Protokół z posiedzeń komisji Rady Miasta

PROTOKÓŁ NR 0063-11/18/15
Z POSIEDZENIA 
KOMISJI REWIZYJNEJ
Z DNIA 24 LISTOPADA 2015 ROKU

Początek posiedzenia - 13:30
Zakończenie posiedzenia - 15:00

Posiedzenie Komisji otworzył i przewodniczył obradom p. Henryk Jerzyk - Przewodniczący Komisji.

W posiedzeniu uczestniczyli członkowie Komisji oraz osoby zaproszone wg załączonych list obecności załącznik nr 1 i 2.

Po stwierdzeniu prawomocności posiedzenia (quorum i prawidłowość zwołania posiedzenia)
Przewodniczący zaproponował następujący porządek dzienny posiedzenia:

Ad. pkt. 1.
Rozpatrzenie wniosków w sprawie zmian do porządku obrad.

Nie zgłoszono.

Ad. pkt. 2.
Przyjęcie protokołu z poprzedniego posiedzenia Komisji

Komisja w wyniku głosowania przyjęła protokół z dnia 10.11.2015r (za-7)

Ad. pkt. 3.
Kontrola w przedmiocie sposobu wyłonienia operatora na wykonanie usługi "Prowadzenie całodobowego pogotowia interwencyjnego dla zwierząt chronionych na terenie położonym w obrębie granic administracyjnych Gminy Miasto Szczecin i rehabilitację dla tych zwierząt z terenu Gminy Miasto Szczecin w roku 2015" - c.d.

Przewodniczący Komisji Henryk  Jerzyk- stwierdził, że Komisja ponownie wraca do tematu kontroli w sprawie Łowczego Miejskiego, radni otrzymali wczesniej treść  projektu protokołu,  zapoznał zebranych z treścią  nieprawidłowści,   które jego  zdaniem należy poprawić przy kolejnych tego typu procedurach, tj.:

             Zbytnia ogólność w sformułowaniu warunków udziału w postępowaniu.

Punkt 1 Warunków stawiał wymaganie „posiadanie niezbędnych zezwoleń do realizacji”.  Zamawiający nie sprecyzował dokładnie jakich pozwoleń wymaga od Wykonawcy. Dodatkowo wskazać należy, że Zamawiający nie zażądał od oferentów wymaganych zezwoleń na prowadzenie pogotowia w 2015 roku. Na przykład zezwolenie Regionalnego Dyrektora Ochrony Środowiska w Szczecinie dla Pana Ryszarda Czeraszkiewicza
do chwytania na terenach zabudowanych zabłąkanych zwierząt i przemieszczania ich
do miejsc regularnego przebywania (znak: WOP-OG.6401.37.2015.AW z dnia 12  maja 2014r.) traciło ważność 31 maja 2015 roku czyli w połowie trwania zamawianej usługi.  Analogicznie jak w przypadku zażądania polisy OC i NNW na cały okres trwania umowy, Zamawiający winien żądać zezwoleń na cały okres trwania zamówienia.

Data ogłoszenia postępowania i termin składania ofert.

Prowadzenie postępowania w połowie grudnia 2014 r. z intencją zawarcia umowy
na prowadzenie pogotowia od 1 stycznia do 31 grudnia 2015 r. nie sprzyja wyłonieniu najlepszej oferty. Złożenie oferty wymagało szeregu zezwoleń, decyzji i porozumień. Zainteresowany złożeniem oferty podmiot nie dysponujący odpowiednimi zezwoleniami miałby duże trudności ze skompletowaniem dokumentów w tym terminie.  W efekcie, oferty złożyły tylko dwa, działające od lat w Szczecinie podmioty.  

 Zamówienie, zgodnie z Zarządzeniem Nr 314/13 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 17 lipca 2013 r, powinno znaleźć się w planie zamówień Wydziału Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska i zostać ogłoszone z odpowiednim wyprzedzeniem. Dłuższy termin na złożenie oferty i dobrze sprecyzowane zapytanie ofertowe spowoduje uzyskanie najlepszych efektów
z danych nakładów.

Niesprecyzowana liczba osób przewidzianych do realizacji zamówienia i ich doświadczanie.

Zamawiający w Zapytaniu ofertowym nie sprecyzował minimalnej liczby osób przewidzianych do realizacji zamówienia ani rodzaju kwalifikacji jakimi winni się oni legitymować. Posiadając doświadczenie w tej dziedzinie Wydział winien określić minimalna liczbę osób, która da rękojmię prawidłowego funkcjonowania całodobowego pogotowia interwencyjnego w Szczecinie. Analogicznie winno być doprecyzowane jakiego rodzaju kwalifikacji Zamawiający oczekuje od Oferenta.

              Spójność Zapytania ofertowego

Zapytanie ofertowe i wzór umowy wymagają podania przez Oferenta ryczałtowego wynagrodzenia w ujęciu miesięcznym.  Natomiast Formularz ofertowy, stanowiący załącznik nr 1 do Zapytania, wymaga podania ceny za wykonanie całości zamówienia. Taka niespójność w przygotowanym Zapytaniu, szczególnie w kwestii dotyczącym ceny, nie może mieć miejsca.

 Poświadczenie spełnienia warunków udziału w postepowaniu

Zamawiający postawił przez Oferentami szereg warunków opisanych na wstępie. Dowodem na posiadanie doświadczenia, sprzętu czy zaplecza było wypełnienie oświadczeń stanowiących załączniki do Zapytania. Same dokumenty pozwalające prowadzić pogotowie interwencyjne miały być przedłożone do wglądu przy podpisywaniu umowy, czyli de facto po wybraniu przez Zamawiającego wykonawcy. Weryfikacja wymaganych dokumentów winna być przeprowadzona już na etapie składania ofert. Pozwoli to na rzetelną weryfikację ofert przed ostatecznym przystąpieniem do zawarcia umowy. W przypadku, gdyby oferent nie miał deklarowanych przez siebie pozwoleń, proces wyłonienia wykonawcy usługi przesunąłby się w czasie narażając Gminę na zwłokę w wyborze podmiotu niosącego pomoc potrzebującym zwierzętom.

Przewodniczący Komisji  Henryk Jerzyk przypomniał, że na ostatnim posiedzeniu zdecydowano, że radni z komisji zgłoszą swoje uwagi do projektu protokołu pokontrolnego. Dziś takie uwagi przedstawił radny Marek Duklanowski, uwagi stanowią zał. Nr 6 do niniejszego protokołu.

 Przewodniczący Komisji uznał, że trzeba będzie wprowadzić do treści projektu protokołu uwagi zgłoszone przez M. Duklanowskiego w części  dot. zaleceń i uwag Komisji. Treść projektu stanowi zał. Nr 7 do protokołu.

 Radny Marek Duklanowski podał przykłady niewłaściwego, niekompetentnego i nieuczciwego sposobu rozliczania zadań. Zadania zdaniem radnego zostały specjalnie tak rozpisane, żeby ominąć  procedury przewidziane ustawą o zamówieniach publicznych i ogłoszenia przetargu. Zamawiający nie określił zakresu wykonywanych czynności w taki sposób, aby nie  można było dokonać oceny. Zabrakło rzetelnej wyceny. Z rozliczenia wynika, ze LUPAR miałaby  zrealizować te  usługę  za 2,30 zł/1 godz i jest to zdaniem radnego  niemożliwe. WGKiOŚ nie dopilnował podstawowych spraw odnośnie tego zlecenia.

 Henryk Jerzyk zadał pytanie Komisji, gdzie mają znaleźć się uwagi radnego Duklanowskiego? W projekcie protokołu czy w osobnych zalecaniach pokontrolnych?

 Marek Duklanowski- WGKIOŚ wybrał najtańszą ofertę, bez sprecyzowanych dobrze zadań, nie ufa Wydziałowi GKIOŚ, błąd leży całkowicie po ich stronie. Ma tylko nadzieję, że na przyszłość to zadanie będzie rozpisane zupełnie inaczej, tak aby nie było żadnych wątpliwości. Dowolność  dysponowania środkami publicznymi w taki sposób jest niedopuszczalna. Nie może być tak, że Wydział wybiera ofertę i firmę  pięciokrotnie tańszą, niż inna, i w bezrefleksyjny sposób zawiera z nią umowę. Za 2,30 zl/h nikt nie podjąłby się realizacji takiego zadania.

 Przewodniczący Komisji Henryk Jerzyk zwrócił się do dyr. Matejskiego-WGKIOŚ- stwierdził, że rażąco niska cena usługi, przyjęta ostatecznie i podpisana umowa z LUPARem przez Wydział, budzi to kontrowersje, pyta w tym kontekście dyrektora, jak on sam ocenia jakość  wykonania usługi przez p. Czeraszkiewicza, czy były jakieś skargi, uwagi?

 Dyr.  D. Matejski- patrząc na zakres interwencji i ich charakter, jest wszystko w porządku, a usługa wykonana zgodnie z umową, brak jest uwag i skarg na wykonawcę.

 Radna Grażyna Zielińska- przypomniała, ze Komisja rewizyjna miała zdecydować, czy wyłonienie operatora na tę usługę była zgodne z prawem. Trzeba zrobić teraz tak, aby na przyszłość nie było  żadnych wątpliwości, jak mają  wyglądać  procedury w tej sprawie. Podała przykłady nierzetelności dot.poświadczeń spełnienia warunków udziału w postepowaniu, i spójności zapytania ofertowego. Przecież  można było sprawdzić, ile kosztują taka usługa w innych miastach a nie godzić się na takie ceny usługi. Zdaniem radnej zapytanie ofertowe musi być jednoznaczne, nie może być absolutnie żadnych wątpliwości. Oferent również musi mieć czas na przygotowanie dokumentów. Uważa, ze uwagi radnego Duklanowskiego powinny się znaleźć w protokole.

 Mecenas Joanna Martyniuk przypomniała radnym jak należy procedować dalej, zgodnie ze Statutem i Regulaminem Pracy Komisji Rewizyjnej RM (paragraf 13 )

 Głos zabrał radny Jan Stopyra, zapoznał  się z uwagami radnego Duklanowskiego i jest zdania, że powinny być one zawarte w samym protokole i przesłane w takim kształcie  do WGKIOŚ.

 Przewodniczący Komisji  podsumował: Komisja umieszcza uwagi radnego  Duklanowskiego w protokole i przesyła do WGKIOŚ, Wydział ma 7 dni na opinię i następnie Komisja przyjmuje w/w z uwagami lub bez.

Radna Zielińska uważa, że należy do protokołu wpisać klauzulę, ze należy sprawdzać ośrodek gdzie będą przechowywane zwierzęta. Jeżeli nie w samym protokole- to w zaleceniach.

 Mecenas Joanna Martyniuk- przypomniała procedury w sprawie, do protokołu można wpisać wszystko, ale można to wprowadzić w zalecenia pokontrolne Komisji. Decyzja należy do Komisji.

 Przewodniczący Komisji H. Jerzyk przegłosował wniosek o wprowadzenie do treści protokołu uwag zgłoszonych przez radnego Marka Duklanowskiego:

Głosowanie: (za-7-jednogłosnie)

Ad. pkt. 4.
Sprawy różne i wolne wnioski.

W tym punkcie porządku obrad, Przewodniczący  Komisji zapoznał zebranych z treścią pisma  Pzrewodniczącego Rady Osiedla Pomorzany p. Długołęckiego, pismo/wniosek  dot. głosowania nad budżetem obywatelskim. Przewodniczący odczytał  treść  wniosku, stanowi on zał. nr 4 i 5 .

Po zapoznaniu się z wnioskiem, Komisja postanowiła przekazać sprawę wniosku RO Pomorzany do organu właściwego do załatwienia tej kwesti tzn. do Prezydenta Miasta.

Następnie Przewodniczący zapoznał zebranych z pismem p. Ilony Morawiec, RO Międzyodrze-Wyspa Pucka. Pismo stanowi zał. nr 3 do protokołu. W tej sprawie Komisja postanowiła spotkać  się  ponownie, na najbliższym posiedzeniu Komisji w dniu 08.12.2015r.

Innych spraw nie zgłoszono.

Na tym posiedzenie zakończono.