dotacji w wysokości 254.000 zł przez Teatr Współczesny załączono f-rę VAT nr FV/AN/249/04 z 23.12.2004 r. na kwotę 121.312 zł, za zakupiony samochód Volkswagen Transporter. Zważywszy na fakt, że środki z dotacji przeznaczone były na dofinansowanie kontynuacji robót remontowych oraz niezbędnych zakupów związanych z uruchomieniem sceny kameralnej przy ul. Bogusława i miało miejsce  dokonanie zmiany przeznaczenia 47,8% środków z przyznanej dotacji, zdaniem kontroli należało dołożyć szczególnej staranności przy weryfikowaniu przedłożonego rozliczenia. Przeprowadzona przez kontrolujących kontrola postępowania o udzielenie zamówienia przez Teatr Współczesny, którego przedmiotem był ww. samochód osobowo-dostawczy, wykazała jednak nieprawidłowości w prowadzonej dokumentacji, co pozwala stwierdzić, że w Wydziale Kultury nie dochowano takiej staranności przy wykonywaniu czynności nadzoru z tytułu weryfikacji dokumentacji potwierdzającej zasadność poniesionych wydatków. Postępowanie prowadzono w trybie negocjacji bez ogłoszenia na podstawie art. 62 ust. 1 pkt 4 ustawy – Prawo zamówień publicznych. W przedstawionej dokumentacji z postępowania nie było pisemnego potwierdzenia do ilu i do kogo przekazano zaproszenia do negocjacji mimo, że art. 63 ust. 1 ustawy – Prawo Zamówień Publicznych stanowił, że „zamawiający wszczyna postępowanie w trybie negocjacji bez ogłoszenia, przekazując wybranym przez siebie wykonawcom zaproszenia do negocjacji”, przy czym zgodnie z art. 28 ww ustawy przy zamówieniach do 60.000 euro, przekazanie zaproszenia mogło nastąpić, zgodnie z wyborem zamawiającego pismem, faksem lub drogą telefoniczną. Nie było również dokumentu wskazującego kiedy i z kim przeprowadzano negocjacje. Nie było też kopii zaproszeń do składania ofert mimo, że obowiązek taki wynikał z art. 59 ust. 1 i 2 w zw. z art. 65 ww ustawy, stanowiący, że zamawiający zaprasza do składania ofert wykonawców, z którymi prowadził negocjacje. Działaniem tym naruszono zasadę wynikającą z art. 9 ust. 1 ww ustawy, według którego postępowanie o udzielenie zamówienia, prowadzi się z zachowaniem formy pisemnej.    

        Stwierdzono również, że pozycją w ww rozliczeniu były wydatki na zakup telewizora i stolika za 1.799 zł., co nie miało związku z celem dotacji tj. uruchomieniem sceny.

 

W związku z ww. uchybieniami Prezydent Miasta Szczecina zalecił Dyrektorowi WKiDK:

 

1.      Opracować wewnętrzne procedury dotyczące sprawowania nadzoru przez Wydział Kultury nad jednostkami kultury, w celu uściślenia szczegółowego zakresu działania, stosowanej dokumentacji i odpowiedzialności za wykonywanie powierzonego zadania.

2.      Szczegółowo weryfikować dokumenty księgowe dotyczące wydatków stanowiących podstawę rozliczania otrzymanych dotacji podmiotowych, a w przypadku przyznawania dotacji celowych jednoznacznie określać rodzaj tych wydatków i konsekwentnie egzekwować właściwe ich rozliczenie.

3.      Bezwzględnie dokonywać kontroli wynikających z zawartych porozumień z Ministerstwem Kultury w zakresie zadań objętych mecenatem państwa oraz innych programów wykonywanych przez samorządowe instytucje kultury.

4.      W celu egzekwowania rzetelności i zasadności ponoszonych przez jednostki kultury wydatków z przyznanych dotacji zobowiązać je do bezwzględnego przestrzegania przepisów ustawy – Prawo zamówień publicznych.