Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin z 2003 r.

ZARZĄDZENIE NR 690/03
PREZYDENTA MIASTA SZCZECINA
z dnia 30 grudnia 2003 r.

w sprawie stosowania systemu rejestracji i obiegu dokumentów “REJESTR BOI” w Urzędzie Miejskim w Szczecinie.

Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271, Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 80, poz. 717, Nr 162, poz.1568, Nr 177, poz. 1725) oraz § 37 ust. 1 pkt 4 Statutu Miasta Szczecina stanowiącego załącznik do Uchwały Nr XXVIII/360/96 Rady Miejskiej w Szczecinie z dnia 2 grudnia 1996 r. w sprawie przyjęcia Statutu Miasta Szczecina (Dz. Urz. Woj. Szczec. Nr 22, poz. 159, zm. z 1998 r. Nr 12, poz. 78) i § 7 ust. 1 i 3 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Szczecinie, stanowiącego załącznik do zarządzenia Nr 136/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 19 marca 2003r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miejskiego w Szczecinie (Dz. Urz. Woj. Zachodniopomorskiego Nr 23, poz. 311, zm. Zarządzenie Nr 487/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 5 września 2003r, Zarządzenie Nr 630/03 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 20 listopada 2003 r. ) zarządzam, co następuje:

§ 1.1 Zobowiązuje się pracowników Urzędu Miejskiego do stosowania elektronicznego systemu rejestracji i obiegu dokumentów “REJESTR BOI” zwanego dalej “Systemem”.
2. Szczegółowy opis rejestracji i dalszego obiegu korespondencji jest dostępny w Systemie w funkcji Pomoc, a ogólne zasady stosowania Systemu określa załącznik nr 1 do zarządzenia.
3. Stosowanie Systemu obejmuje następujące kategorie korespondencji:
1) sprawy wpływające do Urzędu podlegają rejestracji w Centralnym Rejestrze Spraw, którego zakres określa załącznik nr 2 do zarządzenia,
2) petycje, skargi i wnioski podlegają rejestracji w Centralnym Rejestrze Petycji, Skarg i Wniosków, którego zakres stosowania określa załącznik nr 3 do zarządzenia oraz Zarządzenie Prezydenta Miasta Szczecina w sprawie przyjmowania, rejestrowania, koordynowania i załatwiania petycji, skarg i wniosków,
3) korespondencja różna podlega rejestracji w rejestrach korespondencji różnej jednostek organizacyjnych Urzędu, których zakres określa załącznik nr 4 do zarządzenia,
4) korespondencja pocztowa podlega rejestracji w Centralnym Rejestrze Kancelarii Poczty, którego zakres stosowania określa załącznik nr 5 do zarządzenia,
5) korespondencja elektroniczna podlega rejestracji w jednym z rejestrów określonych w pkt 1-4.

§ 2. Systemem nie są objęte następujące rodzaje korespondencji:
1) korespondencja wewnątrzurzędowa dotycząca spraw organizacyjnych Urzędu, a w szczególności:
a) zamawianie pieczęci,
b) wnioski o udzielenie upoważnień,
c) zgłoszenia zapotrzebowania wymiany sprzętu.
2) wnioski o udzielenie informacji adresowych, które rejestrowane są w systemie “EWID”,
3) wnioski o wydanie dowodów osobistych, które rejestrowane są w rejestrze dowodów osobistych,
4) wnioski o rejestrację pojazdów, które rejestrowane są w rejestrze pojazdów,
5) wnioski o wydanie prawa jazdy, które rejestrowane są w rejestrze praw jazdy,
6) wnioski USC, które rejestrowane są w odrębnych systemach,
7) wnioski o wydanie zaświadczenia z akt ewidencji ludności i dowodów osobistych.

§ 3.1 Przyjmowanie korespondencji wnoszonej osobiście przez interesantów oraz wpływającej pocztą odbywa się wyłącznie poprzez Biuro Obsługi Interesantów, z wyłączeniem petycji, skarg i wniosków.
2. Korespondencja elektroniczna przyjmowana jest przez adresata.
3. W szczególnych przypadkach, na polecenie Prezydenta Miasta, Zastępców Prezydenta, Sekretarza Miasta, Skarbnika Miasta, Dyrektora Wydziału, Kierownika Biura lub Filii, korespondencja może zostać zarejestrowana przez właściwy sekretariat z wyłączeniem petycji, skarg i wniosków.

§ 4. Zobowiązuje się Dyrektorów Wydziałów oraz Kierowników Biur Urzędu Miejskiego do:
1) zapewnienia stałej aktualizacji i opracowywania nowych procedur załatwiania spraw w podległej jednostce organizacyjnej zgodnie z trybem określonym w załączniku nr 6 do zarządzenia,
2) występowania do Biura Obsługi Interesantów o nadawanie indywidualnych uprawnień, podległym pracownikom, do pracy w Systemie,
3) zapewnienia bieżącego wprowadzania do Systemu, przez podległych pracowników, kolejnych etapów załatwiania spraw.

§ 5. Zobowiązuje się:
1) Dyrektora Wydziału Organizacyjnego do:
a) zapewnienia niezwłocznego przekazywania informacji do Biura Obsługi Interesantów o wszystkich ruchach kadrowych pracowników Urzędu (zwalnianie, zatrudnianie, przesunięcia wewnętrzne),
b) informowania Biura Obsługi Interesantów o zmianach w regulaminach wewnętrznych jednostek organizacyjnych Urzędu w części dotyczącej znakowania pism,
c) współpracy z Biurem Obsługi Interesantów w zakresie modyfikacji Systemu.
2) Dyrektora Wydziału Informatyki do technicznego zabezpieczenia prawidłowego działania Systemu.
3) Dyrektora Biura Obsługi Interesantów do:
a) przedstawiania Sekretarzowi Miasta analiz wynikających z danych dostarczanych przez System, w poszczególnych jednostkach organizacyjnych Urzędu, raz na kwartał do dnia 15 miesiąca rozpoczynającego następny kwartał,
b) przedkładania Sekretarzowi Miasta sprawozdań dotyczących stanu realizacji zarządzenia.

§ 6. Zobowiązuje się pracowników do samokształcenia w zakresie korzystania z nowych funkcji Systemu.

§ 7. Nadzór nad realizacją zarządzenia powierza się Sekretarzowi Miasta.

§ 8. Traci moc Zarządzenie Nr 292/01 Prezydenta Miasta z dnia 24 grudnia 2001 w sprawie stosowania systemu rejestracji i obiegu dokumentów “REJESTR BOI” w Urzędzie Miejskim w Szczecinie (zm. Zarządzenie Nr 173/02 Prezydenta Miasta Szczecina z dnia 18 czerwca 2002 r.).

§ 9. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Prezydent Miasta
Marian Jurczyk

Załączniki:

• 690-Załącznik nr 1.pdf (.pdf, 130 KB)

  udostępnił:

  wytworzono:

  2011/10/12

  odpowiedzialny/a:

  wprowadził/a:

  Dawid Milewski

  dnia:

  2011/10/12 09:00:14

• 690-Załącznik nr 2.pdf (.pdf, 111 KB)

  udostępnił:

  wytworzono:

  2011/10/12

  odpowiedzialny/a:

  wprowadził/a:

  Dawid Milewski

  dnia:

  2011/10/12 09:00:14

• 690-Załącznik nr 3.pdf (.pdf, 116 KB)

  udostępnił:

  wytworzono:

  2011/10/12

  odpowiedzialny/a:

  wprowadził/a:

  Dawid Milewski

  dnia:

  2011/10/12 09:00:14

• 690-Załącznik nr 4.pdf (.pdf, 113 KB)

  udostępnił:

  wytworzono:

  2011/10/12

  odpowiedzialny/a:

  wprowadził/a:

  Dawid Milewski

  dnia:

  2011/10/12 09:00:14

• 690-Załącznik nr 5.pdf (.pdf, 111 KB)

  udostępnił:

  wytworzono:

  2011/10/12

  odpowiedzialny/a:

  wprowadził/a:

  Dawid Milewski

  dnia:

  2011/10/12 09:00:14

• 690-Załącznik nr 6.pdf (.pdf, 73 KB)

  udostępnił:

  wytworzono:

  2011/10/12

  odpowiedzialny/a:

  wprowadził/a:

  Dawid Milewski

  dnia:

  2011/10/12 09:00:14