Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin z 2026 r.

Zarządzenie nr 361/26
Prezydenta Miasta Szczecin

z dnia 30 czerwca 2026 r.

zmieniające w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości

Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2026 r. poz. 662), art. 4 ust. 4 i art. 10 ust. 2 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2026 r. poz. 552, 640 i 644) zarządzam, co następuje:

§ 1. W „Instrukcji obiegu i kontroli dokumentów” stanowiącej załącznik Nr 2 do  Zarządzenia Nr 527/24 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 30 września 2024 r. w sprawie zasad prowadzenia rachunkowości (zm. Zarządzenie Nr 25/25 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 16 stycznia 2025 r., Zarządzenie Nr 570/25 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 listopada 2025 r. i Zarządzenie Nr 98/26 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 24 lutego 2026 r.) wprowadza się następujące zmiany:

1) w § 22 ust. 3 otrzymuje brzmienie:

„3. W ramach procedury „wydatków budżetowych” wyodrębnia się procedurę w zakresie wydatków budżetowych, które dokumentowane są wyłącznie przy pomocy dowodów elektronicznych. Dotyczy ona faktur ustrukturyzowanych z nr KSeF, faktur elektronicznych, faktur w wersji papierowej, które zostały zeskanowane i procedowane w formie elektronicznej. W tym zakresie, oprócz wymogów opisanych w ust. 2, obowiązuje następujący obieg dokumentów:

1) Dysponent merytoryczny odpowiada za prowadzenie sprawy w eDok związanej z realizacją umowy, z którą powiązana będzie płatność i udostępnienie jej właściwym jednostkom organizacyjnym, które uczestniczą w procesie realizacji umowy i płatności;

2) Dysponent merytoryczny proceduje i podpisuje umowę elektronicznie według zasad opisanych w § 27 niniejszej Instrukcji i załącza podpisaną umowę w formacie PDF jako opinia w sprawie w systemie eDok w celu kontrasygnaty i rejestracji w CRU definiując zaawansowaną ścieżkę elektronicznej  akceptacji:

a) Pracownik merytoryczny – akceptacja w systemie eDok,

b) Dysponent merytoryczny - podpis elektroniczny,

c) Dysponent środków - podpis elektroniczny (w przypadku, gdy umowa procedowana była przez Wydział / Biuro merytoryczne, a płatność realizowana jest przez innego dysponenta środków),

d) Pracownik Biura Kontrasygnaty i Centralnych Rozliczeń – podpis elektroniczny,

e) Skarbnik lub osoba upoważniona przez Skarbnika - podpis elektroniczny.        W przypadku wersji papierowej umowy, należy ją zeskanować i dołączyć skan do sprawy w eDok a oryginalną wersję papierową umieścić w składzie chronologicznym;

3) Biuro Kontrasygnaty i Centralnych Rozliczeń odpowiada za prowadzenie Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (CRUJSFP) przy użyciu dedykowanej usługi API-ZSI-FK tj. udostępnia i aktualizuje umowy stanowiące zamówienie w rozumieniu ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (zawarte od dnia 01.07.2026 r. w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej) oraz aneksy do tych umów na podstawie podpisanych i dostarczonych kart stanowiących załącznik Nr 16b i załącznik Nr 16c;

4) Biuro Obsługi Interesantów przyjmuje faktury/dokumenty księgowe w formie tradycyjnej (papierowej), dokonuje ich rejestracji w dzienniku korespondencji eDok Wydziału/Biura merytorycznego i przekazuje ich skan. W przypadku braku możliwości ustalenia dysponenta merytorycznego Biuro Obsługi Interesanta dokonuje rejestracji faktury w dzienniku korespondencji eDok i przekazuje skan faktury/dokumentu do Biura Kontrasygnaty i Centralnych Rozliczeń, które ustala dysponenta merytorycznego lub dysponenta środków. Wszystkie dokumenty przyjęte w wersji papierowej (faktury, umowy, aneksy, protokoły itp.) skanuje się i umieszcza w składzie chronologicznym;

5) Biuro Kontrasygnaty i Centralnych Rozliczeń odpowiada za pobranie eFV z KSeF przy użyciu dedykowanej usługi API–ZSI-FK i systemowe przypisanie dysponenta merytorycznego w UMS lub pozostałych jednostek organizacyjnych GMS bądź podmiotów obcych. W przypadku nieprzypisania dysponenta do eFV, Biuro Kontrasygnaty i Centralnych Rozliczeń dokonuje identyfikacji właściwego dysponenta merytorycznego;

6) Dysponent merytoryczny, któremu przypisano eFv w terminie 3 dni roboczych od dnia przypisania w systemie ZSI-FK, weryfikuje czy eFV dotyczy spraw pozostających w zakresie jego właściwości. W przypadku stwierdzenia, że eFV została przypisana błędnie lub niezgodnie z właściwością, dysponent merytoryczny niezwłocznie informuje Biuro Kontrasygnaty i Centralnych Rozliczeń, które po otrzymaniu informacji  o niewłaściwym przypisaniu eFV, podejmuje czynności zmierzające do ustalenia właściwego dysponenta merytorycznego albo innego właściwego odbiorcy dokumentu oraz ponownie dokonuje przypisania eFV w systemie;

7) Dysponent merytoryczny dokonuje rejestracji faktur / dokumentów w ZSI-FK (Rozrachunki z dostawcami) w Rejestrze faktur bez księgowania a do utworzonej sprawy w eDok dołącza fakturę ustrukturyzowaną lub elektroniczną oraz:

a) komentarz do faktury „Termin płatności: ……………..

b) protokół odbioru prac,

c) załącznik Nr 55 do niniejszej instrukcji „Sprawdzono pod względem merytorycznym i zatwierdzenie do zapłaty" oraz załącznik Nr 52 do niniejszej instrukcji jeżeli wydatek dotyczy inwestycji prowadzonej przez Inwestora Zastępczego lub Nr 54 do niniejszej instrukcji jeżeli wydatek dotyczy Rad Osiedli,

d) inne dokumenty wymagane w umowie będące warunkiem płatności faktury;

8) W przypadku dotyczącym ewidencji magazynowej dysponent merytoryczny udostępnia sprawę do Biura Obsługi Urzędu:

a) Biuro Obsługi Urzędu udostępnia sprawę pracownikowi magazynu,

b) pracownik magazynu weryfikuje zgodność wprowadzonych danych do ZSI-FK z eFV, w przypadku stwierdzenia błędów w wprowadzonych danych do ZSI-FK zamieszcza komentarz do eFV w celu dokonania poprawy wprowadzonych danych w ZSI-FK,

c) w przypadku poprawności danych pracownik magazynu wystawia dokument PZ (nadając nazwę pliku PZ i numer faktury) i umieszcza go jako opinia w sprawie i ustawia ścieżkę akceptacji w eDok:

- pracownika magazynu – podpis elektroniczny,

- Dyrektora Biura Obsługi Urzędu – podpis elektroniczny;

9) Wydział merytoryczny na załączniku Nr 55 „Sprawdzenie merytoryczne i zatwierdzenie do zapłaty” dokonuje:

a) sprawdzenia pod względem merytorycznym - akceptacja systemowa pracownika merytorycznego,

b) zatwierdzenia do zapłaty - podpis kwalifikowany dyrektora merytorycznego/dysponenta środków;

10) Wydział Księgowości Referat Księgowości Głównej księguje faktury/dokumenty w ZSI-FK Rozrachunki z dostawcami i generuje do nich załączniki:

a) Metrykę Kontroli Płatności - MKP (PDF) załącznik Nr 17 do niniejszej instrukcji,

b) Dekret (PDF);

11) W przypadku stwierdzenia błędów, pracownik Wydziału Księgowości przekazuje informacje ze wskazaniem przyczyny braku możliwości zaksięgowania faktury w celu usunięcia przez dysponenta merytorycznego nieprawidłowości;

12) W celu realizacji płatności Wydział Księgowości dokonuje:

a) kontroli formalno-rachunkowej - podpis elektroniczny pracowników Referatu Księgowości Głównej,

b) kontroli płatności - podpis elektroniczny pracowników Referatu Rozliczeń Finansowych,

c) zatwierdzenia do zapłaty (kontrasygnata Skarbnika) - podpis elektroniczny osoby upoważnionej przez Skarbnika;

13) Po dokonaniu płatności Referat Rozliczeń Finansowych w eDok dołącza potwierdzenie przelewu do faktury/dokumentu lub umieszcza informację w komentarzu do faktury/dokumentu „Opłacono przelewem dnia ……”;

14) Po zakończeniu realizacji umowy dysponent merytoryczny odpowiada za zakończenie sprawy w eDok i jej archiwizację.”;

2) w § 27 ust. 5 i ust. 6 otrzymują brzmienie:

„5. W treści wszystkich rodzajów umów zawieranych z kontrahentami (podatnicy VAT) zaleca się stosowanie klauzul:

1) „Płatności będą dokonywane na rachunek bankowy Wykonawcy wskazany na fakturze, z zastrzeżeniem, że rachunek bankowy musi być zgodny z numerem rachunku ujawnionym w wykazie prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. W przypadku gdy w wykazie ujawniony jest inny rachunek bankowy, płatność wynagrodzenia dokonana zostanie na rachunek bankowy ujawniony w tym wykazie.”;

2) „§ [……] Faktury i rozliczenia w Krajowym Systemie e-Faktur (KSeF):

1) Wykonawca/Dostawca zobowiązany jest do wystawiania i doręczania Zamawiającemu faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), w rozumieniu ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług, jeżeli zgodnie z obowiązującymi przepisami jest zobowiązany do korzystania z tego systemu;

2) Faktura ustrukturyzowana uznawana jest za doręczoną Zamawiającemu z chwilą przydzielenia przez Krajowy System e-Faktur numeru identyfikującego tę fakturę, zgodnie z art. 106na ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług;

3) Wszystkie świadczenia realizowane na podstawie niniejszej umowy dotyczą jednostki organizacyjnej Zamawiającego objętej centralizacją rozliczeń podatku VAT. W związku z tym Wykonawca/Dostawca zobowiązany jest do:

a) wskazania w strukturze faktury ustrukturyzowanej następujących danych „Podmiotu2” i „Podmiotu3”:

- „Podmiot2”(Nabywca) - dane  Zamawiającego: Gmina Miasto Szczecin, pl. Armii Krajowej 1, 70-456 Szczecin, NIP 851-030-94-10,

- „Podmiot3”(Odbiorca) - dane jednostki budżetowej Zamawiającego tj.: Urząd Miasta Szczecin, Pl. Armii Krajowej 1, 70-456 Szczecin NIP 851-316-29-18,

- „Rola”dla „Podmiotu3” – „8”- Jednostka samorządu terytorialnego - odbiorca,

b) umieszczenia w strukturze faktury ustrukturyzowanej dodatkowych danych w węźle „Warunki Transakcji” - informacji identyfikującej umowę, której dana faktura będzie dotyczyć, w szczególności numeru lub symbolu umowy w formacie: Umowa nr ……………………………..;

4) Wystawienie faktury ustrukturyzowanej z pominięciem któregokolwiek z elementów, o których mowa w ust.3, uprawnia Zamawiającego do:

a) żądania wystawienia faktury korygującej oraz

b) wstrzymania płatności do czasu otrzymania faktury spełniającej wymagania niniejszego paragrafu, co nie będzie traktowane jako opóźnienie w zapłacie;

5) Termin płatności należności wynikających z niniejszej umowy wynosi ……… dni od dnia uznania faktury ustrukturyzowanej, spełniającej wymagania niniejszego paragrafu, za otrzymaną przez Zamawiającego, zgodnie z ust. 2;

6) Wykonawca/Dostawca zobowiązany jest do zapewnienia, że każda faktura wystawiona w Krajowym Systemie e-Faktur jest zgodna z aktualną schemą logiczną FA_VAT oraz przepisami obowiązującymi w dniu jej wystawienia;

7) Ewentualne udostępnienie faktury ustrukturyzowanej oraz  załączniki  do faktury, inne niż ustrukturyzowane należy przesłać na adres:…………………@....................pl.”.

6. Zawieranie umów / aneksów następuje według procedur:

1) Wydział / Biuro proceduje umowę / aneks ze szczególnym uwzględnieniem:

a) prawidłowego oznaczania stron umowy, w tym oznaczania sądu rejestrowego i numeru spółki prawa handlowego bądź fundacji oraz wysokości kapitału zakładowego,

b) weryfikowania uprawnień do samodzielnej reprezentacji kontrahenta / spółki,

c) prawidłowego określenia podstawy prawnej zawarcia umowy - parafowanie każdej strony przez radcę prawnego (w przypadku umów sporządzanych w formie papierowej),

d) parafowania wszystkich stron i załączników ostatecznego projektu umowy / aneksu przez osobę sporządzającą (w przypadku umów sporządzanych w formie papierowej),

e) konieczności podpisu dysponenta środków na umowie / aneksie,

f) prawidłowego określania dat zawarcia, przedmiotu umowy, sposobu i terminu jej wykonania,

g) stosowania numeracji stron w umowach / aneksach,

h) zamieszczania uregulowań dotyczących wysokości kar umownych z tytułu niewykonania lub nienależytego wykonania umowy,

i) zawierania w sporządzanych projektach umów (w tym umów powierzenia) wymagań ochrony danych osobowych oraz bezpieczeństwa informacji w stopniu właściwym do zakresu umowy,

j) rejestracji umowy w CRU przed jej zawarciem z kontrahentem, co umożliwi właściwy nadzór nad jej zgodnością z przepisami wewnętrznymi, w tym zgodności z planem finansowym,

k) ustalania sposobu weryfikacji przesłanek wykluczenia o których mowa w art. 7 ust. 1, pkt 1-3 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego;

2) umowa / aneks zostaje przekazana do radcy prawnego w celu dokonania kontroli formalno-prawnej, potwierdzeniem dokonania kontroli jest złożenie podpisu przez radcę prawnego na jednym egzemplarzu umowy / aneksu;

3) uzgodnień umowy / aneksu z Inspektorem Ochrony Danych;

4) Wydział / Biuro przekazuje do Biura Kontrasygnaty i Centralnych Rozliczeń wszystkie egzemplarze umowy / aneksu. Do umowy / aneksu dołącza wypełnioną „Kartę informacyjną do umowy / aneksu” (załącznik Nr 15 i załącznik Nr 16 do niniejszej instrukcji);

5) W przypadku:

a) umów zleceń (załącznik Nr 9, załącznik Nr 10, załącznik Nr 11 i załącznik Nr 12 do niniejszej instrukcji) Wydział / Biuro dołącza dodatkowo wypełniony druk „Oświadczenia” (załącznik Nr 13 do niniejszej instrukcji), informację PPK (załącznik Nr 50 do niniejszej instrukcji) oraz Deklarację o rezygnacji z dokonywania wpłat do Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK) / Wniosek osoby, która ukończyła 55 lat, a nie ukończyła 70 lat o zawarcie umowy o prowadzenie PPK na jej rzecz. Przed rejestracją w CRU, umowa zlecenie jest rejestrowana w programie „Płatnik” na podstawie ww „Oświadczenia”,

b) umów o dzieło Wydział / Biuro dołącza dodatkowo wypełniony druk „Oświadczenia” (załącznik Nr 51 do niniejszej instrukcji) oraz ZUS RUD – zgłoszenie umowy o dzieło. Przed rejestracją w CRU, umowa o dzieło jest rejestrowana w programie „Płatnik” na podstawie ww. „Oświadczenia” oraz ZUS RUD;

6) Biuro Kontrasygnaty i Centralnych Rozliczeń:

a) wprowadza umowę / aneks do Centralnego Rejestru Umów w ZSI-FK zgodnie z danymi określonymi w „Karcie Informacyjnej”,

b) nadaje umowie unikalny numer z Centralnego Rejestru Umów,

c) umieszcza informacje o zaplanowanym finansowaniu zgodnie z metryką zarejestrowania umowy (załącznik Nr 16a do niniejszej instrukcji),

d) przekazuje umowę / aneks do kontrasygnaty Skarbnika Miasta lub osoby przez niego upoważnionej;

7) kontrasygnowana umowa / aneks zostają zarejestrowane w systemie ZSI-FK i przekazane do Wydziału / Biura w celu uzupełnienia podpisu kontrahenta;

8) Wydział / Biuro jest zobowiązany do załączenia treści umowy / aneksu w systemie ZSI-FK;

9) Wydział/ Biuro po zawarciu umowy / aneksu w rozumieniu ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (zawartych od dnia 01.07.2026 r. w formie pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo innej formie szczególnej) przekazuje do Biura Kontrasygnaty i Centralnych Rozliczeń wypełnioną Kartę zgłoszenia umowy do Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (Załącznik Nr 16b) / Kartę zgłoszenia aneksu do Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (Załącznik Nr 16c) w celu konieczności wypełnienia ustawowego obowiązku tj. prowadzenia Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych;

10) Biuro Kontrasygnaty i Centralnych Rozliczeń na podstawie wypełnionych kart (Załącznik Nr 16b i Załącznik Nr 16c):

a) księguje umowy zawarte od dnia 01.07.2026 r. oraz aneksy do tych umów,

b) udostępnia i aktualizuje umowy zawarte od dnia 01.07.2026 r. oraz aneksy do tych umów (integracja systemów informatycznych usługa API-ZSI-FK) w Centralnym Rejestrze Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych.”

3) załącznik Nr 8 „Wzór druku: Zamówienie” otrzymuje brzmienie jak załącznik Nr 1 do zarządzenia;

4) załącznik Nr 9 „Wzór druku: Umowa - zlecenie” otrzymuje brzmienie jak załącznik Nr 2 do zarządzenia;

5) załącznik Nr 13 „Wzór druku: Oświadczenie do umowy - zlecenie” otrzymuje brzmienie jak załącznik Nr 3 do zarządzenia;

6) załącznik Nr 14 „Wzór druku: Rachunek z tytułu realizacji umowy - zlecenie / umowy o dzieło” otrzymuje brzmienie jak załącznik Nr 4 do zarządzenia;

7) załącznik Nr 16a „Wzór druku: Metryka zarejestrowania umowy CRU” otrzymuje brzmienie jak załącznik Nr 5 do zarządzenia;

8) po załączniku Nr 16a dodaje się załącznik Nr 16b „Karta zgłoszenia umowy (zawartej od dnia 1 lipca 2026 r.)* do Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (CRU JSFP)” w brzmieniu jak załącznik Nr 6 do zarządzenia;

9) po załączniku Nr 16b dodaje się załącznik Nr 16c „Karta zgłoszenia  aneksu (do umowy zawartej od 1 lipca 2026 r.)* do Centralnego Rejestru Umów Jednostek Sektora Finansów Publicznych (CRU JSFP)” w brzmieniu jak załącznik Nr 7 do zarządzenia;

10) załącznik Nr 47 „Wzór druku: Ankieta dotycząca możliwości zwrotu VAT” otrzymuje brzmienie jak załącznik Nr 8 do zarządzenia.

§ 2. Wykonanie Zarządzenia powierza się Skarbnikowi Miasta, Dyrektorom wydziałów, kierownikom biur oraz samodzielnym stanowiskom działającym poza strukturą wydziałów i biur Urzędu Miasta Szczecin.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 lipca 2026 r.

 

 

 

Prezydent Miasta Piotr Krzystek

Załączniki:

• Zarządzenie 361/26 (.pdf, 13.09 MB)

  udostępnił:

  Wydział Księgowości

  wytworzono:

  2026/06/30

  odpowiedzialny/a:

  Jolanta Jewiarz, Dyrektor Wydziału Księgowości

  wprowadził/a:

  Dorota Urbanek

  dnia:

  2026/07/06 11:49:42