Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2005 roku

      

        Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Szczecinie przeprowadził kontrolę P/6/05 w Zachodniopomorskim Centrum Edukacyjnym w Szczecinie zw. w dalszej treści Centrum w zakresie gospodarki finansowo – księgowej za rok 2004.      

        W wystąpieniu pokontrolnym z dnia 18.05.2005 r. przedstawiono ocenę badanych zagadnień wskazując na występowanie poniżej opisanych nieprawidłowości.

        Wydatki centrum zrealizowane w 2004 r. po uwzględnieniu zmian do planu wyniosły ogółem kwotę 5.828.515 zł, co stanowiło 108,8 % środków określonych pierwotnie w budżecie Miasta i planie finansowym w kwocie 5.354.408 zł. Środki wydatkowano przede wszystkim na zadania działu z zakresu oświaty i wychowania (dział 801) w wysokości 4.582.511 zł (78,6 % ogółu), w tym na centra kształcenia ustawicznego i praktycznego oraz ośrodki dokształcania zawodowego (rozdział 80140) kwotę 2.030.433 zł, szkoły zawodowe (rozdział 80130) kwotę 1.770.616 zł, licea ogólnokształcące (rozdział 80120) kwotę 375.503 zł, licea profilowane (rozdział 80123) kwotę 359.626 zł, gimnazja (rozdział 80110) kwotę 46.333 zł oraz na zadania działu z zakresu edukacyjnej opieki wychowawczej (dział 854) w tym na internaty (rozdział 85410) kwotę 497.289 zł, pomoc materialną dla uczniów (rozdział 85415) kwotę 1.381 zł. W wyniku kontroli stwierdzono nieprawidłowości związane głównie z nieprzestrzeganiem niektórych przepisów dotyczących rachunkowości, wynagrodzeń, prawa budowlanego oraz zamówień publicznych.

        Kontrola ustaliła, że w trakcie realizacji remontu pn. " Drugi etap modernizacji i przebudowy skrzydła B budynku szkolno-internatowego" dotyczącego  przebudowy i modernizacji jednej klatki schodowej oraz pomieszczeń na I piętrze, parterze i w piwnicy wystąpiły nieprawidłowości polegające przede wszystkim na nieprzestrzeganiu niektórych postanowień umowy odnośnie ubezpieczenia robót realizowanych przez wykonawcę, nie egzekwowaniu od wykonawcy wystawiania kosztorysów powykonawczych do f-r przejściowych przez niego wystawianych, realizowania zapłaty f-r przejściowych bez ustanowienia harmonogramu rzeczowo-finansowego. Powyższe dotyczyło umowy nr 1/AG/04 z dnia 07.07.2004 r. opiewającej na kwotę 749.877,99 zł netto, (914.851,15 zł brutto), którą w imieniu Centrum zawarł Dyrektor ZCE z Przeds. Budowlano-Handlowym "Perfekt". Stwierdzono, że do dnia 28.02.05 Centrum przekazało wykonawcy wynagrodzenie w łącznej kwocie 722.995,81zł (brutto) z tego kwotę 702.995,81 zł do dnia 31.12.2004 r. (z konta środków specjalnych), co stanowiło 76,8 % ww. kwoty (brutto) wg umowy i maksymalną kwotę wypłaty w 2004 r. za f-ry częściowe.

        Kontrola wykazała, że do f-r przejściowych, podstawą wystawienia których winien być harmonogram rzeczowo-finansowy, nie były sporządzane kosztorysy powykonawcze dla robót. Tym samym Dyrektor ZCE nie dochował należytej staranności przy realizacji umowy, co było niezgodne z § 11 ust 3 umowy nr 1/AG/04, który stanowił, że podstawą wystawienia faktury przejściowej będzie harmonogram rzeczowo-finansowy  oraz kosztorys powykonawczy dla robót.

        W toku kontroli ustalono również, że Dyrektor ZCE nie wyegzekwował właściwej wysokości polisy ubezpieczeniowej od odpowiedzialności cywilnej oraz od ryzyka budowlano-montażowego i mimo zaistnienia okoliczności obligujących zamawiającego do zawarcia umowy ubezpieczenia i opłacania składek, a następnie potrącenia tych kosztów z płatności należnych wykonawcy Dyrektor nie uczynił tego. Ustalono bowiem, że wykonawca umowę ubezpieczenia zawarł z Towarzystwem Ubezp. COMPENSA S. A.  w Sz-nie zwanym dalej Towarzystwem jedynie na wartość 500.000 zł (Polisa z dnia 07.04.2004 r. na okres od 14.04.2004 r. do 13.04.2005 r.), podczas gdy zgodnie z umową powinien na kwotę 914.851,15 zł. Dopiero w trakcie kontroli dnia 15.03.2005 r. wg aneksu nr 1 do ww. polisy, wykonawca podwyższył wartość ubezpieczenia z kwoty 500.000 zł do kwoty 900.000 zł jedynie na okres od 15.03.2005 r. do 13.04.2005 r. Sprzeczne to było z zapisem § 16 umowy nr 1/AG/04, który stanowił, że wykonawca zobowiązany był do przedstawienia zamawiającemu w terminie do 30 dni od daty podpisania umowy, polisy ubezpieczeniowej od odpowiedzialności cywilnej oraz od ryzyka budowlano-montażowego na wartość nie niższą niż wartość umowy na okres obejmujący czas wykonania umowy a w przypadku nie dopełnienia obowiązku ubezpieczenia zamawiający winien zawrzeć umowę ubezpieczenia, opłacić składki  i potrącić poniesione koszty z płatności należnych wykonawcy.

        W objętej badaniem dokumentacji wynagrodzeń 21. pracowników Centrum, na łączną kwotę 403.598 zł stanowiącą 10,5 % ogólnej kwoty wynagrodzeń w wysokości 3.852.748 zł, stwierdzono 26 przypadków nieprawidłowego naliczania wynagrodzeń, w tym 3 przypadki nadpłaty, co spowodowało nadpłatę w wysokości łącznej 893 zł oraz  23 przypadki niedopłaty na kwotę 2.681 zł.

Nadpłata wynikała z przyznania zawyżonej kategorii zaszeregowania oraz wynagrodzenia zasadniczego. Dotyczyło to Porozumienia zmieniającego umowę o pracę zawartego dnia 01.09.03 z  pracownikiem zatrudnionym na stanowisku st. rzemieślnika w zawodzie kucharza, wg którego przyznano XIII kat. zaszeregowania, podczas gdy przysługiwało wynagrodzenie zasadnicze wg XII kat. Na tą nadpłatę złożyło się, bezzasadnie przyznane wynagrodzenie zasadnicze w okresach od 01.09.03 do 21.12.03 w kwocie 436 zł oraz od 01.01.2004 r. do 31.01.2004 r. w kwocie 54 zł. Sprzeczne to było z ustaleniami zał. nr 2 Tabelą stanowisk, kwalifikacji i zaszeregowania pracowników do Ponadzakładowego Układu Zbiorowego Pracy dla pracowników nie będących nauczycielami zatrudnionymi w szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Szczecin  zw. w dalszej treści Układem. 

        Nadpłata wynikała również z niesłusznie wypłacanego dodatku za drugi stopień  specjalizacji zawodowej, podczas gdy z dniem 01.03.2004 r pracownik uzyskał  awans zawodowy na nauczyciela dyplomowanego. Było to niezgodne z przepisem art. 9 ustawy z 18.02.2000 r. o zmianie ustawy Karta Nauczyciela oraz zmianie niektórych  innych ustaw (Dz. U. z 2000 r. , nr 19, poz. 239 ze zm.), wg którego nauczyciele, którzy w dniu wejścia w życie ustawy otrzymywali dodatki specjalistyczne, zachowują prawo do tych dodatków do czasu uzyskania kolejnego stopnia awansu zawodowego. Dodatek ten był nienależnie wypłacony w okresie od 01.03.2004 r. do 30.10.2004 r. w kwocie 376 zł, przy czym w miesiącach listopad i grudzień 2004 r. została potrącona łączna kwota 188 zł, pozostała kwota 188 zł była potrącona dopiero podczas kontroli dnia 01.03.05.           

        Niedopłata wynikała z przyznania zaniżonej kategorii zaszeregowania i wynagrodzenia zasadniczego rzemieślnikowi w zawodzie malarza. Była ona wynikiem przyznania wynagrodzenia zasadniczego w kwocie 925 zł wg III kategorii, podczas gdy przysługiwało wynagrodzenie zasadnicze wg VII kat. w kwocie 1.056 zł miesięcznie. Niezgodne to było z zał. nr 2 do ww. Układu Tabelą stanowisk, kwalifikacji i zaszeregowania pracowników. Niedopłata wynikała również z przyznania zaniżonej kategorii zaszeregowania i wynagrodzenia zasadniczego pracownikowi wykonującemu funkcję dozorcy w Centrum do dnia 30.11.2004 r. Była ona wynikiem przyznania  wynagrodzenia zasadniczego wg III kat. zaszeregowania w kwocie 895 zł miesięcznie, podczas gdy przysługiwało wynagrodzenie zasadnicze wg VI kat. w kwocie 1.015 zł miesięcznie. Niezgodne to było z zał. nr 2 Tabelą stanowisk, kwalifikacji i zaszeregowania pracowników Układu.

        Według wyjaśnień Dyrektora ZCE z dnia 18.03.2005 r. , w sprawie przyznania zaniżonych kategorii zaszeregowań oraz wynagrodzeń zasadniczych pracownikom kwota podwyżki, która zgodnie z pismem WOiKF-II/AS/3014/60/04 z dnia 14.05.2004 r. , nie mogła przekroczyć 47 zł na 1 etat  jak i wejście w życie od 01.01.2004 r. nowej tabeli obowiązujących kategorii zaszeregowań (Uchwała nr XXIII/444/04 Rady Miasta Sz-na z 28.06.2004 r.) spowodowały, że zostały obniżone kategorie zaszeregowań. Według załączonego do ww. wyjaśnienia Wykazu pracowników z zaniżonymi wynagrodzeniami, który został przekazany podczas kontroli do WO pismem z dnia 07.03.2005 r., niedopłata  wynagrodzeń w łącznej kwocie 2.561,05 zł miesięcznie dotyczyła 22 pracowników (2 prac. administracji oraz 20 prac. obsługi). Zaniżone wynagrodzenia zostały naliczone dopiero w trakcie trwania kontroli i wypłacone w dniu 18.03.05. Tym samym Dyrektor nie dochował należytej staranności związanej z ustalaniem wynagrodzeń.

        W wyniku kontroli stwierdzono, że przy realizacji 5. umów najmu pomieszczeń na łączną kwotę 52.999,50 zł, wystąpiło 50 przypadków dokonywania przez najemców wpłat z opóźnieniem, co było niezgodne z ustaleniami  zawartych umów. Według § 4 umowy najmu z A. K. czynsz winien być płatny do 5. każdego miesiąca, a wystąpiło 9 przypadków wpłaty po tym terminie. W przypadku umowy najmu z Z. M. oraz umowy najmu z ODK SIMP wg § 2 oraz § 3 umów, czynsz najmu winien być płatny do 10. każdego m-ca za dany m-c, a wystąpiło łącznie 19 przypadków wpłaty po tym terminie. W przypadku umowy z SSM Poland Sp. z o. o. wystąpiło 10 przypadków wpłaty po terminie 7. dniowym określonym w fakturach wystawionych przez Centrum. W przypadku umowy  operatorskiej z HIPERION z dnia 01.02.2002 r. wg pkt 7 umowy  opłaty winny być płatne do 15. każdego m-ca, a wystąpiło 12 przypadków wpłaty po terminie. W każdym z 50. przypadków nie naliczano odsetek ustawowych, co było niezgodne
z ustaleniami § 3 oraz § 4 umów, wg których w przypadku braku zapłaty najemcę obciążały ustawowe odsetki za zwłokę. Ponadto w umowie operatorskiej z dnia 01.02.2002 r. strony nie określiły, że w przypadku zwłoki w uiszczaniu należności wynajmującemu służy prawo doliczania odsetek. Dopiero podczas kontroli zostały wystawione noty odsetkowe  za 2004 r. nr 1, 2, 4, 5 i 6 z datą 31.01.2005 r. na łączną kwotę 376,89 zł. Poszczególne kwoty zostały wpłacone przez najemców do kasy Centrum. Powyższe było niezgodne z przepisem § 7 ust. 2 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18.12.2001 r, w sprawie szczególnych zasad rachunkowości ...(Dz. U. nr 153, poz. 1752 ze zm.), który stanowił, że odsetki od należności  i zobowiązań, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub w wysokości odsetek należnych na koniec kwartału. Zaniechanie prawidłowego ustalenia należności przez jednostkę samorządu terytorialnego skutkowało naruszeniem przepisu art. 138 ust 1 pkt 1 ustawy z dnia 26.11.1998 r. o finansach publicznych (j. t. Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148, ze zm.), według którego naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest zaniechanie ustalenia należności jednostki samorządu terytorialnego oraz ustalenie jej w wysokości niższej niż wynikająca z prawidłowego wyliczenia.           

        W okresie objętym kontrolą centrum zawierało umowy na dostawę: pieczywa, artykułów spożywczych, mięsa i  wędlin, w tym  m. innymi dwie umowy na łączną kwotę 106.369,33 zł, tj.: w dniu 05.01.2004 r. z firmą "BYK" na dostawę wyrobów mięsnych - kwota 64.535,61 zł, w dniu 03.01.2004 r. z P. H. "MARGO" na dostawę artykułów spożywczych - kwota 41.833,72 zł.

Kontrola wykazała że umowy z ww. firmami Dyrektor ZCE zawarł bez zastosowania przepisów określających zasady i tryb udzielania zamówień publicznych, co było niezgodne z art. 4 ust 1 pkt 1 i art. 12 a obowiązującej do dnia 02.03.04. ustawy z dnia 10.06.1994 r. o zamówieniach publicznych (t. j. Dz. U. z 2002 r. Nr 72, poz. 664, ze zm.), wg których zamówienie publiczne może być udzielone wyłącznie dostawcy lub wykonawcy, który został wybrany na zasadach określonych w niniejszej ustawie. Centrum jako jednostka budżetowa sektora finansów publicznych, zobowiązana była na podstawie ustawy o finansach publicznych do stosowania procedur o udzielanie  zamówień publicznych. Według art. 138 ust. 1 pkt 12 ustawy o finansach publicznych naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest  popełnienie czynu polegającego na naruszeniu zasady lub trybu postępowania przy udzieleniu zamówienia publicznego ustalonych przepisami, o których mowa w art. 28 ust. 4, wg którego jednostka sektora finansów publicznych dokonywać winna zakupu dostaw na zasadach określonych w przepisach o zamówieniach publicznych.

        W toku kontroli ustalono ponadto, że obowiązujące w Centrum dwa regulaminy wewnętrzne, nie były dostosowane do aktualnej sytuacji, obowiązujących przepisów, w tym: Instrukcja sporządzania, obiegu i kontroli dokumentów. Stwierdzono, że wykaz osób upoważnionych do dokonywania  kontroli merytorycznej został uaktualniony o powołaną z dniem 01.10.2004 r. osobę Kierownika Biura Koordynacji Projektów dla Miasta Sz-na, która dokonywała kontroli merytorycznej dokumentacji zw. z realizacją programów pomocowych, unijnych i projektów w zakresie rachunków, faktur, umów zlecenia dopiero w trakcie kontroli, Zarządzeniem dyrektora Centrum nr 8 z dnia 28.02.2005 r. Opis przyjętych zasad rachunkowości w Centrum nie zawierał wszystkich elementów wymaganych przepisami art.10 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (t. j. Dz. U. z 2002 r. nr 76, poz. 694 ze zm.), co zostało uzupełnione dopiero podczas kontroli aneksem z dnia 28.02.2005., w którym zostały wykazane stosowane programy komputerowe.

 

W związku z ww. uchybieniami Prezydent Miasta Szczecina zalecił Dyrektorowi Centrum aby:

1.      W przypadku opłacania przez kontrahentów czynszu z opóźnieniem naliczać i ewidencjonować odsetki w terminach określonych odpowiednimi przepisami.

2.      Wystąpić o zwrot nadpłaconego wynagrodzenia w kwocie 490 zł (brutto). Dokonać korekty nadpłaconego podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek ZUS.

3.      Przestrzegać obowiązujących przepisów i regulacji przy ustalaniu i naliczaniu wynagrodzeń dla pracowników.

4.      Przy udzielaniu zamówień publicznych stosować zasady określone przepisami obowiązującego prawa.

5.      Po zakończeniu remontu skrzydła B budynku (umowa nr 1/AG/04) przekazał do WKiAW rozliczenie remontu: f-rę końcową, kosztorys powykonawczy, protokół odbioru robót i przekazania do eksploatacji.