Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin z 2006 r.

ZARZĄDZENIE NR 192/06
PREZYDENTA MIASTA SZCZECIN
z dnia 11 kwietnia 2006 r.

w sprawie stosowania systemu rejestracji i obiegu dokumentów „REJESTR BOI” w Urzędzie Miasta Szczecin.

        Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271, Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 80, poz. 717, Nr 162, poz.1568, z 2004 r. Nr 116, poz. 1203, z 2005 r. Nr 172, poz. 1441, z 2006 r. Nr 17, poz. 128) oraz § 31 ust. 1 pkt 4 Statutu Miasta Szczecina stanowiącego załącznik do Uchwały Nr XXX/598/04 Rady Miasta Szczecina z dnia 14 grudnia 2004 r. w sprawie przyjęcia Statutu Miasta Szczecina (Dz. Urz. Woj. Zachodniopomorskiego Nr 10, poz. 178) i § 7 ust. 1 i 3 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin, stanowiącego załącznik do zarządzenia Nr 57/06 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 31 stycznia 2006 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin zarządzam, co następuje:

    § 1.1 Zobowiązuje się pracowników Urzędu Miasta do stosowania elektronicznego systemu rejestracji i obiegu dokumentów „REJESTR BOI” zwanego dalej „Systemem”. 
    2. Szczegółowy opis rejestracji i dalszego obiegu korespondencji jest dostępny w Systemie w funkcji Pomoc, a ogólne zasady stosowania Systemu określa załącznik nr 1 do zarządzenia. 
    3. Stosowanie Systemu obejmuje następujące kategorie korespondencji:
1) sprawy wpływające do Urzędu podlegają rejestracji w Centralnym Rejestrze Spraw, którego zakres określa załącznik nr 2 do zarządzenia,
2) petycje, skargi i wnioski podlegają rejestracji w Centralnym Rejestrze Petycji, Skarg
i Wniosków, którego zakres stosowania określa załącznik nr 3 do zarządzenia oraz Zarządzenie Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przyjmowania, rejestrowania, koordynowania i załatwiania petycji, skarg i wniosków,
3) korespondencja różna podlega rejestracji w rejestrach korespondencji różnej jednostek organizacyjnych Urzędu, których zakres określa załącznik nr 4 do zarządzenia,
4) korespondencja pocztowa podlega rejestracji w Centralnym Rejestrze Kancelarii Poczty, którego zakres stosowania określa załącznik nr 5 do zarządzenia,
5) korespondencja elektroniczna podlega rejestracji w jednym z rejestrów określonych
w pkt 1-4.

    § 2. Systemem nie są objęte następujące rodzaje korespondencji:
1) korespondencja wewnątrzurzędowa dotycząca spraw organizacyjnych Urzędu, a w szczególności: 
a) zamawianie pieczęci, 
b) wnioski o udzielenie upoważnień, 
c) zgłoszenia zapotrzebowania wymiany sprzętu,
2) wnioski o udzielenie informacji adresowych, które rejestrowane są w systemie „EWID” z wyłączeniem wniosków składanych elektronicznie,
3) wnioski o wydanie dowodów osobistych, które rejestrowane są w rejestrze dowodów osobistych,
4) wnioski o rejestrację pojazdów, które rejestrowane są w rejestrze pojazdów,
5) wnioski o wydanie prawa jazdy, które rejestrowane są w rejestrze praw jazdy,

    § 3.1 Przyjmowanie korespondencji wnoszonej osobiście przez interesantów oraz wpływającej pocztą odbywa się wyłącznie poprzez Biuro Obsługi Interesantów, z wyłączeniem petycji, skarg i wniosków. 
    2. Korespondencja elektroniczna przyjmowana jest przez adresata. 
    3. W szczególnych przypadkach, na polecenie Prezydenta Miasta, Zastępców Prezydenta, Sekretarza Miasta, Skarbnika Miasta, Dyrektora Wydziału, Kierownika Biura lub Filii, korespondencja może zostać zarejestrowana przez właściwy sekretariat z wyłączeniem petycji, skarg i wniosków.

    § 4. Zobowiązuje się Dyrektorów Wydziałów oraz Kierowników Biur Urzędu Miasta do:
1) zapewnienia stałej aktualizacji i opracowywania nowych procedur załatwiania spraw w podległej jednostce organizacyjnej zgodnie z trybem określonym w załączniku nr 6 do zarządzenia,
2) występowania do Biura Obsługi Interesantów o nadawanie indywidualnych uprawnień, podległym pracownikom, do pracy w Systemie,
3) zapewnienia bieżącego wprowadzania do Systemu, przez podległych pracowników, kolejnych etapów załatwiania spraw.

    § 5. Zobowiązuje się:
1) Dyrektora Wydziału Organizacyjnego do: 
a) zapewnienia niezwłocznego przekazywania informacji do Biura Obsługi Interesantów o wszystkich ruchach kadrowych pracowników Urzędu (zwalnianie, zatrudnianie, przesunięcia wewnętrzne), 
b) informowania Biura Obsługi Interesantów o zmianach w regulaminach wewnętrznych jednostek organizacyjnych Urzędu w części dotyczącej znakowania pism, 
c) współpracy z Biurem Obsługi Interesantów w zakresie modyfikacji Systemu.
2) Dyrektora Wydziału Informatyki do technicznego zabezpieczenia:
a) prawidłowego działania Systemu,
b) sali szkoleń do szkolenia nowo zatrudnianych pracowników z obsługi Systemu,
3) Dyrektora Biura Obsługi Interesantów do przedstawiania Sekretarzowi Miasta danych wynikających z Systemu a dotyczących poszczególnych jednostek organizacyjnych Urzędu, raz na pół roku do dnia 15 miesiąca rozpoczynającego następne półrocze.

    § 6. Zobowiązuje się pracowników do samokształcenia w zakresie korzystania z nowych funkcji Systemu.

    § 7. Nadzór nad realizacją zarządzenia powierza się Sekretarzowi Miasta.

    § 8. Traci moc Zarządzenie Nr 420/04 Prezydenta Miasta z dnia 5 października 2004 r. w sprawie stosowania systemu rejestracji i obiegu dokumentów „REJESTR BOI” w Urzędzie Miejskim w Szczecinie.

    § 9. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.