Przejdź do głównego menu Przejdź do treści
logo BIP - powrót do strony głównej BIP UM
  •  
flaga Ukrainy
Zostało uruchomione konto bankowe „Pomoc dla uchodźców z Ukrainy”: 65 1020 4795 0000 9802 0478 9378. Jako odbiorcę przelewu należy wskazać: Gmina Miasto Szczecin, adres: plac Armii Krajowej 1, 70-456 Szczecin. Tytuł przelewu: „Cel darowizny: pomoc dla uchodźców z Ukrainy”.

Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2005 roku

Nr kontroli: P/13/05

Gospodarka finansowo – księgowa za 2004 r.

Ośrodek Wczasowo – Rehabilitacyjny „Agawa” w Mrzeżynie, ul. Śliska 5

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

        Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Szczecinie, w okresie od dnia 23 maja 2005 r. do dnia 01 lipca 2005 r. przeprowadził kontrolę P/13/05 w Ośrodku Wczasowo – Rehabilitacyjnym „AGAWA” z siedzibą w Mrzeżynie przy pl. Śliskiej 5 w zakresie gospodarki finansowo-księgowej za 2004 r.
        Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 2 lipca 2005 r. 
        Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniach pokontrolnych z dnia 28 lipca 2005 r., skierowanym do Kierownika Ośrodka.
        Do zadań Gospodarstwa Pomocniczego UM pn. Ośrodek Wczasowo -Rehabilitacyjny „Agawa” (zw. dalej Ośrodkiem) w okresie objętym kontrolą należało m.in.: świadczenie usług wczasowo - rehabilitacyjnych, kolonijnych, hotelarskich, gastronomicznych i campingowych, w tym prowadzenie turnusów rehabilitacyjnych oraz pośrednictwo w zakresie wymienionych usług. W badanym okresie przychody Ośrodka wyniosły 1.792.055 zł, a pochodziły głównie (w 45%) ze sprzedaży wyżywienia. Koszty stanowiły kwotę 1.662.008 zł, a składały się na nie przede wszystkim wynagrodzenia wraz z narzutami (31%) oraz zakup środków żywności (22%). Zysk Ośrodka za 2004 r. wyniósł 130.047,42 zł. Istotny wpływ na dobrą sytuację finansową Ośrodka miał wzrost przychodów ze sprzedaży usług, tj. o 13% w stosunku do zaplanowanych na rok 2004. Ośrodek wpłacił do budżetu połowę osiągniętego zysku (65.023,71 zł) dopiero w dniu 31 maja 2005 r. (83 dni po terminie). Naruszyło to postanowienie § 44 ust. 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 29 grudnia 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz. U. Nr 122, poz. 1333 ze zm.), wg którego Ośrodek powinien dokonać ostatecznej rocznej wpłaty w ciągu 15 dni od przyjęcia rocznego sprawozdania finansowego, tj. do dnia 9 marca 2005 r. 
        Kontrola rocznego sprawozdania Rb – 31 z wykonania planów finansowych gospodarstw pomocniczych za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2004 r. wykazała, że nie oddawało ono rzetelnego obrazu przychodów i kosztów jednostki, mimo że dane w nim zawarte były zgodne z prowadzoną w Ośrodku ewidencją. Stwierdzono liczne nieprawidłowości w kwalifikowaniu kosztów. Ustalono bowiem, że na koncie (400-21-4270-000) w ciężar §4270, jako zakup usług remontowych, zaewidencjonowano materiały wydane z magazynu Ośrodka do prowadzonych remontów w łącznej kwocie 74.112,18 zł oraz wydatki związane z umową zlecenia na pełnienie obowiązków inspektora nadzoru w kwocie 1.300 zł; na koncie (400-214301000) inne usługi (w §4300), jako zakup usług pozostałych, zaewidencjonowano zakup środków żywnościowych w łącznej kwocie 7.606,40 zł, co było niezgodne z przyjętym planem kont i obowiązującą klasyfikacją budżetową określoną w Rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz. U. Nr 68 poz. 634 ze zm.). 
        Kontrola wykazała nieprawidłowości w sprawozdaniach Rb-Z (o stanie zobowiązań wg tytułów dłużnych oraz poręczeń i gwarancji) oraz Rb-N (o stanie należności), sporządzonych za okres od początku roku do dnia 31 grudnia 2004 r. Ujawniono bowiem, że w rocznym sprawozdaniu Rb–Z ujęto kwotę 38.507 zł jako wymagalne zobowiązania, zaś w rocznym sprawozdaniu Rb–N wykazano wymagalne należności w kwocie 4.169 zł, mimo że ewidencja Ośrodka za 2004 r. nie wykazywała zobowiązań i należności wymagalnych, określonych w § 12. ust. 2 oraz § 19 ust. 2 pkt.4 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, będącej załącznikiem nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24 poz. 279 ze zm.) (zw. dalej rozporządzeniem w sprawie sprawozdawczości). Naruszyło to postanowienie § 10 ust. 2 ww. rozporządzenia, wg którego kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Powyższe, wg art. 138 ust. 1 pkt 14 ówcześnie obowiązującej ustawy z dnia 26 listopada 1998 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148 ze zm.), (zw. dalej uofp) stanowiło naruszenie, przez kierownika Ośrodka dyscypliny finansów publicznych. 
        Kontrola stwierdziła, że Kierownik Ośrodka nie ustalił polityki rachunkowości, w tym nie zaktualizował (od 2001 r.) zakładowego planu kont. Dokumentacja Ośrodka nie zawierała bowiem opisu przyjętych zasad rachunkowości dot. określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych oraz metody ustalania wyniku finansowego. Nie ujęto w niej także wykazu zbiorów danych tworzących księgi rachunkowe na komputerowych nośnikach danych z określeniem ich struktury, wzajemnych powiązań oraz ich funkcji w organizacji całości ksiąg rachunkowych i w procesach przetwarzania danych, a także opisu użytkowanych programów komputerowych Mikroplan, zawierającego wykaz procedur i funkcji wraz z opisem algorytmów i parametrów oraz programowych zasad ochrony danych, w tym w szczególności metod zabezpieczenia dostępu do danych i systemu ich przetwarzania oraz opisu systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów, mimo że wg art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (t.j. DZ.U. z 2002 Nr 76, poz. 694 ze zm.) (zw. dalej uor), Ośrodek powinien posiadać dokumentację zawierającą ww. dane. 
        Zakładowy plan kont (opracowany w 2001 r.) nie został z kolei zaktualizowany. Nie uwzględniono w nim bowiem kont bilansowych, tj.: (073) odpisy aktualizujące długoterminowe aktywa finansowe, (290) odpisy aktualizujące należności, (401) amortyzacja oraz kont pozabilansowych, tj.: (998) zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego i (999) zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat, mimo że wg Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planu kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U Nr 153, poz. 1752 ze zm.), konta te powinny zostać ujęte. Stwierdzono również, że oznaczenia wykazane w planie kont Ośrodka były niezgodne (w 5. przypadkach) z symbolami kont faktycznie funkcjonujących w systemie finansowo – księgowym FK Mikroplan, a wg art. 10 ust. 1 i 2 uor kierownik jednostki powinien aktualizować przyjęty plan kont. 
        Kontrola wykazała ponadto, że przyjęty plan kont nie pozwalał na wyodrębnienie przychodów ze sprzedaży poszczególnych rodzajów usług, m.in. turnusów rehabilitacyjnych, turnusów wczasowych i wyżywienia. Analitykę konta syntetycznego (701-000000000) przychody ze sprzedaży stanowiło bowiem tylko jedno konto (701-211000000) wpływy z usług, na którym ewidencjonowane były przychody ze sprzedaży wszystkich świadczonych przez Ośrodek usług. 
        Nieprawidłowości dotyczyły też sposobu prowadzenia rachunkowości Ośrodka w 2004 r. Stwierdzono, że w księgach inwentarzowych zakupiony sprzęt ewidencjonowany był ilościowo i bez wskazania miejsca użytkowania, co uniemożliwiało jego identyfikację a w związku z tym utrudniało właściwe przeprowadzenie inwentaryzacji i powiązanie jej wyników z zapisami ksiąg rachunkowych. 
        Kontrola ujawniła dwa przypadki (na 37 kontrolowanych) błędnego naliczenia odpłatności za sprzedawane usługi tj. naliczono od usług zdrowotnych (rehabilitacyjnych) podatek VAT w kwocie 32,71 zł (faktura Nr 99/21), podczas gdy wg wykazu stanowiącego zał. nr 4 do ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz.U. Nr 54 poz. 535, ze zm.) usługi w zakresie ochrony zdrowia były zwolnione z podatku VAT; odpłatność za pobyt rehabilitanta zaniżono zaś o 120 zł (KP Nr 17/REH), dokonując naliczenia wg niewłaściwych stawek (ustalonych dla opiekuna rehabilitanta). 
        Powyższe nieprawidłowości wynikały przede wszystkim z braku pracownika zatrudnionego na stanowisku głównego księgowego, mimo że w strukturze organizacyjnej Ośrodka (wg regulaminu organizacyjnego) uwzględniono takie stanowisko. W 2004 r. obowiązki głównego księgowego Ośrodka pełniła osoba (posługująca się pieczątką p.o. główny księgowy), z którą to kierownik Ośrodka zawarł umowę zlecenia na prowadzenia ewidencji księgowej i powierzył jej „obowiązki, odpowiedzialność i uprawnienia pracownika zatrudnionego na stanowisku p.o. główny księgowy”. Powyższe było niezgodne z przepisem art. 28a. ust. 1 i 2 uofp, wg którego kierownik Ośrodka odpowiedzialny za całość gospodarki finansowej mógł powierzyć określone obowiązki w tym zakresie pracownikom jednostki. Naruszyło to ponadto przepis art. 35. ust 1 uofp, wg którego głównym księgowym Ośrodka mógł być tylko pracownik Ośrodka. 
        Kontrola wykazała liczne nieprawidłowości w gospodarowaniu środkami pieniężnymi. Kierownik Ośrodka nie ustalił zasad dotyczących gospodarki kasowej, mimo że gros wpłat gotówkowych przyjmowane było (poza kasą) przez pracowników recepcji, a dokumenty przychodowe recepcji nie podlegały ewidencji w raporcie kasowym. Nie dokumentowano również rozliczeń przyjętej gotówki wg wydanych recepcji druków KP, mimo, że stanowiły one podstawę wystawiania jednostkowych i zbiorczych dowodów sprzedaży (faktur VAT) dla potrzeb księgowych. Stwierdzono ponadto, że w 2. przypadkach do takich faktur (Nr 236/21 i 484/21) załączono przychodowe dowody kasowe za okres bieżącego jak również poprzedniego miesiąca, co naruszyło przepis art. 20 ust. 1 uor, wg którego do ksiąg rachunkowych okresu sprawozdawczego należało wprowadzać w postaci zapisu każde zdarzenie, które nastąpiło w danym okresie sprawozdawczym. Wobec powyższego jak również art. 24 ust. 5 pkt 3 uor, księgi rachunkowe nie były prowadzone na bieżąco, gdyż ujęcie wpłat gotówką, nie następowało w tym samym dniu, w którym ich dokonano. Stan taki uniemożliwiał również uzyskanie wymaganego przepisem art. 24 ust. 2 uor kryterium rzetelności ksiąg rachunkowych poprzez zgodność ich zapisów ze stanem rzeczywistym, a wynikał z niedostatecznego nadzoru nad gospodarką kasową Ośrodka. 
        Kontrola wykazała liczne nieprawidłowości w gospodarce magazynowej, która nie została szczegółowo unormowana przez Kierownika Ośrodka. Żaden z 53. skontrolowanych dowodów przyjęcia materiałów Pz nie spełniał wymogów określonych w art. 21 ust 1 uor dla dowodów księgowych. Nie były one bowiem podpisane przez wystawiającego PZ, dokonującego przyjęcia materiałów oraz zatwierdzającego, a mimo tego stanowiły podstawę księgowania przychodu zakupionych materiałów. Dowody rozchodu wewnętrznego środków żywności Rż nie były podpisywane przez wystawiającego i zatwierdzającego. Regułą było podpisywanie pozostałych dowodów rozchodowych Rw, przez kierownika Ośrodka jako osoby wydającej i zatwierdzającej. Ujawniono ponadto 3. przypadki (rozchodu wyposażenia) gdzie wydającym, pobierającym i zatwierdzającym był kierownik Ośrodka. Kierownik Ośrodka nie  ustalił osoby materialnie odpowiedzialnej za powierzone materiały znajdujące się w magazynie (poza środkami żywnościowymi). Wątpliwości kontroli budzi fakt połączenia procesów sporządzania, wydawania i zatwierdzania dowodów magazynowych Rw oraz ich magazynowego wykonania, poprzez przyjęcie merytorycznej odpowiedzialności za wykonywane rozchody, materialnej odpowiedzialności za materiały znajdujące się w magazynie oraz odpowiedzialności za gospodarkę finansową Ośrodka przez tą samą osobę. 
        Powyższe nieprawidłowości wynikały m.in. z nieopracowania przez kierownika Ośrodka, pisemnych procedur kontroli wewnętrznej dotyczących procesów związanych z gromadzeniem i rozdysponowaniem środków publicznych i gospodarowaniem mieniem, co było niezgodne z art. 35 a ust. 3 uofp, wg którego kierownik jednostki był zobowiązany (od 2002 r.) do ustalenia takich procedur kontroli finansowej. 
        Kontrola wykazała ponadto, że Ośrodek bez przeprowadzenia dostatecznej analizy opłacalności przedsięwzięcia, zawarł w 2004 r. umowę najmu pomieszczenia klubo – kawiarni wraz z wyposażeniem bufetu i kawiarenki letniej, na sezon wczasowy (tj.: od dnia 1 kwietnia 2004 r. do dnia 30 listopada 2004 r.) na łączną kwotę brutto 2.562 zł. Kwota umowy obejmowała czynsz za lokal; opłatę za energię elektryczną; opłatę za korzystanie z wody ciepłej i zimnej oraz opłatę za wywóz nieczystości. Brak rzetelnej analizy kosztów ponoszonych przez Ośrodek z tytułu opłat za media oraz ustalenie odpłatności z tytułu najmu w stałej kwocie (bez uwzględnienia proporcjonalnej partycypacji w kosztach mediów, ponoszonych przez Ośrodek z tytułu utrzymania budynku, w którym zlokalizowana była klubo–kawiarnia, uniemożliwia ocenę opłacalności przedsięwzięcia. 
        Kontrola przychodów z tytułu sprzedaży wyżywienia wykazała, że nie ujęto w nich żywienia pracowników, mimo że wg wyjaśnień zastępcy kierownika Ośrodka w miesiącu lipcu i sierpniu 2004 r. Ośrodek (zgodnie z praktyką stosowaną w tego typu ośrodkach, w celu zachęcenia ludzi do podejmowania pracy sezonowej) zapewniał wszystkim pracownikom śniadania i obiady. Nie prowadzono w tym zakresie żadnej ewidencji, nie dokonywano rozliczeń środków żywnościowych i wydanych posiłków, jak również nie obciążano pracowników kosztami posiłków. Stwierdzono ponadto, że w ewidencji księgowej nie wyodrębniono kosztów poniesionych w związku z przygotowywaniem takich posiłków, mimo, że w 2004 r. wg szacunkowych obliczeń (opartych na stawce kosztu materiału żywienia ww. posiłków ustalonej przez kierownika Ośrodka) łącznie wyniosły one 25.004,60 zł. 
        Kontrola zatrudnienia i wynagradzania pracowników Ośrodka wykazała szereg nieprawidłowości. W aktach osobowych pracowników stwierdzono bowiem (w 6. przypadkach na 11 kontrolowanych) brak dokumentów potwierdzających posiadane wykształcenie i kwalifikacje, które wg regulaminu wynagradzania i premiowania pracowników Ośrodka (opracowanego przez Kierownika Ośrodka a zatwierdzonego przez Prezydenta Miasta Szczecina), były podstawą ich zatrudnienia a także przyznania odpowiedniej kategorii zaszeregowania. Wykazano również nieprawidłowości w zakresie ustalania stawek wynagrodzenia. Czterem pracownikom przyznano stawkę zaszeregowania niezgodną z tabelą określoną ww. regulaminem, tj. w jednym przypadku zaniżono o 196 zł, a w trzech innych zaniżono o 86 zł. Stwierdzono ponadto, że zatrudniono dwóch pracowników na stanowiskach (st. inspektor ds. żywienia i konserwator), których nie uwzględniono w tabeli stanowisk ustalonej ww. regulaminem. Zastępcy kierownika Ośrodka wypłacano natomiast w okresie od stycznia do października 2004 r. dodatek funkcyjny w wysokości 906,40 zł, tj. o 70,40 zł miesięcznie więcej niż ustalono w aneksie do umowy o pracę. 
        Kontrola wykazała również nieprawidłowości w dokonywaniu przez Ośrodek zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów będących własnością prywatną pracowników. Ustalono bowiem, że nie zawarto umów cywilnoprawnych, wymaganych przepisem § 1 ust. 1 Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. (Dz. U. Nr 27 poz. 271 ze zm.), a podstawą dokonanych wypłat z tytułu używania do celów służbowych samochodów będących własnością prywatną (na łączną kwotę 6.706,70 zł), była tylko pisemna zgoda pracodawcy. Ustalono ponadto, że przyznane limity w wysokości 500 km były sprzeczne z przepisem § 3 ust 2 ww. rozporządzenia, wg którego limit ten nie mógł przekroczyć 300 km. Nieprawidłowości dotyczyły również naliczania ryczałtu z tytułu zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodu będącego własnością prywatną kierownika Ośrodka. Ustalono bowiem, że za miesiące listopad i grudzień 2004 r kierownikowi Ośrodka wypłacono z powyższego tytułu kwotę 328,40 zł. Powyższego naliczenia dokonano niezgodnie z przepisem § 4 ust. 2 ww. rozporządzenia, wg którego kwota ryczałtu powinna wynosić 244,00 zł. 
        Kontrola stwierdziła liczne nieprawidłowości w udzielaniu przez Ośrodek w 2004 r. zamówień publicznych. W dokumentacji 2. (z 5. kontrolowanych) postępowań o udzielenie zamówienia publicznego w trybie przetargu nieograniczonego o wartości do 60.000 EURO (na artykuły chemiczne i produkty mleczne) do opisu przedmiotu zamówienia wbrew  przepisowi art. 30 ust. 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo Zamówień Publicznych (Dz. U. Nr 19 poz. 177 ze zm.), (zw. dalej pzp), nie zastosowano nazw i kodów określonych we Wspólnym Słowniku Zamówień. W 3. postępowaniach (na artykuły chemiczne, produkty mięsne i mleczne) ogłoszenie o zamówieniu nie zawierało, wymaganego przepisem art. 41 pzp, opisu przedmiotu oraz wielkości lub zakresu zamówienia. 
        W 5. przypadkach specyfikacje istotnych warunków zamówienia (zw. dalej SIWZ), które nie były zatwierdzone przez Kierownika Ośrodka, nie zawierały wyszczególnionego w art. 36 ust. 1 pkt. 11 pzp, wskazania osób uprawnionych do porozumiewania się z wykonawcami.
Wg art. 82 ust. 3 pzp treść oferty musiała odpowiadać treści SIWZ, a wg art. 89 ust.1 pkt.2 pzp zamawiający odrzucał ofertę, jeżeli jej treść nie odpowiadała treści SIWZ. Wg art. 7 ust. 3 pzp zamówienia udzielało się wyłącznie wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami ustawy. 
        W postępowaniu na artykuły chemiczne nie odrzucono natomiast jedynej oferty, mimo że nie została złożona na formularzu ofertowym załączonym do SIWZ. Było to sprzeczne z przepisem art. 82 ust. 3 pzp, wg którego powinna ona odpowiadać treści SIWZ. Wobec powyższego postępowanie, wg art. 93 ust 1 pzp, powinno zostać unieważnione, ponieważ nie złożono żadnej oferty niepodlegającej odrzuceniu. Tymczasem Ośrodek w wyniku tak przeprowadzonego postępowania zawarł umowę na dostawę chemii w 2004 r. i wydatkował z tego tytułu łącznie kwotę 22.570,07 zł, mimo że wg art. 7 ust. 3 pzp zamówienia udzielało się wyłącznie wykonawcy wybranemu zgodnie z przepisami pzp. 
        W dokumentacji 4. postępowań na udzielenie zamówienia publicznego (na środki czyszczące oraz 3. postępowań na środki żywnościowe) w trybie zapytania o cenę nie zawarto informacji o powodach zastosowania takiego trybu, mimo że wg art. 26 ust.1 w związku z art. 15 ust. 1 i art. 25 ust. 1 pkt. 9 ówcześnie obowiązującej ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (t.j. Dz. U. z 2002 r. Nr 72 poz. 664 ze zm.), (zw. dalej uozp) dokumentacja podstawowych czynności powinna zawierać taką informację. W dokumentacji 2. ww. postępowań (na nabiał i środki czyszczące) nie było ponadto określenia wartości zamówienia, przez co wg art. 2 ust. 1 pkt. 9 uozp należało rozumieć wartość szacunkową zamówienia, ustaloną przez zamawiającego z należytą starannością – bez podatku od towarów i usług (VAT). Wykazano również, że w 2. przypadkach (w postępowaniu na pieczywo i mięso) informacja przesyłana do dostawcy, którego ofertę wybrano nie zawierała (wymaganego przepisem art. 50 ust. 4 uozp) określenia miejsca i terminu zawarcia umowy. 
        W Ośrodku, przy udzielaniu zamówień publicznych, których wartość nie przekraczała wyrażonej w złotych równowartości kwoty 6.000 euro, nie zawsze przestrzegano ustaleń określonych w Zarządzeniu nr 162/04 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 27 kwietnia 2003 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej UM. Ustalono bowiem, że przy zakupie 20. wersalek na łączna kwotę 7.213,14 zł netto (faktury VAT Nr 46/04, 47/04 i 57/04) (kwota ponad 3.000 zł) nie sporządzono notatki służbowej, dokumentującej fakt dokonania analizy rynku. Stwierdzono również, że w 3. przypadkach sporządzania takich notatek, uzasadniano w nich jedynie potrzebę udzielenia zamówienia. Nie wskazywano natomiast wymaganych ww. zarządzeniem, wykonawców objętych analizą rynku i nie załączano żadnych ofert. 
        W toku kontroli stwierdzono także, że w 2004 r. Ośrodek dokonał zakupów żywności z pominięciem przepisów dotyczących zamówień publicznych na łączną kwotę  41.616,11 zł (w tym m.in. artykułów rybnych na kwotę 10.062,15 zł; kaszy, ryżu, cukru, oleju itp. na kwotę 31.134,60 zł). Ujawniono też niedociągnięcia w realizacji przez Ośrodek niektórych umów dotyczących dostaw żywności. Kontrola wykazała bowiem, że w 2004 r. Ośrodek dokonał zakupów w cenach jednostkowych innych, niż ustalone w umowach lub zakupił artykuły nie wyszczególnione w ofertach (będących załącznikami do ww. umów), co spowodowało wydatki na niekorzyść Ośrodka w łącznej wysokości 8.003,94 zł netto. Dotyczyło to (wg 35. objętych kontrolą dowodów Pz) zakupu artykułów mlecznych na kwotę 754,02 zł, piekarniczych na kwotę 1.559,09 zł oraz mięsnych na kwotę 5.690,83 zł.

Prezydent Miasta Szczecina zalecił kierownikowi Ośrodka:
1.        opracowanie zasad rachunkowości Ośrodka z uwzględnieniem wszystkich elementów wymienionych w art. 10 uor,
2.        uaktualnienie zakładowego planu kont i rozbudowanie analityki kont syntetycznych,
3.        terminowe dokonywanie wpłaty połowy osiągniętego zysku do budżetu,
4.        przestrzeganie przepisów w zakresie ewidencjonowania materiałów i środków żywności wynikających z Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów,
5.        sporządzanie sprawozdań budżetowych Rb-N i Rb-Z, rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, ze szczególnym uwzględnieniem zgodności kwot wykazanych w sprawozdaniach z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej,
6.        naliczanie opłat z tytułu świadczonych usług wg przyjętego w Ośrodku cennika, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów dotyczących podatku VAT.
7.        uregulowanie gospodarki finansowej, ze szczególnym uwzględnieniem procedur postępowania w sprawie przyjmowania i przekazywania środków pieniężnych przez komórki organizacyjne Ośrodka oraz bieżącego ewidencjonowania dokumentów kasowych w raportach,
8.                 uregulowanie gospodarki magazynowej Ośrodka, ze szczególnym uwzględnieniem prawidłowego dokumentowania przychodów i rozchodów magazynowych oraz oddzielenia procesów sporządzania, wydawania i zatwierdzania dowodów magazynowych,
9.        uzupełnić zapisy księgi inwentarzowej w zakresie miejsc użytkowania wyposażenia, przeprowadzając inwentaryzację jego stanu,
10.   pisemne ustalenie procedur kontroli finansowej, dotyczącej procesów  związanych z gromadzeniem i rozdysponowywaniem środków publicznych oraz gospodarowaniem mieniem, zgodnie z przepisami art. 35 a uofp,
11.   przeprowadzenie rzetelnej analizy opłacalności sezonowego najmu pomieszczeń klubo - kawiarni, ze szczególnym uwzględnieniem odpłatności z tytułu mediów,
12.   uregulowanie kwestii dotyczących wyżywienia pracowników Ośrodka zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami,
13.   przestrzeganie obowiązującego regulaminu wynagradzania i premiowania pracowników Ośrodka, w szczególności w zakresie przyznania kategorii zaszeregowania i ustalania stawek wynagrodzenia wg tabeli stanowisk oraz dokumentowania wymaganych kwalifikacji w aktach osobowych pracowników,
14.   podjęcie próby wyegzekwowania od Zastępcy kierownika Ośrodka, niewłaściwie naliczonego i wypłaconego w 2004 r. dodatku funkcyjnego,
15.         dokonywanie zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodu będącego własnością prywatną zgodnie z obowiązującymi przepisami wynikającymi z ww. Rozporządzenia Ministra Infrastruktury z dnia 15 marca 2002 r., zwrócić nieprawidłowo naliczony i wypłacony ryczałt za m-ce listopad i grudzień,
16.         przestrzeganie przepisów ustawy Prawo Zamówień Publicznych i Zarządzenia Miasta Szczecina z dnia 27 kwietnia 2004 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy prawo zamówień publicznych.
 
        W wyniku niniejszej kontroli Prezydent Miasta Szczecina, działając na podstawie art. 93 ust. 1 ustawy z dnia 17 grudnia 2004 r. o odpowiedzialności za naruszenie dyscypliny finansów publicznych (Dz. U. z 2005 r. Nr 14 poz. 114), (zw. dalej uondfp), w dniu 07.09.2005 r. zawiadomił Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych o ujawnieniu naruszenia dyscypliny finansów publicznych przez kierownika Ośrodka, poprzez popełnienie w 2004 r. czynów polegających na:
-               nieustaleniu należności jednostki sektora finansów publicznych, co wyczerpało dyspozycję art. 5 ust. 1 pkt 1 uondfp,
-              ustaleniu należności jednostki sektora finansów publicznych, w kwocie niższej niż wynikająca z prawidłowego obliczenia, co wyczerpało dyspozycję art. 5 ust. 1 pkt 1 uondfp,
-               nieterminowym dokonaniu wpłaty do budżetu części zysku przez gospodarstwo pomocnicze jednostki budżetowej; co wyczerpało dyspozycję art. 6 pkt 2 uondfp,
-               udzieleniu zamówienia publicznego z takim naruszeniem przepisów o zamówieniach publicznych, ustalonych ustawą z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19 poz. 177 ze zm.), (zw. dalej pzp), które miało wpływ na wynik postępowania o udzielenie tego zamówienia publicznego, co wyczerpało dyspozycję art. 17 ust. 1 pkt 4 uondfp,
-               udzieleniu zamówienia publicznego wykonawcy, który nie został wybrany w trybie określonym w przepisach o zamówieniach publicznych, co wyczerpało dyspozycję art. 17 ust. 1 pkt 1 uondfp,
-               wykazaniu w sprawozdaniu budżetowym danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej, co wyczerpało dyspozycję art. 18 pkt 2 uondfp.

udostępnił: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego, wytworzono: 2005/11/07, odpowiedzialny/a: Janusz Kwidziński, wprowadził/a: Janusz Kwidziński, dnia: 2005/11/07 13:57:49
Historia zmian:
Wprowadził Data modyfikacji Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński 2005/11/07 13:57:49 nowa pozycja