Kontrole przeprowadzone przez WKiAW w 2004 roku

Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego Urzędu Miejskiego w Szczecinie wraz z Biurem ds. Zamówień Publicznych UM przeprowadzili w dniach od 01 marca do 15 kwietnia 2004 r. kontrolę w Miejskim Zakładzie Komunikacyjnym w Szczecinie w zakresie wydatków na remonty i modernizację taboru tramwajowego w 2003 r., wydatków majątkowych z budżetu Miasta w 2003 r. jako dotacji celowej na modernizację torowisk i sieci oraz zagadnień dotyczących prawidłowości postępowań o udzielenie zamówień publicznych.
Ocenę kontrolowanej działalności, wnioski i zalecenia, uwzględniające złożone w dniu 18 maja 2004 r. wyjaśnienia do treści ustaleń kontrolnych zawarte zostały w wystąpieniu pokontrolnym z dnia 15.06.04 r. 
Miejski Zakład Komunikacyjny w Szczecinie na zakup usług remontowych wydatkował w 2003 r. kwotę 3.196.409,90 zł, tj. 5,9% całości wydatków i zrealizował 98,4% założeń planowych w tym zakresie /plan 3.250.000 zł/. Na wykonanie remontów taboru tramwajowego z wydatkowanej kwoty, przeznaczono 2.801.825,50 zł, z czego w 89,2% środki finansowe pochodziły z otrzymanej dotacji przedmiotowej w wysokości 2.500.000 zł. Oprócz dotacji przedmiotowej MZK otrzymał z budżetu Miasta dotację celową w wysokości 1.000.000 zł na modernizację torowisk i przejazdów przez torowiska. Ponadto w MZK w 2003 r. dokonano zakupów inwestycyjnych za 1.757.105 zł, realizując założenia planowe w 99,8% /plan 1.760.000 zł/, z tego na modernizację wagonów tramwajowych wydatkowano kwotę 1.696.000 zł.
Kontrola dokumentów dotyczących stanu organizacyjnego wykazała, że w MZK obowiązującym od 1995 r. jest statut, który wymaga aktualizacji, w związku z wyłączeniem ze struktury MZK w 1999 r. Bazy Autobusowej nr 1 i 2 oraz wydzieleniem od 01.07.2000 r. Warsztatów Remontowych. Opracowany przez MZK projekt statutu, który pismem z dnia 28 lutego 2003 r.  przesłany został do Wydziału Organizacyjnego UM, a następnie po przedstawieniu uwag pismem z dnia 24 marca 2003 r. przesłany został do Dyrektora Wydziału Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska, do dnia zakończenia kontroli nie został zatwierdzony.  
W toku kontroli stwierdzono, że w ramach przyznanej dotacji przedmiotowej w wysokości 2.500.000 zł, dokonano remontu 10. sztuk wagonów tramwajowych typu 105. Prace remontowe wykonywały Centralne Warsztaty Spółka z o.o. z siedzibą w Szczecinie ul. Klonowica 5 (zwane dalej CW)  na podstawie zawartych umów. Umowy zawarte zostały w rezultacie rokowań przeprowadzanych na podstawie art. 71 pkt. 3 Ustawy o zamówieniach publicznych z dnia 10 czerwca 1994 r. w trybie z wolnej ręki oraz decyzji nr ZT/30/41/00 Prezesa Urzędu Zamówień Publicznych z dnia 29.03.2000r. zatwierdzającej ten tryb zamówienia na świadczenie usług remontowych taboru tramwajowego przez jednoosobową spółkę Gminy Miasto Szczecin pn. Centralne Warsztaty Sp. z o.o. na rzecz MZK.
Na podstawie umowy nr 5/MZK/2003 z dnia 13 stycznia 2003 r. CW dokonały remontu 6. wagonów tramwajowych typu 105. Cena brutto wykonania przedmiotu umowy wynosiła 1.830.000 zł (z VAT), cena netto 1.500.000 zł, a cena netto wykonania jednej sztuki wagonu to 250.000 zł. Remontu dalszych 4. wagonów tramwajowych wykonano na podstawie zawartej umowy nr 38/MZK/2003 z dnia 15.04.2003 r. Cena brutto przedmiotu umowy wynosiła 1.220.000 zł, cena netto 1.000.000 zł, a cena netto remontu dwóch pierwszych wagonów wynosiła po 270.000 zł, a dwóch następnych po 230.000 zł. Remont wykonywany był według ustalonego zakresu robót poszczególnych typów wagonów, który stanowił integralną część zawartych umów. Według protokołów odbiorów końcowych, Komisja nie miała zastrzeżeń do zakresu, jakości oraz terminu i sposobu ich wykonywania, prace remontowe były zgodne z warunkami określonymi w umowach.
Rozliczenia z tytułu wykonanych usług remontowych dokonywane były na podstawie uzgodnionych harmonogramów rzeczowo-finansowych, w ustalonych kwotach i terminach. Za remont poszczególnych wagonów wystawiane były faktury na zaliczki ujęte w harmonogramie oraz faktury końcowe (rozliczeniowe) na kwoty wynikające z ustaleń w umowach.  
W wyniku kontroli ewidencji na koncie 427-03 - usługi remontowe- stwierdzono, że oprócz remontów całościowych wagonów tramwajowych, ewidencjonowane były również remonty o mniejszym zakresie, których koszt wyniósł łączną kwotę 301.825,50zł i w całości sfinansowane zostały z własnych środków. Skontrolowano koszty dokonanych tego typu napraw na ogólną kwotę 217.627 zł, tj. 72,1% napraw tego rodzaju, nie stwierdzając nieprawidłowości. 
Koszty tych remontów dotyczyły między innymi:
 - zakończonego w lutym 2003 r. remontu małego czterech wagonów tramwajowych,  zgodnie z umową nr 105/MZK/02 z dnia 23.10.02 r., zawartą z CW, ogólny koszt tych robót wynosił kwotę 120.000 zł (8 faktur po 15.000    zł),
- montażu siedzeń w wagonach tramwajowych GT-6, jako wykonanie nakazu kontroli Powiatowej Stacji Sanitarno-  Epidemiologicznej z dnia 09.05.2003 r. Ogólny koszt wymiany siedzeń 24.600 zł (6 faktur po 4.100 zł), zgodnie z zawartą umową na dostawę i montaż siedzeń z firmą TADSIL,
- napraw podzespołów, napraw awaryjnych i powypadkowych na łączną kwotę 53.227zł (6 faktur), wykonywanych   na podstawie umowy 24/MZK/00 z dnia 29.03.2000 r. przez CW,
- likwidacji reklam tramwajowych przez CW zgodnie z umową nr 3/MZK/2001 z dnia 01.02.2001 r., skontrolowano 2  przypadki na kwotę 6.600 zł, z 12 wykonanych tego typu robót,
- napraw podzespołów wykonywanych przez CW na podstawie umowy nr 69/MZK/03 z dnia 01.07.2003 r.,   skontrolowano 2 zlecenia, z wykonanych czterech tego typu napraw (wg ewidencji na koncie 427-03) w okresie obowiązywania tej umowy, ogólny koszt tych napraw wynosił 13.200 zł.
W wyniku kontroli wykorzystania środków z otrzymanej dotacji celowej z budżetu Miasta na modernizację torowisk i przejazdów przez torowiska, stwierdzono, że dokonano modernizacji ośmiu odcinków torowisk i przejazdów przez torowiska o łącznej długości 890 metrów torów. Realizacji zadania dokonywano według uzgodnionego z Wydziałem GKiOŚ UM "harmonogramu finansowania modernizacji torowisk i przejazdów przez torowiska". Prace modernizacyjne wykonywane były przez Wydział Sieci Elektrotrakcyjnej, a koszty tych robót wyniosły łączną kwotę 1.000.000 zł. Rozliczanie zadania odbywało się na podstawie oddzielnych zleceń wewnętrznych, w których ewidencjonowane były wszystkie ponoszone koszty dotyczące danego odcinka torów. Po ukończeniu danego zadania dokonywany był końcowy odbiór techniczny wraz z oceną jakości prac i użytych materiałów. Łączne koszty wykonania modernizacji poszczególnych odcinków torów ustalano na podstawie sporządzonej kalkulacji wynikowej i jako nakłady inwestycyjne, na podstawie OT zwiększano wartość inwentarzową danego środka trwałego (poszczególnego numeru odcinka torów).
Z analizy wydatków inwestycyjnych wynika, że w MZK w 2003 r. zrealizowano zakupy inwestycyjne na łączną kwotę 1.757.105 zł, z tego na modernizację taboru tramwajowego wydatkowano 1.696.000 zł. Modernizacji wagonów tramwajowych dokonywały Centralne Warsztaty na podstawie zawartych umów.
Umowa nr 64/MZK/03 z dnia 27.05.2003 r. na modernizację 2. wagonów, której cena brutto przedmiotu umowy wynosiła 1.037.000 zł, podpisana została jednoosobowo w zastępstwie za dyrektora MZK przez osobę pełniącą funkcję głównego księgowego. Według pełnomocnictwa, dyrektor MZK udzielił głównej księgowej  pełnomocnictwa, między innymi do "wykonywania czynności zobowiązujących i rozporządzających, których przedmiot nie przekracza wartości 500.000 zł". Podpisując jednoosobowo ww. umowę osoba ta przekroczyła uprawnienia wynikające z udzielonego pełnomocnictwa, co stanowi naruszenie art. 138 ust. 1 pkt. 2 ustawy o finansach publicznych (Dz. U. z 1998 r. nr 155, poz. 1014 ze zm.), według którego naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest popełnienie czynu polegającego na przekroczeniu uprawnień do dokonywania wydatków ze środków publicznych. Ze złożonego wyjaśnienia wynika, że podpisanie umowy "nastąpiło w czasie nieobecności dyrektora MZK i jego zastępcy. Mając na uwadze względy społeczne (brak środków finansowych w CW Sp. z o.o.), a jednocześnie znając stanowisko przedstawicieli Urzędu Miejskiego, po wcześniejszym uzgodnieniu telefonicznym z dyrektorem MZK niezwłocznie podpisałam umowę". Rozliczenia finansowe z tytułu zawartej umowy realizowane były według ustalonego harmonogramu rzeczowo-finansowego, w którym zawarte były terminy i kwoty płatności za wykonywane prace modernizacyjne. Koszt modernizacji jednego wagonu tramwajowego wynosił 425.000 zł i o taką kwotę powiększona została wartość inwentarzowa środka trwałego - wagonu tramwajowego.    
Stwierdzono, że w realizacji tej umowy naliczono kary za nie dotrzymanie terminu wykonania umowy niezgodnie z ustaleniami zawartymi w umowie. Z-ca kierownika Działu Finansowo-księgowego wysokość kary ustaliła bowiem naliczając odsetki ustawowe w wysokości 3.765,48 zł, a według § 8 pkt. 1 umowy winny być naliczone kary za nieterminowe zrealizowanie przedmiotu umowy w wysokości 0,06% wartości netto wykonania modernizacji wagonu za każdy rozpoczęty dzień zwłoki, tj. należało naliczyć kwotę 13.463,52 zł. Stwierdzono, że naliczone odsetki zostały umorzone "Oświadczeniem Woli Prezydenta z dnia 3.02.2004r." na złożony wniosek dyrektora MZK, w związku z prośbą Prezesa CW o umorzenie naliczonych kar, z uwagi na trudną sytuację finansową Spółki.               
Na modernizację następnych 2. wagonów  tramwajowych zawarta została w dniu 14.11.2003 r. druga umowa nr 102/MZK/03, podpisana przez dyrektora i główną księgową. Cena netto wykonania modernizacji dwóch wagonów wynosiła 675.137 zł, w tym cena wykonania modernizacji jednego wagonu wynosiła 337.568,50 zł. Niższa cena zleconych do modernizacji w tej umowie wagonów wynikała z wprowadzonych aneksem zmian w umowie, w wyniku których, MZK dokonywało z własnych środków zakupów ustalonych podzespołów niezbędnych do ukończenia modernizacji, pomniejszając równocześnie o wartość zakupionych podzespołów uzgodnioną pierwotnie cenę modernizacji. Realizacja umowy przebiegała według ustaleń w zawartej umowie i wprowadzonego do niej aneksu, w którym nie określono daty jego wprowadzenia. Płatności dokonywane były według uzgodnionego harmonogramu finansowego modernizowanych wagonów.     
Kontrola postępowań o udzielenie zamówień publicznych wykazała szereg nieprawidłowości w tym zakresie, a mianowicie:
W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na „Najem pojazdów i sprzętu wraz z obsługą (usługi transportowe) do wykonania remontów (średnich i bieżących) torów tramwajowych oraz modernizację torowisk i przejazdów przez torowiska MZK w Szczecinie w 2003 r.”, odrzucono ofertę złożoną przez firmę AKROS Usługi Transportowe, ul. Modra 19b, 70-220 Szczecin na podstawie art. 27a ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 10 czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych, zwanej dalej UOZP. Podstawą faktyczną odrzucenia było nie uzupełnienie w wyznaczonym terminie zaświadczenia o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej. Zamawiający odrzucił ofertę niezgodnie z przepisami UOZP, ponieważ firma AKROS powinna zostać wykluczona z postępowania na podstawie art. 19 ust. 1 pkt 7 UOZP, który stanowi, że z ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego wyklucza się dostawców lub wykonawców, którzy nie spełniają warunków określonych w art. 22 ust. 2 pkt 1-4 lub w wyznaczonym terminie nie złożyli, nie uzupełnili lub nie wyjaśnili dokumentów potwierdzających spełnianie warunków, o których mowa w art. 22 ust. 2. Dyrektor MZK nie złożył oświadczenia, o którym mowa w art. 20 UOZP, wg którego osoby występujące w imieniu zamawiającego, w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego składają oświadczenia pisemne o braku lub istnieniu okoliczności, o których mowa w ust. 1 (dot. wyłączeń podmiotowych po stronie zamawiającego). Było to niezgodne z przepisami UOZP.
W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego na „Dostawę betonu drobnoziarnistego”, jeden z członków komisji, Dyrektor MZK i radca prawny nie złożyli oświadczenia, o którym mowa w wyżej cyt. art. 20 UOZP, co było niezgodne z przepisami UOZP.
W postępowaniu o udzielenie zamówień publicznych na dostawę w 2003 r. szyn tramwajowych i kolejowych, w trybie zapytania o cenę, wszczętego w dniu 15.04.2003 r., zaproszenie do składania ofert nie było podpisane przez  Dyrektora MZK. Było to niezgodne z przepisami Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 4 czerwca 2002 r. w sprawie szczegółowych zasad powoływania członków komisji przetargowej oraz trybu jej pracy, gdzie § 6 pkt 1 ww. Rozporządzenia stanowi, że komisja przygotowując postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, w szczególności przygotowuje i przekazuje do zatwierdzenia przez kierownika jednostki projekt specyfikacji istotnych warunków zamówienia, zaproszenia do udziału w postępowaniu, zaproszenia do składania ofert albo zapytania o cenę.
W załączniku nr 4 do zaproszenia do składania ofert – wezwanie do złożenia oświadczenia, o którym mowa w art. 22 ust. 5 UOZP nie wymieniono wśród osób biorących udział w postępowaniu po stronie zamawiającego jednego z członków komisji oraz radcy prawnego, co było niezgodne z przepisami UOZP, gdyż wg art. 22 ust. 6 UOZP wezwanie powinno zawierać wykaz uczestników postępowania oraz osób po stronie zamawiającego biorących udział w postępowaniu.
Dyrektor MZK i radca prawny nie złożyli ponadto oświadczenia, o którym mowa w wyżej cyt. art. 20 UOZP, co było niezgodne z przepisami UOZP.
W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w trybie zamówienia z wolnej ręki, wszczętego w dniu 12.05.2003 r. w wyniku którego zawarta została, Umowa Nr 42/MZK/GZ/15/2003 z ThyssenKrupp GfT Polska sp. z o.o. na dostawę w 2003 r. szyn tramwajowych i kolejowych, stwierdzono brak zaopiniowania tej umowy przez radcę prawnego. Było to niezgodne z Zarządzeniem nr 158/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 31 marca 2003r. w sprawie zasad wykonywania w Urzędzie Miejskim i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy o zamówieniach publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej Urzędu Miejskiego, gdzie § 12 ust. 7 Załącznika nr 1 do ww. Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina stanowi, że umowa o zamówienie publiczne powinna być zaopiniowana przez radcę prawnego.
Stwierdzono ponadto, że Dyrektor MZK nie złożył oświadczenia, o którym mowa w wyżej cyt. art. 20 UOZP, co było niezgodne z przepisami UOZP.
Dostawca - ThyssenKrupp GfT Polska sp. z o.o. nie złożył oświadczenia, o którym mowa w art. 22 ust. 2 UOZP, wg którego przystępując do udziału w postępowaniu o zamówienie publiczne każdy dostawca lub wykonawca składa oświadczenie, że: jest uprawniony do występowania w obrocie prawnym, zgodnie z wymaganiami ustawowymi, posiada uprawnienia niezbędne do wykonywania określonych prac lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień, dysponuje niezbędną wiedzą i doświadczeniem, a także potencjałem ekonomicznym i technicznym oraz pracownikami zdolnymi do wykonania danego zamówienia, znajduje się w sytuacji finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia, nie podlega wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 19 UOZP.
W postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego w trybie zapytania o cenę, wszczętego w dniu 05.06.2003 r., Zamawiający w protokole postępowania zapisał, że wartość szacunkowa zamówienia wynosiła 179 807,00 zł., tj. 41 539,00 EURO. Wartość ta wynikała z kalkulacji obejmującej swoim zakresem 70 ton szyn typu Ri-60 N oraz 4,6 tony szyn typu S-49. Przedmiot zamówienia, określony w zapytaniu o cenę z dnia 05.06.2003 r. obejmował dostawę 39 ton szyn tramwajowych typu Ri-60 N. Zamawiający ustalił wartość szacunkową zamówienia niezgodnie z przepisami UOZP.
Art. 2 ust. 1 pkt 9 UOZP stanowi, że przez wartość zamówienia należy rozumieć wartość szacunkową zamówienia, ustaloną przez zamawiającego z należytą starannością.
Z treści zaproszenia do składania ofert wynikało, że zamawiający przeprowadził postępowanie o wartości szacunkowej powyżej 30 000 EURO. Zaproszenie do składania ofert nie zostało skierowane do uzgodnienia z Kierownikiem Biura ds. Zamówień Publicznych i dyrektorem właściwego wydziału Urzędu Miejskiego. Było to niezgodne z § 2 upoważnienia nr 352/02 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 20 grudnia 2002 r., wg którego w przypadku składania oświadczeń woli w zakresie udzielania zamówień publicznych przekraczających równowartość 30 000 EURO konieczne jest dokonanie uzgodnień zapytania o cenę z Kierownikiem Biura ds. Zamówień Publicznych Urzędu Miejskiego w Szczecinie w porozumieniu z dyrektorem właściwego wydziału Urzędu.
W załączniku nr 4 do zaproszenia do składania ofert – wezwanie do złożenia oświadczenia, o którym mowa w art. 22 ust. 5 UOZP nie wymieniono wśród osób biorących udział w postępowaniu po stronie zamawiającego jednego z członków komisji oraz radcy prawnego, co było niezgodne z art. 22 ust. 6 UOZP wg którego wezwanie powinno zawierać wykaz uczestników postępowania oraz osób po stronie zamawiającego biorących udział w postępowaniu.
Członkowie komisji przetargowej oraz Dyrektor MZK i radca prawny nie złożyli ponadto oświadczenia, o którym mowa w wyżej cyt. art. 20 UOZP, co było niezgodne z przepisami UOZP.
Zamawiający nie wysłał do oferentów zawiadomienia o wyborze oferty. Było to niezgodne z przepisami art. 69 ust. 4 UOZP, który stanowi, że jeżeli wartość zamówienia przekracza równowartość kwoty 30 000 EURO, zamawiający zawiadamia niezwłocznie o wyborze oferty pozostałych oferentów, wskazując nazwę i siedzibę tego, którego ofertę wybrano oraz cenę.
Zamawiający nie przesłał do publikacji w Biuletynie Zamówień Publicznych ogłoszenia o wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Było to niezgodne z przepisami art. 14d ust. 1 UOZP, który stanowi, że zamawiający przesyła do publikacji w Biuletynie Zamówień Publicznych, niezwłocznie po zawarciu umowy, ogłoszenie o wyniku postępowania o udzielenie zamówienia.
Przedstawione powyżej nieprawidłowości w zakresie postępowań o udzielenie zamówień publicznych stanowiły naruszenie przepisów art. 138 ust. 1 pkt. 12 wyżej  wskazanej ustawy o finansach publicznych, według której naruszeniem dyscypliny finansów publicznych jest popełnienie czynu polegającego na naruszeniu zasady, formy lub trybu postępowania przy udzielaniu zamówienia publicznego, ustalonych ustawą, o której mowa w art. 28 ust 4.
 
W związku z ww. nieprawidłowościami Prezydent Miasta Szczecina zalecił dyrektorowi MZK aby:

1. Przy przeprowadzaniu postępowań o udzielaniu zamówień publicznych w każdym wybranym trybie stosował obowiązującą dokumentację wynikającą z przepisów ustawy o zamówieniach publicznych a także przepisów wynikających z Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie zasad wykonywania w UM i jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin ustawy o zamówieniach publicznych oraz Regulaminu Pracy Komisji Przetargowej UM.
2. Egzekwował przestrzeganie przez podległych pracowników zakresu udzielanych przez dyrektora zakładu pełnomocnictw.
3. Przy realizacji zawieranych umów na wykonywanie usług, postępował zgodnie z ustaleniami w nich zawartymi, także w przypadkach nieterminowego realizowania przedmiotu umowy i egzekwował naliczane należności z tytułu niewłaściwego wykonania przedmiotu umowy.
4. Dokonał wraz z Wydziałem Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska aktualizacji obowiązującego obecnie statutu Zakładu.