Odpowiedzi na interpelacje/zapytania

            W związku ze złożonym przez Pana Radnego zapytaniem (pismo znak :                BRM-I/MK/0057/495-550/08) w sprawie realizacji zapowiedzi wyborczych Prezydenta Miasta Szczecin, dotyczących funkcjonowania Urzędu Miasta Szczecin, wyjaśniam, co następuje :

1.      „Urząd będzie tani, szybki i sprawnie działający, a pracownicy kompetentni                         i odpowiedzialni”.

      Zmierzając do realizacji powyższych zapowiedzi Prezydent Miasta podjął działania zmierzające do racjonalizacji kosztów działania Urzędu. Pierwsze efekty tych działań      są już widoczne o czym mogą świadczyć oszczędności w zakresie kosztów telefonii stacjonarnej i komórkowej.

Wydatki w okresie od stycznia do września 2006 r. wyniosły 1 009 767,89 zł,                 zaś w analogicznym okresie roku 2007 – wyniosły 801 715,91 zł – co w efekcie daje oszczędności w kwocie 208 051,98 zł.

Dodatkowo po rozliczeniu bilingów przez pracowników Urzędu za okres styczeń – lipiec 2007 r. do kasy Urzędu Miasta wpłynęło 38 628,29 zł.

Łączna kwota oszczędności z tytułu usług telefonicznych wyniosła 246 680,27 zł.

      Racjonalizacja kosztów objęła również wydatki realizowane kartami płatniczymi        o czym mogą świadczyć poniższe dane :  rok 2006 – wydatkowano 53 408 zł ; rok 2007 – wydatkowano 14 503,33 zł.     

      Wynagrodzenia pracownicze - przyrost wynagrodzeń w okresie   listopad 2006                  -  listopad 2007 w Urzędzie wyniósł  3,3%    przy  inflacji w tym okresie wynoszącej   3,6% , czyli nastąpił spadek płacy realnej o  0,3 % .

W tym samym okresie przyrost płac nominalnych w sektorze przedsiębiorstw wyniósł 12%, co oznacza realny wzrost płac 8,3%.

W Urzędzie mimo realizacji dodatkowych zadań, tj. realizacja opłaty skarbowej           oraz wydłużony czas pracy w związku z wnioskami o wymianę dowodów osobistych    nie zanotowano przyrostu etatów.

      Zmierzając do poprawy funkcjonowania Urzędu, Prezydent Miasta zlecił zewnętrznej firmie audytorskiej przeprowadzenie audytu. W roku 2007 powstał raport z badania     audytowego, który wskazał na obszary wymagające zmian w celu usprawnienia funkcjonowania Urzędu oraz poprawy obsługi interesantów.

Zarządzenie Nr 217/07 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 27 kwietnia 2007 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin stanowiło realizację zaleceń zawartych w raporcie.

      W celu zapewnienia kompetentnej i fachowej obsługi interesantów, oprócz dotychczas stosowanych metod, tj. obowiązkowe zajęcia aplikacyjne dla nowo przyjętych pracowników (trwające ok. 6 miesięcy i zakończone egzaminem warunkującym dalsze zatrudnienie) oraz szkoleń organizowanych przez podmioty zewnętrzne, Urząd w roku 2007 pozyskał dodatkowe środki na realizację projektu „Po pierwsze kompetencje - szkolenia i kursy dla pracowników Urzędu Miasta Szczecin”. Projekt jest realizowany      w oparciu ośrodki z Mechanizmu Finansowego Europejskiego Obszaru Gospodarczego.

Wartość projektu to kwota 588 280 Euro, w tym wartość wsparcia 441 210 Euro (75%) oraz wkład własny 147 070 Euro (25%). Okres realizacji projektu od 1 marca 2007 r.     do 31 grudnia 2009 r.

Założeniem realizowanego projektu jest :

a)      podnoszenie jakości usług świadczonych przez samorząd,

b)      skrócenie terminów czynności administracyjnych wynikających z Kodeksu Postępowania Administracyjnego,

c)      uproszczenie procedur obowiązujących w Urzędzie,

d)      zwiększenie zadowolenia mieszkańców Miasta z pracy urzędników,

e)      zmniejszenie ilości składanych zasadnych skarg.

W ciągu trzech kwartałów 2007 r. zorganizowano 54 szkolenia grupowe, w trakcie których zostało przeszkolonych 2751 pracowników Urzędu (niektórzy pracownicy uczestniczyli w kilku szkoleniach).

      Niezależnie od powyższych działań Prezydent kładzie szczególny nacisk                   na doskonalenie funkcjonującego od 2001 r.  w Urzędzie Miasta Szczecin „Systemu Zarządzania Jakością”.

System Zarządzania Jakością oparty jest normie ISO 9001:2000, która kładzie szczególny nacisk na zadowolenie klienta, którym jest zarówno klient zewnętrzny - Interesant,         jak również klient wewnętrzny - pracownicy Urzędu.

Jednym z kluczowych elementów sprawdzania zadowolenia klienta oraz zapewnienia odpowiednich zasobów do jego obsługi jest badanie zadowolenia klienta - interesanta      w formie ankiet. Wzór ankiet opracowywany jest przez Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością, a następnie konsultowany z najwyższym kierownictwem Urzędu oraz merytorycznymi wydziałami. Do połowy 2007 roku ankiety były przeprowadzane systemowo raz lub dwa razy do roku, o ile nie było potrzeby miejscowego sprawdzenia zadowolenia. Obecnie opracowany jest wzór ankiety dostępnej dla interesantów przez cały czas. Ankieta dostępna jest zarówno w Biurze Obsługi Interesantów jak również      w Wydziałach i Biurach Urzędu Miasta. Przynajmniej dwa razy do roku przeprowadzana jest analiza ankiet, które są sporządzane anonimowo. Ankiety są wrzucane do urn ustawionych przy głównym wejściu do Urzędu Miasta oraz przy Biurze Obsługi Interesantów.

W załączeniu przekazuję wyniki ostatniej ankiety dotyczącej oceny pracy Urzędu Miasta  i Filii na Prawobrzeżu. W badaniu ankietowym wzięło udział 661 respondentów, w tym 267 w Filii Urzędu Miasta.

2. „Wszyscy urzędnicy będą powoływani, tak jak do służby cywilnej,  w trybie konkursu.   Kandydaci na wyższe stanowiska będą przechodzili także badania psychologiczne.       Nie będzie zatrudniania działaczy partyjnych”.

            Od sierpnia 2005 r. - zgodnie z  ustawą z dnia 22 marca 1990 r. o pracownikach samorządowych ( Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1593 z późn. zm. ) - na stanowiska urzędnicze Prezydent Miasta Szczecin przeprowadza otwarty i konkurencyjny nabór. Ponadto  w Urzędzie Miasta Szczecin obowiązuje, wydane w oparciu o ww. przepisy ustawy, Zarządzenie Nr 7/06 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 04 stycznia 2006 r.         w sprawie ustalenia procedury naboru na wolne kierownicze stanowiska urzędnicze oraz wolne stanowiska urzędnicze w Urzędzie Miasta Szczecin  oraz Zarządzenie Nr 82/06 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 15 lutego 2006 r. w sprawie ustalenia procedury naboru kandydatów na wolne stanowiska kierowników  miejskich jednostek organizacyjnych.

      Informacje o naborach na wolne stanowiska urzędnicze lub wolne kierownicze stanowiska urzędnicze podawane są do widomości publicznej poprzez publikację w BIP – ie oraz wywieszenie na tablicach informacyjnych Urzędu Miasta. Informacja o naborze określa szczegółowo jakie warunki musi spełniać osoba ubiegająca się o wolne stanowisko,         tj. wymagane kwalifikacje, staż pracy, wymagane umiejętności np. znajomość języka, jak również znajomość przepisów wymaganych na danym stanowisku. Ponadto ogłoszenie    o naborze szczegółowo określa jakie zadania będą realizowane na danym stanowisku oraz podległość służbową w ramach danej jednostki organizacyjnej.

Zgodnie z art. 3 ust. 1 pkt 4 cyt. ustawy pracownikiem samorządowym może być osoba posiadająca stan zdrowia pozwalający na zatrudnienie na określonym stanowisku.   
W związku z powyższym w ogłoszeniach o naborze w wymaganiach niezbędnych jest wymóg dobrego stanu zdrowia, potwierdzonego zaświadczeniem lekarskim.

Do naboru może przystąpić każdy kto spełnia wymagania określone w ogłoszeniu, bez względu na przynależność partyjną.

Nabory są przeprowadzane przez komisje powoływane każdorazowo przez Prezydenta Miasta Szczecin, które przeprowadzają procedurę naboru, w wyniku której ma nastąpić wyłonienie najlepszego kandydata (tj. dysponującego wiedzą i umiejętnościami niezbędnymi do realizacji przedmiotowych zadań) na dane stanowisko.               Informacje o wyborze kandydata podawane są do wiadomości publicznej poprzez BIP oraz ogłoszenie na urzędowej tablicy ogłoszeń.

3.      „Urząd musi szybko wydawać decyzje. Terminy, tam gdzie można, zostaną zdecydowanie  skrócone. Osoba starająca się o pozwolenie na budowę od ręki dowie się jakie dokumenty musi jeszcze uzupełnić”.

 Odpowiedzią na powyższe są dane wygenerowane z funkcjonującego w Urzędzie Miasta „Systemu Rejestr BOI” , które pozwalam sobie przedstawić poniżej. 

DANE WYNIKAJĄCE WYŁĄCZNIE Z SYSTEMU REJESTR BOI

Terminowość załatwiania spraw zarejestrowanych i zakończonych 
w 2006 r. w poszczególnych jednostkach organizacyjnych (w stosunku 
do terminów określonych w procedurach):

 Ilość spraw                              w tym zakończonych              % udział

zakończonych                            w terminie                                spraw                                                                                                                                       zakończonych

                                                                                    w terminie

1) WDGiP            26611                            26281                  98,8

2) USC                578                              568                               98,3

3) BOI                 2659                              2450                    92,1

4) BMRK              535                                479                     89,5

5) WGKiOŚ           2519                              2012                    79,9

6) WKiDK             744                                592                     79,6

7) BGM               1103                              843                      76,4

8) BOP                552                                420                      76,1

9) WGN               6275                              4731                    75,4

10) WO                747                                553                      74,0

11) WS                784                              544                             69,4

12) WPiOL               848                                541                      63,8

13) WMiLU           3990                              2344                   58,7

14) WUiAB                13631                             6363                   46,7

15) WZKiOL             102                                       46                             45,1

16) WZiPS                    2317                              862                             37,2

RAZEM                63 995                          49 629                77,6

WUiAB – procedura „Pozwolenie na budowę”

1656                               570                      34,4

Legenda :

1)       WDGiP – Wydział Działalności Gospodarczej i Przedsiębiorczości,

2)       USC – Urząd Stanu Cywilnego,

3)       BOI – Biuro Obsługi Interesantów,

4)       BMRK – Biuro Miejskiego Rzecznika Konsumentów,

5)       WGKiOŚ- Wydział Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska,

6)       WKiDK- Wydział Kultury i Dziedzictwa Kulturowego,

7)       BGM- Biuro Geodety Miasta,

8)       BOP – Biuro ds. Organizacji Pozarządowych,

9)       WGN – Wydział Gospodarki Nieruchomościami,

10)    WO – Wydział Organizacyjny,

11)    WS – Wydział Sportu,

12)    WPiOL – Wydział Podatków i Opłat Lokalnych,

13)    WMiLU – Wydział Mieszkalnictwa i Lokali Użytkowych,

14)    WUiAB – Wydział Urbanistyki i Administracji Budowlanej,

15)    WZKiOL – Wydział Zarządzania Kryzysowego i Ochrony Ludności,

16)     WZiPS – Wydział Zdrowia i Pomocy Społecznej.

DANE WYNIKAJĄCE WYŁĄCZNIE Z SYSTEMU REJESTR BOI

Terminowość załatwiania spraw zarejestrowanych i zakończonych 
w 2007 r. w poszczególnych jednostkach organizacyjnych (w stosunku 
do terminów określonych w procedurach):

Ilość spraw                               w tym zakończonych              % udział

zakończonych                            w terminie                                    spraw                                                                                                                                       zakończonych

                                                                                                             w terminie

1) BOI                   27 757                      27 522                      99,2

2) USC                1 522                    1503                              98,8

3) WOś               291                      270                                92,8

4) BMRK               495                      448                                90,5

5) WRMiFP              241                      217                                90,0

6) BOP               756                     641                                84,8

7) WSiT                        729                       577                                      79,1

8) WPOiE            1 181              923                               78,2

9) WGKiOŚ           3 210                      2 385                      74,3

10) WGN             6 582                      4 870                      74,0

11) WO               426                      315                                74,0

12) WZiPS                    1 880                    1 353                             72,0

13) WK               419                     297                                70,9

14) BGM              1 121                      706                                63,0

15) WZKiOL              112                     63                                  56,3

16) WUiAB                14 206                      7 077                             49,8

      RAZEM             60 928                       49 167                          80,7

WUiAB – procedura „Pozwolenie na budowę”

1 641                    552                                33,6

Legenda :

1)  BOI – Biuro Obsługi Interesantów,

2)  USC – Urząd Stanu Cywilnego,

3)  WOś – Wydział Oświaty,

4)  BMRK – Biuro Miejskiego Rzecznika Konsumentów,

5)  WRMiFP – Wydział Rozwoju Miasta i Funduszy Pomocowych,

6)  BOP – Biuro ds. Organizacji Pozarządowych,

7)  WSiT – Wydział Sportu i Turystyki,

8)  WPOiE – Wydział Podatków, Opłat i Egzekucji,

9)  WGKiOŚ- Wydział Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska,

10)    WGN – Wydział Gospodarki Nieruchomościami,

11)    WO – Wydział Organizacyjny,

12)    WZiPS – Wydział Zdrowia i Pomocy Społecznej,

13)    WK – Wydział Kultury,

14)    BGM- Biuro Geodety Miasta,

15)    WZKiOL – Wydział Zarządzania Kryzysowego i Ochrony Ludności,

16)    WUiAB – Wydział Urbanistyki i Administracji Budowlanej.

DANE WYNIKAJĄCE Z INNYCH SYSTEMÓW INFORMATYCZNYCH

Zgodnie z § 2 Zarządzenia Nr 192/06 Prezydenta Miasta Szczecin 192/06           i pkt 3 załącznika nr 2  do Zarządzenia wsystemie REJESTR BOI nie są rejestrowane wnioski terminowe załatwiane przez Biuro Obsługi Interesantów:

1)      wnioski o udzielenie informacji adresowych, które rejestrowane są 
w systemie „EWID” z wyłączeniem wniosków składanych elektronicznie,

2)      wnioski  o  wydanie  dowodów  osobistych,  które  rejestrowane są 
w  rejestrze dowodów osobistych,

3)      wnioski o rejestrację pojazdów, które rejestrowane są w rejestrze pojazdów,

4)      wnioski o wydanie prawa jazdy, które rejestrowane są w rejestrze praw jazdy,

Ww wnioski zarejestrowano w innych systemach informatycznych w ilościach: 

W 2006 r. :

a) udzielanie informacji adresowych         –     25 044 

b) dowody  osobiste                                             –     59 995

c) rejestracja pojazdów                                –     23 113

d) prawa jazdy                                                 –     28 726

  Razem                                                        -   136 878

W 2007 r. :

a) udzielanie informacji adresowych         –     28 937

b) dowody  osobiste                                             –     88 136

c) rejestracja pojazdów                                –     33 475

d) prawa jazdy                                                 –     14 562

  Razem                                                        -   165 110

Wszystkie wnioski o udzielanie informacji adresowych są załatwiane w terminie a termin załatwienia pozostałych wniosków nie jest zależny od Urzędu: jest zależny od interesanta (kompletność składanego wniosku oraz nie odbieranie wytworzonych dokumentów w terminie) oraz od Państwowej Wytwórni Papierów Wartościowych.

      W celu usprawnienia pracy Wydziału Urbanistyki i Administracji Budowlanej Prezydent Miasta podjął decyzję o przeprowadzeniu reorganizacji wydziału. Aby skrócić czas wydawania decyzji, Wydział Urbanistyki i Administracji Budowlanej został wzmocniony o dodatkowe trzy etaty merytoryczne. Wszystkie osoby, które zwracają się do Wydziału Urbanistyki i Administracji Budowlanej osobiście lub telefonicznie w celu uzyskania informacji na temat kompletności złożonego wniosku, uzyskują te informacje „od ręki”.

4.      „W Urzędzie Miejskim podobnie jak „w banku elektronicznym” jak najwięcej spraw petenci mogli załatwić przez Internet. Każdy interesant będzie mógł zobaczyć na jakim etapie załatwiania jest jego sprawa. W Internecie pojawiać się będą także zarządzenia prezydenta”.

      W czerwcu 2007 roku został opublikowany nowy serwis internetowy E-urząd.           W ramach serwisu udostępniono interesantom szereg usług, pogrupowanych według sześciu podstawowych działów:

1)  Załatw sprawę, w którym znajdują się:

a)      procedury Urzędu Miasta – obejmujące druki wniosków oraz karty informacyjne opisujące rodzaj załatwianej sprawy,

b)      tryby załatwiania spraw - uwzględniające wszystkie etapy realizacji sprawy,       nie tylko formalności dokonywane w Urzędzie ale również w innych Urzędach      i Instytucjach. Tryby są opracowane w sposób czytelny dla interesanta, zawierają odnośniki do stron innych podmiotów. Obecnie opublikowane są tryby najbardziej popularnych spraw, a poszerzenie ilości trybów jest w trakcie realizacji,

c)      formularze interaktywne – umożliwiające zdalne złożenie wniosku, bez konieczności osobistego stawiennictwa w Urzędzie. W roku 2007 zostało załatwionych 129 spraw za pośrednictwem formularzy interaktywnych. Na dzień dzisiejszy istnieje 51 formularzy interaktywnych. Wydziały posiadające formularz interaktywne to: Biuro Obsługi Interesantów (28), Wydział Kultury(5), Wydział Rozwoju Miasta i Funduszy Pomocowych (1), Wydziału Urbanistyki i Administracji Budowlanej (6), Wydziału Gospodarki Nieruchomościami (3), Wydziału Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska (2). Obecnie trwają prace nad nowymi formularzami interaktywnymi.

2)  Zarezerwuj wizytę, w którym można umówić się na wizytę w wybrany przez siebie   dzień  i godzinę, a także sprawdzić bieżący stan kolejki w sali Biura Obsługi Interesantów,

3)  Informacje urzędowe, w którym znajdują się: odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania, informacje teleadresowe, spisy telefonów pracowników Urzędu Miasta oraz informacje branżowe pomocne w załatwieniu sprawy,

4)  Stan realizacji sprawy, w którym można sprawdzić:

a)      stan realizacji wniosku z zakresu: Centralnego Rejestru Spraw Urzędu Miasta Szczecin, dowodów osobistych, praw jazdy, dowodów rejestracyjnych informujący czy dany dokument jest gotowy do odbioru,

b)      stan realizacji przesyłki, zawierający informacje o przesyłkach urzędowych dostarczanych przez gońców,

c)      centralny rejestr skarg Urzędu obejmujący petycje, skargi i wnioski wprowadzane przez pracowników Referatu Skarg i Wniosków Wydziału Organizacyjnego.

5) Rejestry i Mapy, w którym znajdują się rejestry prowadzone przez Urząd np. ewidencja  działalności gospodarczej, rejestr stacji kontroli pojazdów oraz różne mapy.

Powyższe usługi mają zmienić przyzwyczajenia mieszkańców do osobistego załatwienia spraw w Urzędzie na rzecz elektronicznej komunikacji z Magistratem.

Biuro Obsługi Interesantów wraz z Wydziałem Informatyki pracuje nad projektem IKI- Indywidualnym Kontem Interesanta. Osoby komunikujące się z Urzędem za pomocą Indywidualnego Konta Interesanta będą mogły zdalnie przesyłać wnioski, uzyskają dostęp do danych i spraw prowadzonych przez Urząd w zakresie spraw dotyczących posiadacza danego konta.

      Jednocześnie uprzejmie informuję, iż zgodnie z wcześniejszą deklaracją Prezydent Miasta zobowiązał dyrektorów wydziałów oraz kierowników biur Urzędu                        do publikowania od dnia 1 stycznia 2008 r. w wersji elektronicznej zarządzeń Prezydenta Miasta Szczecin w Biuletynie Informacji Publicznej. Z publikacji wyłączone zostały wyłącznie zarządzenia powołujące składy komisji przetargowych – w takich przypadkach do wiadomości publicznej podaje się wyłącznie numer zarządzenia, datę wydania        oraz w jakiej sprawie zostało wydane.

5.      „Powoła specjalnych przewodników, którzy ułatwią – zwłaszcza osobom starszym – poruszanie się po Urzędzie – Urząd, to potężny budynek. Osoby, które tu przychodzą nie mogą czuć się zagubione”.

      Biuro Obsługi Interesantów zostało utworzone w celu umożliwienia interesantom załatwienia jak największej ilości spraw w jednym miejscu. Idea ta jest realizowana,         a zakres zadań realizowanych przez Biuro Obsługi Interesantów ulega systematycznemu rozszerzeniu. Nie bez znaczenia jest również fakt, iż w ramach Biura Obsługi Interesantów funkcjonują delegatury wydziałów, które przyjmują sprawy wnoszone przez interesantów, jak również Kancelaria Urzędu, w której można złożyć korespondencję bez konieczności osobistego złożenia w merytorycznej jednostce organizacyjnej.

Niezależnie od powyższego w Centralnej Informacji Biura Obsługi Interesantów zatrudnieni są pracownicy, którzy zostali przeszkoleni w obsłudze interesantów, znają procedury załatwiania spraw, jak również zakresy zadań poszczególnych jednostek organizacyjnych. Pracownicy w razie potrzeby służą pomocą przy wypełnianiu wniosków, sprawdzeniu kompletności wniosków, jak również pomocą w dotarciu do merytorycznej jednostki organizacyjnej Urzędu.