Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin z 2023 r.

                                                              ZARZĄDZENIE NR 460/23 PREZYDENTA MIASTA SZCZECIN

                                                                                    z dnia 3 października 2023 r.

                w sprawie powołania Zespołu ds. opracowania i wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur w Urzędzie Miasta Szczecin

Na podstawie art. 33 ust. 3 i 5 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2023 r. poz. 40, 572 i 1463) oraz § 10 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin, stanowiącego Załącznik do Zarządzenia Nr 408/21 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 16 sierpnia 2021 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin (zm. Zarządzenie Nr 573/21 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 7 grudnia 2021 r. , Zarządzenie Nr 468/22 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 26 października 2022 r., Zarządzenie Nr 501/22 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 10 listopada 2022 r., Zarządzenie Nr 528/22 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 listopada 2022 r., Zarządzenie Nr 347/23 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 14 lipca 2023 r.) zarządzam, co następuje:

§ 1. 1 Powołuję Zespół ds. opracowania i wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (dalej: KSeF) w Urzędzie Miasta Szczecin, zwany dalej „Zespołem”.

2. Zadaniem Zespołu jest opracowanie i wdrożenie KSeF w Urzędzie Miasta Szczecin z uwzględnieniem centralizacji w zakresie rozliczania podatku od towarów i usług.

§ 2. 1. W skład Zespołu wchodzą:

Przewodniczący:

1) Dorota Pudło – Żylińska – Skarbnik Miasta;

Zastępca Przewodniczącego:

2) Jolanta Jewiarz – Dyrektor Wydziału Księgowości;

Członkowie:

3) Żaneta Konczalska – Zastępca Dyrektora Wydziału Księgowości;

4) Natalia Wiechetek - Zastępca Dyrektora Wydziału Oświaty;

5) Kamila Szczygieł – Kierownik Referatu w Wydziale Księgowości;

6) Marlena Karczewicz – Kierownik Referatu w Wydziale Księgowości;

7) Magdalena Mackus – Kierownik Referatu w Wydziale Księgowości;

8) Paulina Jankowska – Kierownik Referatu w Wydziale Oświaty;

9) Anna Szymańska – Główny Specjalista w Wydziale Księgowości;

10) Karolina Jabłońska – Główny Specjalista w Wydziale Księgowości;

11) Aneta Koziatek – Inspektor w Wydziale Księgowości;

12) Marta Midera – Kierownik Referatu w Wydziale Informatyki;

13) Marta Kosman – Główny Specjalista w Wydziale Informatyki;

14) Magdalena Dembowska - Główny Specjalista w Wydziale Informatyki;

15) Sławomir Klimek – Kierownik Referatu w Wydziale Informatyki;

16) Andrzej Budny – Główny Specjalista w Wydziale Informatyki;

17) Iwona Łubian – Główny Specjalista w Wydziale Zasobu i Obrotu Nieruchomościami;

18) Anna Szymków - Główny Specjalista w Wydziale Zasobu i Obrotu Nieruchomościami;

19) Dorota Rowińska – Główny Specjalista w Wydziale Zasobu i Obrotu Nieruchomościami;

20) Marta Borowska – Główny Specjalista w Wydziale Zasobu i Obrotu Nieruchomościami;

21) Magdalena Szmidt – Główny Specjalista w Wydziale Mieszkalnictwa i Regulacji Stanów Prawnych Nieruchomości;

22) Edyta Zarosa – Główny Specjalista w Wydziale Mieszkalnictwa i Regulacji Stanów Prawnych Nieruchomości;

23) Alicja Prociak - Główny Specjalista w Wydziale Mieszkalnictwa i Regulacji Stanów Prawnych Nieruchomości;

24) Iwona Suruda – Główny Specjalista w Wydziale Mieszkalnictwa i Regulacji Stanów Prawnych Nieruchomości;

25) Marlena Fischer – Główny Specjalista w Wydziale Gospodarki Komunalnej;

26) Beata Mazur - Główny Specjalista w Wydziale Gospodarki Komunalnej;

27) Joanna Bonikowska - Główny Specjalista w Wydziale Gospodarki Komunalnej;

28) Elżbieta Szarlej - Główny Specjalista w Wydziale Gospodarki Komunalnej;

2. Do zadań Zespołu należy:

1) inwentaryzacja i identyfikowanie aktualnie realizowanych czynności w procesach zakupu i sprzedaży oraz obiegu dokumentów;

2) ocena możliwości wykorzystania obecnych rozwiązań informatycznych w procesach zakupu i sprzedaży;

3) analiza istniejących procesów pod kątem możliwości uzyskania niezbędnych danych dla faktur ustrukturyzowanych oraz określenie sposobów pozyskiwania ewentualnie brakujących danych;

4) określenie docelowego modelu przebiegu procesów zakupu i sprzedaży z uwzględnieniem takich elementów jak:

a) wyodrębnienie czynności do dodania, usunięcia lub dostosowania w procesach,

b) wybór odpowiednich rozwiązań informatycznych wspierających nowe procesy,

c) przypisanie odpowiedzialności za realizację i monitorowanie poszczególnych etapów;

5) opracowanie nowego modelu obiegu dokumentów i informacji w ramach wdrożonego systemu KSeF w Urzędzie Miasta Szczecin;

6) określenie harmonogramu wprowadzania poszczególnych zmian;

7) przeprowadzenie testów i wdrożenie docelowych procesów;

8) koordynacja szkoleń z zakresu stosowania nowego modelu integracji z KSeF;

9) obserwacja funkcjonowania nowych procesów w pierwszych okresach po integracji z KSeF oraz wprowadzenie ewentualnych korekt opartych na zgromadzonych danych.

§ 3. Na posiedzenia Zespołu mogą być zapraszani przedstawiciele jednostek organizacyjnych Urzędu Miasta Szczecin inni niż wymienieni w § 2, a także inne osoby, o ile wymaga tego zagadnienie rozpatrywane przez Zespół i Przewodniczący Zespołu uzna ich udział za konieczny.

§ 4. 1. Posiedzenia Zespołu odbywją się w siedzibie Urzędu Miasta Szczecin przy Placu Armii Krajowej 1.

2. Posiedzenia Zespołu mogą odbywać się w sposób zdalny w terminach wyznaczonych przez Przewodniczącego lub Zastępcę Przewodniczącego Zespołu, w szczególności za pomocą:

1) aplikacji: Zoom, Microsoft Teams, itp.;

2) poczty elektronicznej;

3) telefonu.

§ 5. Zobowiązuje się Dyrektorów Wydziałów / Kierowników Biur Urzędu Miasta Szczecin oraz dyrektorów jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin do współpracy z Zespołem, jego członkami, w szczególności do udzielania wszelkich informacji i wyjaśnień.

§ 6. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

                                                                                                                                                                      Prezydent Miasta Piotr Krzystek