Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2004 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego wraz z Biurem ds. zamówień publicznych Urzędu Miejskiego w Szczecinie, w dniach od 06.02.2004 r. do 05.03.2004 r. przeprowadził kontrolę P/05/04 w Szkole Podstawowej Nr 1 w Szczecinie zw. w dalszej treści szkołą, w zakresie gospodarki finansowo-księgowej za 2003 r. W wystąpieniu pokontrolnym z dnia 23 kwietnia 2004 r. zawarta została ocena tej działalności, a uwagi kontroli dotyczyły niżej przedstawionych zagadnień.
Wydatki szkoły zrealizowane w 2003 r. po uwzględnieniu zmian do planu wyniosły ogółem kwotę 2.211.518 zł, co stanowiło 104,2% środków określonych pierwotnie w budżecie Miasta i planie finansowym w kwocie 2.121.239 zł. Środki wydatkowano przede wszystkim na : zadania działu z zakresu oświaty i wychowania (dział 801) w wysokości 1.985.061 zł (89,8 % ogółu), w tym na szkoły podstawowe (rozdział 80101) kwotę 1.847.526 zł, oddziały klas "O" w szkołach (rozdział 80104) kwotę 116.213 zł, placówki dokształcania i doskonalenia nauczycieli (rozdział 80146) kwotę 6.179 zł, pozostałą działalność (rozdział 80195) kwotę 15.143 zł oraz na zadania działu edukacyjna opieka wychowawcza (854) w wysokości 226.457 zł (10,2 % ogółu), w tym m. innymi na świetlice szkolne ( rozdział 85401) kwotę 223.482 zł.
W wyniku kontroli stwierdzono, że przy realizacji 5. umów najmu pomieszczeń na łączną kwotę 33.604,20 zł , wystąpiło 38 przypadków dokonywania przez najemców wpłat z opóźnieniem, co było niezgodne z ustaleniami § § 4 oraz 8 umów najmu, wg których czynsz winien być płatny do 25. każdego m-ca oraz w jednym przypadku do dnia 10 każdego miesiąca.
Tylko w 1. przypadku spośród 5. kontrolowanych umów, w 2003 r. były naliczone odsetki ustawowe na kwotę 72,70 zł za okres od stycznia do listopada 2003 r. W pozostałych 4. przypadkach nie naliczano odsetek ustawowych, co było niezgodne z ustaleniami § § 4,6,8 umów, wg których w przypadku nieterminowych opłat najemca winien zapłacić wynajmującemu odsetki ustawowe. Dopiero podczas kontroli, tj. w dniu 03.03.2004 r, zostały wystawione f-ry z tytułu opóźnionych wpłat na łączną kwotę 50,02 zł ( f-ra nr 22/04, f-ra nr 21/04, f-ra nr 20/04, f-ra nr 23/04).
Powyższe było niezgodne z przepisem § 7 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18.12.2001 r. , w sprawie szczególnych zasad rachunkowości ...(Dz. U. nr 153, poz. 1752 ze zm.), który stanowił, że odsetki od należności i zobowiązań, ujmuje się w księgach rachunkowych w momencie ich zapłaty lub w wysokości odsetek należnych na koniec kwartału. Sprzeczne to było ponadto z ustaleniami Zarządzenia nr 17/GK dyrektora w sprawie polityki rachunkowości, według których należności i zobowiązania na dzień ich powstania wycenia się i ewidencjonuje w księgach rachunkowych wg wartości nominalnej. Na koniec każdego kwartału i na dzień bilansowy wycenia się je w kwocie wymagającej zapłaty ( kwota główna powiększona o ustawowe odsetki).
Osobą odpowiedzialną za naliczanie odsetek w przypadku nieterminowych wpłat wg zakresu czynności z dnia 01.01.2002 r. , była gł. księgowa. Zaniechanie prawidłowego ustalenia należności przez jednostkę samorządu terytorialnego skutkowało naruszeniem przepisu ust.1pkt.1 art. 138 ustawy z dnia 26.11.1998 r. o finansach publicznych (j. t. Dz. U. z 2003 r. Nr 15, poz. 148, ze zm.), według którego naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest zaniechanie ustalenia należności przez jednostkę samorządu terytorialnego oraz ustalenie jej w wysokości niższej niż wynikająca z prawidłowego wyliczenia.
W objętej badaniem dokumentacji wynagrodzeń 16. pracowników szkoły, na łączną kwotę 312.765 zł stanowiącą 20,0 % ogólnej kwoty wynagrodzeń w wysokości 1.570.555 zł, stwierdzono 1 przypadek nieprawidłowego naliczania wynagrodzeń, co spowodowało nadpłatę w wysokości łącznej 1.082,10 zł (brutto).
Nadpłata wynikała z przyznania dodatku za wysługę lat z tytułu drugiej umowy
o pracę (z dnia 18.09.2002 r.) w charakterze rzemieślnika zawartej z pracownikiem obsługi. Na tą nadpłatę złożyły się, bezzasadnie naliczony dodatek w 2002 r. w kwocie 285,60 zł oraz w 2003 r. w kwocie 796,50 zł.
Sprzeczne to było z ustaleniami art. 6 pkt. 5 Ponadzakładowego Układu Zbiorowego Pracy dla pracowników nie będących nauczycielami zatrudnionymi w szkołach i placówkach oświatowych prowadzonych przez Miasto Szczecin, wg którego w przypadku dodatkowego zatrudnienia pracownika, również w tej samej szkole prawo do dodatku za wysługę lat ustala się odrębnie dla każdego stosunku pracy. Do okresu zatrudnienia dodatkowego nie podlegają zaliczeniu okresy zatrudnienia podstawowego.
Kontrolująca miała również uwagi dotyczące ewidencji majątku trwałego szkoły. Stwierdzono bowiem, że zakupione w 2003 r. składniki majątkowe o wartości powyżej 1.000 zł, np. kasa fiskalna o wartości 1.272,58 zł, taboret gazowy o wartości 1.487,10 zł, zaewidencjonowano na konto 011-Środki trwałe. Jednocześnie umorzenia dokonywano w czasie, wg amortyzacji liniowej i stawek określonych wg przepisów ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. Takie uregulowanie ewidencji majątku nie spełnia wymagań określonych w przepisach Rozporządzenia Ministra Finansów z 18.12.2001 r., w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz. U. z 2001 r. nr 153, poz.1752), oraz przepisów ustawy z dnia 15.02.1992 r. , o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2000 r. nr 54, poz. 654, ze zmianami), wg których składniki majątku o wartości poniżej 3.500 zł należy ewidencjonować na koncie 013-Pozostałe środki trwałe i umarzać w pełnej wartości w miesiącu wydania do używania. Taki sposób ewidencji majątku należało uregulować w Zarządzeniu nr 17/GK Dyrektora szkoły z dnia 01.01.2003 r. , w sprawie polityki rachunkowości. Stwierdzono również, że 2 zestawy komputerowe o wartości 4.310,90 zł, zakupione w dniu 27.03.2003 r. (faktura nr 1/03/03) do gabinetu komputerowego szkoły, przyjęto na stan konta 011-Środki trwałe, a według przepisu § 5, ust. 3, pkt. 2 (cyt. powyżej Rozporządzenia) " Środki dydaktyczne, w tym środki transportu, służące do nauczania i wychowania w szkołach i placówkach oświatowych, umarza się jednorazowo przez spisanie w koszty w miesiącu przyjęcia do używania". Jednocześnie, wg Załącznika nr 2 do cyt. Rozporządzenia - składniki majątkowe podlegające umorzeniu w pełnej wartości w miesiącu wydania do używania, ewidencjonuje się na koncie 013-Pozostałe środki trwałe.
Kontrola wykazała, że w szkole nie podpisano z wykonawcą - Rzemieślniczy Zakład Ogólnobudowlany, umowy cywilno-prawnej na wykonanie ogniotrwałych ścianek działowych w świetlicy i auli, co było niezgodne z przepisem art. 75 kodeksu cywilnego (Dz. U. z 1964 r. Nr 16, poz. 93 ze zm.), według którego w przypadkach gdy wartość wykonanych robót czy usług przewyższała dwa tysiące złotych powinna być stwierdzona pismem. Za wykonane usługi wykonawca wystawił rachunek nr 4 z dnia 22.07.2003 r. na kwotę 2.900 zł. Szkoła zleciła wykonanie prac zleceniem nr 9 z dnia 02.07.2003 r.
W toku kontroli ustalono, że w 2003 r. na zakup żywności zamawiający wydatkował kwotę 176.295,67 zł. Kwota ta została wydana bez stosowania przepisów ustawy z dnia 10.06.1994 r. o zamówieniach publicznych (zwanej dalej uozp.) Naruszony został przepis art. 3 uzop, wg którego ustawę stosuje się do udzielania zamówień publicznych na dostawy, usługi lub roboty budowlane. Zamawiający nie może w celu uniknięcia stosowania ustawy lub uniknięcia procedur udzielania zamówień publicznych określonych ustawą dzielić zamówienia na części oraz zaniżać wartości zamówienia.
Naruszony został również przepis art. 12a uozp, wg którego zamówienie publiczne może być udzielone wyłącznie dostawcy lub wykonawcy, który został wybrany na zasadach określonych w uozp.
W 2003r. zamawiający dwukrotnie (tj. w miesiącu marcu na kwotę 10.660,00 zł. oraz w miesiącu listopadzie na kwotę - 24.230,00 zł.) dokonał zakupu bonów dla pracowników, szacując wartość zamówienia na kwotę 39.520,00 zł. Z dokumentacji postępowania wynikało, że zamawiający dokonał jedynie "rozeznania rynku" w celu wyboru oferty najkorzystniejszej. Ze względu na wartość zamówienia, która przekraczała kwotę 3.000 euro zamawiający zobowiązany był udzielić zamówienia stosując przepisy uozp. Niezastosowanie tych przepisów było niezgodne z treścią art. 12a uozp, który stanowił, że zamówienie publiczne może być udzielone wyłącznie dostawcy lub wykonawcy, wybranemu na zasadach określonych w uozp.
W wyniku kontroli ustalono, że w okresie objętym kontrolą zamawiający na zakup środków czystości i higieny wydatkował środki finansowe w łącznej wysokości 9. 592,83 zł. brutto bez przeprowadzania analizy rynku do czego był zobowiązany Zarządzeniem Nr 158/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 31 marca 2003 r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy o zamówieniach publicznych. Wg bowiem § 14 ust. 8-10 ww. zarządzenia przed zawarciem umowy zamawiający powinien dokonać analizy rynku w celu wybrania takiego dostawcy / wykonawcy, który zapewni odpowiednią jakość i korzystną cenę przedmiotu zamówienia przy uwzględnieniu wszystkich potrzeb zamawiającego.

W związku z ww. nieprawidłowościami Prezydent Miasta Szczecina zalecił dyrektorowi szkoły aby :

1. W przypadku opłacania przez kontrahentów czynszu z opóźnieniem naliczał i ewidencjonował odsetki w terminach określonych odpowiednimi przepisami.
2. Wystąpił o zwrot nadpłaconego wynagrodzenia pracownikowi obsługi
   w kwocie 1.082,10 zł (brutto). Dokonał korekty nadpłaconego podatku dochodowego od osób fizycznych oraz składek ZUS.
3. Przestrzegał obowiązujących przepisów i regulacji przy ustalaniu i naliczaniu wynagrodzeń dla pracowników.
4. Rozważył możliwość zniesienia przyjętej w szkole dolnej granicy (kwota 1.000 zł) wartości środków trwałych. Dokonał uzgodnień ewidencji księgowej analitycznej i syntetycznej dotyczącej trwałych składników majątkowych.
5. Przy udzielaniu zamówień publicznych stosował zasady określone przepisami uozp, a także Zarządzenia nr 158/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 31.03.2003 r., w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy o zamówieniach publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej, zmienionego Zarządzeniem nr 374/03 z dnia 26.06.2003 r. oraz Zarządzeniem nr 599/03 z dnia 04.11.2003 r.