Przejdź do głównego menu Przejdź do treści

Ustawienia cookies

Korzystamy z plików cookies, instalowanych na Twoim urządzeniu w celu realizacji pełnej funkcjonalności oraz do gromadzenia anonimowych danych analitycznych. Więcej dowiesz się z polityki prywatności oraz RODO.

Te pliki cookies są konieczne do prawidłowego działania serwisu, dlatego też nie można ich wyłączyć z tego poziomu. W ustawieniach przeglądarki możliwe jest ich wyłączenie, co może zakłócić prawidłowe działanie serwisu.

Te pliki cookies mają na celu uzyskanie przez administratora serwisu wiedzy na temat ruchu na stronie. Zbieranie danych odbywa się anonimowo.

logo BIP - powrót do strony głównej BIP UM
  •  
flaga Ukrainy
Zostało uruchomione konto bankowe „Pomoc dla uchodźców z Ukrainy”: 65 1020 4795 0000 9802 0478 9378. Jako odbiorcę przelewu należy wskazać: Gmina Miasto Szczecin, adres: plac Armii Krajowej 1, 70-456 Szczecin. Tytuł przelewu: „Cel darowizny: pomoc dla uchodźców z Ukrainy”.

Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin z 2022 r.

Zarządzenie nr 31/22 w sprawie czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miasta Szczecin oraz zasad pracy w Systemie Zarządzania Dokumentami i Zadaniami Pracowników - system eDok.

Data podpisania: 2022/01/20

Data wejścia w życie: 2022/01/20


                                                                 ZARZĄDZENIE NR 31/22

                                                       PREZYDENTA MIASTA SZCZECIN
                                                                z dnia 20 stycznia 2022 r.


w sprawie czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miasta Szczecin oraz zasad pracy w Systemie Zarządzania Dokumentami i Zadaniami Pracowników - system eDok.


Na podstawie § 1 ust. 3, § 2 ust. 2 i § 42 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67, Nr 27, poz. 140 oraz rozbudowa Zarządzenie Nr 465/21 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 22 września 2021 r. w sprawie uzupełnienia jednolitego rzeczowego wykazu akt obowiązującego w Urzędzie Miasta Szczecin) oraz § 7 ust. 1 i 3 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin, stanowiącego Załącznik do Zarządzenia Nr 408/21 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 16 sierpnia 2021 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin ( zm. Zarządzenie Nr 573/21 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 7 grudnia 2021 r.) zarządzam, co następuje:
§ 1. 1. Podstawowym sposobem dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw w Urzędzie Miasta Szczecin zwanym dalej Urzędem jest system tradycyjny, z zastrzeżeniem ust. 2.
2. Katalog klas z jednolitego rzeczowego wykazu akt stanowiącego załącznik nr 2 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67, Nr 27, poz. 140 oraz rozbudowa Zarządzenie Nr 465/21 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 22 września 2021 r. w sprawie uzupełnienia jednolitego rzeczowego wykazu akt obowiązującego w Urzędzie Miasta Szczecin), stanowiących wyjątki od systemu tradycyjnego, dla których dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw prowadzone jest w Urzędzie w systemie elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD), określa załącznik nr 1 do zarządzenia.
3. W Urzędzie systemem elektronicznego zarządzania dokumentacją (EZD) jest System Zarządzania Dokumentami i Zadaniami Pracowników - system eDok służący do elektronicznego zarządzania dokumentacją, umożliwiający wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych, dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw oraz gromadzenia i tworzenia dokumentacji zwany dalej systemem eDok. System eDok jest systemem wspomagającym system tradycyjny w Urzędzie.
4. Następujące rodzaje korespondencji nie są objęte systemem eDok:
1) projekty Uchwał Rady Miasta, Zarządzeń Prezydenta Miasta, umów oraz porozumień;
2) korespondencja dotycząca spraw załatwianych w systemach informatycznych lub programach służących do załatwiania określonych rodzajów spraw nie połączonych funkcjonalnie z systemem eDok;
3) korespondencja dotycząca przygotowania i przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówień publicznych;
4) e-deklaracje o wysokości opłaty za gospodarowanie odpadami komunalnymi;
5) korespondencja oznaczona klauzulami tajności;
6) korespondencja wewnętrzna:
a) dotycząca spraw pracowniczych,
b) w zakresie obsługi prawnej kierowana do Biura Prawnego,
c) dotycząca wniosków o świadczenia socjalne kierowane do Biura Obsługi Urzędu.
5. Dokumentowanie przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw odbywa się z przestrzeganiem zasad określonych w instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz.U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67,Nr 27, poz. 140 oraz rozbudowa Zarządzenie Nr 465/21 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 22 września 2021 r. w sprawie uzupełnienia jednolitego rzeczowego wykazu akt obowiązującego w Urzędzie Miasta Szczecin) zwanej dalej instrukcją kancelaryjną.
§ 2. Szczegółowe zasady obiegu korespondencji i pism oraz pracy w systemie eDok w Urzędzie określa załącznik nr 2 do zarządzenia.
§ 3. Użytkownikami systemu eDok są osoby posiadające upoważnienie do przetwarzania danych osobowych. Uprawnienia poszczególnych użytkowników przypisane są w systemie eDok.
§ 4. Zobowiązuje się:
1) Dyrektorów/ kierowników jednostek organizacyjnych oraz samodzielne stanowiska pracy Urzędu do bieżącego informowania Wydziału Informatyki o zmianach zasad znakowania pism oraz do współpracy z Wydziałem Informatyki w zakresie modyfikacji systemu eDok;
2) Pracowników Urzędu do samokształcenia w zakresie korzystania z funkcji systemu eDok.
§ 5. Nadzór nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych w Urzędzie sprawuje koordynator czynności kancelaryjnych.
§ 6. Nadzór nad realizacją zarządzenia powierza się Sekretarzowi Miasta.
§ 7. Dla spraw niezakończonych do dnia 31 grudnia 2021 r., określonych w załączniku nr 1 do zarządzenia, po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw prowadzi się akta sprawy dalej w systemie tradycyjnym aż do zakończenia sprawy, wspierając się systemem eDok.
§ 8. Tracą moc :
1) Zarządzenie Nr 73/11 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 marca 2011 r. w sprawie wykonywania czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miasta Szczecin oraz uchylenia niektórych zarządzeń Prezydenta Miasta (zm. Zarządzenie Nr 152/11 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 kwietnia 2011 r.,Zarządzenie Nr 266/11 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 8 czerwca 2011 r., Zarządzenie Nr 4/19 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 7 stycznia 2019 r.);
2) Zarządzenie Nr 250/16 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 24 czerwca 2016 r. w sprawie systemu rejestracji i obiegu dokumentów w Urzędzie Miasta Szczecin, z zastrzeżeniem, iż do korespondencji zarejestrowanej do dnia 31 grudnia 2021 r., w systemie Rejestr stosuje się zasady określone ww. zarządzeniem, w tym dotyczące wysyłki korespondencji zarejestrowanej w systemie Rejestr - do czasu ostatecznego załatwienia nie dłużej niż do dnia 31 marca 2022 r.
§ 9. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania z mocą obowiązującą od dnia 3 stycznia 2022 r.

                                                                Prezydent Miasta

                                                                Piotr Krzystek
–––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
Id: C1BDB4E2-26A8-49E3-BDF4-BE835F52C8B1. Podpisany

 


Załączniki:

  • Zarządzenie Nr 31/21 (.pdf, 445 KB)
    Udostępnił: Wydział Organizacyjny,
    Odpowiedzialny(a): Katarzyna Bojaruniec,
    Wytworzono: 2022/01/20,
    Opublikował(a): Katarzyna Bojaruniec,
    dnia: 2022/01/21 14:51:45.
udostępnił: Wydzial Organizacyjny, wytworzono: 2022/01/20, odpowiedzialny/a: Katarzyna Bojaruniec, wprowadził/a: Katarzyna Bojaruniec, dnia: 2022/01/21 14:51:12
Historia zmian:
Wprowadził Data modyfikacji Rodzaj modyfikacji
Katarzyna Bojaruniec 2022/01/21 14:51:12 modyfikacja wartości
Katarzyna Bojaruniec 2022/01/21 14:46:32 modyfikacja wartości
Katarzyna Bojaruniec 2022/01/21 14:43:03 nowa pozycja