Funkcje reprezentacyjne i obowiązki protokolarne Prezydenta i Zastępców

Zadania związane z funkcjami reprezentacyjnymi i obowiązkami protokolarnymi Prezydenta i Zastępców Prezydenta realizują:

1. stanowiska ds. funkcji reprezentacyjnych i protokolarnych Prezydenta Miasta oraz Zastępców Prezydenta Miasta poprzez:

a) układanie kalendarium spotkań z udziałem Prezydenta Miasta oraz Zastępców Prezydenta Miasta,

b) przygotowywanie materiałów, opracowań, analiz, prezentacji multimedialnych dla Zastępców Prezydenta Miasta,

c) systematyczną współpracę z Rzecznikiem Prasowym Prezydenta Miasta,

d) ułatwianie współpracy i przepływu informacji pomiędzy Prezydentem Miasta oraz Zastępcami Prezydenta Miasta, a dyrektorami i kierownikami podległych wydziałów i biur Urzędu Miejskiego oraz kierownikami miejskich jednostek organizacyjnych,

e) udzielanie odpowiedzi na listy e-mailowe przesłane do Prezydenta Miasta oraz Zastępców Prezydenta Miasta dotyczące spraw, których załatwienie leży w kompetencjach Prezydenta Miasta oraz Zastępców Prezydenta Miasta,

f) przygotowywanie materiałów, opracowań i analiz na potrzeby Prezedenta Miasta oraz Zatępców Prezydenta Miasta,

2. na stanowisku ds. związanych z przygotowaniem spotkań i imprez z udziałem Prezydenta Miasta poprzez:

a) organizowanie obchodów rocznic, uroczystości i świąt państwowych z udziałem Miasta,

b) realizowanie zadań związanych z funkcjami reprezentacyjnymi Prezydenta Miasta, Zastępców Prezydenta, Sekretarza i Skarbnika Miasta,

c) przygotowywanie pod względem organizacyjnym spotkań i imprez z udziałem Prezydenta,

d) współdziałanie z organami administracji publicznej, samorządem osiedlowym, organizacjami społecznymi i pozarządowymi, 

e) prowadzenie i aktualizowanie bazy adresowej ważniejszych firm i instytucji działających w Szczecinie i w województwie zachodniopomorskim.

3. na stanowisku ds. związanych z interpelacjami i zapytaniami radnych oraz wystąpieniami komisji Rady Miasta kierowanymi do Prezydenta Miasta poprzez:

a) ewidencjonowanie interpelacji i zapytań radnych oraz wystąpień komisji Rady Miasta (dezyderaty, wnioski, stanowiska, uchwały) kierowanych do Prezydenta,

b) kierowanie interpelacji i zapytań radnych oraz wystąpień komisji Rady Miasta (dezyderaty, wnioski, stanowiska, uchwały) do poszczególnych Zastępców Prezydenta, Skarbnika i Sekretarza Miasta oraz do właściwych jednostek organizacyjnych Urzędu celem przygotowania projektu odpowiedzi,

c) koordynowanie działań związanych z terminowością udzielania odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz na dezyderaty, wnioski, stanowiska, uchwały komisji Rady Miasta, nadawanie biegu stanowiskom Rady Miasta kierowanym do Prezydenta Miasta,

d) kontrola formalna przygotowanych projektów uchwał Rady Miasta Szczecin oraz współpraca z Biurem Rady Miasta w zakresie przekazywania projektów uchwał Rady Miasta pod obrady Rady,

e) opracowywanie sprawozdania z działalności Prezydenta Miasta.