Protokół z posiedzeń komisji Rady Miasta

PROTOKÓŁ NR 0012.4.21.2019
ZE WSPÓLNEGO POSIEDZENIA 
KOMISJI DS. BUDŻETU I ROZWOJU
I KOMISJI DS. EDUKACJI
Z DNIA 11 WRZEŚNIA 2019 ROKU

Początek posiedzenia - 10:30
Zakończenie posiedzenia - 12:30

Posiedzenie Komisji otworzył i przewodniczył obradom p. Bazyli Baran - Wiceprzewodniczący Komisji ds. Edukacji.

W posiedzeniu uczestniczyli członkowie Komisji oraz osoby zaproszone wg załączonych list obecności załącznik nr 1 i 2.

Po stwierdzeniu prawomocności posiedzenia (quorum i prawidłowość zwołania posiedzenia)
Wiceprzewodniczący poinformował o obowiązującej klauzuli informacyjnej o przetwarzaniu danych osobowych i zaproponował następujący porządek dzienny posiedzenia:

Ad. pkt. 1.
Rozpatrzenie wniosków w sprawie zmian do porządku obrad.

Nie zgłoszono.

Ad. pkt. 2.
Centrum Usług Wspólnych - dla Placówek Oświatowych w Szczecinie – przedstawienie kluczowych planów w zakresie ogólnych założeń
i przyjętych obszarów do diagnozy, prezentacja wyników diagnoz oraz omówienie podejścia procesowego zastosowanego przy modelowaniu wspólnej obsługi - ciąg dalszy dyskusji.

S. Lipiński – Skarbnik Miasta – powiedział, że Miasto od dłuższego czasu przygotowuje się do utworzenia Centrum Usług Wspólnych. Utworzenie go jest koniecznością – wymogiem naszych czasów. Ustawodawca zachęca nas do podjęcia takich działań. 24 stycznia 2019 roku  został powołany przez Prezydenta Szczecina  Zespół (składający się z 13 osób – zapoznał zebranych ze składem), którego głównym zadaniem jest przygotowanie koncepcji CUW. Powołany został również Zespół Konsultacyjny (z udziałem dyrektorów szkół i głównych księgowych). Prace są obecnie na półmetku. Konkurs na przeprowadzenie analizy wygrała firma CDiAP, która wprowadzała CUW w innych polskich miastach. 

U. Pańka – zapytała Skarbnika, czy w propozycji są ujęte kwestie podwyżki dla nauczycieli?

S. Lipiński – odpowiedział, że prace tego zespołu nie obejmowały takich kwestii, skoncentrowane były bowiem na CUW.

W dalszej części porządku obrad B. Szymańska oraz B. Kabat – Centrum Doradztwa i Analiz Projektowych – zaprezentowali w formie audiowizualnej „Koncepcje Usług Wspólnych placówek oświatowych w Szczecinie”, która stanowi załącznik nr 3  do protokołu (prace są w finale drugiego etapu).

M. M. Herczyńska – zwróciła uwagę na trudności, jakie przyniesie wprowadzenie CUW oraz słabe strony systemu: komunikacja, dostosowanie dokumentów i ich przekazywane. Ujednolicenie procedur oraz dokumentów będzie bardzo trudne.

B. Nawrocka – CDiAP – odwołała się do swoich doświadczeń obejmujących budowanie podobnego systemu dla placówek przedszkolnych w Gdańsku. Napotkano różne problemy, jednak jest to naturalne i istnieją narzędzia do tego, żeby ujednolicić procedury komunikacji i obiegu informacji. Zaznaczyła, że w Gdańsku to CUW jest inicjatorem w przekazywaniu informacji do dyrektorów, którzy dokonują ich akceptacji. Powiedziała, że w Gdańsku w pierwszym roku ilość dokumentacji zmniejszyła się o 43%.

U. Pańka – zauważyła, że w Gdańsku system wprowadzany był dwustopniowo. Zapytała, czy w Szczecinie rozważane jest to, aby wprowadzić go w podobny sposób (np. najpierw przedszkola i wybrane szkoły, a później reszta placówek)? Zapytała o to, kto był w zespole zajmującym się CUW i czy były tam także osoby, które deklarowały, że są przeciwni jego wprowadzaniu (np. dyrektor S. Osiński).  Zasugerowała, aby porozmawiać z dyrektorami, którzy podchodzą sceptycznie do zagadnienia.

S. Lipiński – w odniesieniu do pomysłu dwuetapowości powiedział, że nic nie jest przesądzone, ponieważ dobrze jest wykorzystać wszystkie doświadczenia innych miast. Zapewnił, ze zatrudniona firma prezentuje bardzo bogate doświadczenie. Jego zdaniem dwuetapowość nie jest dobrym rozwiązaniem, ponieważ niesie ona ze sobą usprawnienia tylko w niewielkim stopniu.  Zwrócił uwagę na duże problemy kadrowe. Miasto dąży do tego, aby nowy system był odpowiedzią na problemy kadrowe. Terminy oraz kształt systemu nie są jednak przesądzone. Jednym z podstawowych założeń jest to, że nikt nie straci pracy, ponieważ celem nie są oszczędności. Celem jest sprawniejsze zarządzanie. Zaznaczył jednak, że jest to tylko jego głos w dyskusji.

J. Balicka – zapytała o to, jak zmniejszyła się ilość korekt po wprowadzeniu CUW?

B. Nawrocka – odpowiedziała, że ilość korekt zmniejszyła się o 92% na przełomie roku.

K. Soska – Zastępca Prezydenta Miasta – powiedział, że wprowadzenie CUW jest wspólną decyzją wynikającą z konieczności zmiany organizacji w zakresie obsługi finansowo-księgowej, spowodowanej przez regulacje prawne. Obawy dyrektorów szkół są uzasadnione, ponieważ wprowadzanie nowego systemu zawsze wzbudza obawy przed nieznanym, jednak doświadczenia uczą nas, że zmiany najczęściej przynoszą poprawę sytuacji. Powiedział, że system musi spełniać przede wszystkim oczekiwania dyrektorów, ponieważ oni będą jego głównymi użytkownikami. Aby to osiągnąć prowadzone są rozmowy już na etapie projektowania systemu. Wyjaśnił, że celem systemu jest zdjęcie z dyrektorów balastu w postaci obsługi księgowej, a nie odebranie im kompetencji.

B. Baran – zapytał o to, czy w związku z przekształceniami księgowe stracą pracę, czy przejdą do CUWu? Zapytał o to, kto będzie przygotowywał informacje dla dyrektorów? Czy dyrektor szkoły będzie odpowiedzialny za finanse szkoły?

B. Szymańska – zwracając się do przedmowcy odpowiedziała, że dyrektor CUW odpowiada za sprawozdawczość i finanse placówki.

B. Nawrocka – powiedziała, że powołanie CUWu jest jednocześnie przekazaniem w jego ręce całego obszaru rachunkowości. Ustawodawca nie zdejmuje jednak z dyrektora placówki odpowiedzialności za ustalanie budżetu i realizację wydatków. Przywołała przykład Gdańska, gdzie przyjęto zasadę, że księgowi z CUWu jeżdżą do dyrektorów placówek i rozmawiają z nimi osobiście w takiej częstotliwości jaka jest potrzebna. Potwierdziła, że CUW nie ma odbierać kompetencji dyrektorom placówek, tylko wspierać ich i zapewniać im bezpieczeństwo. Powtórzyła, że w nowym systemie dyrektor odpowiadał będzie za budżet, ale nie za rachunkowość.

B. Baran – zapytał, czy w placówkach będzie zachowany etat dla księgowych?

B. Nawrocka – odpowiedziała, że nie – księgowe przejdą do CUW.

E. Łongiewska-Wijas – powiedziała, że jest przekonana o konieczności wprowadzenia CUW. Odwołała się do swoich doświadczeń w zarządzaniu i zapewniła, że standaryzacja poprawia efektywność. Zapytała o to, jakie informacje będą mogły być poddawane ocenie po wprowadzeniu i unormowaniu systemu?  Zapytała, o to, co zyska wydział oświaty po prowadzonych zmianach?

Przedstawicielka Wydziału Oświaty – w odpowiedzi na pytanie Pani U. Pańki powiedziała, że przy powoływaniu urzędowego zespołu poszukiwano osób do współpracy. Zaproszenia do prac zostały wysłane do wszystkich dyrektorów i głównych księgowych, zgłosiło się jednak jedynie czworo dyrektorów. Dopiero po bezpośrednich rozmowach udało się skompletować zespół. W odpowiedzi na pytanie Pani E. Łongiewskiej-Wijas powiedziała, że gdyby procesy były scentralizowane system mógłby być stałym źródłem wielu informacji, bez konieczności każdorazowego kierowania prośby do dyrektora placówki. Zwróciła uwagę na to, że każde powielanie informacji generuje błędy. Zauważyła także, że przy nowym systemie poprawi się jakość pracy, ponieważ księgowe będą pracować w jednym miejscu, co pozwoli na wymianę doświadczeń.

E. Łongiewska-Wijas – zapytała o to, czy dana księgowa będzie dedykowana danej placówce i będzie zajmowała się księgowością w pełnym zakresie, czy też księgowe będą specjalizowały się w danej dziedzinie księgowości i jedną placówkę będzie obsługiwało kilka osób? Zapytała także o korzyści długoterminowe i krótkoterminowe, jakie przynieść może nowy system.

B. Baran – wyraził wątpliwość, czy wszyscy pracownicy księgowości zostaną przeniesieni do CUW.

B. Nawrocka – w oparciu o własne doświadczenia powiedziała, że w Gdańsku wszyscy pracownicy mieli możliwość przejścia do CUW (jeśli ktoś nie przeszedł to była jego decyzja). Powiedziała, że w CUW, którym ona się zajmuje pracownicy mogli deklarować swoją chęć do wykonywania konkretnych działań (zastosowano indywidualne podejście). Wymieniła korzyści, jakie przyniósł nowy system: rzetelniejszy i szybszy przepływ informacji, łatwiejszy dostęp do danych finansowych i płacowych, jednolita kwalifikacja wydatków i interpretacja przepisów prawnych, oszczędności w perspektywie długoterminowej.

Przedstawicielka Wydziału Oświaty – zasygnalizowała, że dyrektorzy są nauczycielami, a nie księgowymi i dyrektorzy potrzebują wsparcia w księgowości (szczególnie na początku).

S. Biernat – powiedziała, że bardzo ważna jest wymiana doświadczeń przez księgowe, ponieważ podnosi to ich kompetencje.

R. Łażewska – zapytała, czy CUW przejmuje także windykację?

B. Nawrocka – powiedziała, że do CUW przekazuje się rachunkowość w całym zakresie, a zatem także windykację.

E. Łongiewska-Wijas – zapytała o to, jakie obszary przejmie CUW szczeciński?

S. Lipiński – odpowiedział, że na początku CUW przejmie rachunkowości, a później (jeśli będzie zgoda) to zamówienia publiczne, płace itd. Jednak wszystko będzie odbywać się etapami.

E. Łongiewska-Wijas – zapytała, jak będzie wyglądał dostęp dyrektora do informacji, ponieważ musi on oceniać efektywność finansową.

B. Nawrocka – odpowiedziała, że dyrektor dostaje informacje od dedykowanego księgowego w jakiej częstotliwości, w jakiej będzie oczekiwał.

A. Grenda – zapytała o to, czy budżety Rad Rodziców pozostają przy szkołach?

Przedstawicielka Wydziału Oświaty – odpowiedziała, że Rada Rodziców jest odrębnym ciałem i dyrektor nie ma nad nim kontroli.  

E. Łongiewska-Wijas – zapytała o to, czy główna księgowa w szkole może zajmować się obsługą Rady Rodziców?

Przedstawicielka Wydziału Oświaty – odpowiedziała, że nie powinna tego robić, chyba że została zawarta oddzielna umowa.

B. Kabat – zwrócił uwagę na zastosowaną metodologię. Zaznaczył, że najważniejszą i najtrudniejszą rzeczą jest rozpisanie procesów. To w jaki sposób i przez kogo będą one wykonywane będzie ustalane w dalszych etapach.

Ad. pkt. 3.
Sprawy różne i wolne wnioski.

Nie zgłoszono.

Na tym posiedzenie zakończono.