Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin z 2023 r.

 ZARZĄDZENIE NR 111/23 PREZYDENTA MIASTA SZCZECIN

z dnia 27 lutego 2023 r.

zmieniające zarządzenie w sprawie powołania Zespołu ds. realizacji projektu pn. „Modernizacja dostępu drogowego do portu w Szczecinie: przebudowa układu komunikacyjnego w rejonie Międzyodrza”

Na podstawie § 10 ust. 1 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin stanowiącego Załącznik do Zarządzenia Nr 408/21 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 16 sierpnia 2021r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin (zm. Zarządzenie Nr 573/21 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 7 grudnia 2021 r., Zarządzenie Nr 468/22 z dnia 26 października 2022 r., Zarządzenie Nr 501/22 z dnia 10 listopada 2022 r., Zarządzenie Nr 528/22 z dnia 29 listopada 2022 r.), zarządzam co następuje:

§ 1. W zarządzeniu nr 587/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 listopada 2020 r. w sprawie powołania Zespołu ds. realizacji projektu pn. „Modernizacja dostępu drogowego do portu w Szczecinie: przebudowa układu komunikacyjnego w rejonie Międzyodrza” (zm. Zarządzenie Nr 232/21 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 7 maja 2021r., Zarządzenie Nr 39/22 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 26 stycznia 2022 r., Zarządzenie Nr 287/22 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 czerwca 2022 r., Zarządzenie Nr 4/23 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 4 stycznia 2023 r.), §1 otrzymuje brzmienie: "§1. Powołuję Zespół ds. realizacji projektu pn. „Modernizacja dostępu drogowego do portu w Szczecinie: przebudowa układu komunikacyjnego w rejonie Międzyodrza” dofinansowanego w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata 2014-2020, Oś priorytetowa III Rozwój sieci drogowej TEN-T i transportu multimodalnego, działanie 3.2 Rozwój transportu morskiego, śródlądowych dróg wodnych i połączeń multimodalnych, w ramach zadania „Modernizacja dostępu drogowego do portu w Szczecinie: przebudowa układu komunikacyjnego w rejonie Międzyodrza” na podstawie umowy nr POIS.03.02.00-00-0085/20-00 zawartej w dniu 23.07.2020r., zwany dalej zespołem w składzie:

1) Michał Przepiera - Zastępca Prezydenta Miasta Szczecin - Koordynator ds. wsparcia inwestycyjnego projektu, odpowiedzialny za:

a) zarządzanie i koordynację wszelkich prac inwestycyjnych realizowanych w ramach projektu;

b) koordynację prac wszystkich stron zaangażowanych w projekt;

c) ostateczne wdrożenie projektu zgodnie z przepisami prawa, dokumentami i wytycznymi dotyczącymi wdrażania i realizacji projektów współfinansowanych ze środków unijnych oraz dokumentacją aplikacyjną;

d) podejmowanie kluczowych decyzji w projekcie.

2) Kamila Bogusławska - Dyrektor Wydziału Zarządzania Projektami - Kierujący Zespołem ds. realizacji projektu, odpowiedzialna za:

a) sprawowanie nadzoru nad projektem i członkami Zespołu ds. realizacji projektu w tym nad poprawnością oraz terminowością wykonywania obowiązków powierzonych podmiotom zewnętrznym oraz członkom Zespołu ds. realizacji projektu;

b) monitorowanie bieżącego postępu rzeczowego i finansowego na projekcie;

c) wsparcie merytoryczne Koordynatora Projektu przy realizacji zadań projektowych;

d) zapewnienie prawidłowej organizacji i funkcjonowania Wydziału oraz nadzór nad terminowością wykonywanych zadań, który odpowiada za realizację projektów współfinansowanych ze środków zewnętrznych w tym przedmiotowego projektu;

e) sprawowanie nadzoru nad spółką Szczecińskie Inwestycje Miejskie spółką z ograniczoną odpowiedzialnością - pełniącą funkcję Inwestora Zastępczego projektu oraz funkcję Inżyniera Kontraktu inwestycji.

3) Bartosz Bera - Główny Specjalista w Wydziale Zarządzania Projektami Urzędu Miasta Szczecin - Koordynator Projektu, odpowiedzialny za koordynację wdrażania projektu zgodnie z obowiązującymi przepisami i szczegółowymi wytycznymi polegającą na:

a) organizacji spotkań zespołu;

b) sformułowaniu procedur, które będą wykonywane podczas realizacji projektu zapewniających jego prawidłową realizację;

c) sprawowaniu bieżącego nadzoru nad realizacją budżetu projektu;

d) monitorowaniu postępu prac zgodnego z harmonogramem rzeczowo-finansowym projektu;

e) uczestnictwie w ważnych z punktu widzenia rozliczeniowego projektu naradach budowy;

f) prowadzeniu stałej współpracy ze spółką Szczecińskie Inwestycje Miejskie spółką z ograniczoną odpowiedzialnością - pełniącą funkcję Inwestora Zastępczego projektu oraz funkcję Inżyniera Kontraktu inwestycji;

g) koordynacji działań kontrolnych projektu wykonywanych przez zewnętrzne Instytucje w trakcie realizacji projektu jaki i po jego zakończeniu;

h) koordynacji działań polegających na przygotowaniu dokumentów związanych z kontrolą realizacji/trwałości projektu;

i) koordynacji działań mających na celu promocję projektu;

j) akceptacji składanych do instytucji pism, sprawozdań oraz wszystkich dokumentów i informacji związanych z realizacją projektu;

k) akceptacji wniosków o płatność, wniosków sprawozdawczych oraz harmonogramów płatności składanych za pomocą systemu SL 2014.

4) Joanna Zimny - Główny Specjalista w Wydziale Zarządzania Projektami Urzędu Miasta Szczecin - Specjalista ds. realizacji, wniosków o płatność, promocji i monitoringu, odpowiedzialna za:

a) sporządzanie wniosku o dofinansowanie wraz z załącznikami;

b) sporządzanie załączników do umowy o dofinansowanie;

c) sprawowanie bieżącego nadzoru nad realizacją projektu;

d) sprawdzanie dowodów księgowych pod kątem:

- kwalifikowalności wydatków;

- zgodności z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego oraz prawa krajowego;

- zgodności z dokumentami POIS;

- zgodności z postanowieniami umowy o dofinansowanie projektu.

e) opisywanie faktur zgodnie z wymogami Instytucji Pośredniczącej w zakresie poziomu dofinansowania i kwalifikowalności poniesionych wydatków;

f) prowadzenie rejestru zrealizowanych faktur;

g) przygotowywanie oświadczeń o kwalifikowalności podatku VAT w ramach projektu;

h) przygotowywanie wniosków o płatność, wniosków sprawozdawczych oraz harmonogramów płatności składanych za pośrednictwem systemu SL 2014;

i) informowanie Instytucji Zarządzającej o zmianach w realizacji projektu, nieprawidłowościach lub działaniach, które mogą mieć wpływ na realizację projektu;

j) wprowadzanie koniecznych zmian do dokumentacji aplikacyjnej;

k) uczestnictwo w kontrolach projektu dotyczących prawidłowej realizacji/trwałości projektu;

l) przygotowanie dokumentów związanych z kontrolą projektu w zakresie wniosku aplikacyjnego, wniosków o płatność, wniosków sprawozdawczych, umowy o dofinansowanie, sprawozdań z trwałości projektu.

5) Łukasz Kosmala - Główny Specjalista w Wydziale Zarządzania Projektami Urzędu Miasta Szczecin - Specjalista ds. realizacji, wniosków o płatność, promocji i monitoringu, odpowiedzialny za:

a) sporządzanie wniosku o dofinansowanie wraz z załącznikami;

b) sporządzanie załączników do umowy o dofinansowanie;

c) sprawowanie bieżącego nadzoru nad realizacją projektu;

d) sprawdzanie dowodów księgowych pod kątem:

- kwalifikowalności wydatków;

- zgodności z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego oraz prawa krajowego;

- zgodności z dokumentami POIS;

- zgodności z postanowieniami umowy o dofinansowanie projektu.

e) opisywanie faktur zgodnie z wymogami Instytucji Pośredniczącej w zakresie poziomu dofinansowania i kwalifikowalności poniesionych wydatków;

f) prowadzenie rejestru zrealizowanych faktur;

g) przygotowywanie oświadczeń o kwalifikowalności podatku VAT w ramach projektu;

h) przygotowywanie wniosków o płatność, wniosków sprawozdawczych oraz harmonogramów płatności składanych za pośrednictwem systemu SL 2014;

i) informowanie Instytucji Zarządzającej o zmianach w realizacji projektu, nieprawidłowościach lub działaniach, które mogą mieć wpływ na realizację projektu;

j) wprowadzanie koniecznych zmian do dokumentacji aplikacyjnej;

k) uczestnictwo w kontrolach projektu dotyczących prawidłowej realizacji/trwałości projektu;

l) przygotowanie dokumentów związanych z kontrolą projektu w zakresie wniosku aplikacyjnego, wniosków o płatność, wniosków sprawozdawczych, umowy o dofinansowanie, sprawozdań z trwałości projektu.

6) Patrycja Grzywna - Kierownik Referatu w Wydziale Zarządzania Projektami Urzędu Miasta Szczecin - Specjalista ds. rozliczania projektu, odpowiedzialna za:

a) planowanie, angażowanie środków finansowych dla zadania w ramach Wieloletniego Programu Rozwoju Szczecina wraz z ich bieżącym monitoringiem;

b) rozliczanie zadania pod względem finansowym i księgowym w systemie ZSI-FK.

7) Aleksandra Łukasiewicz - Główny Specjalista w Wydziale Zarządzania Projektami Urzędu Miasta Szczecin - Specjalista ds. rozliczania projektu, odpowiedzialna za:

a) planowanie, angażowanie środków finansowych dla zadania w ramach Wieloletniego Programu Rozwoju Szczecina wraz z ich bieżącym monitoringiem;

b) rozliczanie zadania pod względem finansowym i księgowym w systemie ZSI-FK.

8) Katarzyna Szurpicka - Kierownik Referatu w Wydziale Zarządzania Projektami Urzędu Miasta Szczecin - Specjalista ds. środków trwałych, odpowiedzialna za:

a) weryfikację dokumentacji projektowej i budowlanej niezbędnej do sporządzenia OT;

b) weryfikację Tabeli Elementów Rozliczeniowych oraz innych dokumentów źródłowych;

c) wskazanie dokumentu przypisanego zgodnie z klasyfikacją środka trwałego;

d) uwzględnienie całościowych kosztów inwestycji;

e) wprowadzenie dokumentu do systemu ZSiFK.

9) Karolina Piekarska - Główny Specjalista w Wydziale Zarządzania Projektami Urzędu Miasta Szczecin - Specjalista ds. środków trwałych, odpowiedzialna za:

a) weryfikację dokumentacji projektowej i budowlanej niezbędnej do sporządzenia OT;

b) weryfikację Tabeli Elementów Rozliczeniowych oraz innych dokumentów źródłowych;

c) wskazanie dokumentu przypisanego zgodnie z klasyfikacją środka trwałego;

d) uwzględnienie całościowych kosztów inwestycji;

e) wprowadzenie dokumentu do systemu ZSiFK.

10) Barbara Szewczyk - Główny Specjalista w Wydziale Księgowości Urzędu Miasta Szczecin - Specjalista ds. rozliczeń finansowo-księgowych projektu, odpowiedzialna za:

a) sprawdzanie pod względem formalno-rachunkowym faktur za usługi/roboty budowlane wykonane w ramach projektu oraz pozostałych dokumentów księgowych;

b) księgowanie faktur za usługi/roboty budowlane wykonane w ramach projektu;

c) księgowanie dokumentów księgowych związanych z wydatkami pośrednimi ponoszonymi w ramach projektu;

d) prowadzenie rejestru księgowego faktur dotyczących projektu;

e) prowadzenie rejestru umów i zleceń w ramach projektu;

f) uczestnictwo w kontrolach projektu w zakresie ewidencji księgowej dokumentów projektu.

11) Magdalena Mackus - Kierownik Referatu w Wydziale Księgowości Urzędu Miasta Szczecin - Specjalista ds. rozliczeń finansowo-księgowych projektu odpowiedzialna za:

a) księgowanie wyciągów bankowych związanych z projektem na podstawie faktur za usługi/roboty budowlane wykonane w ramach projektu;

b) prowadzenie rejestru księgowego faktur projektowych;

c) prowadzenie rejestru umów i zleceń w ramach projektu;

d) prowadzenie rejestru wyciągów bankowych w ramach projektu;

e) uczestnictwo w kontrolach projektu w zakresie ewidencji księgowej dokumentów projektu.

12) Emilia Przeworska - Kierownik Referatu w Wydziale Księgowości Urzędu Miasta Szczecin - Specjalista ds. płatności finansowych projektu, odpowiedzialna za:

a) sprawdzanie zakwalifikowania wydatków przez dysponenta wg klasyfikacji budżetowej i układu wykonawczego budżetu projektu na dany rok, ujętej dotacji, z jednoczesnym korygowaniem wszelkich nieprawidłowości i niezgodności;

b) przygotowywanie dowodów do realizacji w systemie bankowości elektronicznej lub gotówki oraz przedłożenia do kontrasygnaty Skarbnika Miasta lub osobie upoważnionej przez Skarbnika;

c) terminowe regulowanie faktur, rachunków itp. zgodnie z ustalonymi terminami zapłaty;

d) rozliczanie środków pieniężnych dotyczących zabezpieczeń należytego wykonania umów na projekcie.

13) Katarzyna Zdanowicz - Główny Specjalista w Wydziale Księgowości Urzędu Miasta Szczecin - Specjalista ds. rozliczeń finansowych, odpowiedzialna za:

a) weryfikację zgodności Unikalnego Kodu Działania z obowiązującą klasyfikacją wydatków budżetowych;

b) monitoring wydatkowania środków na poszczególnych umowach projektowych zgodnie z zaangażowaniem środków w budżecie miasta;

c) wprowadzanie zmian w zakresie zaangażowania zobowiązań umownych na projekcie.

14) Joanna Zawadzka - Kierownik Projektu w spółce Szczecińskie Inwestycje Miejskie spółka z ograniczoną odpowiedzialnością - Specjalista ds. realizacji projektu, odpowiedzialna za:

a) realizację zadań zleconych spółce Szczecińskie Inwestycje Miejskie spółka z ograniczoną odpowiedzialnością polegających na realizacji funkcji Inwestora Zastępczego projektu oraz Inżyniera Kontraktu inwestycji;

b) akceptację protokołów odbioru robót, faktur, protokołów konieczności;

c) uczestnictwo w procesach odbioru robót budowlanych;

d) uczestnictwo w kontrolach projektu w zakresie procedur przetargowych, rzeczowej realizacji projektu;

e) realizację działań mających na celu promocję projektu."

§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

                                                                                                                                                                                                            Prezydent Miasta

                                                                                                                                                                                                            Piotr Krzystek