Odpowiedzi na interpelacje/zapytania

Odpowiadając na interpelację wniesioną przez Pana w dniu 25 sierpnia 2016 roku w sprawie uruchomienia punktów obsługi interesantów w galeriach handlowych informuję, co następuje:

Obsługa interesantów w Urzędzie Miasta Szczecin odbywa się obecnie w dwóch lokalizacjach tj. w siedzibie Urzędu przy pl. Armii Krajowej 1 oraz w Filii Urzędu na Prawobrzeżu przy ul. Rydla 39-40.

W Szczecinie nie przeprowadzano badań dotyczących społecznego zapotrzebowania na świadczenie usług urzędowych w dodatkowych punktach jak np. galeriach handlowych, nie znamy zatem ewentualnego zapotrzebowania, co do lokalizacji czy zakresu usług takich punktów obsługi. Do Urzędu do tej pory nie wpływały wnioski w tym zakresie.

Otwarcie punktów obsługi interesantów poza siedzibą Urzędu oznaczałoby konieczność utworzenia miejsca spełniającego wymagania określone przepisami prawa. Znacznym ograniczeniem są tu scentralizowane systemy informatyczne, jak na przykład Centralna Ewidencja Pojazdów i Kierowców – CEPIK, w którym wydawane są prawa jazdy i rejestrowane pojazdy czy aplikacja ZRÓDŁO, w której pracują stanowiska ewidencji ludności i USC. Systemy te wdrażane są centralnie, podobnie jak centralnie realizowane i finansowane są inwestycje w tym zakresie (wyodrębniona siec informatyczna i osobny sprzęt komputerowy). Istotnym problemem pozostaje również kwestia zagwarantowania bezpieczeństwa systemów informatycznych, zatwierdzania i zabezpieczenia dokumentów urzędowych i ochrony danych osobowych poza budynkiem Urzędu.

Obsługę mieszkańców w ww. punktach zapewnialiby dotychczasowi pracownicy Urzędu, ponieważ nie należy zakładać wzrostu zatrudnienia w Urzędzie Miasta Szczecin. W takiej sytuacji mielibyśmy do czynienia z pozorną poprawą jakość obsługi, gdyż w praktyce nastąpiłoby jej obniżenie na dotychczasowych stanowiskach.

Utworzenie nowego punktu obsługi interesantów wiąże się z koniecznością wydatkowania środków budżetowych na zorganizowanie i utrzymywanie tychże stanowisk pracy w szczególności na umeblowanie, sejfy, sprzęt komputerowy, dodatkowe łącza internetowe, telefoniczne, systemy zabezpieczeń, codzienny transport, obsługę administracyjną, opłaty za media, centralną sieć informatyczną (tylko abonament do dodatkowego punktu obsługi w systemie CEPIK wynosi 4800zł. miesięcznie). Jednak podstawowym wydatkiem byłyby opłaty z tytułu umowy najmu w galeriach handlowych. Osobnym problemem, który budzi wątpliwości to decyzja o utworzeniu punktu obsługi, który byłby utrzymywany ze środków publicznych w prywatnych obiektach.

Biorąc powyższe pod uwagę, należy zauważyć, że projekt utworzenia w galeriach handlowych punktów obsługi interesantów byłby przedsięwzięciem bardzo kosztownym jednak niemogącym zabezpieczyć obsługi interesantów w pełnym zakresie.

Alternatywą dla proponowanego przez Pana rozwiązania jest ciągła praca nad projektami podnoszącymi jakość obsługi interesantów w obecnych lokalizacjach. Ostatnio wdrożone projekty to np. nowo wyremontowana sala 62 z nowoczesnym systemem przywoławczym, udogodnieniami dla osób niepełnosprawnych, stanowiskami wyposażonymi w terminale płatnicze oraz wydłużenie godzin obsługi interesantów w poniedziałki do 18.00. Projekty, które są w fazie realizacji to remont i rozszerzenie zakresu obsługi w Filii UM oraz nowoczesny kontakt center (w fazie koncepcji).