Odpowiedzi na interpelacje/zapytania

W odpowiedzi na interpelację z dnia 4 lutego 2013 r. (przesłaną pismem znak: BPM-I-0003.30.2013.IŁ) w sprawie zasad funkcjonowania instytucji kultury o nazwie Trafostacja Sztuki w Szczecinie oraz zadań zrealizowanych w okresie od 1 listopada 2012 r. do 31 stycznia 2013 r. przez Zarządcę instytucji – spółkę z o.o. Baltic Contemporary, przedstawiam poniżej szczegółowe informacje na ten temat.

Uchwałą Nr XVIII/517/12 Rady Miasta Szczecin z dnia 23 kwietnia 2012 r. utworzona została samorządowa instytucja kultury pod nazwą: „Trafostacja Sztuki"
w Szczecinie, a dzień 1 listopada 2012 r. wskazano jako termin formalnego powołania  do życia nowo utworzonej placówki.  Na podstawie postanowień ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r. Nr 113, poz. 759, z późn. zm.) zawarta została 29 października 2012 r. ze spółką z o.o. Baltic Contemporary, z siedzibą w Poznaniu umowa, której przedmiot określono jako usługę polegająca na zarządzaniu Trafostacją Sztuki. Umowę zawarto na czas oznaczony, to jest na 50 miesięcy, począwszy od 1 listopada 2012 roku do 31 grudnia 2016 roku. Zgodnie z umową Zarządca za realizację w całości zamówienia otrzyma zryczałtowane wynagrodzenie w kwocie brutto 750 000 zł. Wynagrodzenie to obejmuje wszelkie koszty Zarządcy związane z przedmiotem umowy, w tym należne podatki, składki na ubezpieczenia, a także koszty podróży służbowych, udziału w szkoleniach, warsztatach, sesjach, zjazdach i innych rodzajach działań związanych z podnoszeniem kwalifikacji zarządczych, a także koszty ewentualnego wykorzystywania prywatnego samochodu i telefonu komórkowego do celów służbowych, oraz wynagrodzenie osoby wykonującej w imieniu zarządzającego czynności zarządcze. Zapłata wynagrodzenia odbywa się w formie zryczałtowanego wynagrodzenia miesięcznego w kwocie brutto 15 000 zł, na podstawie faktur VAT wystawionych przez Zarządcę do siódmego dnia każdego miesiąca następującego po miesiącu, za jaki wynagrodzenie jest należne. Ponieważ zawarta umowa ma charakter starannego działania, wypłata wynagrodzenia nie jest uzależniona od wykonania konkretnego zadania (dzieła), natomiast Zarządca zarówno poprzez złożoną ofertę, jak i warunki określone w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia we wspomnianym wyżej postępowaniu przetargowym, został zobligowany do osiągnięcia uzgodnionych, mierzalnych wskaźników rezultatu, takich jak określona liczba osób odwiedzających instytucję, w tym również osób niepełnosprawnych oraz liczba imprez zorganizowanych w każdym roku obowiązywania umowy. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości wskazujących na nienależyte wykonanie bądź niewykonywanie umowy, a także w razie wypowiedzenia umowy ze skutkiem natychmiastowym Zarządca zobowiązany jest do zapłaty Gminie Szczecin kar umownych.

W pierwszym okresie obowiązywania umowy, czyli od 1 listopada do 31 grudnia 2012 r. Baltic Contemporary jako Zarządca Trafostacji Sztuki podjął wszelkie niezbędne czynności organizacyjne pozwalające na uzyskanie przez instytucję samodzielności prawnej i finansowej: uzyskano numer REGON, NIP, deklaracje VAT, wyłoniono świadczeniodawców usług bankowych. Pomimo braku właściwej siedziby instytucji ze względu przedłużający się termin przekazania do użytku obiektu przy ul. św. Ducha, Zarządca rozpoczął kompletowanie kluczowego personelu, niezbędnego dla osiągnięcia podstawowej sprawności organizacyjnej. Zakontraktowano usługi kadrowo-płacowe, prawne i specjalistyczne. Utworzono prowizoryczną, kontaktową stronę internetową i Biuletyn Informacji Publicznej. Rozpoczęto prace nad strategią komunikacyjną i wizerunkową Trafostacji Sztuki. Jednocześnie zorganizowane zostało tymczasowe biuro instytucji przy ul. Mickiewicza 2. Równolegle do działań organizacyjnych Zarządca opracował i przedstawił przewidziany umową Roczny Plan Działania Instytucji na 2013 rok, zawierający m.in. szczegółowy program działań wystawienniczych i edukacyjnych. Na bieżąco też monitorował stan prac prowadzonych przy ul. św. Ducha i uzgadniał dopuszczalny margines zmian adaptacyjno-funkcjonalnych obiektu wobec pierwotnie przyjętego projektu. Szczególną uwagę poświęcono budowaniu sieci partnerskich relacji zarówno z rozmaitymi podmiotami w Szczecinie, jak i poza nim. Efektem pierwszych uzgodnień w ramach tej międzyinstytucjonalnej współpracy ma być przewidziana na wrzesień br. grupowa wystawa szczecińskich i niemieckich artystów w Berlinie. Trafostacja Sztuki włączyła się w organizację tegorocznych edycji takich imprez, jak Festiwal Inspiracje, Festiwal Designu, Westivalu (część wydarzeń programowych zaplanowano w przestrzeni nowej galerii).  Dzięki kontaktom kuratorskim Zarządcy podjęto rozmowy z Christianem Jankowskim na temat możliwości prezentacji w Szczecinie jego pracy pt. „The Eye of Dubai”. Zainicjowano też przygotowania do cyklu wydawniczego Trafostacji Sztuki, przeprowadzono rozeznania rynkowe i kalkulacje produkcji wydawniczych, pozyskano teksty związane
z pierwszą planowaną międzynarodową publikacją, dotyczącą pracy Gregora Schneidera „Sterberaum”, która prezentowana była w Szczecinie w roku 2012 w ramach festiwalu Inspiracje. Jednym z efektów podjętych w tym zakresie działań było potwierdzenie współpracy z uznanym na międzynarodowym rynku sztuki wydawnictwem Walthera Koeniga
z Niemiec.

Z początkiem nowego roku podjęto prace nad zasadami promocji i komunikacji instytucji. Zarządca rozpoczął także cykl spotkań, mających na celu pozyskanie sponsorów, zarówno w zakresie doposażenia przyszłej siedziby, jak i produkcji planowanych wystaw (uzyskano pierwsze deklaracje sponsorskie). Kontynuowano przy tym rozmowy na temat poszerzania obszarów partnerskiej współpracy Trafostacji Sztuki z działającymi na terenie miasta instytucjami i organizacjami. Przykładem efektów tych rozmów jest uszczegółowienie współpracy ze Stowarzyszeniem Baltic Neopolis Orchestra: autorska kompozycja BNO, dedykowana inauguracji działalności Trafostacji Sztuki, towarzyszyć ma otwarciu pierwszej wystawy w nowej siedzibie galerii. W ramach międzynarodowych spotkań kuratorskich omawiano możliwości przyszłej kooperacji, prezentowano możliwości techniczne nowego obiektu, promowano szczecińskich artystów, szczecińskie instytucje i organizacje działające w sferze sztuki współczesnej oraz organizowane przez nich wydarzenia. W wyniku jednej z wizyt wypracowano projekt prezentacji przez Trafostację Sztuki szczecińskich artystów podczas festiwalu Musrara Mix w Jeruzalem w maju 2013 r.

Zarządca został zobligowany do przedkładania miesięcznych sprawozdań z działalności, a organizator będzie dokonywał rocznej oceny pracy zarządcy i nadzorował realizację strategicznego i rocznych planów działania instytucji. Zarządca regularnie współpracuje z innymi wydziałami UM, w tym m.in. z Biurem Prezydenta Miasta (rozmowy dotyczące ewentualnej współpracy i wymiany kulturalnej z miastami partnerskimi), Wydziałem Inwestycji Miejskich (prace przy ul. św. Ducha, zmiany koncepcyjno-architektoniczne, wyposażenie, rozmowy z producentami mebli), Biurem Komunikacji Społecznej i Marketingowej (plan promocji i strategia komunikacji instytucji).