PROTOKÓŁ NR 0063-1/117/14
Z POSIEDZENIA 
KOMISJI DS. BUDŻETU I FINANSÓW
Z DNIA 18 LUTEGO 2014 ROKU

Początek posiedzenia - 12:00
Zakończenie posiedzenia - 14:00

Posiedzenie Komisji otworzyła i przewodniczyła obradom p. Judyta Lemm - Przewodnicząca Komisji.

W posiedzeniu uczestniczyli członkowie Komisji oraz osoby zaproszone wg załączonych list obecności załącznik nr 1 i 2.

Po stwierdzeniu prawomocności posiedzenia (quorum i prawidłowość zwołania posiedzenia)
Przewodnicząca zaproponowała następujący porządek dzienny posiedzenia:

Ad. pkt. 1.
Rozpatrzenie wniosków w sprawie zmian do porządku obrad.

Nie wniesiono.

Ad. pkt. 2.
Przyjęcie protokołu z ostatniego posiedzenia Komisji.

Protokół z posiedzenia Komisji w dniu 04.02.14 przyjęto w głosowaniu: za - jednomyślnie.

Ad. pkt. 3.
Trafostacja Sztuki - analiza wykonania budżetu 2013r. Przedstawienie planu na rok 2014.

J. Lemm – przedstawiła materiały stanowiące załącznik nr 3 do protokołu. Ich analiza powoduje głęboki niepokój. Zapytała, dlaczego Wydział Kultury kontynuuje współpracę z Baltic Contemporary?

J. Kimber – Z-ca Dyrektora Wydziału Kultury - przypomniała, że Miasto Szczecin zdecydowało się na powierzenie podmiotowi jakim jest Baltic Contemporary zarządzanie instytucją. Jesteśmy pierwszym miastem, który taką drogę wybrał i ją stosuje. Jedyną ofertą, która spełniała wymogi prawne, była oferta Baltic Contemporary. Jesteśmy związani umową z tym zarządcą na 50 miesięcy i w związku z tym kontynuujemy współpracę. W momencie, kiedy ogłaszaliśmy przetarg i zatwierdzano statut tej instytucji, przystępujący do przetargu spodziewali się, że inwestycja zostanie oddania wcześniej, niestety stało się to z kilkumiesięcznym opóźnieniem.

J. Lemm – przypomniała, że było to opisane i wzięte pod uwagę w programie działania instytucji. Nie było to dla nikogo zaskoczeniem.

J. Kimber – w momencie przygotowywania przetargu była mowa o końcu 2012 roku i taka data była w SIWZ-ie a tymczasem otwarcie instytucji nastąpiło z półrocznym opóźnieniem.

J. Lemm – z dokumentów, którymi dysponuje wynika, że otwarcie instytucji planowano pomiędzy majem a lipcem 2013 roku.

J. Kimber – "Tak, ale nie zapominajmy że od chwili oddania inwestycji do chwili uroczystego otwarcia mija jakiś czas konieczny do rozpoczęcia działalności". Zapytała, gdzie są zapisy o których mówi radna Lemm?

J. Lemm – w Strategicznym Programie Działania, czyli w koncepcji przedstawionej przez Baltic Contemporary. To było także w warunkach przetargu.

J. Hanć – Przedstawiciel Zarządcy - przypomniała, że na posiedzeniu Komisji Kultury przedstawili działalność programową, wraz z kalendarium. Widać w nim buło, że już w kwietniu były realizowane pierwsze działania.

J. Lemm – podkreśliła, że Komisja Budżetu zajmuje się finansową stroną działalności tej instytucji. W warunkach przetargu zawarto pewne zapisy, które do dziś nie zostały zrealizowane. Zapytała o moment przygotowywania koncepcji, wprowadzania zapisów finansowych, które nie zostały zrealizowane - zapytała, dlaczego tak się stało? To właśnie za te zapisy przyznano najwyższe oceny w przetargu? Dlaczego w 2013 roku zmieniono plan finansowy na dużo mniejszy, niezgodny z ofertą?

M. Sekutowicz – Trafo - przypomniał historię tego zagadnienia. Przyjechał do Szczecina na zaproszenie festiwalu In-spiracje w 2012 roku. "Nasza ówczesna wystawa była b. dużym sukcesem. Uznaliśmy wówczas, że miasto ma b. duży potencjał. Usłyszeliśmy też o planowanym przetargu na zarządzanie nową instytucją kultury. Na przygotowanie oferty mieliśmy 3 tygodnie. Podaliśmy rozsądną cenę za zarządzanie. Ponieważ w Polsce jest b. mało pieniędzy na sztukę współczesną, wpisaliśmy do oferty oczywisty zapis, że pozyskujemy z zewnątrz dodatkowe 50% środków. Niestety stało się to niemożliwe na skutek działalności konkurencji, która skutecznie zniechęciła potencjalnych sponsorów/ donatorów do wsparcia Trafostacji. Szkoda, jaką wyrządziła nam konkurencja, jest udokumentowana i w tej chwili toczy się stepowanie sądowe w tej sprawie. Mimo to udało nam się osiągnąć wyniki, które są niemal tak dobre jak zakładane początkowo. Wartość wystaw i wydarzeń to ok. 1 mln zł, a nasz wkład własny to jedynie 250 tys. zł. Te 750 tys. zł nie pochodziło od przedsiębiorstw, ale od samych artystów, którzy zrezygnowali ze swojego wynagrodzenia po to, by zrobić zaplanowany program."

J. Lemm – podkreśliła, że liczby są bezlitosne: w jej ocenie umowa nie powinna być kontynuowana. Informacja o 154 różnych imprezach nie jest małą liczbą, ale do planowanej 414 nie jest wielką. "Zapisy w dokumentach wyraźnie pokazują, że plany nie zostały zrealizowane, państwo nie wywiązaliście się z umowy."

M. Sekutowicz – "Gdy zabrakło na marketing ostatniej wystawy, zostałem po raz kolejny poproszony o zapłacenie tych środków z własnej kieszeni, bezpośrednio do drukarni. Wpłata ich na konto instytucji nie była konieczna. Takie też zapisy są w koncepcji funkcjonowania Trafostacji. Środki nie muszą wpływać na jej konto, mogą być przekazywane bezpośrednio do podwykonawców."

J. Lemm – analizując wydatki wystawy, uznała że środki jakie idą na umowy-zlecenia/ podwykonawstwo, nijak się mają się do realizowanej działalności. Jak to się stało, że tak atrakcyjna oferta nie została zrealizowana?

M. Sekutowicz – "Udało nam się zrealizować więcej, niż się spodziewaliśmy w zaistniałych okolicznościach". Jako przykład podał wystawę R. Wasko i związaną z tym reklamę instytucji i miasta.

G. Zielińska - "Doceniamy to, co Państwo robicie ale dziś chcemy rozmawiać o kosztach". Zapytała o usługi obce – doradztwo w zakresie działalności statutowej na ponad 50 tys. zł. "Czy państwo korzystacie z zewnętrznych doradców? Co ten doradca konkretnie robi? To kosztuje b. duże kwoty. W usługach obcych jest 113 pozycji. Dlaczego opiewa ona na pół miliona złotych?"

H. Hanć - wyjaśniła zapisy tej pozycji. Podkreśliła, że Trafostacja pracuje b. małym zespołem, a wynagrodzenia są na niskim poziomie.

J. Lemm – zauważyła, ze w zestawieniu są dwie b. kosztowne kancelarie adwokackie, jest też pozycja "doradztwo gospodarcze". Takich rzeczy jest b. dużo. Są to umowy -  zlecenia na ogromne kwoty. Radna nie kwestionuje konieczności korzystania z doradców w sytuacji, gdy nie ma trudności finansowych. Tu jednak ma wątpliwości.

H. Hanć – podkreśliła, że na poziomie instytucji obowiązuje ich dyscyplina wydatków. Uważa, że jest nadużyciem mówienie, że pieniądze są wydawane źle.

J. Balicka – zgłosiła brak części materiałów, o których mówiła Przewodnicząca. Poprosiła o przekazanie pełnych materiałów na komisje i wytłumaczenie Przewodniczącej J. Lemm na piśmie, dlaczego radni nie mają wszystkich dokumentów? 

J. Lemm – poinformowała, że pani radna otrzymała wszystkie dokumenty, które pozwolą na udział w komisji. Nie będzie wyjaśniać niczego na piśmie.

J. Balicka – zapytała o to, jak półroczne opóźnienie w przekazaniu budynku wpłynęło na działalność instytucji?

M. Sekutowicz – oświadczył, że jako Zarządca powinien przesunąć wszystkie projekty o pół roku. Mimo tego jednak, że nie dysponowali budynkiem, zrobili wystawę „Oko Dubaju”, we współpracy z Muzeum Narodowym. Oświadczył, że wywiązał się ze złożonych zobowiązań najlepiej jak w tych okolicznościach było to możliwe. Podał przykład katalogu R. Wasko, którego koszt (15 tys. euro) pokryli prywatni sponsorzy.

J. Wijas – potwierdził, że wydawnictwo, które wydało katalog R. Wasko jest wydawnictwem światowym. Jeśli wydaje ono katalog instytucji, jest to niezwykle prestiżowe. Wyjaśnił też zaangażowanie Komisji Kultury w działalność Trafostacji oraz swój udział w wydarzeniach artystycznych przygotowanych przez TS. Radny przygląda się tej instytucji z bliska. Z jednej strony budżet nie może zostać przekroczony, bo takie są zapisy umowy. Z drugiej - Trafostacja ma niezależną osobowość prawną i może zatrudniać kogo chce na własnych warunkach finansowych. Nie ma tu zwiększenia budżetu ze strony miasta. "Radni są od tego, by sprawdzić czy pieniądze publiczne zostały dobrze wydane. Konflikt środowiskowy przybiera monstrualny charakter, żenujący w odniesieniu do osób z którymi mamy do czynienia. Zespołowi Trafostacji przychodzi działać w b. trudnych warunkach. Konflikt środowiskowy i ksenofobia sprawiają, ze instytucja ponosi ogromną szkodę". Interesującym dla radnego jest efekt. Uważa, że nawet przy tych środkach, którymi instytucja dysponuje, bez środków zewnętrznych, powinno być lepiej. To nie jest dom kultury. Wydarzenia, jakie się tam odbywają rozczarowują, nie powinny być istotą działalności. Wystawa R. Wasko na otwarcie to jedno, ale brakuje dalszych tego rodzaju przedsięwzięć. Nic nie stoi na przeszkodzie, by robić dobre ekspozycje sztuki współczesnej we współpracy z partnerami spoza Szczecina.

J. Lemm – uznała, że radni muszą stawiać się w roli sędziów. Taka jest ich rola. Dyskusja jest o środkach publicznych i o samorządowej instytucji kultury. Radna nie chce wskazywać konkretnej pozycji czy usługi. Nie ważne kto ją wykonał. Ważny jest efekt: założenia nie zostały zrealizowane.

B. Baran – największym zaskoczeniem dla niego jest to, że dwie najnowsze instytucje kultury tj. Akademia Sztuki i Trafostacja Sztuki prowadzą wojnę, której efektem jest spór sądowy. Odnosząc się do tego konfliktu poinformował, że według jego wiedzy problem wynika z faktu, że w ofercie Baltic Contemporary pojawiła się informacja o współpracy z różnymi instytucjami, bez ustalania tego z samymi zainteresowanymi.

M. Sekutowicz – "W nasz program wpisaliśmy, że będziemy współpracować z Akademią Sztuki w Szczecinie i faktem jest, że o to wcześniej nie zapytaliśmy. Wskazaliśmy tych partnerów, którzy naszym zdaniem będą chcieli z nami współpracować. Wpisaliśmy Akademię Sztuki zgodnie z zapisami Statutu naszej instytucji. Jak to się ma do zarządzenia Dziekana Kuskowskiego dotyczącego zakazu współpracy z Trafostacją bez zgody uczelni? Od chwili wygrania przetargu ta druga strona działa przestępczo, blokuje naszym współpracownikom kariery naukowe itp. Najważniejszy nasz cel to promowanie sztuki wizualnej współczesnej. Spór, o którym mówimy, ma wpływ na warunki finansowe, w jakich działamy. Będziemy starali się wykazać to na sali sądowej. W ostatnich miesiącach mieliśmy 3 duże wystawy na poziomie światowym. Wywiązaliśmy się z umowy lepiej, niż można było tego oczekiwać."

J. Lemm – zapytała co dalej w sytuacji, kiedy podmiot zarządzający Trafostacją nie wywiązał się z warunków umowy? Zapytała o budżet instytucji na 2014 rok – kiedy będzie zatwierdzony? Jak wygląda? Czy możemy go otrzymać?

J. Kimber – przypomniała, że minister we wzorze oferty podkreślił, że w umowie należy zawrzeć zapis o podziale zysków. Miasto Szczecin wpisało, że całkowity zysk przechodzi na instytucję kultury. 1,270 mln zł dotacji dla tej instytucji (przypomniała, że jest to samodzielny podmiot, który w całości odpowiada za swoje zobowiązania) nie jest budżetem wygórowanym. Wpływy obliczone szacunkowo zdecydowanie go przekraczają . Oferta złożona przez Baltic Contemporary jest bardzo dobra. Została złożona z najlepszą wiedzą i wiarą, że zostanie wykonana. Oczywiście może ona ulec zmianie. Strategiczny plan działania instytucji także może ulec zmianie i taki jest zapis w umowie (z przyczyn niezależnych od Zarządcy). Baltic Contemporary nie skorzystała z tej możliwości, starając się pracować w trudnych warunkach. Podlega on ocenie jako zarządca i składa sprawozdanie z wykonania planu finansowego. Dokumenty wpłynęły do miasta i są analizowane. Poprosiliśmy o dodatkowe materiały, czekamy na ich dostarczenie. Plan finansowy na 2014 rok został złożony w terminie lecz nie został zatwierdzony. Zabrakło informacji nt. wkładu własnego i zdobytych pieniędzy. Rozliczenie za 2013 rok także nie zostało przyjęte, ponieważ zabrakło informacji nt. ilości widzów przy niektórych wydarzeniach, ilości osób niepełnosprawnych itp. Od strony finansowej rok budżetowy został zakończony kwotą - 11 tys. zł., co się mieści w ramach amortyzacji. Ten wynik nie jest zły.

J. Lemm – zauważyła, że wykonanie rożni się od planu. Dlaczego był on zmieniany w trakcie roku? Dlaczego wyraziliście Państwo na to zgodę?

J. Kimber – plan został zmieniony z akceptacją Wydziału Kultury, zmieniał się on na na korzyść instytucji.

H. Hanć - przypomniała, że zmian było kilka, każdorazowo wynikały z szacunku kosztów utrzymania budynku i kosztów realizacji wystaw.

J. Lemm – zauważyła, że Zarządca wprowadził się do obiektu w połowie roku. Koszty utrzymania budynku pojawiły się później niż planowano, bo wcześniej obciążały inwestora.

J. Kimber – przyznała, że trudno jest zarówno Wydziałowi jak i Zarządcy w przypadku tego budynku planować koszty utrzymania. 

H. Hanć – poinformowała, że wszystkie umowy na: sprzątanie, ochronę, dystrybucję mocy (energii), serwisy klimatyzacji, p.poż, monitoring itp. to są ogromne koszty. Te wszystkie rzeczy są przekazywane do Wydziału Kultury po to, by można było oszacować koszty funkcjonowania Trafostacji. Pierwsza faktura za prąd wywołała szok. "Staramy się oddzielać to, co jest kosztem utrzymania od działalności programowej. Pracujemy w tej chwili nad 4 dużymi projektami polskimi i 3 zagranicznymi."

J. Lemm – zapytała, na jakiej postawie w takim razie Trafostacja otrzymuje dotację podmiotową? Sprawozdanie z wykonania budżetu nie zostało przyjęte, także nie ma akceptacji do planu działania na rok 2014.

H. Hanć – "Czekamy na wnioski końcowe Ministerstwa Kultury i na informację o dofinansowaniu z tej strony. Wówczas będziemy mieli transparentne kwoty". Niezależnie od tego pracują już nad programem 2015 r.

J. Lemm – zapytała, ile projektów skierowano w ub. roku do ministerstwa?

H. Hanć – wyjaśniła, że w 2013 r. złożono 7 wniosków, 3 przepadły, 4 są w procedurze odwoławczej. "Pracujemy teraz nad kolejnym rozdaniem finansowym i kolejnymi projektami."

G. Zielińska – zapytała: "Czy macie Państwo zamiar ograniczyć usługi obce?"

H. Hanć – "Mamy zamiar wydawać tyle pieniędzy, ile będzie konieczne do prawidłowego funkcjonowania instytucji."

G. Zielińska – zapytała o zatrudnienie specjalisty do spraw administracji.

H. Hanć – wyjaśniła, że Trafostacja ma jednanego specjalistę, który w miejsce całego działu zajmuje się całym tym zagadnieniem.

G. Zielińska – zauważyła, ze w "usługach obcych" jest usługa kadrowa.

H. Hanć – "Tak, mamy tu outsourcing. Podane kwoty to roczne koszty funkcjonowania". Podkreśliła, że zdecydowała się na pokazanie pełnych kwot związanych z działalnością instytucji po to m.in. by móc wykazać, jak duże kwoty związane są z uruchomieniem działalności.

J. Lemm – zapytała, czy w zeszłym roku były podwyżki pensji?

H. Hanć – nie.

J. Lemm – zapytała o prowadzenie kawiarni i księgarni.

H. Hanć – wyjaśniła, że są to osoby pracujące na umowę-zlecenie. "Pracujemy w tej chwili nad tym z Wydziałem Kultury. W regulaminie organizacyjnym nie przewidzieliśmy tam etatów, jeśli jednak obroni się formuła sprzedaży książek wówczas rozważymy zatrudnienie tam osoby na etat."

J. Lemm – uznała, że brak sprawozdania za 2013 rok i brak akceptacji planu na 2014 r, czyli podstawowych dokumentów w działalności Trafostacji Sztuki udowadnia, że jednak zarządca nie wywiązał się z umowy. Radna dziwi się, że Miasto dało całą dotację podmiotową pomimo, że budynek został przekazany dopiero w połowie roku.

J. Kimber – przypomniała, że Zarządca złożył sprawozdanie i plan w terminie. Oba dokumenty są poddawane analizie. "Prosiliśmy o jego uzupełnienie d0 24.02.br. Po tym terminie zapadnie decyzja o ocenie zarządcy, zgodnie z zawartą umową."

J. Lemm – poprosiła o przekazanie tych szczegółowych informacji. 

Ad. pkt. 4.
Sprawy różne i wolne wnioski.

Nie wniesiono.

Na tym posiedzenie zakończono.