Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin z 2025 r.

Zarządzenie nr 529/25
Prezydenta Miasta Szczecin

z dnia 28 października 2025　r.

w sprawie wdrożenia projektu pilotażowego pn. „Contact Center v1” w　Urzędzie Miasta Szczecin

Na podstawie § 10 ust. 1 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin stanowiącego Załącznik do Zarządzenia Nr　175/25 Prezydenta Miasta Szczecin z　dnia 17　kwietnia 2025　r. w　sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin (zm. Zarządzenie Nr 219/25 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 16 maja 2025 r., Zarządzenie Nr 234/25 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 27 maja 2025 r.), zarządzam co następuje:

§ 1. W celu realizacji pilotażowego projektu dotyczącego wdrażania w Urzędzie Miasta Szczecin narzędzia z zakresu sztucznej inteligencji pn. „Contact Center v1”, zwanego dalej „Projektem”, powołuję:

1) Zespół ds. organizacji Projektu;

2) Zespoł ds. informatyczno-technicznych;

3) Zespoł ds. wdrażania Projektu.

§ 2. 1. W skład Zespołu ds. organizacji Projektu, zwanego dalej „Zespołem projektowym”, wchodzą:

1) Kamila Bogusławska - Dyrektor Wydziału Zarządzania Projektami;

2) Małgorzata Bil-Modranka - Kierownik Biura Partnerstwa Publiczno-Prywatnego;

3) Anna Kalina-Dzwonkowska - Kierownik Biura Informacji Publicznej;

4) Piotr Janicki - Inspektor Ochrony Danych.

2. Do zadań Zespołu projektowego należy:

1) realizacja Projektu zgodnie z założonym harmonogramem i celami Projektu;

2) monitorowanie bieżącego postępu rzeczowego i finansowego w Projekcie;

3) ocena zestawów pytań testowych pod kątem zgodności z obowiązującym prawem;

4) wydawanie rekomendacji w　zakresie zgodności Projektu z przepisami o ochronie danych osobowych, krajowym systemie cyberbezpieczeństwa oraz wewnętrznymi regulacjami Urzędu Miasta Szczecin w tym zakresie;

5) przeprowadzenie oceny skutków dla ochrony danych (art. 35 RODO) - DPIA we współpracy z Wykonawcą oraz formalne procedowanie dokumentu.

§ 3. 1. W skład Zespołu ds. informatyczno-technicznych, zwanego dalej „Zespołem ZT”, wchodzą:

1) Radosław Słowiński - Zastępca Dyrektora Wydziału Informatyki;

2) Sławomir Klimek - Kierownik Referatu w Wydziale Informatyki;

3) Tomasz Czerniawski - Główny Specjalista w Wydziale Informatyki;

4) Anna Tarnawska - Główny Specjalista w Wydziale Informatyki;

5) Andrzej Czapla - Główny Specjalista w Wydziale Informatyki;

6) Przemysław Hanc - Inspektor w Wydziale Informatyki.

2. Do zadań Zespołu ZT należy:

1) kontrola techniczna realizacji poszczególnych etapów Projektu;

2) wsparcie Wykonawcy w　dostosowaniu Projektu do systemów informatycznych Urzędu Miasta Szczecin;

3) ocena stopnia przydatności Projektu w kontekście funkcjonowania w Urzędzie Miasta Szczecin;

4) ocena bezpieczeństwa Projektu w zakresie środków technicznych i organizacyjnych zapewniających odporność na incydenty cyberbezpieczeństwa.

§ 4. 1. W skład Zespołu ds. wdrażania Projektu, zwanego dalej „Zespołem wdrażającym”, wchodzą:

1) Ewa Szynkowska - Zastępca Dyrektora Wydziału Informatyki;

2) Anna Jaśkowiak - Dyrektor Biura Obsługi Interesantów;

3) Andrzej Żbikowski - Dyrektor Wydziału Spraw Obywatelskich;

4) Magdalena Lasek - Zastępca Dyrektora Biura Obsługi Interesantów;

5) Adam Morawski - Zastępca Dyrektora Biura Prezydenta Miasta;

6) Katarzyna Kobiak - Kierownik Referatu w　Biurze Obsługi Interesantów;

7) Konrad Batogowski - Główny Specjalista w　Biurze Obsługi Interesantów;

8) Eliza Kaberów - Główny Specjalista w　Biurze Obsługi Interesantów;

9) Agnieszka Spałek-Pytlińska - Główny Specjalista w　Biurze Obsługi Interesantów;

10) Justyna Kamrowska - Podinspektor w　Biurze Obsługi Interesantów.

2. Do zadań Zespołu wdrażającego należy:

1) pomoc w przygotowywaniu zestawów pytań testowych dla bota „Contact Center v1” z zakresu merytorycznego danej komórki organizacyjnej Urzędu Miasta Szczecin;

2) ontrola jakości merytorycznej odpowiedzi udzielanych przez bota;

3) cena stopnia przydatności Projektu w　kontekście funkcjonowania danej komórki organizacyjnej Urzędu Miasta Szczecin;

4) dział w rocesie testowania Projektu od strony użytkownika;

5) apewnienie aktualności informacji i rocedur na stronie eurzad.szczecin.pl przez wydziały i iura zaangażowane w ealizację Projektu.

3. Obsługę organizacyjno-techniczną  Zespołów, o których mowa w § 1 zaperwnia Wydział Zarządzania Projektami Urzędu Miasta Szczecin.

§ 5. 1. Wyznaczam Koordynatora Projektu w osobie Pani Kamili Bogusławskiej - Dyrektora Wydziału Zarządzania Projektami.

2.　Do zadań Koordynatora Projektu należy:

1) ustalanie kierunków działań dotyczących realizacji Projektu, w　tym czuwanie nad poprawnością oraz terminowością wykonywania obowiązków powierzonych Zespołom, o　których mowa w　§ 1;

2) organizacja spotkań Zespołów, o　których mowa w　§ 1;

3) wsparcie merytoryczne Zespołów, o　których mowa w　§ 1　przy realizacji zadań projektowych;

4) zapewnienie prawidłowej organizacji i funkcjonowania Zespołów, o których mowa w § 1;

5) sformułowanie procedur, które będą wykonywane podczas realizacji Projektu zapewniających jego prawidłową realizację;

6) monitorowanie realizacji budżetu Projektu oraz postępu prac Wykonawcy zgodnie z harmonogramem i budżetem Projektu;

7) uczestnictwo w ważnych z punktu widzenia rozliczeniowego Projektu naradach i spotkaniach;

8) prowadzenie stałej współpracy z interesariuszami Projektu;

9) koordynacja działań mających na celu promocję Projektu.

3. Wyznaczam Liderów Projektu w osobach:

1) Ewa Szynkowska - Zastępca Dyrektora Wydziału Informatyki;

2) Sławomir Klimek - Kierownik Referatu w Wydziale Informatyki.

4. W przypadku nieobecności Koordynatora Projektu jego obowiązki przejmuje Lider Projektu w osobie Ewy Szynkowskiej.

5. Do zadań Liderów Projektu należy:

1) budowanie i prowadzenie interdyscyplinarnego zespołu;

2) ustalanie ról i odpowiedzialności członków zespołu;

3) zapewnienie skutecznej komunikacji pomiędzy członkami Zespołów, o których mowa w § 1;

4) współpraca z ekspertami AI przy wyborze odpowiednich narzędzi, frameworków i architektury systemu;

5) ocena jakości danych;

6) monitorowanie postępów w trenowaniu, testowaniu i wdrażaniu modeli AI.

§ 6. 1. Głównym celem Projektu jest usprawnienie funkcjonowania Gminy Miasto Szczecin poprzez uruchomienie działającego bota AI (tekst i　głos). Bot AI będzie udzielał mieszkańcom odpowiedzi na pytania dotyczące procedur załatwiania spraw zebranych pod witryną eurzad.szczecin.pl.

2. Projekt będzie wdrażany w Urzędzie Miasta Szczecin w ramach pilotażu. Projekt bazować będzie na procedurach i dokumentach jawnych przy wykorzystaniu modelu językowego LLM (model językowy AI generujący odpowiedzi w języku naturalnym).

3. Cele szczegółowe Projektu obejmują w szczególności:

1) usprawnienie komunikacji z mieszkańcami;

2) zapewnienie mieszkańcom i organizacjom całodobowego dostępu do informacji;

3) zwiększenie efektywności i umiejętności pracowników Urzędu Miasta Szczecin poprzez wspomaganie ich pracy za pomocą AI oraz szkolenia praktyczne;

4) zmniejszenie czasu potrzebnego na uzyskanie informacji udzielanej przez Urząd Miasta Szczecin.

4. Zadania realizowane w ramach Projektu wynikają z wyznaczonych celów strategicznych i operacyjnych „Strategii Rozwoju Szczecina 2025”. Kluczowe zadania w ramach Projektu polegają na:

1) stworzeniu karty DPIA dla zakresu pilotażu (ocena skutków dla ochrony danych w celu zapewnienia zgodności z art. 35 RODO);

2) opracowaniu białej listy źródeł danych publicznych możliwych do wykorzystania w ramach przetwarzania AI;

3) opracowaniu dokumentu architektury opisującego integrację platformy n8n z infrastrukturą Urzędu Miasta Szczecin oraz sposób działania „Contact Center v1”;

4) instalacji i konfiguracji platformy n8n;

5) stworzeniu repozytorium procesów i konfiguracji zapewniającego spójność, kontrolę wersji, łatwy dostęp do danych konfiguracyjnych;

6) uruchomieniu „Contact Center v1” jako bota AI spełniającego funkcje Chatbota i Voicebota;

7) prowadzeniu kontroli jakości, dokonywaniu cyklicznych pomiarów poprzez zastosowanie zestawów pytań testowych oraz tworzeniu raportów jakości;

8) wprowadzeniu minimum 3 automatyzacji uzgodnionych z Urzędem Miasta Szczecin;

9) przeprowadzeniu szkoleń praktycznych z obsługi platformy n8n dla pracowników Urzędu Miasta Szczecin wyznaczonych do tworzenia lub współtworzenia automatyzacji;

10) opracowaniu tzw. „mapy drogowej” jako dokumentu opisującego podejście do realizacji kolejnych etapów z uwzględnieniem uzgodnionych z Urzędem Miasta Szczecin: priorytetów, realizacji procesów, założeń realizacji, opisu architektury rozwiązania oraz wstępnego harmonogramu realizacji, a także szacunkowych kosztów realizacji kolejnych etapów.

§ 7. W zależności od potrzeb oraz etapu wdrożenia Projektu Koordynator Projektu może zapraszać inne osoby do prac w　Zespołach, o których mowa w § 1.

§ 8. Zespoły, o których mowa w § 1 pracują na posiedzeniach nie rzadziej niż raz na kwartał a ich obradom przewodniczy Koordynator Projektu.

§ 9. Dyrektorzy oraz kierownicy wydziałów i biur Urzędu Miasta Szczecin oraz jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin są zobowiązani do współpracy z Zespołami, o których mowa w § 1 oraz Koordynatorem Projektu w wykonywaniu zadań projektowych, a w szczególności do terminowego przekazywania Zespołom i koordynatorowi Projektu wszelkich informacji niezbędnych do realizacji Projektu.

§ 10. Nadzór nad realizacją Zarządzenia powierzam Zastępcy Prezydenta Miasta ds. inwestycji i zarządzania projektami.

§ 11. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

　

Prezydent Miasta

　

Piotr Krzystek