Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2004 roku

        Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Szczecinie, w okresie od dnia 19.08.2004 r. do 17.09.2004 r., przeprowadził kontrolę w Pałacu Młodzieży – Pomorskim Centrum Edukacji (zw. dalej PCE) w zakresie gospodarki finansowej, w szczególności pod względem zasadności i prawidłowości wydatkowania środków finansowych w pierwszym półroczu 2004 r. W wystąpieniu pokontrolnym z dnia 16 listopada 2004 r. przedstawiono ocenę kontrolowanej działalności, wskazując na występowanie poniżej opisanych nieprawidłowości.
        Podczas kontroli stwierdzono, że jednostka nie posiadała dokumentacji opisującej przyjęte przez PCE zasady rachunkowości, wynikające z art. 10 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (DZ.U. z 2002 Nr 76, poz. 694 ze zm.) (zw. dalej ustawą o rachunkowości), wg którego jednostka powinna posiadać dokumentację opisującą w języku polskim przyjęte przez nią zasady (politykę) rachunkowości, w szczególności dotyczące: określenia roku obrotowego i wchodzących w jego skład okresów sprawozdawczych; metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalania wyniku finansowego, w zakresie w jakim ustawa pozostawia jednostce prawo wyboru, sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych (m.in.: zakładowego planu kont, ustalającego wykaz kont księgi głównej, przyjęte zasady klasyfikacji zdarzeń, zasady prowadzenia kont ksiąg pomocniczych oraz ich powiązania z kontami księgi głównej), systemu służącego ochronie danych i ich zbiorów, w tym dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonanych w nich zapisów.
        Kontrola zakładowego planu kont wykazała, że brak w nim kont pozabilansowych: 998 – Zaangażowanie wydatków budżetowych roku bieżącego i 999 - Zaangażowanie wydatków budżetowych przyszłych lat, na których prowadzi się ewidencję prawnego zaangażowania wydatków budżetowych ujętych w planie finansowym jednostki budżetowej danego roku budżetowego oraz lat przyszłych, co było niezgodne z wyżej cyt. przepisami wynikającymi z art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości, wg którego zakładowy plan kont ustalał i aktualizował kierownik jednostki z uwzględnieniem przepisów art. 83. 
        Kontrola sprawozdania Rb-28S z wykonania wydatków budżetowych wykazała, że w niektórych paragrafach rozdziału 85407 wykazane kwoty wydatków nie wynikały z prowadzonej ewidencji w kartach wydatków, a mianowicie: w paragrafie 3020 różnica wynosiła 694,10 zł, w paragrafie 4280 różnica wynosiła 284,80 zł; w paragrafie 4430 różnica wynosiła 978,90 zł. Powyższe nieprawidłowości stanowiły naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Wg art.138 ust. 1 pkt. 14 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. Nr 155 z 98 r. ze zm.) (zw. dalej ustawą o finansach) naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest popełnienie czynu polegającego na wykazaniu w sprawozdaniu budżetowym danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.
        Podczas kontroli wydatków w zakresie wynagrodzeń stwierdzono, że w tabeli stanowisk, kwalifikacji i zaszeregowań pracowników administracji i obsługi stanowiącym załącznik do Ponadzakładowego Układu Zbiorowego Pracy, brak niektórych stanowisk na których zaszeregowani byli pracownicy PCE, a mianowicie stanowiska elektroakustyka, operatora komputera.
        Kontrola sześciu faktur za drukowanie miesięcznika “DIALOGI” wykazała, że w trzech przypadkach obciążenie było niezgodne z zawartą umową, a mianowicie w fakturze nr 5/PL/2004 z 16.01.04 r. stwierdzono niedopłatę w kwocie 55,00 zł, natomiast w fakturze nr 14/PL/2004 z 11.02.04 r. stwierdzono nadpłatę w kwocie 90,00 zł i fakturze nr 56/PL/2004 z 13.04.04 r. nadpłatę 45,00 zł. 
        Kontrola wykazała, że w ramach organizacji półkolonii w czasie ferii zimowych zorganizowana została “FERIADA 2004”, której wg ewidencji na kartach wydatków łączne wydatki wynosiły 9.645,40 zł i dotyczyły między innymi zakupów różnego rodzaju materiałów. Wszystkie wydatki ujęto w paragrafie 4300 – Zakup usług pozostałych, podczas gdy wg rozporządzenia Min. Fin. Z dnia 25.03.03 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków (Dz. U. Nr 68, poz.634) zakup materiałów ujęty powinien być w paragrafie 4210 – Zakup materiałów i wyposażenia. 
        Ponadto stwierdzono, że kwoty przychodów środka specjalnego wykazane w półrocznym sprawozdaniu RB-32, w niektórych paragrafach nie wynikały z prowadzonej ewidencji, a mianowicie: w paragrafie 075 różnica wynosiła 542,15 zł, w paragrafie 083 różnica wynosiła 25.724,51 zł. Wg wyjaśnień głównego księgowego PCE “różnice między rzeczywistymi kwotami przychodów środka specjalnego a kwotami przychodów wykazanych w sprawozdaniu Rb-32 za I półrocze 2004 r. wynikają z błędnego uwzględnienia w przychodach kwot będących należnościami z tytułu świadczonych usług”. Wg § 10 ust. 1 - 3 rozporządzenia Min. Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej (Dz. U. Nr 24 poz. 279 ze zm.) (zw. dalej rozporządzeniem w sprawie sprawozdawczości) kierownicy jednostek byli obowiązani sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym. Kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Jednostki otrzymujące sprawozdania były obowiązane sprawdzić je pod względem formalno – rachunkowym. Wg § 9 ust. 3 ww. rozporządzenia sprawozdania sporządzało się w ilości egzemplarzy równej liczbie jednostek, którym mają być złożone, powiększonej o egzemplarz przeznaczony do akt jednostki sporządzającej sprawozdanie. Przedstawione nieprawidłowości stanowiły naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Wg art. 138 ust. 1 pkt. 14 ustawy o finansach publicznych, naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest popełnienie czynu polegającego na wykazaniu w sprawozdaniu budżetowym danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.
        Stwierdzono ponad to, że PCE nie naliczało i nie ewidencjonowało odsetek od przeterminowanych należności, a wg § 7 ust. 2 rozporządzenia Min. Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczegółowych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. Nr 153 poz. 1752) odsetki od należności ujmowało się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub w wysokości odsetek należnych na koniec kwartału. Na koniec II-go kwartału 2004 r. kwota nie naliczonych i nie zaewidencjonowanych odsetek od należności przeterminowanych (34.717,18 zł) wynosiła 6.119,38 zł. Powyższe stanowiło naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Wg bowiem art.138 ust. 1 pkt. 1 ustawy o finansach publicznych, naruszeniem dyscypliny finansów publicznych było popełnienie czynu polegającego m.in. na zaniechaniu ustalenia należności jednostki samorządu terytorialnego.
        Kontrola wykazała również, że PCE ujmowało w przychodach środka specjalnego kwoty środków (10.161 zł) przekazanych przez Wydział Oświaty i Kultury Fizycznej Urzędu Miejskiego (zw. dalej WOiKF) na konto bankowe środka specjalnego, na dofinansowanie organizacji imprez sportowo – turystycznych. WOiKF wraz ze środkami przekazywał do PCE informacje o dokonanych zmianach w planie wydatków budżetowych (w dziale 630 rozdział 63003 – zwiększenie o 5.895 zł, zmniejszenie o 100 zł; oraz dziale 926 rozdział 92695 – zwiększenie o 5.710 zł, zmniejszenie o 1.344 zł) Wg wyjaśnienia Dyrektora WOiKF “na konto środków specjalnych Pałacu wpłynęły omyłkowo środki pieniężne przeznaczone na dofinansowanie organizacji imprez i nie stanowiły one przychodu środka specjalnego. Dodatkowe środki przekazywane były zgodnie ze wskazanym kontem przez wnioskodawcę, co stanowiło podstawę dokonywania zmian w planie wydatków budżetowych.” Plan środka specjalnego oraz półroczne sprawozdanie RB-32 nie ujmowało wydatków działu 926 ani działu 630. PCE wykazywało kwotę dofinansowania 10.161,00 zł w odrębnych miesięcznych sprawozdaniach Rb-28S z wykonania planu wydatków budżetowych (sporządzanych do środka specjalnego) Wg wyjaśnień głównego księgowego PCE, PCE “otrzymując od jednostki nadrzędnej pismo, które informuje o dokonaniu zmian w planie wydatków budżetowych, po otrzymaniu środków pieniężnych na rachunek bankowy środka specjalnego wykazywał zmiany w sprawozdaniu miesięcznym Rb-28S”.
    Podczas kontroli stwierdzono, że w niektórych paragrafach rozdziału 85407 kwoty wykazane w półrocznym sprawozdaniu Rb-32 nie wynikały z prowadzonej ewidencji w kartach wydatków, a mianowicie: w paragrafie 3020 różnica wynosiła 44,80 zł; w paragrafie 4210 różnica wynosiła 6.142,33 zł, w paragrafie 4270 różnica wynosiła 804,15 zł, w paragrafie 4300 różnica wynosiła 12.987,74 zł. W ww. sprawozdaniu wydatki rozdziału 63003 (4.100,43 zł) i 92695 (1.700 zł) ujęto w rozdziale 85407 klasyfikacji budżetowej. Wg § 10 ust. 1 - 3 rozporządzenia w sprawie sprawozdawczości, kierownicy jednostek byli obowiązani sporządzać sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno – rachunkowym. Kwoty wykazane w sprawozdaniach powinny być zgodne z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. Jednostki otrzymujące sprawozdania były obowiązane sprawdzić je pod względem formalno – rachunkowym. Wg § 9 ust. 3 ww. rozporządzenia sprawozdania sporządzało się w ilości egzemplarzy równej liczbie jednostek, którym mają być złożone, powiększonej o egzemplarz przeznaczony do akt jednostki sporządzającej sprawozdanie. Przedstawione nieprawidłowości stanowiły naruszenie dyscypliny finansów publicznych. Wg art.138 ust. 1 pkt. 14 ustawy o finansach publicznych, naruszeniem dyscypliny finansów publicznych było popełnienie czynu polegającego na wykazaniu w sprawozdaniu budżetowym danych niezgodnych z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej. 
        Kontrola wykazała nieprawidłowości w udzielaniu zamówień publicznych w I-szym kwartale 2004 r., o wartości nie przekraczającej kwoty 6.000 EURO. Przy udzieleniu zamówienia na kwotę 4.773,61 zł, PCE nie sporządziło notatki służbowej, o której mowa w § 14 ust. 10 Zarządzenia Nr 158/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 31 marca 2003 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy o zamówieniach publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miejskiego (zw. dalej zarządzeniem o zamówieniach publicznych), wg którego każdorazowo należało sporządzać notatkę służbową, w której udokumentowany został fakt “rozeznania rynku”. W pozostałych 4. skontrolowanych przypadkach udzielenia zamówień, na łączną kwotę 31.033,01 zł, notatki służbowe nie zawierały określenia szacunkowej wartości zamówienia ze wskazaniem kursu EURO z dnia szacowania, o której mowa w § 14 ust. 10 zarządzenia o zamówieniach publicznych, wg którego notatka powinna zawierać informację dotyczącą wartości szacunkowej zamówienia ze wskazaniem kursu EURO z dnia szacowania. 
        Podczas kontroli stwierdzono, że PCE w pierwszym półroczu 2004 r. zawarło 49 umów na udostępnienie miejsca postojowego jachtu lub motorówki na przystani żeglarskiej Ośrodka Morskiego PCE, na łączną kwotę 62.745,00 zł. Opłaty za udostępnienie miejsca postojowego, ustalane były przez PCE “zgodnie z tymczasowym cennikiem - obowiązującym do chwili ustalenia stawek przez Radę Miasta Szczecina”. Wg opinii prawnej Radcy Prawnego UM z dnia 3 października 2001 r., wydanej na prośbę PCE, przystań była gminnym obiektem użyteczności publicznej, objętym dyspozycją art. 4 ustawy z dnia 20 grudnia 1996 r. o gospodarce komunalnej (Dz. U. z 1997 r. Nr 9 poz. 43 ze zm.), wg którego, jeżeli przepisy szczególne nie stanowią inaczej, organy stanowiące jednostek samorządu terytorialnego postanawiały m.in. o wysokości cen i opłat albo o sposobie ustalania cen i opłat za usługi komunalne o charakterze użyteczności publicznej oraz za korzystanie z obiektów i urządzeń użyteczności publicznej jednostek samorządu terytorialnego. Uprawnienia, o których mowa, organy stanowiące jednostek samorządu terytorialnego mogły powierzyć organom wykonawczym tych jednostek. Kontrola stwierdziła, brak uregulowań w tym zakresie. W dokumentacji PCE znajdowało się pismo znak PM-PCE-I-3/393a/2003 z dnia 16 grudnia 2003 r. adresowane do WOiKF z prośbą o wszczęcie procedury ustalenia opłat w 2004 r. za postój jachtów w porcie OM PCE, (bez potwierdzenia odbioru przez WOiKF), natomiast wg informacji dyrektora WOiKF ww. pismo “nie zostało zidentyfikowane w żadnym z Referatów Wydziału Oświaty i Kultury Fizycznej UM”.

W związku z ww. nieprawidłowościami Prezydent Miasta Szczecina zalecił dyrektorowi PCE aby:

1. Opracował zgodnie z przepisami wynikającymi z ustawy o rachunkowości zasady prowadzenia rachunkowości w PCE.
2. Sporządzał sprawozdania rzetelnie i prawidłowo pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym, ze zczególnym uwzględnieniem zgodności kwot wykazanych w sprawozdaniach z danymi wynikającymi z ewidencji księgowej.
3. Bezwzględnie przestrzegał przepisów wynikających z rozporządzenia Min. Fin. z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów.
4. Wnikliwie kontrolował pod względem merytorycznym i rachunkowym otrzymywane faktury obciążeniowe w zakresie wydatków budżetowych. Wyegzekwował stwierdzone nadpłaty.
5. Bieżąco egzekwował należności, a od przeterminowanych należności, naliczał i ewidencjonował odsetki zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
6. Przy udzielaniu zamówień publicznych, sporządzał notatki służbowe wg zasad określonych w zarządzeniu o zamówieniach publicznych.
7. Dokonywał zmian w planie wydatków budżetowych wg informacji otrzymywanych od dysponenta wyższego stopnia.
8. Ustalił wysokość opłat albo sposób ustalania opłat za udostępnienie miejsca postojowego jachtu lub motorówki na przystani żeglarskiej Ośrodka Morskiego PCE, zgodnie z dyspozycją art. 4 ustawy z dnia 20 grudnia 1996 r. o gospodarce komunalnej (Dz. U. z 1997 r. Nr 9 poz. 43 ze zm.).

Ponadto w związku z ww. nieprawidłowościami Prezydent Miasta Szczecina w dniu 26 listopada 2004 r. zawiadomił Rzecznika Dyscypliny Finansów Publicznych przy Regionalnej Izbie Obrachunkowej w Szczecinie o naruszeniu dyscypliny finansów publicznych przez byłego dyrektora PCE.