Wyjaśnienia treści SIWZ

SZCZECIŃSKIE CENTRUM ŚWIADCZEŃ

ul. Kadłubka 12, 71-521 Szczecin

tel.: 91 44 27 100, faks: 91 44 27 101

Szczecin,  dnia 20.11.2014r.

Wszyscy Wykonawcy uczestniczący w postępowaniu

Dot. pytań do SIWZ w postępowaniu na: „Świadczenie usług pocztowych w zakresie odbierania, przemieszczania i doręczania przesyłek pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym na potrzeby Szczecińskiego Centrum Świadczeń” Zn. spr. SCŚ-SO.271.04.2014.MG

Zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych tj. Dz. U. z 2013r. poz. 907 ze zm.) Zamawiający przekazuje treść pytań wraz z odpowiedziami:

Pytanie nr 1

Wykonawca zwraca się o wyjaśnienie, w jaki sposób Zamawiający zamierza wydzielać przesyłki wskazane w pkt. 4 oraz 5 rozdziału XIV, tj. przesyłki wymagające nadania u operatora wyznaczonego? Czy Zamawiający będzie sporządzał ich odrębny wykaz, nanosił na koperty ustalone oznaczenie, czy wyodrębniał je w jeszcze inny sposób?

Wykonawca informuje ponadto, że w odniesieniu do wskazanych przesyłek będzie stosował następujący tryb: wydzielone przesyłki pocztowe, po ich odebraniu od Zamawiającego, w tym samym dniu zostaną dostarczone do placówki operatora wyznaczonego i nadana w imieniu Zamawiającego, Wykonawca następnie dostarczy Zamawiającemu uzyskane potwierdzenie nadania. Wykonawca będzie tylko pośrednikiem między Zamawiającym a operatorem wyznaczonym, nadanie przesyłek nastąpi w imieniu i na rzecz Zamawiającego, nie zmieni jednak danych Zamawiającego na kopercie. Sposób oznaczenia wniesienia opłaty pocztowej ustalony z Zamawiającym zastąpią znaki opłaty pocztowej stosowane przez operatora wyznaczonego.

Wykonawca podkreśla, że Poczta Polska S.A. jako operator wyznaczony zobowiązany do świadczenia powszechnej usługi pocztowej ma obowiązek zrealizować usługę i nie może odmówić w tym zakresie zawarcia umowy o świadczenie usług pocztowych niezależnie od łączących ją stosunków z Wykonawcą.

Dodatkowo, Wykonawca zwraca się o podanie szacunkowej ilości wskazanych przesyłek, celem umożliwienia Wykonawcy skalkulowania ceny oferty.

Odpowiedź:

Z uwagi na charakter Zamawiającego – administracja samorządowa, Wykonawcę obowiązują i obowiązywać będą wszystkie regulacje proceduralne (a w szczególności Ustawa Kodeks postępowania administracyjnego) w zakresie dotyczącym terminów i trybu doręczeń. Ustawa ta bardzo wyraźnie opisuje tryb nadania pisma i tym samym zasady wyliczania terminów podkreślając, iż termin „uważa się za zachowany, jeżeli przed jego upływem pismo zostało (…) nadane w polskiej placówce pocztowej operatora publicznego (…) – art. 57 § 5 pkt 2 ustawy Kodeks postępowania administracyjnego.

Biorąc powyższe regulacje pod uwagę, szczególnie te dotyczące terminów „zwrotne potwierdzenie odbioru” stosowane przy nadawanej korespondencji ma dla Zamawiającego przymiot dokumentu urzędowego istotnego w prowadzonych czynnościach postępowań administracyjnych.

Zamawiający nie wyraża zgody na wydzielenie przesyłek, wymagających nadania u operatora wyznaczonego z przedmiotu postępowania i nie przewiduje możliwości sporządzania odrębnego wykazu tych przesyłek oraz oznakowywania ich w specjalny sposób.

Zakres zaangażowania Zamawiającego przy realizacji umowy z Wykonawcą został opisany w przedmiocie zamówienia w Rozdziale XIV SIWZ, który nie przewiduje aby Zamawiający zobowiązany był do wykonywania takich czynności jak sporządzenie odrębnego wykazu przesyłek nadawanych zgodnie z przepisami art 57 § 5 pkt 2 KPA oraz 12 § 6 pkt 2 Ordynacji Podatkowej.

Ilość przesyłek nadawanych w trybie wskazanym w pkt. 4 oraz 5 rozdziału XIV jest zmienna i niezależna od Zamawiającego.

Pytanie nr 2

Odnośnie przesyłek wymagających nadania w sposób określony w art. 57 § 5 pkt 2 KPA,  art. 12 § 6 pkt 2 Ordynacji podatkowej oraz pism sądowych to czy dopuszcza możliwość wyłączenia takich przesyłek z zakresu przedmiotu zamówienia i niniejszego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego?

Ze względu na swoją specyfikę, a więc konieczność posługiwania się w tym zakresie operatorem wyznaczonym, uzasadnione jest wyłączenie powyższych przesyłek i wszczęcie w tym zakresie osobnego postępowania w sprawie udzielenia zamówienia publicznego obejmującego wyłącznie tego rodzaju przesyłki.  Wykonawca informuje, że wyłączenie tych przesyłek wpłynie na cenę oferty Wykonawcy, a także innych Wykonawców przystępujących do postępowania i w istotny sposób wpłynie na zwiększenie konkurencyjności postępowania. Brak konieczności uwzględniania w kosztach nadawania ww. przesyłek pozwoli Wykonawcy na zaproponowanie najbardziej optymalnych dla Zamawiającego warunków cenowych. Co więcej, również konkurenci Wykonawcy, przede wszystkim operator wyznaczony – Poczta Polska S.A., wiedząc o zwiększeniu konkurencji, będą zmuszeni do obniżenia proponowanych cen ofertowych.

Odpowiedź:

Zamawiający nie przewiduje możliwości wyłączenia przesyłek wymagających nadania w sposób określony w art. 57 § 5 pkt 2 KPA, art. 12 § 6 pkt 2 Ordynacji podatkowej oraz pism sądowych z zakresu przedmiotu zamówienia i prowadzonego postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.

Pytanie nr 3

Czy Zamawiający dopuszcza możliwość by na kopercie oprócz danych wskazanych przez Zamawiającego znajdowały się  informacje o opłacie za usługę pocztową związane ze świadczeniem części zamówienia przez podwykonawców, ewentualnie inne informacje związane z obiegiem przesyłek pocztowych?

Wykonawca jednocześnie zaznacza, że informacje te nie będą zakrywać nadruku adresu firmowego Zamawiającego oraz nie będą naruszać innych wymagań wskazanych w SIWZ.

Odpowiedź:

Zamawiający wyraża zgodę, o ile informacje będą pomocne dla prawidłowego wykonania umowy i zgodne z prawem.

Pytanie nr 4

Wykonawca zwraca się o wyjaśnienie w zakresie zapisu pkt. 3 załącznika nr 9. Czy Wykonawca dobrze rozumie, że „nierozliczone na ten dzień przesyłki” oznaczają przesyłki już przez Wykonawcę zrealizowane, a za które nie została jeszcze wystawiona faktura?

Odpowiedź:

„Nierozliczone na ten dzień przesyłki” oznaczają przesyłki zrealizowane, za które nie została wystawiona faktura.

Pytanie nr 5:

Zamawiający wymaga do wykonawców uzupełnienia w kalkulacji cenowej (załącznik nr 2 do SIWZ) proponowanych cen jednostkowych za poszczególne usługi wyrażonych jedynie w wartości brutto, nie wyodrębniając osobnych kolumn na uzupełnienie cen za poszczególne przesyłki wyrażonych w wartości netto oraz naliczonego podatku VAT. Wykonawca zwraca uwagę, iż taka sytuacja nie jest korzystna z perspektywy interesów Zamawiającego.

Brak rozbicia cen za poszczególne usługi objęte przedmiotem zamówienia na cenę netto, naliczony podatek od towarów i usług (VAT) oraz wynikową cenę brutto pozbawia Zamawiającego możliwości porównania proponowanych cen ofertowych do cen, które powinny obowiązywać w przypadku np. obniżenia stawki podatku VAT. Wskazać bowiem należy, iż obecna (23%-owa) stawka podatku VAT jest efektem ciężkiej sytuacji ekonomicznej kraju i relacji długu publicznego do produktu krajowego brutto (PKB), co wymusiło podjęcie czynności zaradczych i m.in. podwyższenie obowiązującej standardowej stawki VAT. Niewykluczone jest jednak, że zmiana powyższych okoliczności (np. korzystniejsza relacja długu publicznego do PKB) spowoduje również obniżenie stawek podatku od towarów i usług. Wówczas w interesie Zamawiającego będzie zapewnienie sobie większej przejrzystości w skalkulowaniu cen zaproponowanych przez wykonawcę z uwzględnieniem bieżącej (niższej) stawki VAT, a tym samym uiszczanie niższego wynagrodzenia na rzecz wykonawcy.

Dodatkowo, taka zmiana ułatwi kalkulację samym wykonawcom, jak również wprowadzi większą klarowność i transparentność co do obliczania ceny, co pozwoli uniknąć błędów i omyłek rachunkowych. W ocenie Wykonawcy będzie to również element pełniejszej realizacji elementarnej dla Prawa zamówień publicznych zasady jawności postępowania (wyrażonej w art. 8 ustawy PZP).

W związku z powyższym, Wykonawca zwraca się do Zamawiającego o uwzględnienie wniosku w zakresie wprowadzenia w kalkulacji cenowej osobnych kolumn/rubryk, celem możliwości wpisania cen za poszczególne usługi objęte przedmiotem zamówienia wyrażonych również w wartości netto oraz wskazania naliczonej stawki podatku VAT.

Odpowiedź:

Zgodnie z zapisami SIWZ Zamawiający przy wyborze oferty będzie kierował się ceną brutto za realizację całego zamówienia. Natomiast na wykonawcy spoczywa obowiązek właściwego skalkulowania ceny, poprzez ujęcie w niej wszelkich kosztów niezbędnych dla prawidłowego i pełnego wykonania przedmiotu zamówienia oraz uwzględnienie właściwej stawki podatku VAT.

Zamawiający nie wprowadza zmian w załączniku nr 2 (kalkulacja cenowa).

Pytanie nr 6

W przypadku, gdy placówka Wykonawcy  jest oddalona w promieniu większym niż 2 km od wskazanej siedziby Zamawiającego to czy Zamawiający wyraża zgodę, aby Wykonawca odbierał z siedziby Zamawiającego przesyłki przygotowane do wysłania, raz dziennie, w dni robocze, w godzinach ustalonych z Zamawiającym?

Odpowiedź:

Zamawiający nie zmienia zapisu SIWZ w tym zakresie. Jednocześnie, dopuszczamy możliwość odbioru przesyłek z siedziby Zamawiającego.

Pytanie nr 7

W załączniku nr 2 do SIWZ „Kalkulacja cenowa” w poz. 3 wymieniono przesyłki w obrocie zagranicznym.

Czy Zamawiający może określić do jakich krajów będą przeznaczone przedmiotowe przesyłki.

Odpowiedź:

Przesyłki w obrocie zagranicznym przede wszystkim będą wysyłane do takich krajów jak: Niemcy, Anglia, Dania, Szwecja, Holandia. Nie można jednak wykluczyć, iż będą one kierowane do odbiorców przebywających w innych krajach, w tym w krajach pozaeuropejskich.

Pytanie nr 8

W załączniku nr  9 do SIWZ Istotne postanowienia umowy w ust. 5 d.znajduje się następujący zapis:

„ Należności wynikające z faktur VAT Zamawiający regulować będzie przelewem na konto wskazane na fakturze w terminie 14 dni od daty doręczenia prawidłowo wystawionej faktury VAT.”

Zwracamy się z prośbą o zmianę terminu zapłaty na 21 dni przy zachowaniu terminu płatności liczonego od dnia wystawienia faktury.

Powyższa prośba jest spowodowana tym, że Poczta Polska kieruje się procedurami określonymi centralnie dla całej Polski w kwestii wystawiania faktur. Kwestia ustalenia momentu doręczenia faktury i liczenia ewentualnych odsetek od zaległości jest dużym utrudnieniem. Spowodowane jest to scentralizowanym systemem rozliczeń oraz ustaleniem faktycznego momentu odbioru przesyłki.

Odpowiedź:

Zamawiający nie wyraża zgody na zmianę terminu zapłaty na 21 dni przy zachowaniu terminu liczonego od dnia wystawienia faktury. W uzasadnieniu wskazuję, iż Zamawiający nie ma wpływu na datę wysłania przez Wykonawcę wystawionej faktury VAT, a w efekcie jej otrzymania przez Zamawiającego, musi mieć zapewniony odpowiedni czas na uruchomienie środków oraz dokonanie płatności, zgodnie z fakturą.

Pytanie nr 9

Czy Zamawiający dopuszcza oznakowanie przesyłek wyróżniających poszczególne usługi zgodnie z Regulaminem Wykonawcy w miejscu uzgodnionym z Zamawiającym?

Odpowiedź:

Zamawiający nie dopuszcza możliwości oznakowywania w określony sposób  przesyłek listowych, gdyż segregowanie wszystkich listów, wydzielanie i oznaczanie w inny, dodatkowy  sposób w celu ich nadania przez Wykonawcę wiązałoby się ze znacznym dodatkowym nakładem pracy pracowników kancelarii, co mogłoby nastręczać problemów organizacyjnych w dobie ograniczania ilości etatów w administracji publicznej.

Przewidziany jest podział rodzajowy nadawanych przesyłek listowych bez uwzględnienia szczegółowego wskazywania na typ procedury wynikający z poszczególnych przepisów prawa. U Zamawiającego nie jest prowadzona odrębna ewidencja, która umożliwiłaby wskazanie tak szczegółowego podziału ilości nadawanych przesyłek listowych.

Zamawiający w formularzu ofertowym oszacował między innymi ilość przewidzianych do nadania przesyłek poleconych ze zwrotnym potwierdzeniem odbioru w poszczególnych przedziałach wagowych.

Pytanie nr 10

W rozdziale XIV Opis przedmiotu zamówienia pkt. 21b) znajduje się zapis:

„Przesyłki listowe zwykłe priorytetowe – przesyłki listowe, nierejestrowane będące przesyłkami najszybszej kategorii”.

W załączniku nr 2 Kalkulacja cenowa nie został wykazany przedmiotowy rodzaj przesyłek, prosimy o usunięcie wskazanego zapisu.

Odpowiedź:

Zgodnie z zapisem Rozdziałem  XIV Opis przedmiotu zamówienia pkt. 3 zakres zamówienia obejmuje świadczenie usług pocztowych w obrocie krajowym i zagranicznym w zakresie przyjmowania, przemieszczania i doręczania przesyłek listowych oraz zwrot do zamawiającego przesyłek po wyczerpaniu możliwości ich doręczenia lub wydania odbiorcy na rzecz Szczecińskiego Centrum Świadczeń, wymienionych w załączniku nr 2 do siwz a podstawą rozliczeń będą ceny wynikające z kalkulacji cenowej załączonej do oferty. W przypadku, gdy Zamawiający będzie nadawał przesyłki niewymienione w załączniku nr 2 podstawą rozliczeń będą ceny z cennika usług pocztowych Wykonawcy obowiązujące w dniu nadania danych przesyłek. W związku z tym nie wyklucza się możliwości nadania przesyłek takich jak przesyłki listowe zwykłe priorytetowe – przesyłki listowe, nierejestrowane będące przesyłkami najszybszej kategorii.

Pytanie nr 11

W rozdziale V ust. 7 pkt. 5) widnieje zapis: „wykaz placówek pocztowych odbiorczych na terenie miasta Szczecin, którymi dysponuje Wykonawca, uwzględnione w ofercie cenowej w ramach kryterium liczba placówek świadczących usługę pocztową a nie wymienionych w załączniku nr 5 do oferty Zamawiający zastrzega sobie możliwość weryfikacji wykazu tych placówek”

W jaki sposób Zamawiający zamierza zweryfikować wykaz placówek?

Odpowiedź:

Zamawiający przewiduje możliwość sprawdzenia danych podanych w załączonym do oferty wykazie placówek pocztowych świadczących usługę pocztową poprzez wybiórcze bądź całościowe sprawdzenie wiarygodności podanych informacji.

Pytanie nr 12

W Załączniku nr 5 – Oświadczenie, że Wykonawca zapewni usługę w minimum 17 placówkach pocztowych na terenie Miasta Szczecin na osiedlach wskazanych poniżej oraz że w każdym z podanych osiedli znajduje się minimum 1 placówka pocztowa na dzień składania ofert.

Czy Zamawiający zamierza zweryfikować wykaz placówek nie tylko poprzez oświadczenie Wykonawcy?

Odpowiedź:

Tak.

Pytanie nr 13

W odniesieniu do Rozdziału XIV ust. 4 i 5, proponujemy dodanie zapisu dot. podwykonawstwa w brzmieniu:

„W przypadku powierzenia realizacji zamówienia podwykonawcom, Wykonawca zobowiązany jest do wskazania części zamówienia, której realizację powierzy podwykonawcy, informacja o podwykonawstwie i jego zakresie zostanie umieszczona w umowie, a wykonawca będzie zobowiązany przed zawarciem umowy do dostarczenia dokumentów potwierdzających posiadanie przez podwykonawcę uprawnień do prowadzenia działalności z zakresu świadczenia usług pocztowych oraz umowy o współpracy, o której mowa w art. 35 Prawa pocztowego.”

Wyjaśniamy, iż w przypadku braku umowy, o której mowa w art. 35  Prawa pocztowego, wykonawca nie będący operatorem wyznaczonym, który nadał przesyłki w placówce operatora wyznaczonego jest stosownie do przepisów prawa (art. 10 pkt. 3 w związku z art. 15 ust. 1 pkt 1 Prawa pocztowego), nadawcą tych przesyłek – co narusza zasady udzielonego zamówienia. Wyłącznie w przypadku zawarcia przedmiotowej umowy o współpracy wybrany wykonawca nadal pozostanie operatorem pocztowym, a więc podmiotem realizującym zamówienie publiczne, przy czym będzie to robił przy pomocy podwykonawcy.  

Odpowiedź:

Zamawiający dopuszcza sytuację, w której część przesyłek zostanie nadana przez inne podmioty (podwykonawców) na  rzecz Zamawiającego i w jego imieniu, z zastrzeżeniem, że podwykonawcy, którym wykonawca powierza wykonanie przedmiotu zamówienia  muszą posiadać uprawnienia do wykonywania przedmiotu umowy wymagane stosownymi przepisami prawa. Wykonawca ponosi wobec Zamawiającego pełną odpowiedzialność za wszelkie czynności, których wykonanie powierzył podwykonawcom i odpowiada za wszelkie działania i zaniechania podwykonawców. Konsekwencje wynikające z braku odpowiednich dokumentów  ponosić będzie wykonawca.

Zamawiający nie przewiduje zmian w zapisach SIWZ.

Pytanie nr 14

W odniesieniu do Rozdziału XIV ust. 4 i 5  - Czy Zamawiający dopuszcza sytuację, w której część przesyłek zostanie nadana przez inny podmiot na rzecz i w imieniu Zamawiającego,  w wyniku czego na dowodzie nadania przesyłki będzie figurował inny podmiot niż Zamawiający oraz oznaczenia Nadawcy na kopercie będą wskazywały na inny podmiot niż Zamawiający?

Odpowiedź:

Zamawiający nie dopuszcza sytuacji, w której część przesyłek zostanie nadana przez inny podmiot na rzecz i w imieniu Zamawiającego, w wyniku czego na dowodzie nadania przesyłki będzie figurował inny podmiot niż Zamawiający, ponieważ przedmiotem zamówienia jest doręczanie przesyłek o charakterze szczególnym, dla których rygory związane z prawidłowym nadawaniem mają doniosłe znaczenie proceduralne.