Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2004 roku

        Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Szczecinie w okresie 01.12.2004 r. - 07.12.2004 r przeprowadził w Wydziale Współpracy Międzynarodowej i Funduszy Pomocowych Urzędu Miejskiego w Szczecinie, pl. Armii Krajowej 1 kontrolę w zakresie finansowania i nadzorowania Gminnego Ośrodka Informacji Europejskiej. 
        W toku kontroli ustalono, że ze strony Wydziałów UM brak było nadzoru nad zleconym zadaniem. Należy zaznaczyć, że nieprawidłowości te dotyczyły przede wszystkim okresu realizacji zadania prowadzonego na początku przez były Wydział Rozwoju Miasta, a następnie przekazane z dniem 6 sierpnia 2004 r. do Wydziału Współpracy Międzynarodowej i Funduszy Pomocowych. Nie mniej jednak w okresie tym Wydział Współpracy Międzynarodowej i Funduszy Pomocowych nie występował do Fundacji na rzecz Uniwersytetu Szczecińskiego, która w imieniu Miasta prowadziła Ośrodek, o dostarczenie sprawozdań z działalności Ośrodka, do sporządzania których był zobowiązany zapisami zawartymi w pkt. 9 § 2 umowy nr WRM-V/DS./342-1/06/u/04 z dnia 1 stycznia 2004 r. W ocenie kontroli przyczyną takiego stanu było to, że umowy nie przewidywały szczególnych rozwiązań dotyczących funkcji nadzoru nad realizacją zadań. Dopiero w wyniku podjętych czynności kontrolnych wystąpiono do Fundacji o stosowne sprawozdania i raporty. 
        W toku kontroli stwierdzono, że spośród dziesięciu faktur z tytułu refundacji kosztów zatrudnienia opisanych stosownymi metrykami płatności w przypadku pięciu z nich rozliczeń dokonały osoby nie wymienione w pkt. 2 § 3 umowy z dnia 1 stycznia 2004 r. Wyznaczonym przedstawicielem Urzędu był inspektor w Wydziale Rozwoju Miasta. Z udzielonych wyjaśnień wynika, że sytuacja taka powstała w związku z brakiem dokonania stosownej zmiany w umowie w momencie przejmowania zadania przez Wydział Współpracy Międzynarodowej i Funduszy Pomocowych. Wg umowy osobą upoważnioną do dokonywania adnotacji na wystawianych fakturach nadal pozostał pracownik, który wcześniej nadzorował pracę Ośrodka.

Przedstawiając oceny i uwagi Prezydent Miasta Szczecina zalecił Dyrektorowi WWMiFP, aby:

1. Przekazał do Biura Prezydenta Miasta obecnie przejmującego zadania Gminnego Ośrodka Informacji Europejskiej informację o konieczności wprowadzenia do kolejnych umów na prowadzenie Ośrodka zmian pozwalających na sprawowanie bieżącego nadzoru nad wykonywanym zleceniem.
2. Wystąpił do Fundacji na rzecz Uniwersytetu Szczecińskiego o wydanie wszystkich materiałów, które przy wykonywaniu zadania uzyskała, chociażby w imieniu własnym.