Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin z 2009 r.

ZARZĄDZENIE NR 334/09
Prezydenta Miasta Szczecin
z dnia 6 lipca 2009 r.

w sprawie wykazu dokumentów objętych w Urzędzie Miasta Szczecin klauzulami „zastrzeżone” i „poufne” oraz szczegółowych wymagań w zakresie ochrony informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone”.

Na podstawie art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 22 stycznia 1999 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2005 r. Nr 196, poz. 1631, z 2006 r. Nr 104, poz. 708, poz. 711, Nr 149, poz. 1078, Nr 218, poz. 1592, Nr 220, poz. 1600, z 2008r. Nr 171, poz. 1056) oraz art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. Nr 142, poz. 1591 z 2001 r., z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271, Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 80, poz. 717, Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102, poz. 1055, Nr 116, poz. 1203, Nr 167, poz. 1759 z 2005 r. Nr 172, poz. 1441, Nr 175, poz. 1457, z 2006 r. Nr 17, poz. 128, Nr 181, poz. 1337, z 2007r. Nr 48, poz. 327, Nr 138, poz. 974, Nr 173, poz. 1218, z 2008 r. Nr 180, poz. 1111, Nr 223, poz. 1458, z 2009 r. Nr 52, poz. 420) zarządzam, co następuje:


§ 1. W celu zapewnienia przestrzegania przepisów o ochronie informacji niejawnych, w Urzędzie Miasta Szczecin wprowadzam wykazy dokumentów i informacji objętych klauzulami „zastrzeżone” i „poufne”, które stanowią załączniki do niniejszego zarządzenia:
1) Załącznik Nr 1 – wykaz dokumentów objętych klauzulą „zastrzeżone”,
2) Załącznik Nr 2 – wykaz dokumentów objętych klauzulą „poufne”.

§ 2. 1. Dokumenty i informacje niejawne stanowiące tajemnicę służbową oznacza się klauzulą „zastrzeżone”, w przypadku gdy ich nieuprawnione ujawnienie mogłoby spowodować szkodę dla:
1) prawnie chronionych interesów obywateli,
2) prawnie chronionych interesów jednostki organizacyjnej.
2. Informacje niejawne zaklasyfikowane jako stanowiące tajemnicę służbową oznacza się klauzulą „poufne”, w przypadku gdy ich nieuprawnione ujawnienie powodowałoby szkodę dla:
1) interesów państwa,
2) interesu publicznego,
3) prawnie chronionego interesu obywateli.
3. Tajemnicą służbową jest informacja, z którą pracownik zapoznał się w związku z pełnieniem swoich obowiązków w Urzędzie Miasta Szczecin.
4. Zachowanie tajemnicy służbowej obowiązuje każdego pracownika bez względu na zajmowane stanowisko, rodzaj i miejsce wykonywanej pracy oraz charakter stosunku pracy.
5. Zachowanie tajemnicy obowiązuje zarówno w czasie trwania stosunku pracy, jak i po jego ustaniu.

§ 3. 1. Materiały objęte w Urzędzie Miasta Szczecin klauzulami „zastrzeżone” i „poufne” winny być wytwarzane w sposób określony w Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 5 października 2005 r. w sprawie sposobu oznaczania materiałów, umieszczania na nich klauzul tajności, a także zmiany nadanej klauzuli tajności (Dz. U. z 2005 r. Nr 205, poz. 1696).
2. Uprawnienie do dostępu do informacji stanowiących tajemnicę służbową uzyskuje się po wypełnieniu ankiety bezpieczeństwa osobowego, przeprowadzeniu przez Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych postępowania sprawdzającego i wydaniu przez niego poświadczenia bezpieczeństwa.
3. Ankietę bezpieczeństwa osobowego należy wypełnić w ciągu dwóch tygodni od chwili jej otrzymania i złożyć osobiście w Biurze ds. Ochrony Informacji Niejawnych
4. W przypadku odmowy wypełnienia ankiety bezpieczeństwa osobowego, należy niezwłocznie powiadomić o tym Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych w formie pisemnej wraz z uzasadnieniem.
5. W przypadku, gdy pracownik posiada poświadczenie bezpieczeństwa wydane w innej jednostce organizacyjnej, należy je przedstawić w ciągu 2 dni od chwili poinformowania o tym Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych.
6. Zgodę na udostępnienie informacji niejawnych stanowiących tajemnicę służbową osobie, wobec której wszczęto zwykłe postępowanie sprawdzające, może wyrazić – w formie pisemnej – Prezydent Miasta Szczecin.
7. W wyjątkowych, szczególnie uzasadnionych przypadkach, Prezydent Miasta Szczecin może wyrazić pisemną zgodę na jednorazowe udostępnienie określonych informacji niejawnych osobie nie posiadającej odpowiedniego poświadczenia bezpieczeństwa. Procedurę uzyskania zgody przeprowadza Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych.
8. Dopuszczenie do pracy, z którą łączy się dostęp do informacji niejawnych poprzedza szkolenie z zakresu ochrony informacji niejawnych.
9. Informacje niejawne mogą być udostępniane pracownikom tylko w zakresie niezbędnym do wykonywania przez nich obowiązków służbowych.
10. Osoby upoważnione do dostępu do informacji stanowiących tajemnicę służbową obowiązane są stosować środki zapobiegające ujawnieniu tych informacji osobom nieuprawnionym.
11. Dyrektorzy wydziałów/ kierownicy biur są zobowiązani informować Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych o konieczności wszczęcia postępowania sprawdzającego w stosunku do pracowników, których zakres obowiązków wiąże się z dostępem do informacji niejawnych.

§ 4. Dokumenty oznaczone klauzulą „poufne” wpływające do Urzędu Miasta Szczecin mogą być otwierane i rejestrowane wyłącznie w Kancelarii tajnej Biura ds. Ochrony Informacji Niejawnych.

§ 5. 1. Dokumenty oznaczone klauzulą „zastrzeżone”, wytworzone na terenie Urzędu Miasta Szczecin muszą zostać niezwłocznie zarejestrowane przez upoważnionych w wydziałach/ biurach pracowników w „Dzienniku ewidencji wykonanych dokumentów”.
2. Dokumenty objęte klauzulą „zastrzeżone” wpływające i wychodzące z Urzędu Miasta Szczecin muszą zostać zarejestrowane w „Dzienniku korespondencji dokumentów oznaczonych klauzulą –zastrzeżone-”.
3. Dokumenty oznaczone klauzulą „zastrzeżone” wpływające do wydziału/ biura po zarejestrowaniu przekazywane są dyrektorowi wydziału/ kierownikowi biura, posiadającemu aktualne poświadczenie bezpieczeństwa. W przypadku braku poświadczenia bezpieczeństwa o otrzymaniu korespondencji niejawnej oznaczonej klauzulą „zastrzeżone” należy niezwłocznie powiadomić Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych.
4. Dyrektorzy wydziałów/ kierownicy biur są zobowiązani do zgłaszania Pełnomocnikowi ds. Ochrony Informacji Niejawnych wszelkich zmian dotyczących pracowników upoważnionych do rejestracji dokumentów.

§ 6. 1. Wszystkie dokumenty oznaczone klauzulą „zastrzeżone” winny być przechowywane w miejscach niedostępnych powszechnie, zamykanych na co najmniej jeden zamek o skomplikowanym mechanizmie. Dokumentów niejawnych nie wolno przechowywać razem z dokumentami jawnymi, chyba że tworzą integralną część dokumentacji. Wówczas teczka musi zostać wyraźnie oznaczona klauzulą „zastrzeżone”.
2. O wszelkich nieprawidłowościach związanych z przetwarzaniem, przechowywaniem oraz udostępnianiem dokumentów oznaczonych klauzulą „zastrzeżone” oraz ich zagubieniu albo zniszczeniu należy niezwłocznie powiadomić bezpośredniego przełożonego oraz Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych.
3. Dyrektorzy wydziałów/kierownicy biur są zobowiązani wyznaczyć odpowiednio zabezpieczone miejsca, w których po godzinach pracy muszą być przechowywane klucze do szaf zawierających informacje o klauzuli „zastrzeżone”.

§ 7. Dokumenty oznaczone klauzulą „zastrzeżone” należy przekazywać i wysyłać zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 29 września 2005 r. w sprawie trybu i sposobu przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów zawierających informacje niejawne (Dz.U z 2005r. Nr 200, poz.1650, z 2008 r. Nr 225, poz. 1491).

§ 8. 1.W przypadku konieczności omawiania treści dokumentów niejawnych, osoba odpowiedzialna za nie jest zobowiązana poinformować na początku o niejawnych charakterze spotkania. Mogą uczestniczyć w nim wyłącznie osoby posiadające aktualne poświadczenie bezpieczeństwa, a omawiana sprawa musi być w zakresie pełnionych przez nie obowiązków.
2. Spotkanie o charakterze niejawnym nie może być nagrywane ani filmowane, wszelkie protokoły i notatki muszą być oznaczone klauzulą niejawności.
3. O konieczności organizacji spotkania o charakterze niejawnym należy powiadomić Pełnomocnika ds. Ochrony Informacji Niejawnych.

§ 9. Nadzór nad realizacją niniejszego zarządzenia powierza się Pełnomocnikowi ds. Ochrony Informacji Niejawnych.

§ 10. Traci moc Zarządzenie Nr 362/06 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 5 lipca 2006 r. w sprawie wykazu dokumentów objętych w Urzędzie Miasta Szczecin klauzulami „zastrzeżone” i „poufne” oraz szczegółowych wymagań w zakresie ochrony informacji niejawnych o klauzuli „zastrzeżone” (zm. Zarządzenie Nr 81/07 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 26 lutego 2007 r., Zarządzenie Nr 423/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 30 września 2008 r.).

§ 11. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.