Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2005 roku

        W dniach od 25 maja do 2 czerwca 2005 r. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta w Szczecinie przeprowadził kontrolę w Gimnazjum nr 29 w Szczecinie przy ul. Seledynowej 50 (zw. dalej Gimnazjum), którą objęto zagadnienia dotyczące dostosowania systemu wewnętrznej kontroli finansowej do obowiązujących przepisów prawa i standardów kontroli finansowej oraz przestrzeganie ww. procedur pod kątem wstępnej oceny celowości zaciągania zobowiązań finansowych i dokonywania wydatków w 2004 r., bez analizy wykonania budżetu Gimnazjum.

        Opis stanu faktycznego stwierdzonego w toku kontroli ujęty został w protokole kontroli podpisanym w dniu 9 czerwca 2005 r. przez Dyrektora i Główną Księgową Gimnazjum.

        Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 24 czerwca 2005 r. skierowanym do Dyrektora Gimnazjum.

        Kontrola wykazała nieprawidłowości polegające głównie na niedostosowaniu dokumentacji przyjętych w Gimnazjum zasad rachunkowości do obowiązujących przepisów prawa. W odniesieniu natomiast do funkcjonujących w Szkole procedur kontroli finansowej stwierdzono jedynie drobne uchybienia formalne. Dotyczyły one braku - w ww. procedurach opracowanych przez Dyrektora Gimnazjum w dniu 18 listopada 2004 r. - zagadnień dotyczących zwrotu środków publicznych, co było niezgodne z przepisem art. 35 a ust. 2 ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (jt. Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.), zw. dalej uofp, wg którego kontrola finansowa powinna obejmować m.in. i ten element. Opracowana przez Dyrektora Gimnazjum procedura udzielania zamówień publicznych opisywała natomiast specyfikację istotnych warunków zamówienia oferty przetargowej prowadzonej w trybie przetargu nieograniczonego o wartości poniżej 60.000 Euro, a nie procedurę udzielania zamówienia publicznego, opracowaną na podstawie  ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz.U. z 2004 r., Nr 19, poz.177 ze. zm.) i Zarządzenia Nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miejskiego, zw. dalej Zarządzeniem w sprawie ustawy prawo zamówień publicznych. Procedury wewnętrznej kontroli finansowej nie były też dostosowane do aktualnej struktury organizacyjnej Gimnazjum. W procedurze Dyrektor Gimnazjum zapisała bowiem, że umowy zlecenia, umowy o dzieło, umowy o pracę, druki zwolnień lekarskich, listy płac, zestawienia list płac, deklaracje ZUS, deklaracje podatkowe, zaświadczenia o zatrudnieniu i wynagrodzeniu, indywidualne kartoteki płacowe sporządza i poddaje kontroli specjalista ds. płac, podczas gdy w Gimnazjum nie było w ogóle stanowiska specjalisty ds. płac, a jedynie jednoosobowe stanowisko – głównego księgowego i starszego referenta.

        Nieprawidłowości stwierdzono w obowiązującej w Gimnazjum od dnia 4 września 2002 r. dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości, która nie była dostosowana do przepisów ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (jt. Dz.U. z 2002 r.,
Nr 76, poz. 694 ze. zm.), zw. dalej uor. Nie opisano w niej bowiem metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, wykazu ksiąg rachunkowych ani nie określono roku obrotowego i wchodzącego w jego skład okresów sprawozdawczych. W odniesieniu natomiast do programów komputerowych „Księgowość 2000+”, „Płace 2000 i „Płatnik ZUS” – dokumentacja ta nie zawierała daty wprowadzenia ich do eksploatacji. Naruszyło to postanowienia art. 10 ust. 1 uor, wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą przyjęte przez nią zasady rachunkowości, zawierające m.in. ww. dane. W zakładowym planie kont zapisano ponadto, że w kwestiach nieuregulowanych  w niniejszym planie obowiązują zasady określone w ustawie o rachunkowości z uwzględnieniem zasad szczegółowych określonych Zarządzeniem Nr 46 Ministra Finansów z dnia  1 sierpnia 1995 r., podczas gdy zasady szczegółowe reguluje rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2001 r. Nr 153 poz. 1752), zw. dalej rozporządzeniem. Stwierdzono również, że w zakładowym planie kont wykazano konto 202 ( rozrachunki z dostawcamii odbiorcami) zamiast konta 201 (rozrachunki z odbiorcami i dostawcami). Konto 202 rozrachunki z dostawcami i odbiorcami było niezgodne z § 11 ust. 1 i 3 rozporządzenia, wg którego wprowadza się plany kont dla jednostek obejmujące konta bilansowe i konta pozabilansowe określone w załączniku 2 do rozporządzenia, które stanowią podstawę do opracowania zakładowych planów kont. Natomiast w ewidencji księgowej funkcjonowało konto 900 (pozabilansowe konto techniczne, które nie wchodzi do bilansu i sprawozdań a jego prowadzenie wynika z techniki obsługi programu), którego nie wykazano w zakładowym planie kont, co stanowiło naruszenie § 12 ust.1 pkt.1 rozporządzenia, wg którego podane w planach kont konta uzupełnia się o konta zgodne co do treści ekonomicznej z odpowiednimi kontami planu kont.

        Kontrola wydatków Gimnazjum za 2004 r. (trzy faktury i zestawienie list płac z §§ 4210, 4010) w łącznej wysokości 105.872,07 zł (6,94 % ogółu), nie wykazała rażących uchybień. Stwierdzono jedynie, że nie przestrzegano niektórych przepisów Zarządzenia w sprawie ustawy prawo zamówień publicznych, ponieważ do dwóch z trzech faktur VAT (303/12/2004 i 1206/8/2004 z 27 i 22 grudnia 2004 r.) oprócz notatek służbowych nie dołączono dokumentacji z przeprowadzonej analizy rynku, co było niezgodne z § 9 ust.4 pkt.1 i 6 Załącznika nr 1 do  ww. Zarządzenia, wg którego przed zawarciem umowy zamawiający powinien dokonać analizy rynku w celu wybrania takiego wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego; analiza rynku polega w szczególności na zebraniu ofert od minimum dwóch potencjalnych wykonawców oraz, że nie sporządza się notatki służbowej, w której udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku do zamówień, których wartość nie przekracza kwoty 3.000 zł.

        Podczas kontroli stwierdzono, że Główna Księgowa Gimnazjum spełniała wymogi określone w  art. 35 ust.2 uofp, dotyczące osób zajmujących stanowiska głównych księgowych a starszy referent, w ramach dodatkowych czynności prowadziła kasę Gimnazjum. Nie złożyła jednak oświadczenia o przyjęciu odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie, pomimo że wg §3 pkt.2 instrukcji kasowej, powinna je złożyć.

        Kontrola wykazała, że Dyrektor Gimnazjum wywiązała się z obowiązku sporządzania i przesyłania kwartalnych informacji do Wydziału Oświaty i Kultury Fizycznej (zw. dalej WOiKF) dotyczących transakcji podejrzanych, wynikającego z pisma Dyrektor WOiKF w związku z wprowadzonym Zarządzeniem Nr 149/04 Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie wprowadzenia „Instrukcji postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowania terroryzmu”. Według ww. informacji w Gimnazjum nie wystąpiły – w okresie objętym kontrolą –  żadne transakcje finansowe, które nosiłyby znamiona transakcji podejrzanych.

 

W związku z ww. uchybieniami Prezydent Miasta Szczecin zalecił Pani Dyrektor Gimnazjum, aby:

 

1.      Uzupełniła dokumentację Gimnazjum dotyczącą procedur kontroli finansowej i zasad prowadzonej rachunkowości o obowiązujące przepisy prawa i standardy kontroli finansowej MF z uwzględnieniem wielkości i struktury organizacyjnej Gimnazjum (pomocne mogą być wytyczne do samooceny kontroli finansowej w jsfp ze strony www.mf.gov.pl/ koordynacja kontroli finansowej i audytu wewnętrznego/inne dokumenty),

2.      Wyegzekwowała od głównej księgowej usunięcie uchybień wskazanych w wystąpieniu zgodnie z obowiązującymi przepisami,

3.      Przestrzegała przepisów w zakresie udzielanych zamówień publicznych.