Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin z 2016 r.

                                                 ZARZĄDZENIE NR 250/16
                                            PREZYDENTA MIASTA SZCZECIN
                                                     z dnia 24 czerwca 2016 r.

w sprawie systemu rejestracji i obiegu dokumentów w Urzędzie Miasta Szczecin

Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U.
z 2016 r. poz. 446) oraz § 7 ust.1 i 3 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin
stanowiącego Załącznik do Zarządzenia Nr 417/15 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 27
listopada 2015 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin (zm.
Zarządzenie Nr 22/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25 stycznia 2016 r., Zarządzenie Nr
147/16 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 18 kwietnia 2016 r., Zarządzenie Nr 215/16
Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 9 czerwca 2016 r.) zarządzam, co następuje:
§ 1. 1. Zobowiązuje się pracowników Urzędu Miasta Szczecin zwanego dalej „Urzędem”
do stosowania elektronicznego systemu rejestracji i obiegu dokumentów „REJESTR”
zwanego dalej „Systemem”.
2. Zasady stosowania Systemu określa załącznik nr 1 do zarządzenia.
3. Systemem objęte są następujące kategorie korespondencji:
1) sprawy wpływające do Urzędu podlegające rejestracji w Centralnym Rejestrze Spraw,
którego zakres został określony w załączniku nr 2 do zarządzenia,
2) petycje, skargi i wnioski podlegające rejestracji w Centralnym Rejestrze Petycji, Skarg
i Wniosków, którego zakres stosowania określa załącznik nr 3 do zarządzenia oraz
odpowiednio: zarządzenie Prezydenta Miasta Szczecin w sprawie przyjmowania,
rejestrowania, koordynowania i rozpatrywania petycji w Urzędzie Miasta Szczecin oraz
zarządzenie Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przyjmowania, rejestrowania,
koordynowania i załatwiania skarg i wniosków,
3) korespondencja różna podlegająca rejestracji w rejestrach korespondencji różnej
jednostek organizacyjnych Urzędu, których zakres określa załącznik nr 4 do zarządzenia,
4) korespondencja wychodząca z Urzędu podlegająca rejestracji w Centralnym Rejestrze
Korespondencji Wychodzącej, z wyjątkiem korespondencji zarejestrowanej w
elektronicznym systemie obsługi korespondencji ICOR SOK,
5) korespondencja elektroniczna podlegająca rejestracji w jednym z rejestrów określonych
w pkt 1-3.
4. Szczegółowy opis postępowania przy rejestracji i obiegu korespondencji jest dostępny
w Systemie w funkcji Pomoc.
§ 2. Systemem nie są objęte następujące rodzaje korespondencji:
1) korespondencja wewnątrzurzędowa dotycząca spraw organizacyjnych Urzędu,
w szczególności:
a) zamawianie pieczęci,
b) wnioski o udzielenie upoważnień,
c) zgłoszenia zapotrzebowania wymiany sprzętu,
d) wnioski o wydanie materiałów z magazynu,
2) wnioski o udzielenie informacji adresowych, które rejestrowane są w systemie „EWID”
z wyłączeniem wniosków składanych elektronicznie,
3) wnioski o wydanie dowodów osobistych, które rejestrowane są w rejestrze dowodów
osobistych, z wyłączeniem wniosków składanych elektronicznie,
4) wnioski o rejestrację pojazdów, które rejestrowane są w rejestrze pojazdów,
5) wnioski o wydanie prawa jazdy, które rejestrowane są w rejestrze praw jazdy,
6) deklaracji o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi.
§ 3. 1. Przyjmowanie korespondencji wnoszonej osobiście przez interesantów oraz
wpływającej za pośrednictwem operatora pocztowego odbywa się wyłącznie poprzez Biuro
Obsługi Interesantów, z wyłączeniem przesyłek sądowych adresowanych imiennie do radców
prawnych Biura Prawnego Urzędu oraz petycji, skarg i wniosków składanych w Wydziale
Organizacyjnym.
2. W szczególnych przypadkach, za zgodą Prezydenta Miasta, Zastępców Prezydenta,
Sekretarza Miasta, Skarbnika Miasta, Dyrektora Wydziału, Kierownika Biura,
korespondencja może zostać zarejestrowana przez właściwe stanowisko pracy ds. obsługi
sekretariatu wydziału (biura), a w przypadku Kierownika Filii na podległych mu
stanowiskach pracy.
3. Korespondencja elektroniczna przyjmowana jest przez stanowisko pracy ds. obsługi
sekretariatu wydziału (biura) oraz przez adresata pisma.
4. Korespondencja wpływająca do Urzędu za pośrednictwem operatora pocztowego, drogą
elektroniczną lub składana osobiście przez interesanta w Kancelarii Biura Obsługi
Interesantów podlega rejestracji w Centralnym Rejestrze Kancelarii Poczty, którego zakres
stosowania określa załącznik nr 5 do zarządzenia.
5. Korespondencja wychodząca rejestrowana jest przez pracowników jednostek
organizacyjnych Urzędu.
6. Wysyłkę korespondencji wychodzącej określa Instrukcja postępowania przy wysyłce
korespondencji urzędowej, stanowiąca załącznik nr 6 do zarządzenia.
§ 4. Zobowiązuje się Dyrektorów Wydziałów oraz Kierowników Biur Urzędu do:
1) zapewnienia stałej aktualizacji i opracowywania nowych procedur załatwiania spraw
w podległej jednostce organizacyjnej oraz raportowania w tym zakresie zgodnie z trybem
określonym w załączniku nr 7 do zarządzenia,
2) występowania do Wydziału Informatyki o nadawanie indywidualnych uprawnień,
podległym pracownikom, do pracy w Systemie,
3) zapewnienia bieżącego wprowadzania do Systemu, przez podległych pracowników,
kolejnych etapów załatwiania spraw.
§ 5. Zobowiązuje się:
1) Dyrektora Wydziału Organizacyjnego do:
a) zapewnienia niezwłocznego przekazywania informacji do Wydziału Informatyki
o wszystkich ruchach kadrowych pracowników Urzędu (zwalnianie, zatrudnianie,
przesunięcia wewnętrzne),
b) informowania Wydziału Informatyki o zmianach w regulaminach wewnętrznych
jednostek organizacyjnych Urzędu w części dotyczącej znakowania pism.
2) Dyrektora Wydziału Informatyki do:
a) technicznego zabezpieczenia prawidłowego działania Systemu,
b) zapewnienia sali szkoleń do szkolenia nowo zatrudnianych pracowników z obsługi
Systemu,
c) przedstawiania Sekretarzowi Miasta danych wynikających z Systemu a dotyczących
poszczególnych jednostek organizacyjnych Urzędu.
3) Dyrektorów wszystkich jednostek organizacyjnych Urzędu do współpracy z Wydziałem
Informatyki w zakresie modyfikacji Systemu.
4) Pracowników do samokształcenia w zakresie korzystania z nowych funkcji Systemu.
§ 6. Nadzór nad realizacją zarządzenia powierza się Sekretarzowi Miasta.
§ 7. Tracą moc:
1) Zarządzenie Nr 83/14 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 lutego 2014 r. w sprawie
stosowania systemu rejestracji i obiegu dokumentów „REJESTR BOI” w Urzędzie Miasta
Szczecin,
2) Zarządzenie Nr 487/12 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 30 października 2012 r. w
sprawie postępowania przy wysyłce i nadzorze nad doręczaniem korespondencji
urzędowej.
§ 8. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
 

                                                                    Prezydent Miasta
                                                                    Piotr Krzystek