Protokół z posiedzeń komisji Rady Miasta

PROTOKÓŁ NR 0063-12/6/15
Z POSIEDZENIA 
MIEJSKIEJ KOMISJI WYBORCZEJ
Z DNIA 24 MARCA 2015 ROKU

Początek posiedzenia - 14:00
Zakończenie posiedzenia - 15:00

Posiedzenie Komisji otworzyła i przewodniczyła obradom p. Urszula Pańka - Przewodnicząca Komisji.

W posiedzeniu uczestniczyli członkowie Komisji oraz osoby zaproszone wg załączonych list obecności załącznik nr 1 i 2.

Po stwierdzeniu prawomocności posiedzenia (quorum i prawidłowość zwołania posiedzenia)
Przewodnicząca zaproponowała następujący porządek dzienny posiedzenia:

Ad. pkt. 1.
Rozpatrzenie wniosków w sprawie zmian do porządku obrad.

Nie zgłoszono.

Ad. pkt. 2.
Przyjęcie protokołu z 10 marca 2015 r.

Protokół z dnia 10 marca 2015r. został przyjęty w wyniku głosowania – 6 za jednogłośnie

Ad. pkt. 3.
Informacja dotycząca stanu przygotowania wyborów do RO.

Głos zabrała A. Charuk Zastępca Dyrektora Biura/ Rzecznik Prasowy poinformowała Radnych, że promocja wyborów idzie zgodnie z założonym planem. Kampania info-promo rozpoczęła się 16 marca i zakończy w dniu wyborów (26 kwietnia). Opiera się  o cykle materiałów,dotyczących szeroko pojętych Rad Osiedli, publikowanych na stronach internetowych miasta, oraz wydawnictwach  a także zewnętrznych serwisach informacyjnych, w trzech etapach:

- podstawowe informacje o Radach Osiedli (czym są, ile ich jest, jakie mają kompetencje);

- jakie mają osiągnięcia, jak zmieniło się otoczenie dzięki działaniom Rad Osiedli;

- ordynacja wyborcza, zasady kandydowania,  głosowania.

Kampania ma własną linię graficzną, w oparciu o hasło:

Mój_Szczecin,

Wybierz Rady Osiedli

26 kwietnia 2015

WYKONANE DZIAŁANIA:

•          Zaprojektowano branding wydarzenia: plakaty, ulotki, banery reklamowe, buttony (plakat w linii graficznej, przygotowanej przez BKSIM w załączeniu)

•          Opracowano obszerne teksty, zaprojektowano grafiki, przygotowano serwis foto dotyczący Rad Osiedli.

•          Przygotowano ankietę dla kandydatów, celem uruchomienia specjalnego serwisu internetowego z listą i „sylwetkami” kandydatów.

•          Uruchomiono specjalny, dedykowany serwis internetowy dla mieszkańców pod adresem www.osiedla.szczecin.pl,  zawierający obszerne informacje dotyczące wyborów,  jak również Rad Osiedli w Szczecinie. Serwis jest sukcesywnie uaktualniany.

•          Uruchomiono kampanię  w mediach społecznościowych zachęcającą do udziału w wyborach do Rad Osiedli: https://www.facebook.com/events/1381175575537841/

•          Umieszczono banery reklamowe na stronach miasta odsyłające do serwisu internetowego www.osiedla.szczecin.pl

•          Wydano broszurę „ZOOM na Szczecin” z kolumną poświęconą wyborom do RO (w załączeniu). Kolejne wydanie zaplanowane jest w połowie kwietnia

•          Wyemitowano 2 kolumny poświęcone RO w Kurierze Szczecińskim (przykład w załączeniu)

•          Zorganizowano konferencję prasową z udziałem Prezydenta Miasta, dotyczą wyborów do Rad Osiedli w dn. 16 marca 2015 roku:

•          Wysłano komunikaty do mediów, które następnie umieszczono w serwisach internetowych miasta, (przykład:   http://www.szczecin.pl/UMSzczecinSwiat/chapter_59018.asp?soid=83401374AE7047FF9BAFC5EB3E8C084A)

•          Opublikowano materiały promocyjne na FB miasta Szczecin (kilka emisji, przykładowa:  https://www.facebook.com/szczecin.eu/photos/a.477238879006.250618.233824154006/10152772309339007/?type=1&theater)

•          Informacje dot. wyborów są codziennie emitowane na tablicach informacyjnych w pojazdach komunikacji miejskiej w Szczecinie

POZOSTAŁE ZAPLANOWANE DZIAŁANIA:

•          - przygotowanie i rozesłanie komunikatów prasowych (1 w tygodniu)

•          - publikacje na FB (kilka razy w tygodniu)

•          - przygotowanie serwisu z „sylwetkami kandydatów”

•          - przygotowanie szablonu plakatu dla kandydatów

•          - wydruk oraz kolportaż plakatów i ulotek: ponad 20 tys. sztuk

•          - produkcja spotu reklamowego video

•          - produkcja spotu reklamowego  radiowego

•          - emisja 40 spotów reklamowych video: w Telewizji Polskiej o/Szczecin, oraz na www. 

•          - emisja ok. 300 spotów radiowych: Polskie Radio Szczecin i Radio Złote Przeboje

•          - ekspozycja outdoor:  citylighty w ilości 57 sztuk na obszarze miasta (przez 2  tygodnie)

•          - cykl kolumn informacyjnych w Kurierze Szczecińskim (pozostały 4 pełne emisje)

•          - publikacje płatnych ogłoszeń w prasie lokalnej (ilość zależna od budzetu)

•          - chat dla mieszkańców i kandydatów z udziałem przedstawicieli UM

•          - konferencja prasowa przed wyborami – zaproszenie mieszkańców do udziału w wyborach

Przewodnicząca p. U. Pańka pochwaliła działania Biura Komunikacji Społecznej i Marketingowej.

Ad. pkt. 4.
Sprawy różne i wolne wnioski.

Komisja przyjęła treść listu do Arcybiskupa w wyniku głosowania – 6 za / jednogłośnie/

Szanowny Księże Arcybiskupie,

W dniu 26 kwietnia br. na terenie naszego miasta przeprowadzone zostaną wybory do najniższego szczebla samorządy terytorialnego tj. Rad Osiedli, na czteroletnią kadencję.

Wybory te odbywać się będą w naszym mieście po raz szósty. Bolączką tych wyborów jest bardzo niska frekwencja wyborcza, ostatnio wynosiła ona 3,17%.

Chcąc zaktywizować społeczności lokalne do uczestniczenia w głosowaniu podjęliśmy szereg działań informacyjnych  takich jak informacja prasowa, audycje radiowo- telewizyjne itp.

Mimo to obawiamy się, że te powiadomienia okażą się niewystarczające.

W związku z powyższym ośmielam się prosić Księdza Arcybiskupa , o ile to możliwe o wzmiankę o takich wyborach w ogłoszeniach parafialnych na mszach świętych w parafiach naszego miasta.

Na tym posiedzenie zakończono.