Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin z 2010 r.

Na podstawie art. 31 i art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113,
poz. 984, Nr 153, poz. 1271, Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 80, poz. 717, Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102, poz. 1055, Nr 116, poz. 1203, Nr 167, poz. 1759, z 2005 r. Nr 172,
poz. 1441, Nr 175, poz. 1457, z 2006 r. Nr 17, poz. 128, Nr 181, poz. 1337, z 2007 r. Nr 48, poz. 327, Nr 138, poz. 974, Nr 173, poz. 1218, z 2008 r. Nr 180, poz. 1111, Nr 223,
poz. 1458, z 2009 r. Nr 52, poz. 420, Nr 157, poz. 1241, z 2010r. Nr 28 poz. 142 i 146)
w związku z art. 92 ust. 1 pkt 2 i ust. 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592, z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271, Nr 200, poz. 1688, Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102, poz. 1055, Nr 167, poz. 1759, z 2007 r. Nr 173, poz. 1218,
z 2008 r. Nr 180, poz. 1111, Nr 223, poz. 1458, z 2009 r. Nr 92, poz. 753, z 2010 r. Nr 28, poz. 142 i 146, Nr 40, poz.230), §7 ust. 3 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta, stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 195/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 4 maja 2009 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin (z późniejszymi zmianami) zarządzam, co następuje:

§ 1. Wyjazdy służbowe za granicę lub zapraszanie delegacji zagranicznych w imieniu Miasta Szczecin winny być poprzedzone wnikliwą analizą celowości wyjazdu lub zaproszenia, odpowiednio przygotowane pod względem organizacyjnym i merytorycznym oraz uwzględniać interesy Miasta i zasady gospodarności.
§ 2.1. Wnioski w sprawie służbowych wyjazdów zagranicznych Prezydenta Miasta oraz przyjmowania przez Prezydenta Miasta Szczecin delegacji zagranicznych składane są za pośrednictwem Biura Prezydenta Miasta Urzędu Miasta Szczecin do Sekretarza Miasta lub osoby wyznaczonej.
2. Wzory wniosków, o którym mowa w ust. 1 stanowią odpowiednio załącznik nr 1 i 2 do niniejszego Zarządzenia.
3. Wniosek w sprawie służbowych wyjazdów zagranicznych oraz przyjmowania delegacji zagranicznych przez Zastępców Prezydenta Miasta, Sekretarza Miasta oraz Skarbnika Miasta podlega zatwierdzeniu przez Prezydenta Miasta lub działającego z upoważnienia Prezydenta Miasta – Sekretarza Miasta.

4. Wzory wniosków na wyjazdy zagraniczne lub na przyjazdy delegacji zagranicznych określa odpowiednio załącznik nr 3 i 4 do niniejszego Zarządzenia.
5. Realizację wniosków w sprawie służbowych wyjazdów zagranicznych Prezydenta Miasta, Zastępców Prezydenta Miasta, Sekretarza Miasta oraz Skarbnika Miasta zapewnia Referat Współpracy Międzynarodowej w Biurze Prezydenta Miasta.

§ 3.1. Wnioski w sprawie służbowych wyjazdów zagranicznych pracowników Urzędu Miasta Szczecin oraz wnioski w sprawie wizyt delegacji zagranicznych zapraszanych w imieniu Miasta Szczecin składane są do Biura Prezydenta Miasta celem zarejestrowania
oraz zaopiniowania przez Dyrektora Biura Prezydenta Miasta Urzędu Miasta Szczecin.
3. Wzory wniosków na wyjazdy zagraniczne lub na przyjazdy delegacji zagranicznych określa odpowiednio załącznik nr 3 i 4 do niniejszego Zarządzenia.
4. Rejestr wszystkich wniosków wyjazdowych i przyjazdowych oraz sprawozdań
z wyjazdów i przyjazdów delegacji prowadzi Referat Współpracy Międzynarodowej w Biurze Prezydenta Miasta Urzędu Miasta Szczecin.

§ 4.1. Ustala się następującą procedurę organizowania wyjazdów zagranicznych pracowników Urzędu Miasta Szczecin lub wizyt delegacji zagranicznych, z zastrzeżeniem §2 ust.5:
1) Wniosek składany przez pracownika Wydziału/ Biura zatwierdzony przez Dyrektora Wydziału lub Kierownika Biura Urzędu Miasta Szczecin podlega akceptacji przez właściwego Zastępcę Prezydenta Miasta Szczecin.
2) Wniosek dotyczący Dyrektora Wydziału lub Kierownika Biura podlega zatwierdzeniu przez właściwego Zastępcę Prezydenta Miasta, Sekretarza lub Skarbnika Miasta.
3) Wniosek na wyjazd zagraniczny lub na przyjazd delegacji zagranicznej wraz ze stosowną dokumentacją, po uprzednim potwierdzeniu przez Wydział Księgowości Urzędu Miasta Szczecin rozliczenia poprzednich delegacji (w przypadku wniosków wyjazdowych) składany jest, nie później niż w ciągu 7 dni od daty planowanego wyjazdu – do Biura Prezydenta Miasta celem zarejestrowania wniosku (nadania numeru), zaopiniowania i potwierdzenia finansowania przez Dyrektora Biura Prezydenta Miasta.
4) Po zarejestrowaniu i zaopiniowaniu wniosku, o którym mowa w pkt 3, nie później niż w ciągu 7 dni, wniosek jest składany za pośrednictwem Referatu Współpracy Międzynarodowej w Biurze Prezydenta Miasta, do akceptacji Prezydenta Miasta lub działającego z upoważnienia Prezydenta Miasta – Sekretarza Miasta.
2. Zakup biletów, rezerwacja hoteli czy też dokonywanie innych czynności skutkujących zobowiązaniem finansowym Miasta, odbywa się wyłącznie po uzyskaniu akceptacji Prezydenta Miasta lub działającego z upoważnienia Prezydenta Miasta – Sekretarza Miasta.
3.Wnioski na wyjazdy zagraniczne oraz wnioski na przyjazdy delegacji zagranicznych winny być złożone najpóźniej na tydzień przed planowanym terminem wyjazdu (o ile wyjazd
nie wymaga uzyskania wizy) bądź przyjazdu.
4. Za terminową realizację i przygotowanie formalności związanych z wyjazdem za granicę lub wizytą delegacji zagranicznej odpowiada pracownik delegowany na wyjazd lub odpowiedzialny za obsługę delegacji zagranicznej.

§ 5. Pracownicy proponowani na służbowy wyjazd za granicę powinni:
1) spełniać kryteria fachowości i specjalistycznego wykształcenia odpowiedniego
do przedmiotu wyjazdu, posiadać znajomość języka kraju docelowego,
2) przestrzegać przepisów o zachowaniu tajemnicy państwowej i służbowej,
3) stosować się do obowiązujących za granicą przepisów prawa oraz zwyczajów miejscowych.

§ 6.1. Pracownicy delegowani na służbowy wyjazd zagraniczny bądź przyjmujący zaproszone delegacje zagraniczne, mają obowiązek merytorycznego i finansowego rozliczenia się
z wyjazdu lub wizyty zaproszonej delegacji.
2. Pracownicy, o których mowa w ust. 1 obowiązani są:
1) złożyć pisemne sprawozdanie z przebiegu wizyty lub wykonania programu w terminie
14 dni od zakończenia pobytu za granicą lub wizyty delegacji zagranicznej w Mieście Szczecin (jeżeli delegacja jest wieloosobowa, sprawozdanie składa przewodniczący),
2) rozliczyć się z Wydziałem Księgowości Urzędu Miasta Szczecin z pobranych środków dewizowych oraz złotych polskich, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami w terminie 14 dni od daty zakończenia pobytu za granicą lub wizyty delegacji zagranicznej.

§ 7.1. Sprawozdanie z wyjazdu zagranicznego, o którym mowa w § 6 ust. 2 pkt 1 powinno zawierać:
1) nazwę kraju, miejscowości, instytucji (firmy), w których delegowany przebywał,
2) okres pobytu,
3) skład osobowy delegacji,
4) osoby przyjmujące delegowanego,
5) informacje o przebiegu wizyty oraz nawiązanych kontaktach,
6) informacje o przywiezionych materiałach merytorycznych lub informacyjnych,
7) wnioski dotyczące możliwości wykorzystania lub zastosowania zdobytej wiedzy
i doświadczeń,
8) ocena merytoryczna wyjazdu np. dotycząca celowości dalszej współpracy.
2. Sprawozdanie z wykonania programu wizyty delegacji zagranicznej w mieście Szczecin,
o którym mowa w § 6 ust. 2 pkt 1, powinno zawierać:
1) nazwę kraju, miejscowości, instytucji (firmy) zaproszonej delegacji,
2) skład osobowy delegacji,
3) okres pobytu,
4) informacje o przebiegu wizyty (w tym program pobytu oraz ocena jego realizacji),
5) osoby przyjmujące gości,
6) informacje o otrzymanych materiałach merytorycznych lub informacyjnych,
7) wnioski dotyczące możliwości wykorzystania lub zastosowania zdobytej wiedzy
i doświadczeń,
8) ocena merytoryczna wizyty, np. dotycząca celowości dalszej współpracy.
3. Sprawozdania, o których mowa w ust.1 i 2, winny być złożone Dyrektorowi Biura Prezydenta Miasta.
§ 8. Pracownicy delegowani za granicę, którzy:
1) nie złożyli sprawozdania lub sporządzili sprawozdanie niezgodnie z zasadami określonymi
w niniejszym Zarządzeniu,
2) nie rozliczyli się w przepisanym terminie z pobranej zaliczki,
nie mogą być powtórnie wnioskowani na wyjazdy służbowe za granicę - do czasu spełnienia powyższych obowiązków .

§ 9.1. Wnioski na służbowe wyjazdy zagraniczne Przewodniczącego Rady Miasta oraz przyjmowanie przez Przewodniczącego Rady Miasta Szczecin delegacji zagranicznych w sprawach związanych z funkcjonowaniem Urzędu Miasta Szczecin składane są do Prezydenta Miasta Szczecin celem zatwierdzenia.
2. Wzory wniosków, o których mowa w ust. 1 stanowią odpowiednio załącznik nr 5 i 6 do niniejszego Zarządzenia.
3.Wnioski na służbowe wyjazdy zagraniczne radnych Rady Miasta Szczecin, w tym Wiceprzewodniczących Rady Miasta Szczecin oraz przyjmowanie przez nich delegacji zagranicznych w sprawach związanych z funkcjonowaniem Urzędu Miasta Szczecin składane są do Przewodniczącego Rady Miasta Szczecin celem zatwierdzenia.
4. Wzór wniosku, o którym mowa w ust. 3 określa odpowiednio załącznik nr 7 i 8 do niniejszego Zarządzenia.
5. Wnioski wyjazdowe i przyjazdowe radnych, w tym Przewodniczącego Rady Miasta Szczecin wymagają potwierdzenia finansowania przez Dyrektora Biura Rady Miasta Urzędu Miasta Szczecin.
6. Rejestr służbowych wyjazdów zagranicznych Przewodniczącego i Wiceprzewodniczących oraz radnych Rady Miasta Szczecin, ich obsługę organizacyjno-techniczną oraz rejestr sprawozdań z wyjazdów i przyjazdów delegacji prowadzi Biuro Rady Miasta.

§ 10. Realizację Zarządzenia powierza się Dyrektorom Wydziałów i Kierownikom Biur Urzędu Miasta Szczecin.
§ 11. Traci moc Zarządzenie Nr 48/02 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 14 lutego 2002 r. w sprawie zasad organizowania służbowych wyjazdów zagranicznych oraz wizyt delegacji zagranicznych w Szczecinie.
§ 12. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.