Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin z 2011 r.

ZARZĄDZENIE NR  391/11

PREZYDENTA MIASTA SZCZECIN

z dnia 4 sierpnia 2011 r.

 w sprawie przyjmowania, rejestrowania, koordynowania i załatwiania petycji, skarg i wniosków w Urzędzie Miasta Szczecin

Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U. z 2001 r. Nr 142,  poz. 1591, z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271,  Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 80, poz. 717, Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102, poz. 1055, Nr 116, poz. 1203, Nr 167, poz. 1759, z 2005 r. Nr 172, poz. 1441, Nr 175, poz. 1457, z 2006 r. Nr 17, poz. 128, Nr 181,   poz. 1337, z 2007 r. Nr 48, poz. 327, Nr 138, poz. 974, Nr 173, poz. 1218, z 2008 r. Nr 180, poz. 1111, Nr 223 poz. 1458, z 2009r. Nr 52 poz. 420, Nr 157, poz. 1241, z 2010 r. Nr 28, poz. 142  i 146, Nr 40, poz. 230, Nr 106, poz. 675, z 2011r. Nr 117, poz. 679, Nr 134, poz. 777), w związku z art. 92 ust.1 pkt 2 i ust.2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz.U. z 2001r.  Nr 142, poz. 1592, z 2002r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271, Nr 200, poz. 1688, Nr 214, poz. 1806, z 2003r. Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102, poz. 1055, z 2007r. Nr 173 poz. 1218, z 2008r. Nr 180 poz. 1111, Nr 223 poz. 1458, z 2009 r. Nr 92, poz. 753 z 2010 r. Nr 28, poz. 142   i 146, Nr 40, poz. 230, Nr 106, poz. 675) i art. 223 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz.U. z 2000r. Nr 98, poz. 1071, z 2001r. Nr 49, poz. 509, z 2002r. Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271, Nr 169, poz. 1387, z 2003r. Nr 130, poz. 1188, Nr 170, poz. 1660, z 2004r. Nr 162, poz. 1692, z 2005r.  Nr 64, poz. 565, Nr 78, poz. 682, Nr 181, poz. 1524, z 2008r. Nr 229 poz. 1539, z 2009r. Nr 195, poz. 1501, Nr 216, poz. 1676, z 2010r. Nr 40, poz. 230, Nr 182, poz. 1228, Nr 254, poz. 1700, z 2011r. Nr 6, poz. 18, Nr 34, poz. 173, Nr 106, poz. 622)   zarządzam, co następuje:

§ 1. Wprowadza się szczegółowy tryb przyjmowania, rejestrowania, koordynowania i załatwiania petycji, skarg i wniosków w Urzędzie Miasta Szczecin.

§ 2. Rozpatrywanie oraz załatwianie petycji, skarg i wniosków w Urzędzie Miasta Szczecin, zwanym dalej Urzędem odbywa się zgodnie z przepisami działu VIII Kodeksu postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r. Nr 98 poz. 1071 z późniejszymi zmianami) oraz przepisami Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków (Dz. U. Nr 5 poz. 46).

 § 3.  Petycje, skargi i wnioski wpływające do Urzędu rozpatruje:

1)   Rada Miasta   - w sprawach dotyczących zadań lub  działalności  Prezydenta Miasta, kierowników miejskich   jednostek organizacyjnych, a także kierowników powiatowych służb inspekcji,  straży i innych jednostek organizacyjnych z wyjątkiem spraw należących do zadań zleconych z zakresu administracji rządowej,

2) Prezydent Miasta  -  w sprawach dotyczących Zastępców Prezydenta, Sekretarza Miasta i Skarbnika Miasta,      

3) Zastępcy Prezydenta Miasta, Skarbnik oraz Sekretarz Miasta  -   w sprawach dotyczących działalności dyrektorów/kierowników jednostek organizacyjnych Urzędu, a także działalności miejskich jednostek organizacyjnych w ramach podziału zadań i kompetencji oraz powierzenia prowadzenia określonych spraw Gminy Miasto Szczecin w imieniu Prezydenta  Miasta Szczecin, które były uprzednio  przedmiotem rozpatrywania przez dyrektorów/kierowników jednostek organizacyjnych Urzędu lub  kierowników miejskich jednostek organizacyjnych,

4) Dyrektorzy Wydziałów, Kierownicy Biur i Filii Urzędu  - w sprawach z zakresu działania podległej jednostki i jej pracowników oraz w zakresie  sprawowania bieżącego nadzoru nad działalnością miejskich jednostek organizacyjnych.

§ 4.  1. Petycje, skargi i wnioski dotyczące działalności Urzędu, Filii Urzędu oraz miejskich jednostek organizacyjnych interesanci, zwani dalej skarżącymi mogą składać w godzinach pracy Urzędu w Referacie Skarg i Wniosków Wydziału Organizacyjnego.

  2. Pracownicy Referatu Skarg i Wniosków zajmują się bezpośrednią obsługą skarżących w zakresie petycji, skarg i wniosków.

  3. Petycje, skargi i wnioski w sprawach określonych w ust. 1 złożone w innej jednostce organizacyjnej Urzędu niż Referat Skarg i Wniosków Wydziału Organizacyjnego winny być  przekazane niezwłocznie, nie później niż w terminie 3 dni roboczych od daty wpływu do Urzędu, do Referatu Skarg i Wniosków w celu zarejestrowania.

  4. Petycje, skargi i wnioski w sprawach określonych w § 3 pkt 1 skarżący mogą składać w godzinach pracy Urzędu w sekretariacie Biura Rady Miasta.

§ 5. 1. Skarżący przyjmowani są w sprawach petycji, skarg i wniosków przez:

1)  Przewodniczącego Rady Miasta i Wiceprzewodniczących Rady Miasta – raz w tygodniu w wyznaczonym dniu i godzinach w sprawach określonych w § 3 pkt 1 niniejszego Zarządzenia.

2) Prezydenta Miasta – w szczególnych przypadkach, po uprzednim rozpatrzeniu zasadności wizyty przez kierownika Referatu Skarg i Wniosków Wydziału Organizacyjnego oraz po wyczerpaniu trybu określonego w pkt 3 niniejszego paragrafu oraz § 17 ust. 1 niniejszego Zarządzenia w każdy piątek od 14.00-16.30.

3) Zastępców Prezydenta Miasta, Sekretarza Miasta i Skarbnika – raz w tygodniu w wyznaczonych dniach i godzinach, w sprawach, w których stanowisko zostało zajęte przez dyrektora wydziału, kierownika biura lub kierownika Filii Urzędu albo kierownika miejskiej jednostki organizacyjnej,

4) Dyrektorów wydziałów i kierowników biur Urzędu oraz kierownika Filii Urzędu – co najmniej raz w tygodniu w wyznaczonych godzinach,

5) Kierowników miejskich jednostek organizacyjnych lub wyznaczonych przez nich zastępców - raz w tygodniu, w godzinach przez siebie wyznaczonych.

2. Wprowadza się obowiązek umieszczenia informacji w siedzibie Urzędu oraz Filii Urzędu o dniach i godzinach przyjęć interesantów w sprawach petycji, skarg i wniosków, stosownie do art. 253 § 3 Kodeksu postępowania administracyjnego, w następującym brzmieniu:

1) „PRZEWODNICZĄCY RADY MIASTA i WICEPRZEWODNICZĄCY RADY MIASTA PRZYJMUJĄ INTERESANTÓW  W SPRAWACH PETYCJI, SKARG I WNIOSKÓW W KAŻDY ………………… W GODZ. OD …….. DO……….”

2) „PREZYDENT MIASTA PRZYJMUJE INTERESANTÓW W KAŻDY PIĄTEK W SPRAWACH PETYCJI, SKARG I WNIOSKÓW W GODZ. OD 14.00 DO 16.30.”

3) „ZASTĘPCY PREZYDENTA MIASTA, SKARBNIK, SEKRETARZ MIASTA PRZYJMUJĄ INTERESANTÓW W SPRAWACH PETYCJI, SKARG I WNIOSKÓW W KAŻDĄ ŚRODĘ W GODZ. OD 9.00 DO 11.00.”

4) „DYREKTORZY WYDZIAŁÓW ORAZ KIEROWNICY BIUR I FILII URZĘDU PRZYJMUJĄ INTERESANTÓW W SPRAWACH PETYCJI, SKARG I WNIOSKÓW W KAŻDY PONIEDZIAŁEK W GODZ. OD 13.00 DO 15.00.”

5) „PETYCJE, SKARGI I WNIOSKI PRZYJMOWANE SĄ W GODZINACH PRACY URZĘDU W REFERACIE SKARG I WNIOSKÓW WYDZIAŁU ORGANIZACYJNEGO POK. 13, GŁÓWNE WEJŚCIE TEL. 91- 42-45-243, 91-42-45-244, 91-42-45-867.”

§  6.  Petycje, skargi i wnioski wpływające do Prezydenta Miasta oraz do Rady Miasta Szczecin w zakresie właściwości ustalonej w § 3 Zarządzenia rejestrowane są w Centralnym Rejestrze Petycji Skarg i Wniosków  - systemie rejestracji i obiegu dokumentów „REJESTR BOI”.

Petycje, skargi i wnioski złożone w formie pisemnej lub ustnej do protokołu oraz przesłane pocztą elektroniczną podlegają ewidencjonowaniu w Centralnym Rejestrze Petycji Skarg i Wniosków  - systemie rejestracji i obiegu dokumentów „REJESTR BOI”, zwanym dalej Centralnym Rejestrem Petycji Skarg i Wniosków w Referacie Skarg i Wniosków Wydziału Organizacyjnego oraz w Biurze Rady Miasta w zakresie właściwości ustalonej dla Rady Miasta Szczecin.

§ 7. Centralny Rejestr Petycji Skarg i Wniosków – prowadzony jest w formie elektronicznej i zawiera następujące dane dotyczące petycji, skargi  lub wniosku:

1) Unikalny Numer Porządkowy,

2) datę wpływu,

3) imię i nazwisko oraz adres osoby zgłaszającej,

4) przedmiot petycji, skargi lub wniosku,

5) obowiązujący termin załatwienia,

6) jednostkę organizacyjną Urzędu, do której petycja, skarga lub wniosek zostały skierowane,

7) faktyczną datę załatwienia,

8) sposób załatwienia petycji, skargi lub wniosku (pozytywnie, negatywnie, inaczej),

9) zasadność petycji, skargi lub wniosku,

10) znak sprawy,

11) imię i nazwisko pracownika odpowiedzialnego za załatwienie petycji, skargi lub wniosku.

§ 8.1. W przypadku ustnego przyjęcia petycji, skargi lub wniosku, pracownik sporządza protokół zawierający:

1) datę przyjęcia,

2) imię i nazwisko oraz adres osoby zgłaszającej,

3) zwięzły opis treści sprawy,

4) stanowisko jednostki organizacyjnej Urzędu zamykające sprawę bądź wskazujące sposób, tryb i termin jej rozstrzygnięcia,

5) kopie dołączonych do protokołu załączników,

6) imię i nazwisko oraz stanowisko przyjmującego,

7) podpis osoby zgłaszającej.

 2. Pracownik przyjmujący petycję, skargę lub wniosek jest obowiązany potwierdzić złożenie petycji, skargi lub wniosku, jeżeli zażąda tego wnoszący.

 3. Wzór protokołu, o którym mowa w ust. 1 niniejszego paragrafu stanowi Załącznik do Zarządzenia.

 §   9. 1. Protokoły z ustnego przyjęcia petycji, skargi lub wniosku sporządzone przez pracownika Urzędu w trakcie przyjęć interesantów realizowanych przez Dyrektora Wydziału, Kierownika Biura lub Filii Urzędu, Skarbnika Miasta, Sekretarza Miasta, Zastępców Prezydenta Miasta, Prezydenta Miasta podlegają przekazaniu do Referatu Skarg i Wniosków Wydziału Organizacyjnego w celu zarejestrowania w Centralnym Rejestrze Petycji Skarg i Wniosków.

  2. Protokoły z ustnego przyjęcia petycji, skargi lub wniosku realizowane przez Przewodniczącego Rady Miasta i Wiceprzewodniczących Rady Miasta – podlegają rejestracji w Centralnym Rejestrze Petycji Skarg i Wniosków w Biurze Rady Miasta.

 §   10.  1. Petycje, skargi lub wnioski wpływające do Rady Miasta Szczecin podlegają przekazaniu niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni do Prezydenta Miasta, jeżeli właściwym do ich rozpatrzenia jest Prezydent Miasta. O przekazaniu petycji, skargi lub wniosku zawiadamia się równocześnie skarżącego lub wnioskodawcę.  

 2. Petycje, skargi lub wnioski wpływające do Prezydenta Miasta podlegają przekazaniu niezwłocznie, nie później niż w terminie 7 dni do Rady Miasta, jeżeli organem właściwym do ich rozpatrzenia jest Rada Miasta Szczecin. O przekazaniu petycji, skargi lub wniosku zawiadamia się równocześnie skarżącego lub wnioskodawcę. 

 §   11.  1. Korespondencja imienna kierowana do Przewodniczącego Rady Miasta, Wiceprzewodniczących Rady Miasta będąca petycją, skargą lub wnioskiem podlega zarejestrowaniu w Centralnym Rejestrze Petycji Skarg i Wniosków w Biurze Rady Miasta.

2. Korespondencja imienna kierowana do Prezydenta Miasta, Zastępcy Prezydenta Miasta,   Sekretarza Miasta, Skarbnika Miasta, Dyrektora Wydziału lub Kierownika Biura i Filii będąca petycją, skargą lub wnioskiem podlega przekazaniu do Referatu Skarg i Wniosków Wydziału Organizacyjnego w celu zarejestrowania w Centralnym Rejestrze Petycji Skarg i Wniosków.

 §  12.  1. Po zarejestrowaniu petycji, skargi lub wniosku w Centralnym Rejestrze Petycji Skarg i Wniosków – Referat Skarg i Wniosków Wydziału Organizacyjnego przekazuje je niezwłocznie do właściwej jednostki organizacyjnej Urzędu lub miejskich jednostek organizacyjnych w celu załatwienia.

 2. Jeżeli przedmiotem petycji, skargi lub wniosku są sprawy niepołączone merytorycznie, wchodzące w zakres działania i kompetencji kilku jednostek organizacyjnych Urzędu - Referat Skarg i Wniosków Wydziału Organizacyjnego prowadzi postępowanie wyjaśniające i udziela odpowiedzi.

 3. Jeżeli przedmiot rozpatrywanej petycji, skargi lub wniosku wymaga współdziałania kilku jednostek organizacyjnych Urzędu – Referat Skarg i Wniosków Wydziału Organizacyjnego  wyznacza jednostkę wiodącą, która po uzyskaniu wyjaśnień i stanowisk od pozostałych jednostek organizacyjnych Urzędu przygotowuje odpowiedź lub wyjaśnienia.

 4. Petycje i skargi skierowane bezpośrednio przez Prezydenta lub Zastępcę Prezydenta o przeprowadzenie postępowania kontrolnego przez Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego podlegają przekazaniu do Referatu Skarg i Wniosków Wydziału Organizacyjnego w celu zarejestrowania w Centralnym Rejestrze Petycji Skarg i Wniosków.

  5. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego przeprowadza kontrolę w sprawie będącej przedmiotem petycji lub skargi, po uprzednim przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego w trybie skargowym przez merytoryczną jednostkę organizacyjną Urzędu.

  6. Jednostka organizacyjna Urzędu prowadząca sprawę będącą przedmiotem kontroli petycji lub skargi  bądź Referat Skarg i Wniosków Wydziału Organizacyjnego – w przypadku, gdy petycja lub skarga została skierowana bezpośrednio przez Prezydenta lub Zastępcę Prezydenta do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego – pisemnie informuje skarżących o przekazaniu skargi w celu rozpatrzenia zasadności przeprowadzenia kontroli.

 7. Po zakończeniu postępowania kontrolnego jednostka organizacyjna Urzędu lub kierownik miejskiej jednostki organizacyjnej rozpatrujący skargę, udziela odpowiedzi na skargę w oparciu o wyniki przeprowadzonej kontroli bądź informuje o przyczynach niepodjęcia kontroli.

 §  13.   1. W przypadku, gdy postępowanie wyjaśniające prowadzone jest przez Referat Skarg i Wniosków Wydziału Organizacyjnego lub merytoryczny Wydział/Biuro w zakresie nadzoru i współpracy z jednostkami organizacyjnymi Gminy, wskazana w sprawie jednostka organizacyjna Urzędu lub miejska jednostka organizacyjna zobowiązana jest przedłożyć pisemne wyjaśnienia wraz z aktami sprawy w terminie 7 dni od daty otrzymania polecenia.

2. W sprawach szczególnie skomplikowanych Referat Skarg i Wniosków Wydziału Organizacyjnego zwraca się o opinię prawną do radców prawnych Urzędu Miasta.

 § 14. W przypadku, gdy organem właściwym do rozpatrzenia petycji lub skargi jest Rada Miasta Szczecin, dyrektor Biura Rady Miasta występuje o udzielenie wyjaśnień do Prezydenta Miasta Szczecin lub kierownika miejskiej jednostki organizacyjnej.

Pisemne stanowisko oraz dokumentację niezbędną do rozpatrzenia petycji lub skargi należy przedłożyć w terminie 10 dni od otrzymania polecenia.

 § 15.  Przy udzielaniu odpowiedzi na petycje, skargi lub wnioski stosuje się znak sprawy wynikający z Jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz Unikalny Numer Porządkowy nadany w Centralnym Rejestrze Petycji Skarg i Wniosków.

 § 16. 1.Petycje, skargi i wnioski wpływające do Prezydenta Miasta i Rady Miasta Szczecin powinny być załatwiane starannie i terminowo, bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca.

 2. O każdym niezałatwieniu petycji, skargi lub wniosku w terminie, o którym mowa w ust. 1 należy zawiadomić skarżącego lub wnioskodawcę, podając przyczyny zwłoki i wskazując nowy termin załatwienia.

3. Przedłużenia terminów udzielania odpowiedzi na petycje, skargi i wnioski dokonują pracownicy Urzędu posiadający upoważnienia Prezydenta Miasta do wykonywania czynności w tym zakresie.

 4. W miejskich jednostkach organizacyjnych czynności związane z przedłużeniem terminu udzielenia odpowiedzi wykonują kierownicy tych jednostek.

 5. Kopię zawiadomienia, o którym mowa w ust. 2 należy niezwłocznie przekazać do Referatu Skarg i Wniosków Wydziału Organizacyjnego.

 § 17.1. Obsługę organizacyjno-protokolarną przyjęć skarżących w sprawach petycji i skarg przez Prezydenta Miasta zapewnia Referat Skarg i Wniosków Wydziału Organizacyjnego po uprzednim:

1) przedłożeniu przez skarżącego pism oraz dokumentów wskazujących na ostateczne rozstrzygnięcie sprawy przez merytorycznie właściwych kierowników miejskich jednostek organizacyjnych oraz Zastępców Prezydenta Miasta, Skarbnika i Sekretarza Miasta,

2) wniesieniu petycji, skargi lub wniosku na piśmie lub ustnie do protokołu.

  2. Listę osób zapisanych do Prezydenta Miasta Referat Skarg i Wniosków Wydziału Organizacyjnego przekazuje do Biura Prezydenta Miasta w dniu poprzedzającym spotkanie do godz. 12.00.

  3. Przygotowanie odpowiedzi na petycję lub skargę koordynuje Referat Skarg i Wniosków Wydziału Organizacyjnego zgodnie z dyspozycją Prezydenta Miasta.  

  4. Obsługę organizacyjno-protokolarną przyjmowania interesantów przez Przewodniczącego Rady Miasta, Wiceprzewodniczących Rady Miasta w sprawach petycji i skarg zapewniają wyznaczeni pracownicy w Biurze Rady Miasta.

§ 18. 1. Koordynowanie załatwiania petycji, skarg i wniosków oraz kontrolowanie terminowości udzielenia odpowiedzi na petycje, skargi i wnioski kierowane do Prezydenta Miasta zapewnia Referat Skarg i Wniosków Wydziału Organizacyjnego.

   2. Koordynowanie załatwiania petycji i skarg kierowanych do Rady Miasta Szczecin zapewniają wyznaczeni pracownicy Biura Rady Miasta.

 § 19. 1. Dyrektorzy/kierownicy jednostek organizacyjnych Urzędu oraz kierownicy miejskich jednostek organizacyjnych ponoszą odpowiedzialność za należyte i terminowe załatwianie petycji, skarg i wniosków wpływających do Prezydenta Miasta.

 2. Dyrektor Biura Rady  Miasta odpowiada za należyte i terminowe załatwianie petycji i skarg wpływających do Rady Miasta Szczecin.

§  20.  1.W terminie do 31 marca każdego roku Referat Skarg i Wniosków Wydziału Organizacyjnego opracowuje zbiorcze analizy oraz informacje dotyczące problematyki petycji, skarg i wniosków wpływających do Prezydenta Miasta za rok poprzedni i przedkłada je Sekretarzowi Miasta.

 2. W terminie do 31 marca każdego roku Biuro Rady Miasta opracowuje zbiorcze analizy oraz informacje dotyczące problematyki petycji, skarg i wniosków wpływających do Rady Miasta Szczecin za rok poprzedni i przedkłada je Sekretarzowi Miasta.

 § 21. O przypadkach naruszeń obowiązujących przepisów, procedur oraz powierzonych obowiązków służbowych stwierdzonych w wyniku przeprowadzonej analizy o stanie załatwiania petycji, skarg i wniosków – Dyrektor Wydziału Organizacyjnego, na wniosek Kierownika Referatu Skarg i Wniosków, powiadamia Sekretarza Miasta.

§ 22.1.Sekretarz Miasta pisemnie informuje dyrektorów/kierowników jednostek organizacyjnych Urzędu o stwierdzonych nieprawidłowościach i podejmuje działania naprawcze.

2.  Dyrektorzy/kierownicy jednostek organizacyjnych Urzędu oraz kierownicy miejskich jednostek organizacyjnych w terminie 14 dni od otrzymania pisma, o którym mowa w ust. 1, przedkładają informację o podjętych działaniach.

§  23. Traci moc  Zarządzenie Nr 229/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 22  maja  2009 r. w sprawie przyjmowania, rejestrowania, koordynowania i załatwiania petycji skarg i wniosków.

§  24. Nadzór nad realizacją Zarządzenia powierza się Sekretarzowi Miasta.

§  25.  Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.