Odpowiedzi na interpelacje/zapytania

Odpowiadając na Pana zapytanie dotyczące skarg mieszkańców jakie pojawiły się ok. 4 lata temu, w sprawie osób wykorzystujących system kolejkowy poprzez odpłatne odstępowanie numerków interesantom w Urzędzie Miasta, Sekretarz Miasta dnia 22.06.2015 r. wydał Służbie Ochrony Mienia Urzędu Miasta i Straży Miejskiej polecenie służbowe. Zgodnie z poleceniem w stosunku do osób uprawiających ten proceder, Straż Miejska podejmowała działania prewencyjne w formie m.in.: legitymowania osób spożywających w miejscu publicznym alkohol; eliminacji zjawiska nękania innych osób; przeciwdziałania wyłudzeniom pieniędzy. Podjęte wspólnie działania przyczyniły się do trwałego wykluczenia procederu nieuprawnionej sprzedaży numerków osobom udajacym się do Urzędu. Biuro Obsługi Interesantów (BOI) włączyło się w rozwiązanie tego problemu, poprzez ograniczenie ilości wydawanych na bieżąco numerków obsługiwanych na okaziciela, na rzecz zwiększenia ilości wydawanych w trybie rezerwacji terminu wizyty numerków imiennych wykluczających handel nimi. BOI systematycznie w ankietach zwraca się do interesantów o ich uwagi oraz oczekiwania w kwestii organizacji obsługi. W 2017 roku zauważono powtarzające się w kwestionariuszach wnioski, aby w związku z zauważalnym częstym nieprzychodzeniem interesantów na zarezerwowane z wyprzedzeniem terminy, ograniczyć liczbę rezerwacji na rzecz wydawania na bieżąco większej liczby numerków. Zdarzały się bowiem dni, gdy nie dla wszystkich przybyłych w porannych godzinach pracy Urzędu wystarczało numerków bieżących i zaczęły się tworzyć kolejki jeszcze przed rozpoczęciem pracy, aby taki numerek bieżący otrzymać. Po dogłębnej analizie sytuacji m.in. pod kątem zabezpieczenia przed powrotem zjawiska handlu numerkami wydawanymi na bieżąco, w połowie 2018 roku BOI dostosowało się do wyrażonego w ankietach oczekiwania wydawania większości numerków w trybie „na bieżąco”, co z zadowoleniem przyjęła większość interesantów. Prowadzone statystki wykazały, że w tym trybie obsługiwanych jest codziennie kilka procent interesantów więcej, niż w trybie wcześniejszej rezerwacji terminu wizyty, gdyż natychmiast po zakończeniu obsługi jednego interesanta jest wywoływany następny, zamiast zdarzającej się wcześniej konieczności oczekiwania na interesanta, który za kilka minut ma przyjść w umówionym terminie. Sprawniejsza obsługa interesantów, uruchomienie dodatkowego stanowiska obsługi w Urzędzie i w Filii, ulepszanie rządowego systemu komputerowego CEPiK 2.0 i deregulacyjne zmiany w przepisach (mniej wymian dowodów rejestracyjnych pojazdów wobec zniesienia obowiązku posiadania ich przez kierowców) spowodowały, że nie tylko wystarcza numerków bieżących dla wszystkich zainteresowanych, ale równocześnie czas oczekiwania na wywołanie numerków został zminimalizowany do kilku – kilkunastu minut. Pobieranie numerków na bieżąco od godz. 7.20 jest też znacznie sprawniejsze, gdyż nie wymaga wprowadzania do systemu przywoławczego danych osobowych, jak to jest przy numerkach imiennych. W BOI od wtorku do piątku interesanci są obsługiwani w systemie dwuzmianowym z niewielkim półgodzinnym przesunięciem – jedna połowa zatrudnionych pracowników pracuje w godz. 7.30 – 15.30, druga natomiast w godz. 8.00 – 16.00. W tej sytuacji przez pierwsze pół godziny pracy, część pracowników nie jest w stanie obsłużyć wszystkich interesantów przybywających od godz. 7.30 i narasta kolejka, która zmniejsza się dopiero po godzinie 8.00 gdy jest już pełna obsada stanowisk. Kolejka ta może sprzyjać próbom handlu biletami na początku pracy BOI, dlatego ze względu na zaobserwowaną większą ilość interesantów rano, niż pod koniec pracy rozważana jest korekta godzin pracy BOI od wtorku do piątku tak aby wszystkie stanowiska przyjmowały interesantów w jednakowych godzinach 7.30 – 15.30. Istotne są też kolejne deregulacje zapowiadane przez Ministerstwo Cyfryzacji takie jak: rezygnacja z wpisu adresu w dowodzie rejestracyjnym i prawie jazdy; rezygnacja ze zmiany tablic rejestracyjnych przy zmianie miejsca zamieszkania do innego starostwa; likwidacja kart pojazdu i naklejek na szybę. Te i kolejne zmiany będą ograniczać konieczność przybycia do Urzędu, a co za tym idzie zwiększać komfort obsługi interesantów załatwiających sprawy w Urzędach. Na podstawie rozmowy z Kierownikiem Służby Ochrony Mienia Urzędu Miasta i spostrzeżeń własnych strażników miejskich pełniących służbę w obrębie placu Armii Krajowej nie odnotowano zgłoszeń od mieszkańców lub interesantów Urzędu Miasta wskazanych w interpelacji Pana Radnego. Z rozeznania przeprowadzonego przez BOI w Filii Urzędu na Prawobrzeżu oraz wśród pracowników stanowisk informacyjnych usytuowanych przy wejściu na salę BOI wynika, że w Filii, zgłoszone Panu Radnemu zjawisko, nie występuje, a w Urzędzie w br. tylko jedna osoba zgłosiła sytuację nagabywania do zakupu numerka na placu przed Urzędem, zaraz po rozpoczęciu pracy Urzędu. Nie można wykluczyć, że korzystając z niewiedzy mieszkańców osoby prowadzące nieuczciwy proceder widząc osoby idące np. z tablicami rejestracyjnymi mogą proponować odpłatne odstąpienie numerków. W przypadku powyższego funkcjonariusze Straży Miejskiej wraz z pracownikami Służby Ochrony Mienia obejmą miejsce monitoringiem, czy wymienione niepożądane zjawisko nie występuje ponownie.

Niezależnie od powyższych wyjaśnień, proszę Pana Radnego o kierowanie osób informujących o handlu numerkami do kierownictwa BOI lub do Straży Miejskiej, aby zależnie od przedstawionych szczegółów zdarzenia mogły zostać podjęte stosowne przeciwdziałania. Być może wystarczy upowszechnianie informacji o nie uleganiu namowom oszustów mówiących o ogromnych kolejkach w rzeczywistości nieistniejących. W tym kontekście proszę o zachęcanie mieszkańców Szczecina odwiedzających Pana Radnego do korzystania z witryny internetowej Urzędu Miasta Szczecin - www.szczecin.pl. Tam poprzez link „Monitoring przyjmowania spraw” w kolumnie „Jak załatwić sprawy w Urzędzie” albo „Bieżący stan kolejki” pod linkiem „E-Urząd, zarezerwuj wizytę” przed przyjściem do Urzędu można sprawdzić, czy jest kolejka, a jeśli tak to jaka jest jej rzeczywista długość w rozbiciu na poszczególne sprawy załatwiane w BOI.