Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin z 2024 r.

                                                                          ZARZĄDZENIE NR 723/24

                                                                 PREZYDENTA MIASTA SZCZECIN
                                                                          z dnia 27 grudnia 2024 r.

zmieniające zarządzenie w sprawie czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miasta Szczecin oraz zasad pracy w Systemie Zarządzania Dokumentami i Zadaniami Pracowników - system eDok.

Na podstawie § 1 ust. 3, § 2 ust. 2 i § 42 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67, Nr 27, poz. 140 oraz rozbudowa Zarządzenie Nr 465/21 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 22 września 2021 r., Zarządzenie Nr 222/24 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25 kwietnia 2024 r. i Zarządzenie Nr 621/24 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 listopada 2024 r.) oraz § 7 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin, stanowiącego Załącznik do Zarządzenia Nr 631/23 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 27 grudnia 2023 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin ( zm. Zarządzenie Nr 557/24 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 października 2024 r.) zarządzam, co następuje:
§ 1. Katalog klas z jrwa, stanowiących wyjątki od systemu tradycyjnego, dla których dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw prowadzone jest w Urzędzie w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD), stanowiący Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 31/22 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 stycznia 2022 r. w sprawie czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miasta Szczecin oraz zasad pracy w Systemie Zarządzania Dokumentami i Zadaniami Pracowników - system eDok (zm. Zarządzenie Nr 136/22 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25 marca 2022 r., Zarządzenie Nr 266/23 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 31 maja 2023 r., Zarządzenie Nr 11/24 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 3 stycznia 2024 r., Zarządzenie Nr 227/24 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 kwietnia 2024 r., Zarządzenie Nr 245/24 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 17 maja 2024 r., Zarządzenie Nr 508/24 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25 września 2024 r., Zarządzenie Nr 609/24 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 22 listopada 2024 r.) otrzymuje brzmienie jak załącznik do zarządzenia.
§ 2. W zasadach określających prowadzenie składów chronologicznych w Urzędzie - załącznik Nr 1 do Szczegółowych zasad obiegu korespondencji i pism oraz pracy w systemie eDok w Urzędzie stanowiących Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 31/22 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 stycznia 2022 r. w sprawie czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miasta Szczecin oraz zasad pracy w Systemie Zarządzania Dokumentami i Zadaniami Pracowników - system eDok (zm. Zarządzenie Nr 136/22 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25 marca 2022 r., Zarządzenie Nr 266/23 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 31 maja 2023 r., Zarządzenie Nr 11/24 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 3 stycznia 2024 r., Zarządzenie Nr 227/24 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 kwietnia 2024 r., Zarządzenie Nr 245/24 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 17 maja 2024 r., Zarządzenie Nr 508/24 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25 września 2024 r., Zarządzenie Nr 609/24 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 22 listopada 2024 r.) § 6 otrzymuje brzmienie:
„§ 6. W Urzędzie prowadzi się składy chronologiczne:
1) każda jednostka organizacyjna dla klasy z jrwa:
-031-Zawieranie i realizacja porozumień gminy z organami administracji państwowej lub samorządowej
-0641-Sprawozdawczość na poziomie każdego urzędu i jednostki organizacyjnej
-065-Analizy tematyczne lub przekrojowe, ankietyzacja
2) Wydział Organizacyjny dla klasy z jrwa:
-0008-Realizacja uchwał rady gminy i jej monitorowanie
-0711-Przekazywanie aktów prawa miejscowego do ogłoszenia i badanie zgodności z prawem aktów prawa miejscowego
o nazwach:
a) skład chronologiczny przesyłek na nośnikach papierowych, dla których dokonano pełnego odwzorowania - PS-WO,
b) skład chronologiczny przesyłek na nośnikach papierowych, dla których dokonano częściowego odwzorowania - PC-WO,
c) skład chronologiczny przesyłek wychodzących- PW-WO,
d) skład chronologiczny zwrotnych potwierdzeń- PZ-WO;
3) Biuro Informacji Publicznej dla klasy z jrwa:
-1431-Udostępnianie informacji publicznej
o nazwach:
a) skład chronologiczny przesyłek na nośnikach papierowych, dla których dokonano pełnego odwzorowania - PS-BIP,
b) skład chronologiczny przesyłek na nośnikach papierowych, dla których dokonano częściowego odwzorowania - PC-BIP,
c) skład chronologiczny przesyłek wychodzących- PW-BIP,
d) skład chronologiczny zwrotnych potwierdzeń- PZ-BIP;
4) Biuro Obsługi Urzędu dla klasy z jrwa:
-1631-Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwów państwowych
-1632-Brakowanie dokumentacji niearchiwalnej
o nazwach:
a) skład chronologiczny przesyłek na nośnikach papierowych, dla których dokonano pełnego odwzorowania - PS-BOU,
b) skład chronologiczny przesyłek na nośnikach papierowych, dla których dokonano częściowego odwzorowania - PC-BOU,
c) skład chronologiczny przesyłek wychodzących- PW-BOU,
d) skład chronologiczny zwrotnych potwierdzeń- PZ-BOU;
2) każda jednostka organizacyjna dla klasy z jrwa:
5) Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego dla klasy z jrwa:
-1713-Udział podmiotów w kontrolach przeprowadzonych przez inne organy lub jednostki organizacyjne
o nazwach:
a) skład chronologiczny przesyłek na nośnikach papierowych, dla których dokonano pełnego odwzorowania - PS-WKiAW,
b) skład chronologiczny przesyłek na nośnikach papierowych, dla których dokonano częściowego odwzorowania - PC-WKiAW,
c) skład chronologiczny przesyłek wychodzących- PW-WKiAW,
d) skład chronologiczny zwrotnych potwierdzeń- PZ-WKiAW;
6) Wydział Podatków i Opłat Lokalnych dla klasy z jrwa:
-31200- Podatek od nieruchomości od osób fizycznych
-31210- Podatek rolny od osób fizycznych
-31220- Podatek leśny od osób fizycznych
-3123- Łączne zobowiązanie podatkowe rolników
o nazwach:
a) skład chronologiczny przesyłek na nośnikach papierowych, dla których dokonano pełnego odwzorowania - PS-WPiOL,
b) skład chronologiczny przesyłek na nośnikach papierowych, dla których dokonano częściowego odwzorowania - PC-WPiOL,
c) skład chronologiczny przesyłek wychodzących- PW-WPiOL,
d) skład chronologiczny zwrotnych potwierdzeń (zwrotki)- PZZ-WPiOL,
e) skład chronologiczny zwrotnych potwierdzeń (koperty)- PZK-WPiOL;
7) Koordynator ds. dostępności dla klasy z jrwa:
-53160-Usuwanie barier, racjonalne usprawnianie, uniwersalne projektowanie
o nazwach:
a) skład chronologiczny przesyłek na nośnikach papierowych, dla których dokonano pełnego odwzorowania - PS-KD,
b) skład chronologiczny przesyłek na nośnikach papierowych, dla których dokonano częściowego odwzorowania - PC-KD,
c) skład chronologiczny przesyłek wychodzących- PW-KD,
d) skład chronologiczny zwrotnych potwierdzeń- PZ-KD;
8) Wydział Informatyki dla klas z jrwa:
-1330-Organizacja prac eksploatacyjnych systemów teleinformatycznych i oprogramowania
-1333-Użytkowanie i utrzymanie systemów oraz oprogramowania
-134-Projektowanie i eksploatacja gminnych stron i portali internetowych
-2635-Organizacja i eksploatacja infrastruktury informatycznej i telekomunikacyjnej
o nazwach:
a) skład chronologiczny przesyłek na nośnikach papierowych, dla których dokonano pełnego odwzorowania - PS-WInf,
b) skład chronologiczny przesyłek na nośnikach papierowych, dla których dokonano częściowego odwzorowania - PC-WInf,
c) skład chronologiczny przesyłek wychodzących- PW-WInf,
d) skład chronologiczny zwrotnych potwierdzeń- PZ-WInf;
9) Wydział Zarządzania Finansami Miasta dla klas z jrwa:
-3034-Sprawozdania okresowe z wykonania budżetu
o nazwach:
a) skład chronologiczny przesyłek na nośnikach papierowych, dla których dokonano pełnego odwzorowania - PS-WZFM,
b) skład chronologiczny przesyłek na nośnikach papierowych, dla których dokonano częściowego odwzorowania - PC-WZFM,
c) skład chronologiczny przesyłek wychodzących- PW-WZFM,
d) skład chronologiczny zwrotnych potwierdzeń- PZ-WZFM;
10) Biuro Dialogu Obywatelskiego dla klas z jrwa:
-1531-Projekty Szczecińskiego Budżetu Obywatelskiego
-1532-Karty do głosowania Szczecińskiego Budżetu Obywatelskiego
o nazwach:
a) skład chronologiczny przesyłek na nośnikach papierowych, dla których dokonano pełnego odwzorowania - PS-BDO,
b) skład chronologiczny przesyłek na nośnikach papierowych, dla których dokonano częściowego odwzorowania - PC-BDO,
c) skład chronologiczny przesyłek wychodzących- PW-BDO,
d) skład chronologiczny zwrotnych potwierdzeń- PZ-BDO;
11) Biuro Geodety Miasta dla klas z jrwa:
-660-Wyjaśnienia, interpretacje, opinie, akty prawne dotyczące geodezji i kartografii
o nazwach:
a) skład chronologiczny przesyłek na nośnikach papierowych, dla których dokonano pełnego odwzorowania - PS-BGM,
b) skład chronologiczny przesyłek na nośnikach papierowych, dla których dokonano częściowego odwzorowania - PC-BGM,
c) skład chronologiczny przesyłek wychodzących- PW-BGM,
d) skład chronologiczny zwrotnych potwierdzeń- PZ-BGM;
12) Wydział Oświaty dla klas z jrwa:
-444-System Informacji Oświatowej
o nazwach:
a) skład chronologiczny przesyłek na nośnikach papierowych, dla których dokonano pełnego odwzorowania - PS-WOś,
b) skład chronologiczny przesyłek na nośnikach papierowych, dla których dokonano częściowego odwzorowania - PC-WOś,
c) skład chronologiczny przesyłek wychodzących- PW-WOś,
d) skład chronologiczny zwrotnych potwierdzeń- PZ-WOś;
13) Wydział Mieszkalnictwa i Regulacji Stanów Prawnych Nieruchomości dla klas z jrwa:
-6871-Nadzór i kontrola zarządzania gruntami
o nazwach:
a) skład chronologiczny przesyłek na nośnikach papierowych, dla których dokonano pełnego odwzorowania - PS-WMiRSPN,
b) skład chronologiczny przesyłek na nośnikach papierowych, dla których dokonano częściowego odwzorowania - PC-WMiRSPN,
c) skład chronologiczny przesyłek wychodzących- PW-WMiRSPN,
d) skład chronologiczny zwrotnych potwierdzeń- PZ-WMiRSPN;
14) Wydział Spraw Społecznych dla klas z jrwa:
-8121-Umowy i porozumienia z jednostkami realizującymi zadania pomocy społecznej
o nazwach:
a) skład chronologiczny przesyłek na nośnikach papierowych, dla których dokonano pełnego odwzorowania - PS-WSS,
b) skład chronologiczny przesyłek na nośnikach papierowych, dla których dokonano częściowego odwzorowania - PC-WSS,
c) skład chronologiczny przesyłek wychodzących- PW-WSS,
d) skład chronologiczny zwrotnych potwierdzeń- PZ-WSS.”.
§ 3. Nadzór nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych w Urzędzie sprawuje Koordynator czynności kancelaryjnych.
§ 4. Nadzór nad realizacją zarządzenia powierza się Sekretarzowi Miasta.
§ 5. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2025 r.
                                                                            

                                                                                   Prezydent Miasta

                                                                                   Piotr Krzystek
 

Załączniki:

• Zarzadzenie Nr 723_24 (.pdf, 285 KB)

  udostępnił:

  Wydział Organizacyjny

  wytworzono:

  2024/12/27

  odpowiedzialny/a:

  Katarzyna Bojaruniec

  wprowadził/a:

  Katarzyna Bojaruniec

  dnia:

  2024/12/27 14:11:38