PROTOKÓŁ NR 0063-1/114/14
Z POSIEDZENIA 
KOMISJI DS. BUDŻETU I FINANSÓW
Z DNIA 7 STYCZNIA 2014 ROKU

Początek posiedzenia - 12:00
Zakończenie posiedzenia - 14:00

Posiedzenie Komisji otworzyła i przewodniczyła obradom p. Judyta Lemm - Przewodnicząca Komisji.

W posiedzeniu uczestniczyli członkowie Komisji oraz osoby zaproszone wg załączonych list obecności załącznik nr 1 i 2.

Po stwierdzeniu prawomocności posiedzenia (quorum i prawidłowość zwołania posiedzenia)
Przewodnicząca zaproponowała następujący porządek dzienny posiedzenia:

Ad. pkt. 1.
Rozpatrzenie wniosków w sprawie zmian do porządku obrad.

Nie wniesiono.

Ad. pkt. 2.
Przyjęcie protokołów z ostatnich posiedzeń Komisji.

Protokół z posiedzenia Komisji w dniu 20.11.13 przyjęto w głosowaniu: 6 - za, 0 - przeciw, 1 - wstrzym.

Protokół z posiedzenia Komisji w dniu 03.12.13 przyjęto w głosowaniu: 6 - za, 0 - przeciw, 1 - wstrzym.

Protokół z posiedzenia Komisji w dniu 03.12.13 przyjęto w głosowaniu: 6 - za, 0 - przeciw, 1 - wstrzym.

Ad. pkt. 3.
Informacja nt. kontroli finansowo-księgowych oraz formalno-prawnych przeprowadzonych przez Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego w latach 2010-2012 oraz skutków finansowych tych kontroli.

J. Lemm – analizując informacje przekazane przez Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego (załącznik nr 3 do protokołu) oraz szczegółowe wykazy kontroli przeprowadzonych w latach 2010-2012 stwierdziła, że przekazane dane są niepokojące. Widać w nich brak jest kontroli zarządczej. Prezydent ma od tego kierowników, dyrektorów, dla których jest to obowiązek obligatoryjny. Zapytała, co dalej poza tym, że wskazano nieprawidłowości? Informacja o tym, że budżet został uszczuplony na kilka milionów nie może pozostać bez reakcji.

A. Konieczna – DYrektor Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego - podkreśliła, że uszczuplenia stanowią niewielki odsetek nieprawidłowości. Nie można mówić, że kontrola zarządcza nie funkcjonuje. Prezydent zobowiązał wszystkich kierowników podległych jednostek do przestrzegania przepisów o kontroli zarządczej. Każda z jednostek zna te przepisy i stosuje się do nich. Oczywiście są słabości, które są wychwytywane. Czasami są to rzeczy jednostkowe, czasami systemowe. Prezydent wysyła pokontrolne zalecenie, które często odwracają skutek. Jeśli uchybienie ma charakter systemowy, wówczas wzmacniany jest mechanizm nadzoru.

J. Lemm – zapytała, czy opracowano jakieś procedury w tej sprawie? "Czy akceptowaliście Państwo sposoby prowadzenia kontroli w poszczególnych jednostkach? Jeśli opracowanoby systemowe rozwiązania dot. kontroli zarządczej, nie byłoby tych problemów. Jeśli są błędy, to z czegoś się wzięły. Coś jest nie tak. Poszukajmy ich przyczyny."

 A. Konieczna – podkreśliła, że większość zastrzeżeń dotyczy niezgodności z przepisami prawa a nie – uszczupleń. Wszystko jest opisane w zaleceniach pokontrolnych. Prezydent wydał odpowiednie zarządzenie, w którym zobligował do respektowania przepisów o kontroli zarządczej. Każda jednostka jest zobligowana zastosować je i usunąć przyczynę. Prezydent w 2010 roku zobligował Wydział do pełnienia roli wspomagającej, poszczególni kierownicy jednostek podległych składają informację do wydziałów merytorycznych. Słabości jednak zawsze są, nie ma sytuacji idealnych.

J. Lemm – zauważyła, że nagminnym jest w przedstawionych materiałach „brak analizy rynku przed dokonaniem zakupu”. Podała też przykład dwukrotnych wydatków na to samo zadanie w 2010 roku przez Wydział Zdrowia (bezpłatne badania tomograficzne). Jest to poważne uszczuplenie budżetu miasta, którego nie uda się cofnąć.

A. Konieczna – poinformowała, że nie może szczegółowo odnieść się do wydarzenia sprzed 4 lat. Zapewniła, że pilnują tego i jeśli tylko jest możliwość odzyskania utraconych kwot to robią wszystko, by tak się stało. 

J. Lemm – zapytała, jak to możliwe, że dyrektor nie zatwierdza wydatku na duża kwotę a mimo to został on zrealizowany?

A. Konieczna – zgodziła się , że są pewne słabości i uchybienia. Prezydent stara się je weryfikować choćby poprzez Wydział Kontroli. "Staramy się ciągle monitorować te sprawy oraz wprowadzać zalecenia pokontrolne, które to wyeliminują".

T. Hinc – uznał, że materiały są bardzo obszerne. Szczegółowa dyskusja jest trudna. Zapytał, kiedy radni otrzymają wyniki kontroli z 2013 roku? Czy Wydział kontroluje jednostki z własnej inicjatywy czy tylko z polecenia Prezydenta? Ile takich kontroli podjęto w 4 ostatnich latach? Poprosił o jeszcze jedno posiedzenie w tej sprawie.

A. Konieczna – poinformowała, że do końca stycznia materiał dot. kontroli 2013 roku będzie zamknięty. Wyjaśniła także, że przy konstruowaniu planu kontroli robione są także analizy ryzyka i sygnały skargowe napływające w ciągu roku również są brane pod uwagę. Wydział jest jednak ograniczany finansami i etatami. Źródło nie jest istotne, jednak każdą kontrolę musi zaakceptować Prezydent Miasta. W tej chwili kontrolowane jest Szczecińskie Centrum Żeglarskie, jedno z gimnazjów, oraz Biuro Zamówień Publicznych. W 2013 r. było 56 kontroli.

M. Liktoras – zaproponowała stworzenie wspólnej listy, które pytań przed kolejnym posiedzeniem zostaną przekazane dyr. Koniecznej i na komisji dopytywać już tylko o szczegóły. Zapytała także, czy istnieje jakiś błąd systemowy, który powtarza się co roku? Czy są jakieś przypadki większych uchybień i co zostało zrobione w tej sprawie?

M. Duklanowski – zapytał, kto przygotowuje mapę ryzyka?

A. Konieczna – wyjaśniła, że mapę ryzyka przygotowują: wydziały merytoryczne, audytorzy wewnętrzni, kierownicy. Koordynuje to Sekretarz Miasta.

J. Lemm – zapytała, co Prezydent zrobił z wynikami kontroli, jakie otrzymał z Wydziału? Co w przypadku jednostek, w których nagminnie powtarzają się te same uchybienia? Czy efekty pracy Wydziału zostały w jakiś sposób skonsumowane, czy uchybień jest mniej? Zaproponowała kolejne posiedzenie Komisji w tej sprawie w połowie lutego.

Ad. pkt. 4.
Sprawy różne i wolne wnioski.

Nie wniesiono.

Na tym posiedzenie zakończono.