Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2005 roku

Nr kontroli: P/8/05

Realizacja zaleceń pokontrolnych z kontroli w zakresie gospodarki finansowej za 2002 r.

Dom Kultury „Klub 13 Muz” z siedzibą w Szczecinie przy pl. Żołnierza Polskiego 2 w Szczecinie

Wyniki kontroli: INFORMACJE - USTALENIA

        Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Szczecinie, w okresie od dnia 10 czerwca 2005 r. do dnia 20 czerwca 2005 r. przeprowadził kontrolę w Domu Kultury „Klub 13 Muz”, z siedzibą w Szczecinie przy Pl. Żołnierza Polskiego 2, (zw. dalej Klubem) w temacie realizacji zaleceń pokontrolnych w zakresie gospodarki finansowej za 2002 r.
        Opis stanu faktycznego, stwierdzonego w toku kontroli, został ujęty w protokole z kontroli podpisanym w dniu 29 czerwca 2005 r.
        Ocena kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia pokontrolne zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 6 lipca 2005 r., skierowanego do Dyrektora Klubu.

Kontrola wykazała, że Klub nie zrealizował większości zaleceń pokontrolnych z kontroli w zakresie gospodarki finansowej Klubu za 2002 r. (zw. dalej kontrolą P/2/03) skierowanych do ówczesnego dyrektora Klubu w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 17 grudnia 2003 r. (znak: WKiAW/II/ZI/0914/625/03). Spośród bowiem pięciu zaleceń Klub zrealizował tylko dwa, pomimo że w piśmie z dnia 29 stycznia 2004 r. (znak: L.Dz.07/DK/2004) potwierdzono realizację wszystkich rekomendacji Prezydenta Miasta Szczecina.

Klub nie zrealizował w całości zalecenia w zakresie konieczności naliczenia i wyegzekwowania odsetek od kontrahentów za 2002 r. w kwocie ogółem 9.080,21 zł, bowiem nie wyegzekwował odsetek w wysokości 525 zł od Kontrahenta A. Wg wyjaśnień głównego księgowego Klubu, należność w kwocie 525 zł z dnia 3 listopada 2003 r. została uregulowana w dniu 22 lipca 2002 r., kiedy to Kontrahent A zapłacił za fakturę VAT nr 53/2002 z dnia 21 maja 2002 r. w kwocie 525,81 zł. W związku z czym główny księgowy zmniejszył, za zgodą byłego dyrektora Klubu, kwotę odsetek Kontrahenta A, mimo że zapłata ww. faktury nastąpiła jeszcze przed wystawieniem mu, w ramach realizacji zaleceń pokontrolnych, noty odsetkowej nr 1/2003 z dnia 3 listopada 2003 r. Kontrola zakwestionowała fakt wyksięgowania wyżej wspomnianej kwoty 525 zł, z tytułu zmniejszenia odsetek Kontrahentowi A, w ciężar konta „Pozostałe koszty operacyjne”, bowiem katalog pozycji wchodzących w skład tych kosztów, wymieniony w art. 3 ust. 1 pkt 32. ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2002 r. Nr 76 poz. 694 ze zm.), (zw. dalej uor), nie uwzględniał odsetek.

Kontrola ustaliła także, że Klub nie prowadził egzekucji swoich należności i nie dochodził ich na bieżąco, mimo że w wystąpieniu pokontrolnym z kontroli P/2/03 otrzymał stosowną rekomendację w tej kwestii od Prezydenta Miasta Szczecina. W dokumentacji Klubu nie było bowiem żadnych monitów potwierdzających bieżący nadzór nad egzekucją należności od odbiorców. Jedyną czynnością Klubu, podjętą w przedmiotowej sprawie, było wykonywanie rozmów telefonicznych z dłużnikami, na którą to okoliczność nie sporządzano żadnych notatek służbowych. Tymczasem, do dnia zakończenia kontroli, Klub nie wyegzekwował płatności 3 z 5. wystawionych w 2004 r. not odsetkowych w łącznej kwocie 7.477,81 zł. Osobą odpowiedzialną za powyższą nieprawidłowość był, wg zakresu obowiązków, główny księgowy Klubu.

Kontrola stwierdziła również, że opracowana przez Klub, w celu realizacji zalecenia Prezydenta Miasta Szczecina w zakresie konieczności uregulowania procedury sprzedaży biletów na imprezy Klubu, „Instrukcja w sprawie rozliczania sprzedaży biletów wstępu na imprezy kulturalne organizowane przez Dom Kultury „Klub 13 Muz”” (zw. dalej Instrukcją), nie spełniała swojej roli. Zapisy Instrukcji nie były bowiem przestrzegane przez pracowników Klubu, co jednocześnie uniemożliwiało realizację funkcji kontrolnej nad rozliczaniem sprzedaży biletów. Spośród objętych badaniem 77,2% przychodów ze sprzedaży biletów na spektakle w 2004 r., 100% przychodów tego typu w 2005 r. oraz 43,9% przychodów ze sprzedaży biletów na koncerty, na żadnym z grzbietów biletów (część biletu pozostająca w bloczku), (z zakupionych bloków biletowych), nie było informacji o dacie i nazwie imprezy a na 399. z 656. grzbietów nie było ceny, mimo że wg §4 Instrukcji każdy bilet powinien zawierać takie informacje. Należy jednakże podkreślić, że bilety sporządzane „metodą komputerową” posiadały wszystkie, wymagane Instrukcją, cechy.

Ustalono także, że Klub sprzedał bilety na spektakl z dnia 3 lutego 2005 r. w dwóch cenach, tj. po 10 zł i 5 zł, a zaprotokołowana cena jednostkowa biletu na ten spektakl wynosiła 10 zł. Instrukcja nie zawierała uregulowań umożliwiających rozchodowanie biletów po cenie innej niż ta, po której kasjer przyjął bilety do sprzedaży. Kasjer nie posiadał także zgody dyrektora Klubu na obniżkę cen biletów.

Kontrola stwierdziła, że główny księgowy Klubu zaksięgował sprzedaż 48 biletów, w łącznej kwocie 1.920 zł, na koncert z dnia 10 października 2004 r. na koncie 700-02 „Wpływy ze sprzedaży biletów na spektakle”. Wg protokołu na okoliczność zwrotu pieniędzy za sprzedane bilety, ww. koncert został odwołany i kasjer Klubu zwrócił pieniądze za 47 biletów. Nieodbycie się ww. imprezy spowodowało, zdaniem kontrolującego, że nie nastąpił moment powstania przychodu z tytułu sprzedaży biletów, bowiem nie nastąpiło wydanie świadczenia w postaci zorganizowania koncertu. Wobec czego, powinno nastąpić wyksięgowanie wartości niezwróconego biletu w kwocie 40 zł z konta 700-01 „Wpływy ze sprzedaży biletów na spektakle” na konto 770-00 „Zyski nadzwyczajne”.

Klub sprzedawał ponadto bilety zwrócone z jednego koncertu na drugi, co zdaniem kontrolującego, byłoby niemożliwe, gdyby kasjer, stosownie do §3 Instrukcji, zamieszczał na każdym bilecie dane o dacie i nazwie imprezy. Kontrola wykazała także liczne nieprawidłowości w prowadzeniu ewidencji biletów. Nie ujęto w niej bowiem rozchodu wszystkich biletów oraz nie było podpisów osoby wydającej druki, co wg art. 22 ust. 1 uor naruszało kryterium rzetelności i kompletności dowodów księgowych. W ww. ewidencji dokonywano także ręcznych poprawek i skreśleń, co wg art. 22 ust. 1 uor było niedopuszczalne. Osobami odpowiedzialnymi za powyższe był zarówno starszy specjalista ds. podstawowych i merytorycznych, pełniący funkcję kasjera Klubu, jako pracownik odpowiadający za sprzedaż, rozliczanie i ewidencję druków ścisłego zarachowania, w tym biletów, jak i główny księgowy Klubu, bowiem w niedostatecznym stopniu nadzorował pracę kasjera.

Kontrola ustaliła, że Klub nadal nie przestrzegał Zarządzenia w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości (zw. dalej Zarządzeniem w sprawie rachunkowości) w zakresie ewidencji przychodów i rozchodów wydawnictw, mimo że Prezydent Miasta Szczecina zobligował go do tego w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 17 grudnia 2003 r. W dokumentacji Klubu nie było bowiem 1.681. z 1.841. pokwitowań odbioru gratisowych egzemplarzy „Pogranicza”, a wg §5 Zarządzenia w sprawie rachunkowości potwierdzenie takie było niezbędne do ewidencjonowania rozchodu wyrobów gotowych. Osobą odpowiedzialną za powyższe był starszy specjalista ds. podstawowych i merytorycznych.

Kontrola wykazała, że Klub nie wywiązywał się także z obowiązku przestrzegania Zasad Gospodarki Kasowej (zw. dalej Zasadami) w zakresie sprawdzania i zatwierdzania dowodów wypłat gotówki z kasy, mimo że Prezydent Miasta Szczecina wskazał na tę nieprawidłowość w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 17 grudnia 2003 r. Gospodarka finansowa Klubu za okres 2003-2004, w tym sposób prowadzenia kasy Klubu, była przedmiotem badania kontroli Z/1/05, która stwierdziła liczne nieprawidłowości w tym obszarze. Stosowne zalecenia w tej kwestii zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym skierowanym do Dyrektora Klubu przez Prezydenta Miasta Szczecina w dniu 13 czerwca 2005 r.

W ww. wystąpieniu pokontrolnym zostały również zawarte uwagi Prezydenta Miasta Szczecina dotyczące nieprawidłowości w przeprowadzonym w 2004 r. postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na druk „Pograniczy”. Ustalenia kontroli Z/1/05 dowodzą, że ówczesny dyrektor Klubu nie dostosował się do zalecenia Prezydenta Miasta Szczecina z kontroli P/2/03 i nadal nie przestrzegał przepisów ustawy o zamówieniach publicznych. Stosowne rekomendacje w tej kwestii zostały zawarte w wystąpieniu pokontrolnym z kontroli Z/1/05.

W całości zrealizowano natomiast zalecenie Prezydenta Miasta Szczecina z kontroli P/2/03 w zakresie terminowego fakturowania i egzekwowania należności. Były dyrektor Klubu podpisał bowiem nowe umowy z najemcami, w których określił termin płatności zryczałtowanych stawek czynszów najmu do końca miesiąca za miesiąc bieżący. Zapisy te znalazły również swoje odzwierciedlenie w fakturach wystawianych najemcom w 2004 r., co jednocześnie usprawniło proces egzekwowania należności od kontrahentów.

Prezydent Miasta Szczecina zalecił Dyrektorowi Klubu:

1. naliczenie i wyegzekwowanie kwoty 525 zł od Kontrahenta A,

2. wyegzekwowanie płatności z tytułu odsetek od kontrahentów, wymienionych w wystąpieniu, w łącznej kwocie 7.477,81 zł,

3. bieżące monitorowanie i egzekwowanie należności od odbiorców, wraz z prowadzeniem stosownej dokumentacji w tym zakresie,

4. uaktualnienie i bezwzględne przestrzeganie „Instrukcji w sprawie rozliczania sprzedaży biletów wstępu na imprezy organizowane przez Dom Kultury „Klub 13 Muz””,

5. rzetelne prowadzenie ewidencji biletów,

6. bezwzględne przestrzeganie „Zarządzenia w sprawie ustalenia dokumentacji przyjętych zasad rachunkowości”, w tym procedur w zakresie prowadzenia ewidencji przychodów i rozchodów wydawnictw,

informacja o wytworzeniu danych

udostępnił:: Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego
wytworzono:: 2005/08/02
odpowiedzialny/a:: Janusz Kwidziński
wprowadził/a:: Janusz Kwidziński
dnia:: 2005/08/02 10:19:37

historia zmian

historia zmian:
Wprowadził	Data modyfikacji	Rodzaj modyfikacji
Janusz Kwidziński	2005/08/02 10:19:37	Uzupełnienie informacji o przeprowadzonej kontroli