Przejdź do głównego menu Przejdź do treści

Zamówienie na usługę polegającą na wykonaniu badania satysfakcji pracowników zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin, będące w nadzorze Wydziału Spraw Społecznych Urzędu Miasta Szczecin wraz z opracowaniem rekomendacji.

Zapytanie ofertowe nr 1/2019/WSS

ISTOTNE WARUNKI ZAMÓWIENIA

                            

Dotyczy: Zamówienie na usługę polegającą na wykonaniu badania satysfakcji pracowników zatrudnionych w jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin, będące w nadzorze Wydziału Spraw Społecznych Urzędu Miasta Szczecin wraz z opracowaniem rekomendacji.

I. ZAMAWIAJĄCY

Gmina Miasto Szczecin

Plac Armii Krajowej 1

70-456 Szczecin

NIP 851-030-94-10

II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

1. Informacje ogólne.

Przedmiot zamówienia – badanie, ma na celu zmierzyć zadowolenie pracowników oraz sprawdzić efektywność zarządzania oraz wydajność organizacji, w której pracują. Efektem badania ma być raport, na poziomie indywidualnym, organizacji i jej kierownictwa, który wskaże obszary wymagające poprawy w kierunku wzrostu atrakcyjności pracodawcy na rynku pracy, współpracy pomiędzy badanymi jednostkami oraz pomiędzy jednostkami a Urzędem Miasta.

Prawo do udziału w badaniu mają mieć wszyscy pracownicy pracujący dłużej niż pół roku
w danej jednostce organizacyjnej. Badanie będzie całkowicie anonimowe, dostępne on-line,
a dostęp zabezpieczony indywidualnym loginem i hasłem.

2. Zakres przedmiotowy badania.

Badanie powinno zawierać pytania z poziomu indywidualnego (1), z poziomu organizacyjnego (2) oraz zapewnić możliwość wypowiedzenia się pracownika na temat zarządzania w organizacji.

Przykłady:

  1. W moim zespole panuje wzajemny szacunek i zaufanie/Posiadam kompetencje niezbędne do właściwego wykonywania moich obowiązków.
  2. Decyzje szybko są wprowadzane w życie/Rozumiem co robią różne działy i jakie są ich kompetencje.
  3. Mój przełożony przekazuje konstruktywne opinie na temat wyników pracy.

Zamawiający oczekuje możliwości otwartego skomentowania pracy w organizacji pod warunkiem zapewnienia anonimowości pracownikowi (np. dostępność wypowiedzi respondentów dla bezpośredniego przełożonego wyłącznie w przypadku występowania powyżej 10 respondentów).

 

Badanie powinno dotyczyć minimum poniższych obszarów:

  1. satysfakcja i zaangażowanie,
  2. relacje z przełożonymi bezpośrednimi i wyższego szczebla,
  3. relacje ze współpracownikami,
  4. organizacja i warunki pracy, w tym poczucie bezpieczeństwa w pracy z klientem,
  5. więź z instytucją, gminą,
  6. wizerunek instytucji w społeczności lokalnej,
  7. wizerunek instytucji jako pracodawcy,
  8. rozwój zawodowy,
  9. komunikacja w instytucji,
  10. chęć współpracy z innymi jednostkami pomocy społecznej i urzędem miasta,
  11. zarządzanie instytucją,
  12. dopasowanie pracownika do pracy,
  13. przeciwdziałanie wypaleniu zawodowemu.

3. Metody badawcze i badane jednostki

Badanie powinno zostać przeprowadzone w formie ankiety on-line. Indywidualne loginy i hasła winny być dostarczone na e-mail pracownika bądź w zaklejonej kopercie.

Adresatami badania są pracownicy jednostek (10 jednostek, około 1420 pracowników):

  1. Dom Pomocy Społecznej, ul. Broniewskiego 4/6 w Szczecinie,
  2. Dom Pomocy Społecznej, „Dom Kombatanta i Pioniera Ziemi Szczecińskiej” ul. Romera 21-29 w Szczecinie,
  3. Dom Pomocy Społecznej, „Dom Kombatanta” ul. Krucza 17 w Szczecinie,
  4. Miejski Ośrodek Pomocy Rodzinie w Szczecinie,
  5. Ośrodek Wsparcia dla Dzieci, Młodzieży i Dorosłych,
  6. Szczecińskie Centrum Świadczeń,
  7. Środowiskowy Dom Samopomocy,
  8. Centrum Opieki nad Dzieckiem,
  9. Zespół Żłobków Miejskich,
  10. Szczecińskie Centrum Profilaktyki Uzależnień.

Badanie powinno być tak skonstruowane, żeby pracownik wiedział kogo ocenia odpowiadając na pytania o przełożonego, a raport powinien uwzględniać indywidualny wynik bezpośredniego przełożonego, zachowując standardy anonimowości.

 4. Oczekiwana organizacja i plan pracy.

Wykonawca zobowiązany jest do stałej roboczej współpracy z Zamawiającym.

Realizacja zamówienia będzie przebiegać zgodnie z harmonogramem zaproponowanym przez Wykonawcę i będzie zawierać się w ramach czasowych wyznaczonych przez Zamawiającego.

Po podpisaniu umowy, Wykonawca przekaże Zamawiającemu proponowane pytania ankietowe do zakresu określonego w punkcie 2. Zaproponowane przez Wykonawcę pytania muszą dać odpowiedzi w zakresie wszystkich obszarów wskazanych przez Zamawiającego. Oczekuje się, że akceptacja przez Zamawiającego gotowych narzędzi badawczych, przesłanych przez Wykonawcę, nastąpi nie później, niż 2 tygodnie od podpisania umowy. Zamawiający zastrzega sobie prawo wniesienia uwag zarówno do zaproponowanych narzędzi badawczych, co zostanie określone w zawartej umowie.

Zamawiający oczekuje, iż Wykonawca opracuje raport z przeprowadzonego badania i przekaże go w wersji elektronicznej i pisemnej Zamawiającego nie później niż do 8 listopada 2019 r.

Ponadto, Zamawiający oczekuje od Wykonawcy:

  • uzgadniania wszelkich kwestii związanych z metodologią, w tym konsultowania projektów narzędzi badawczych,
  • utrzymywania stałego kontaktu (wyznaczenie osoby/osób do kontaktów roboczych, spotkania robocze, telefoniczne, e-mail, pisma),
  • przekazywania na każde życzenie Zamawiającego, dodatkowej, pełnej informacji o stanie realizacji zamówienia,
  • konsultowania z Zamawiającym wszelkich innych istotnych kwestii związanych
    z realizacją zamówienia,
  • umożliwienia Zamawiającemu przeprowadzenia kontroli realizacji zamówienia
  • przekazanie Zamawiającemu praw autorskich do kwestionariusza oraz wyników badań.
     

Głównym rezultatem zamówienia jest przedłożenie przez Wykonawcę raportu zawierającego opis przebiegu prac badawczych, zastosowaną metodologię, wnioski z analizy danych oraz rekomendacje wskazujące pożądane kierunki działań organizacyjnych w badanych jednostkach.

Wykonawca przedstawi bazy danych z badań CAWI zapisanych w formacie *sav (IBM SPSS) oraz *.xls lub *.xlsx (Microsoft Excel) z pełnym i rzetelnym opisem zastosowanych w bazie kodów.

III. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

Prosimy o przygotowanie przedmiotowej oferty zgodnie z załącznikiem nr 1 w następujący sposób:

  1. oferta powinna posiadać datę sporządzenia,
  2. oferta powinna być opatrzona pieczątką firmową,
  3. oferta być podpisana czytelnie przez wykonawcę,
  4. oferta powinna zawierać cenę netto oraz brutto za wykonanie przedmiotu zamówienia, przy czym Wykonawca powinien oszacować wartość zamówienia na podstawie opisu przedmiotu zamówienia; cena obejmować musi całość przedmiotu zamówienia,
  5. oferta powinna zawierać adres Wykonawcy, nr telefonu, numer NIP.

Ponadto Wykonawca  zawrze w ofercie:

  1. opis koncepcji metodologicznej i (ewentualne) dodatkowe pytania badawcze,
  2. proponowaną wielkość próby badawczej,
  3. harmonogram prac uwzględniający ramy czasowe wyznaczone przez Zamawiającego,
  4. skład zespołu badawczego,
  5. wykaz badań przeprowadzonych w ciągu ostatnich 3 lat, zbliżonych tematycznie do przedmiotu niniejszego zapytania ofertowego.

 

W przypadku, gdy wybrany Wykonawca uchyli się od podpisania umowy, Zamawiający zastrzega sobie prawo wyboru kolejnej ze złożonych ofert.

Płatność za prawidłowo zrealizowany przedmiot zamówienia nastąpi do 21 dni od dnia dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury/rachunku do siedziby Zamawiającego, przelewem na podane konto.

Zamawiający zastrzega sobie prawo unieważnienia postępowania bez podania przyczyny.

Szczegółowe warunki realizacji zamówienia określi umowa zawarta z wybranym Wykonawcą.

 IV. WARUNKI UDZIAŁU ORAZ KRYTERIA WYBORU WYKONAWCY

 

  1. Warunki udziału w postępowaniu:

O udzielenie zamówienia mogą się ubiegać Wykonawcy, którzy spełniają następujące warunki:

  1. posiadają uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień,
  2. posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz dysponują potencjałem technicznym i osobami zdolnymi do wykonania zamówienia lub przedstawią pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia potencjału technicznego i osób zdolnych do wykonania zamówienia,
  3. dysponują lub przedstawią pisemne zobowiązanie innych podmiotów do udostępnienia co najmniej 3 osób, legitymujących się wyższym wykształceniem, które wykonywać będą zamówienie (załącznik nr 2), w tym:
  4. kierownika badania, który posiada udokumentowane doświadczenie w kierowaniu co najmniej 3 badaniami społecznymi,
  5. eksperta ds. badań ilościowych, posiadającego doświadczenie wynikające
    z realizacji co najmniej 2 badań satysfakcji pracowników.
  6. posiadają udokumentowane doświadczenie w realizacji co najmniej dwóch zamówień w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, polegającego na opracowaniu badania satysfakcji pracowników o wartości nie mniejszej, niż 20 000 zł brutto. (załącznik nr 2).

2. Kryteria i sposób oceny ofert:

Zamawiający dokona oceny ofert na podstawie wyniku osiągniętej liczby punktów przyznanych przez każdego dokonującego oceny członka komisji oceniającej w oparciu o następujące kryteria i ustaloną punktację do 100 (100 % = 100 pkt):

 

Kryterium

Waga (%)

Cena

50

Wielkość próby badawczej

50

 Punkty za kryterium „Cena” zostaną obliczone wg następującego wzoru:
 

Cena brutto oferty najtańszej

------------------------------------   x 100 x 50% (waga kryterium) = liczba punktów

Cena brutto oferty badanej

 

Końcowy wynik powyższego działania zostanie zaokrąglony do 2 miejsc po przecinku.

 W ocenie kryterium „Wielkość próby badawczej” Zamawiający weźmie pod uwagę wielkość próby badawczej zaproponowaną przez Wykonawcę według wzoru:

 (zaproponowany przez Wykonawcę % próby badawczej – 50%) x 100 =  liczba punktów

 Oznacza to, iż za każdy punkt procentowy powyżej 50%, Wykonawca otrzyma 1 punkt. Maksymalna liczba punktów możliwa do uzyskania w tym kryterium wynosi 50 punktów.

 Członkowie komisji przyznają punkty za poszczególne kryteria. Łączna liczba punktów przyznana przez członków komisji (w poszczególnych kryteriach) zostanie zsumowana i podzielona przez liczbę członków komisji.

Liczba punktów za poszczególne kryteria zostanie zsumowana i będzie stanowić końcową ocenę oferty.

Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, która uzyska najwyższą końcową ocenę.

W sytuacji, gdy Zamawiający nie będzie mógł dokonać wyboru oferty najkorzystniejszej ze względu na to, że dwie lub więcej ofert przedstawią taki sam bilans ceny i kolejnego kryterium oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z niższą ceną.

  3. Informacja o wykluczeniu

W postępowaniu nie mogą brać udziału osoby, które powiązane są z Zamawiającym osobowo
lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między Zamawiającym lub osobami upoważnionymi do zaciągania zobowiązań w imieniu Zamawiającego lub osobami wykonującymi w imieniu Zamawiającego czynności związane
z przeprowadzeniem procedury wyboru Wykonawcy a Wykonawcą, polegające w szczególności na:

  1. uczestniczeniu w spółce, jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej,
  2. posiadaniu co najmniej 10% udziałów lub akcji,
  3. pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika,
  4. pozostawaniu w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa          w linii prostej, pokrewieństwa drugiego stopnia lub powinowactwa drugiego stopnia w linii bocznej lub w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli.

Oświadczenie o braku powiązań kapitałowych stanowi załącznik nr 3 do niniejszego zapytania ofertowego.

 4. Miejsce oraz termin składania ofert

  1. Oferty opatrzone numerem zapytania należy składać w Kancelarii Głównej Biura Obsługi Interesantów Urzędu Miasta Szczecin, pl. Armii Krajowej 1 (sala nr 62, parter) w terminie do dnia 08.07.2019 r.
  2. Informacja o wyborze najkorzystniejszej oferty zostanie przesłana do oferentów za pośrednictwem poczty elektronicznej.
  3. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
  4. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać ofertę
  5. W toku badania i oceny ofert zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści złożonych ofert.

V. DODATKOWE INFORMACJE

 Dodatkowych informacji udziela p. Marcin Kowalski pod numerem telefonu
91 424 56 69 oraz adresem e-mail: mkowalski@um.szczecin.pl

Jednocześnie informujemy, iż zamówienia nie mogą być udzielane podmiotom powiązanym osobowo lub kapitałowo z Zamawiającym. 

VI. KLAUZULA INFORMACYJNA Z ART. 13 RODO, W CELU ZWIĄZANYM Z ZAPYTANIEM OFERTOWYM DO 30 000 EURO

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679          z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1), dalej „RODO” informuję, że:

  1. administratorem danych osobowych osób fizycznych jest Gmina Miasto Szczecin – Urząd Miasta Szczecin z siedzibą w Szczecinie, pl. Armii Krajowej 1;
  2. dane kontaktowe inspektora ochrony danych osobowych w Urzędzie Miasta Szczecin: Urząd Miasta Szczecin, pl. Armii Krajowej 1, 70-456 Szczecin, nr telefonu: 91 424 57 02, e-mail: iod@um.szczecin.pl*. Powyższe dane kontaktowe służą wyłącznie do kontaktu w sprawach związanych bezpośrednio z przetwarzaniem danych osobowych. Inspektor ochrony danych osobowych nie posiada i nie udziela informacji dotyczących niniejszego postępowania.
  3. dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym          z przedmiotowym zapytaniem ofertowym;
  4. Odbiorcami danych osobowych mogą być osoby lub podmioty, którym udostępniona zastanie dokumentacja postępowania w oparciu o art. 5 ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej ( Dz. U. z 2018 r. poz. 1330, poz. 1669);
  5. dane osobowe będą przechowywane zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. nr 14, poz. 67);
  6. W odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosownie do art. 22 RODO;
  7. osoba, której dane dotyczą posiada:

• na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych Pani/Pana dotyczących;

• na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania Pani/Pana danych osobowych**;

• na podstawie art. 18 RODO prawo do żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych z zastrzeżeniem przypadków, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO;

• prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzasadnione jest, że przetwarzanie danych osobowych narusza przepisy RODO;

      8. osobie, której dane dotyczą nie przysługuje:

• w związku z art. 17 ust. 3 lit. b, d lub e RODO prawo do usunięcia danych osobowych;

• prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;

• na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawna przetwarzania Pani/Pana danych osobowych jest art. 6 ust. 1 lit. c. RODO;

       9. podanie danych osobowych Zamawiającemu jest warunkiem udziału w zapytaniu ofertowym; konsekwencją nie podania danych osobowych jest brak możliwości udziału w postępowaniu.

 

 

 

 

………………………………………………………………………………………………………

*Wyjaśnienie: informacja w tym zakresie jest wymagana, jeżeli w odniesieniu do danego administratora lub podmiotu przetwarzającego istnieje obowiązek wyznaczenia inspektora ochrony danych osobowych.

**Wyjaśnienie: skorzystanie z prawa do sprostowania nie może skutkować zmianą wyniku zapytania ofertowego ani zmiana postanowień umowy w zakresie niezgodnym z przepisami.



Lista załączników:

Informacja o wytworzeniu danych dla strony - informacje wyświetlane są pod linkiem   Poprzednie wersje danych dla strony - informacje wyświetlane są pod linkiem