Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2005 roku

        Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miasta Szczecina w okresie od dnia 14.07.2004 r. do dnia 03.08.2004 r. przeprowadził kontrolę w Domu Dziecka przy ulicy Walecznych 23 (zw. dalej DD) w zakresie realizacji remontów i inwestycji w 2004 r.

        Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli, został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 17 sierpnia 2005 r. Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 1 września 2005 r.

        Wydatki na remonty i inwestycje DD w 2004 r. , które wyniosły 164.295,49 zł dotyczyły obiektu usytuowanego na działce o powierzchni 91.937 m², którego powierzchnia użytkowa zabudowy trzech budynków wynosiła 4.420 m².

        W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowości polegające przede wszystkim na nieprzestrzeganiu przepisów dotyczących kontroli finansowej oraz zamówień publicznych.

            W toku kontroli ustalono, że zawarto w dniu 23.05.2002 r. umowę z firmą „BTL” na remont ogrodzenia, po przeprowadzeniu nieprawidłowego postępowania w związku z udzieleniem zamówienia publicznego w trybie zapytania o cenę. Roboty budowlane dotyczyły między innymi: rozebrania ścian, filarów, kolumn z cegieł na zaprawie cementowej oraz siatki na słupkach stalowych obetonowanych i wybudowania w ich miejsce cokołu z kamienia twardego, słupków z kamienia o wysokości 1,8 m,  muru z cegły klinkierowej o długości 4,40 m i wysokości 1,82 m oraz osadzenia przęseł. Udzielenie zamówienia publicznego na roboty budowlane w trybie zapytania o cenę było niezgodne z art. 67 ustawy z dnia 10.06.1994 r. o zamówieniach publicznych (t. j. Dz. U. z 2002 r. Nr 72, poz. 664 ze zm.), według którego zapytanie o cenę stanowi tryb udzielenia zamówienia publicznego, w którym zamawiający kieruje pytanie o cenę dostaw rzeczy lub usług. Ponadto remont ogrodzenia nie został zgłoszony do Urzędu Miejskiego, co naruszyło przepis art. 30 ust. 1 pkt 3 ustawy z dnia 07.07.1994 r. Prawo budowlane (t. j . Dz. U. z 2003 r., Nr 207, poz. 2016), który stanowił, że budowa ogrodzeń od strony dróg, ulic, placów i innych miejsc publicznych wymagała zgłoszenia właściwemu organowi.

            Kontrola wykazała ponadto, że udzielono zamówienia publicznego na remont pomieszczeń biurowych na kwotę 28.623,21 zł (netto) z pominięciem przepisów ustawy z dnia 29.01.2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 ze zm.). Dnia 17.12.2004 r. zawarto bowiem dwie umowy z firmą „BTL” na remont ścian i sufitów oraz remont posadzek, których łączna wartość przekroczyła równowartość wyrażonej w złotych kwoty 6000 euro, wymagającej zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 1 w związku z art. 4 pkt 8 stosowania odpowiednich przepisów Prawa zamówień publicznych. Według art. 17 ust.1 pkt 1 ustawy z dnia 17.12.2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r., Nr 14, poz. 114) naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest udzielenie zamówienia publicznego wykonawcy, który nie został wybrany w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych.

            Kontrola wykazała liczne nieprawidłowości przy udzielaniu zamówień publicznych, których wartość wynosiła od 3.000 zł do 6.000 euro. Na 8 skontrolowanych zamówień w 6. przypadkach nie sporządzono notatki służbowej, mimo iż obowiązek jej sporządzania wynikał z Zarządzenia nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 27.04.2004 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miejskiego.

            Kontrola stwierdziła nieprawidłowości w gospodarowaniu środkami pieniężnymi. W dniu 27.12.2004 r. dokonano zapłaty za dwie faktury wystawione przez firmę „Szyndler” na łączną kwotę 20.000 zł, pomimo że dokumenty te nie były sprawdzone pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym oraz nie były zatwierdzone do wypłaty. Ponadto powyższe faktury dotyczące robót budowlanych zostały uregulowane przed zakończeniem prac i sporządzeniem protokołu odbioru, co było niezgodne z § 2 umowy zawartej pomiędzy DD a firmą „Szyndler”.

              Kontrola wykazała również, że nie przestrzegano Zarządzenia Dyrektora DD nr 48/2001 w sprawie instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych. Zamówienia publiczne udzielane były w 4. przypadkach bez zawarcia umowy w formie pisemnej, w 1. przypadku bez sporządzenia kosztorysu oraz w 6. przypadkach bez sporządzenia protokołu odbioru, co było niezgodne z ww. instrukcją, według której przy zlecaniu zamówień na dostawy robót i usług należało przestrzegać ogólnej zasady, polegającej na tym, że wykonawca nie mógł przystąpić do wykonania zlecenia bez obustronnego ustalania wartości zamówienia, terminu i sposobu świadczeń oraz szczegółowego zakresu prac i kosztorysu. Odbiór wykonania prac powinien być dokonany komisyjnie, z obowiązkiem sporządzenia protokołu odbioru zawierającego nazwiska osób odbierających. W protokole odbioru robót elektrycznych wykonanych przez firmę „Supra” brak było podpisu przedstawiciela inwestora. Ponadto w dwóch umowach budowlanych nr 01/10/2004 oraz 03/11/2004 zawartych z firmą „BTL”  nie określono wysokości odszkodowania umownego za zwłokę w wykonaniu robót oraz za niewykonanie robót zgodnie z umową, co było niezgodne z powyższym zarządzeniem.

                Kontrola wykazała, że żadna z kontrolowanych umów dotyczących robót budowlanych nie zawierała kontrasygnaty głównego księgowego jednostki, mimo że, zgodnie z art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 08.03.1990 r. o samorządzie gminnym (t. j. Dz. U.  z 2001 r., Nr 142, poz. 1591 ze zm.) - jeżeli czynność prawna może spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych, do jej skuteczności potrzebna jest kontrasygnata skarbnika gminy (głównego księgowego budżetu) lub osoby przez niego upoważnionej.

             W zakresie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałania finansowaniu terroryzmu nie uzupełniono informacji za III i IV  kwartał 2004 r. oraz nie poinformowano o wyznaczeniu osoby odpowiedzialnej za sporządzanie kwartalnych informacji, co było wymagane w przesłanym piśmie WKiAW/II/JG/0114/129/05 z dnia 22.02.2005 r.

 

Prezydent zalecił Dyrektorowi DD, aby:

 

1.       Przy udzielaniu zamówień publicznych stosował zasady określone przepisami Zarządzenia nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin, ustawy Prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miejskiego.

2.       Przy udzielaniu zamówień publicznych, których wartość przekracza wyrażoną w złotych równowartość kwoty 6.000 euro przestrzegał przepisów Prawa Zamówień Publicznych.

3.       Przy zawieraniu umów dotyczących zamówień publicznych stosować zasady określone w  Zarządzeniu Nr 48/2001 dyrektora DD w sprawie instrukcji obiegu dokumentów finansowo-księgowych.

4.       Zgłosił do Urzędu Miasta Szczecina przebudowę ogrodzenia oraz przestrzegać obowiązujących przepisów Prawa budowlanego.

5.       Dokonywać kontrasygnaty głównego księgowego pod umowami rodzącymi zobowiązania pieniężne.

6.       Wskazał osobę odpowiedzialną za sporządzanie informacji dotyczących przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałania finansowaniu terroryzmu.