Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin z 2010 r.

ZARZĄDZENIE NR 194/10
Prezydenta Miasta Szczecin
z dnia 7 maja 2010r.

 

w sprawie powołania zespołu dla projektu pn. „Budowa Zakładu Termicznego Unieszkodliwiania Odpadów (ZTUO) dla Szczecińskiego Obszaru Metropolitalnego”


Na podstawie § 9 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 195/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 4 maja 2009 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin (z późniejszymi zmianami) zarządzam, co następuje :

§ 1. Powołuję zespół zadaniowy dla projektu pn. „Budowa Zakładu Termicznego Unieszkodliwiania Odpadów (ZTUO) dla Szczecińskiego Obszaru Metropolitalnego”, zwanego dalej Jednostką Realizującą Projekt (JRP).

§ 2. W skład zespołu zadaniowego dla projektu pn. „Budowa Zakładu Termicznego Unieszkodliwiania Odpadów (ZTUO) dla Szczecińskiego Obszaru Metropolitalnego”, zwanego dalej projektem wchodzą:
Przewodniczący
1) Beniamin Chochulski – Pełnomocnik ds. realizacji projektu „Budowa Zakładu Termicznego Unieszkodliwiania Odpadów (ZTUO) dla Szczecińskiego Obszaru Metropolitalnego”, zwany dalej MAO
Zastępca Przewodniczącego
2) Michał Przepiera – Dyrektor Wydziału Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska, Zastępca Pełnomocnika ds. realizacji projektu „Budowa Zakładu Termicznego Unieszkodliwiania Odpadów (ZTUO) dla Szczecińskiego Obszaru Metropolitalnego”, zwany dalej Zastępcą MAO
Członkowie:
3) Klaudia Kacprzyk – Zastępca Dyrektora Biura Budżetu i Funduszy Pomocowych,
4) Łukasz Pundyk – Zastępca Dyrektora Biura Budżetu i Funduszy Pomocowych,
5) Renata Maniszewska – Główny Specjalista w Wydziale Gospodarki Komunalnej
i Ochrony Środowiska
6) Anna Brzozowska – Główny Specjalista w Wydziale Gospodarki Komunalnej
i Ochrony Środowiska,
7) Monika Wasylko – Małachowska – Główny Specjalista w Wydziale Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska,

§ 3. Jednostka Realizująca Projekt (JRP) jest odpowiedzialna za przygotowanie, organizację i monitorowanie realizacji projektu na płaszczyźnie technicznej, finansowej i prawno – organizacyjnej.

§ 4. Do zadań Jednostki Realizującej Projekt (JRP) w szczególności należy:
1) Przygotowanie wniosku aplikacyjnego o dofinansowanie projektu w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko,
2) Współpraca z Instytucją Zarządzającą i Wdrążającą,
3) Przygotowanie projektów stosownych decyzji administracyjnych i dokumentów w celu pozyskania środków niezbędnych do skutecznej i płynnej realizacji projektu,
4) Zarządzanie administracyjne, finansowe, techniczne projektem i monitorowanie przebiegu jego realizacji,
5) Prowadzenie dokumentacji związanej z realizacją projektu, w tym raportów
i sprawozdań,
6) Realizacja projektu zgodnie z zapisami umowy o dofinansowanie, decyzjami Komisji Europejskiej, wymogami dotyczącymi projektów realizowanych z udziałem środków z Funduszu Spójności,
7) Zapewnienie przygotowania dokumentacji przetargowych, dokumentacji technicznej oraz zapewnienie realizacji prac budowlach i technologicznych,
8) Zapewnienie płynności finansowej projektu,
9) Koordynacja prac konsultantów działających w ramach usług i kontraktów,
10) Współpraca z wykonawcami usług i zadań inwestycyjnych, które będą realizowane w ramach projektu,
11) Identyfikacja problemów i zagrożeń w odniesieniu do realizacji projektu oraz reagowanie poprzez podejmowanie działań eliminujących te trudności,
12) Zapewnienie sprawnego funkcjonowania JRP na zasadach i w formie zgodnie
z wytycznymi dla ubiegających się o przyznanie dofinansowania ze środków Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko.

§ 5. Zakres obowiązków Przewodniczącego, Zastępcy Przewodniczącego oraz członków Jednostki Realizującej Projekt (JRP), określa załącznik do niniejszego zarządzenia.

§ 6. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.






 

Załącznik do Zarządzenia Nr 194/10
Prezydenta Miasta Szczecin
z dnia 7 maja 2010 r.
 

1. Zadania MAO ustalone są zgodnie z rekomendacjami Instytucji Pośredniczącej (http://www.mos.gov.pl/kategoria/2624_obowiazki_mao/). Do MAO należy reprezentowanie Beneficjenta i wykonywanie zadań z zakresu:
1) Realizacji projektu:
a) MAO jest odpowiedzialny za prawidłową realizację projektu, a w szczególności
za odpowiednie zarządzanie administracyjne, finansowe i techniczne projektem
oraz monitorowanie jego realizacji. Za zobowiązania MAO zaciągnięte w związku
z realizacją projektu odpowiada Beneficjent,
b) do zawarcia Umowy o dofinansowanie lub aneksów do Umowy o dofinansowanie jako dokumentów powodujących powstanie zobowiązań pieniężnych konieczna jest kontrasygnata Skarbnika Miasta lub osoby przez niego upoważnionej,
c) MAO zatwierdza i podpisuje lub poświadcza dokumenty potwierdzające prawidłowe wykonanie zakresu rzeczowego części lub całości projektu: protokoły częściowego odbioru wykonanych robót, świadectwa przejęcia, świadectwa wykonania lub protokoły końcowego odbioru i przekazania do eksploatacji, przejściowe świadectwa płatności, protokoły konieczności łącznie z protokołami z negocjacji, dokumenty potwierdzające osiągnięcie zakładanych efektów ekologicznych, raport końcowy itp.
2) Przetargów:
a) MAO jest odpowiedzialny za przygotowanie i przeprowadzenie postępowania
o udzielenie zamówienia publicznego, zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych, regulaminem własnym lub ustawą o koncesji na roboty budowlane
lub usługi, a przede wszystkim za przygotowanie i publikację ogłoszenia, przygotowanie specyfikacji istotnych warunków zamówienia (SIWZ), w tym kryteriów oceny ofert,
b) MAO jest odpowiedzialny za poprawność i kompletność umów z wykonawcą,
które opatruje swoją parafą,
c) MAO jest odpowiedzialny za wymagane przepisami warunki przechowywania
i udostępniania dokumentacji związanej z realizacją projektu zgodnie z zasadami określonymi w umowie o dofinansowanie.
3) Finansów:
a) MAO jest odpowiedzialny za założenie przez Beneficjenta rachunku bankowego projektu,
b) MAO podpisuje wniosek Beneficjenta o przekazanie środków (wniosek o zaliczkę lub wniosek o płatność pośrednią lub końcową) wraz z niezbędnymi dokumentami, warunkującymi przekazanie środków,
c) Do wystawienia dokumentów zabezpieczenia prawidłowego wykorzystania środków przekazywanych w związku z realizacją projektu, konieczny jest podpis osób reprezentujących Beneficjenta. Niewystarczający jest podpis samego MAO, chyba że składa on oświadczenie woli jako reprezentacja jednoosobowa jednostki Beneficjenta, a w przypadku jeżeli oświadczenie spowoduje powstanie zobowiązań pieniężnych do jego skuteczności potrzebna jest kontrasygnata Skarbnika Miasta lub osoby przez niego upoważnionej.
4) Monitoringu:
a) MAO monitoruje rzeczowy i finansowy postęp w realizacji projektu oraz zgodność realizacji projektu z przepisami prawa krajowego i wspólnotowego, a w szczególności z zasadami określonymi w decyzji, umowie o dofinansowanie oraz z wytycznymi Ministerstwa Rozwoju Regionalnego.
b) MAO, co najmniej raz na trzy miesiące sporządza, zatwierdza, podpisuje i przekazuje do Narodowego funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej, zwanego dalej Instytucją Wdrażającą wniosek o płatność, z rozbudowaną częścią sprawozdawczą, zgodnie z harmonogramem rzeczowo-finansowym dołączonym do zatwierdzonej umowy o dofinansowaniu, biorąc pod uwagę datę podpisania umowy. Brak poniesionych wydatków związanych z projektem nie zwalnia Beneficjenta z wypełnienia wniosku, w szczególności części dotyczącej postępu rzeczowego. Beneficjent jest zobowiązany także do przekazywania raportów z osiągniętych efektów w okresie 5-u lat po zakończeniu realizacji projektu.
5) Kontroli:
a) MAO powinien być powiadomiony w formie pisemnej o podstawowym zakresie, trybie i dacie prowadzenia planowanej kontroli realizacji umowy o dofinansowanie zawartej z Instytucją Wdrażającą. W szczególnych przypadkach kontrola doraźna realizacji umowy może być podjęta bez wcześniejszego powiadamiania MAO o terminie jej przeprowadzenia,
b) Pracownik kontrolujący przed przystąpieniem do czynności kontrolnych, informuje MAO o swych uprawnieniach do przeprowadzenia kontroli, a następnie zwraca się:
- o skierowanie do współpracy z kontrolującym kompetentnych osób (w tym
np. inspektora nadzoru inwestorskiego i przedstawiciela inżyniera) odpowiedzialnych za realizację zadania w celu udzielania informacji i tym samym sprawnego przeprowadzenia kontroli,
- o udostępnienie do wglądu akt i dokumentów, budżetów, umów wykonawczych, projektów budowlanych i wykonawczych, dokumentacji i ewidencji urządzeń, dokumentów dotyczących zakresu rzeczowego i finansowego, analiz z zakresu projektu objętego umową z Instytucją Wdrażającą, a także o sporządzenie odpowiednich wyciągów, kserokopii, odpisów itp.,
c) MAO może zgłosić zastrzeżenia do informacji pokontrolnej, w szczególności zastrzeżeń do konkretnych faktów ujętych w protokole kontroli, w przypadku uznania ich za niezgodne ze stanem faktycznym,
d) MAO upoważnia osoby do składania wyjaśnień lub udzielania informacji
oraz podpisywania protokołu z kontroli,
e) Protokół kontroli podpisują:
- ze strony beneficjenta – MAO lub osoba przez niego upoważniona;
- kontrolujący.
Każda strona protokołu powinna być parafowana przez kontrolującego i upoważnioną osobę podpisującą protokół ze strony MAO. MAO otrzymuje jeden egzemplarz protokołu.

2. Do obowiązków MAO w szczególności należy:
1) Nadzorowanie realizacji projektu,
2) Zapewnienie realizacji projektu zgodnie z zasadami obowiązującymi w systemie realizacji projektów współfinansowanych z Funduszu Spójności w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, w ustawie Prawo zamówień publicznych oraz w innych przepisach prawa polskiego,
3) Nadzór nad zarządzaniem administracyjnym, finansowym i technicznym projektu oraz monitorowanie jego realizacji,
4) Nadzór nad zapewnieniem ciągłości finansowania projektu, udział w obradach Komitetu Monitorującego Funduszu Spójności,
5) Odpowiedzialność za oficjalne kontakty z Instytucjami Wdrażającą, Pośredniczącą, Zarządzającą, Certyfikującą i Audytową, Komisją Europejską, Europejskim Trybunałem Obrachunkowym oraz innymi właściwymi krajowymi organami kontroli i innymi instytucjami w tym finansującymi projekt oraz reprezentowanie Beneficjenta wobec tych instytucji,
6) Zatwierdzanie składu członków komisji przetargowej,
7) Podpisywanie umów z Wykonawcami,
8) Nadzór nad prawidłową współpracą pomiędzy JRP, a Wykonawcą i Inżynierem Kontraktu,
9) Zatwierdzanie Planu finansowania projektu, Harmonogramu rzeczowo finansowego, Harmonogramu realizacji projektu, Opisu projektu oraz Zestawienia wskaźników do monitorowania projektu,
10) Zatwierdzanie i podpisywanie dokumentów zgodnie z wymogami w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko.

3. Do obowiązków Zastępcy MAO w szczególności należy:
1) Bieżące nadzorowanie Jednostki Realizującej Projekt (JRP),
2) Zapewnienie realizacji projektu zgodnie z zasadami obowiązującymi w systemie realizacji projektów współfinansowanych z Funduszu Spójności w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko, w ustawie Prawo zamówień publicznych oraz w innych przepisach prawa polskiego,
3) Bieżące zarządzanie administracyjne, finansowe i techniczne projektem oraz monitorowanie jego realizacji,
4) Zapewnienie ciągłości finansowania Projektu, udział w obradach Komitetu Monitorującego Funduszu Spójności.
5) Przedstawienie MAO propozycji składu członków komisji przetargowej,
6) Parafowanie umów z Wykonawcami,
7) Reprezentowanie Jednostki Realizującej Projekt (JRP) w bieżących kontaktach z Wykonawcą i Inżynierem Kontraktu,
8) Weryfikacja, parafowanie i przedkładanie do akceptacji MAO Planu finansowania projektu, Harmonogramu rzeczowo finansowego, Harmonogramu realizacji projektu, Opisu projektu oraz Zestawienia wskaźników do monitorowania projektu,
9) Zatwierdzanie i podpisywanie dokumentów zgodnie z wymogami w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko.

4. Członkowie zespołu zadaniowego (JRP) realizują obowiązki w zakresie:
1) Koordynacji i nadzoru kontraktów, w tym:
a) koordynacja nad prawidłową realizacją projektu, odpowiednie zarządzanie administracyjne, finansowe i techniczne oraz monitorowanie jego realizacji,
b) wdrożenie wewnętrznych procedur określających organizację, skład osobowy i tryb pracy Jednostki Realizującej Projekt (JRP),
c) współdziałanie z i koordynowanie pracy JRP oraz zespołu doradców zewnętrznych, Inżyniera Kontraktu i Wykonawców,
d) występowanie z wnioskami organizacyjnymi i personalnymi dotyczącymi członków Jednostki Realizującej Projekt (JRP),
e) niezwłoczne informowanie Pełnomocnika ds. realizacji projektu oraz zastępcy o istniejących lub przewidywanych zagrożeniach mających wpływ na właściwe wykonanie projektu oraz przedkładanie propozycji rozwiązań,
f) udział w spotkaniach i naradach koordynacyjnych dotyczących realizacji projektu,
g) współpraca z audytorami oraz innymi wewnętrznymi i zewnętrznymi instytucjami upoważnionymi do kontroli oraz zapewnienie wglądu w realizację projektu w każdej jego fazie,
h) nadzór nad przechowywaniem i udostępnianiem dokumentacji związanej z realizacją projektu,
i) weryfikacja poprawności sporządzenia sprawozdań i raportów z realizacji projektu, wniosków o płatność oraz załączników do umowy o dofinansowanie,
j) nadzór oraz weryfikacja prac związanych z przygotowaniem specyfikacji istotnych warunków zamówienia dla wszystkich postępowań o udzielenie zamówienia publicznego ogłaszanych w ramach projektu,
k) nadzór nad pracami w przeprowadzanych próbach rozruchowych, odbiorach cząstkowych i końcowych części lub całości zadań wchodzących w skład projektu,
l) nadzór nad prawidłową realizacją działań informujących i promujących projekt.

2) Spraw organizacyjnych, prawnych i procedur przetargowych, w tym:
a) weryfikacja informacji, sprawozdań i raportów z przebiegu i realizacji projektu,
b) prowadzenie korespondencji bieżącej,
c) prowadzenie dokumentacji związanej z realizacją projektu oraz jej przechowywanie w trakcie realizacji projektu oraz po jego zakończeniu w okresie 3 lat od zamknięcia Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko,
d) współpraca z podmiotami upoważnionymi do przeprowadzenia ewaluacji projektu, w szczególności: przekazywanie tym podmiotom wszelkich informacji dotyczących projektu we wskazanym zakresie, uczestnictwa w wywiadach lub ankietach oraz badaniach ewaluacyjnych przeprowadzanych innymi metodami badawczymi, a także udostępnienie informacji o projekcie innym organom kontrolnym upoważnionym do kontroli zgodnie z przepisami prawa polskiego,
e) nadzór nad prawidłową realizacją projektu, odpowiednie monitorowanie realizacji we współpracy z Inżynierem Kontraktu,
f) zapewnienie weryfikacji i uzgodnienia (przez Inżyniera Kontraktu i odpowiednie wydziały Urzędu Miasta) opracowanych przez Wykonawcę dokumentacji projektowych,
g) opracowanie lub weryfikacja (dla dokumentów przygotowanych przez Konsultantów zewnętrznych) zakresu przedmiotu zamówienia, zapisów umowy oraz postanowień instrukcji dla wykonawców – elementów Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia przy postępowaniach przetargowych,
h) opiniowanie przedstawionych przez Inżyniera Kontraktu harmonogramów rzeczowo-finansowych oraz planów płatności Wykonawców pod kątem prawidłowej kwalifikacji wydatków i płynnej oraz terminowej realizacji projektu,
i) udział w przygotowaniu i weryfikacji załączników do umowy dofinansowania,
j) uczestniczenie w procedurach przekazywania placu budowy,
k) nadzór i udział w przeprowadzanych próbach rozruchowych, rozruchach oraz odbiorach końcowych części lub całości zadań.

3) Spraw technicznych i nakładów inwestycyjnych, w tym:
a) zapewnienie prawidłowej realizacji projektu, odpowiednie zarządzanie techniczne projektem oraz monitorowanie jego realizacji w ścisłej współpracy z Inżynierem Kontraktu,
b) kompletowanie i przedkładanie do weryfikacji i uzgodnień opracowanych przez Wykonawcę dokumentacji projektowych,
c) przygotowywanie bazowych informacji do sprawozdań i raportów z przebiegu i realizacji projektu,
d) przygotowanie pod względem merytorycznym faktur, oświadczeń, raportów Wykonawcy do Przejściowych/Końcowych Świadectw Płatności,
e) przygotowanie harmonogramów rzeczowo-finansowych oraz planów płatności Wykonawcy z uwzględnieniem prawidłowej kwalifikacji wydatków i płynnej oraz terminowej realizacji projektu,
f) przygotowywanie (oraz późniejsza aktualizacja) załączników do umowy dofinansowania w zakresie aspektów terminowo-technicznych,
g) organizacja przekazywania placu budowy,
h) przygotowanie i przeprowadzenie prób rozruchowych, rozruchów oraz odbiorów końcowych części lub całości zadań.

4) Spraw finansowych i rozliczeń, w tym:
a) zapewnienie otwarcia oddzielnego oprocentowanego rachunku bankowego dla projektu, z którego będą realizowane płatności dla pokrycia wydatków kwalifikowanych projektu (poprzez zawarcie umowy z bankiem o otwarciu/wydzieleniu rachunku bankowego, na który będą przekazywane środki Funduszu Spójności na dofinansowanie w formie zaliczki i/lub formie refundacji poniesionych wydatków),
b) kontrola gwarancji finansowych Kontraktów od strony Zamawiającego,
c) weryfikacja formalno-rachunkowa faktur oraz dokumentów kontraktowych na bazie weryfikacji merytorycznej Inżyniera,
d) zapewnienie ciągłości finansowania projektu w odniesieniu do kontraktów usługowych,
e) weryfikacja terminowego wpływu dokumentów stanowiących podstawę dokonania płatności,
f) terminowe występowanie o refundację poniesionych wydatków kwalifikowanych ze środków z Funduszu Spójności,
g) przygotowanie wniosków o przekazanie środków z Funduszu Spójności,
h) dokonywanie weryfikacji formalno-rachunkowej faktur oraz dokumentów kontraktowych.