ZARZĄDZENIE Nr 650/11          

Prezydenta Miasta Szczecin

z dnia 30 grudnia 2011 r.     

 

w sprawie zatwierdzenia Regulamin Organizacyjnego Powiatowego Urzędu Pracy w Szczecinie.

 

 

Na podstawie art.36 ust.1 w związku z  art.92 ust.1, pkt. 2 ustawy  z dnia 5 czerwca  1998 r.   o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592, zm.: z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62 poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271, Nr 200, poz. 1688, Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102, poz. 1055, z 2007r. Nr 173, poz. 1218, z 2008 r. Nr 180, poz. 1111,  Nr 223, poz. 458, z 2009 r. Nr 92, poz. 753, Nr 157, poz. 1241, z 2010 r. Nr 28, poz. 142, Nr 28, poz. 146, Nr 40, poz. 230, Nr  106, poz.675, z 2011 r.  Nr 21, poz. 113, Nr 217, poz. 1281), w związku z art. 9 ust.1 ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2008 r. Nr 69, poz. 415, Nr 70, poz. 416, Nr 134, poz.850, Nr 171 poz. 1056, Nr 216, poz. 1367, Nr 237, poz. 1654, z 2009 Nr 6, poz. 33, Nr 69, poz. 595, Nr 91, poz. 742, Nr 97, poz.800, Nr 115, poz. 964, Nr 125, poz. 1035, Nr 127 poz. 1052, Nr 161, poz. 1278, Nr 219, poz. 1706, z 2010r. Nr 28, poz. 146, Nr 81, poz. 531, Nr 238, poz. 1578, Nr 239, poz. 1593, Nr 254, poz. 1700, Nr 257, poz. 1725, Nr 257, poz. 1726, z 2011 r. Nr 45, poz. 235, Nr 106, poz. 622, Nr 171, poz. 1016, Nr 205, poz. 1211),  z a r z ą d z a m, c o  n a s t ę p u j e:

§ 1. Zatwierdzam Regulamin Organizacyjny Powiatowego Urzędu Pracy w Szczecinie w brzmieniu stanowiącym załącznik do niniejszego zarządzenia.

 § 2. Wykonanie zarządzenia powierzam Dyrektorowi Powiatowego Urzędu Pracy w Szczecinie

 § 3. Traci moc ZarządzenieNr 148/2010 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 31 marca 2010 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Powiatowego Urzędu Pracy w Szczecinie (zm. Zarządzenie Nr 263/11 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 8 czerwca 2011 r.).

 § 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 01 stycznia 2012 r.

 

Załącznik do Zarządzenia Nr  650/11

Prezydenta Miasta Szczecin

z dnia 30 grudnia 2011 r.

 

 

  

 

REGULAMIN ORGANIZACYJNY

POWIATOWEGO URZĘDU PRACY

w Szczecinie

   

 

SPIS TRESCI

                                                                                                                                  strona

 

1. Rozdział 1

      Postanowienia ogólne                                                                                          3

 

1. Rozdział 2

      Zasady kierowania

Powiatowym Urzędem Pracy                                                                               4

 

1. Rozdział 3

      Organizacja Powiatowego Urzędu Pracy                                                         8

 

1. Rozdział 4

      Zadania kierowników działów i

kierowników referatów                                                                                         10

 

1. Rozdział 5

      Zakres działania działów                                                                                                 11

 

1. Rozdział 6

      Zasady podpisywania pism i dokumentów                                                       19

 

1. Rozdział 7

      Organizacja przyjmowania, rozpatrywania i

załatwiania skarg, wniosków i petycji                                                                   20

 

1. Rozdział 8

      Ocena pracowników                                                                                            21

 

1. Rozdział 9

      Działalność kontrolna w PUP                                                                             21

 

1. Rozdział 10

      Kontrola przeprowadzana w Urzędzie przez organy

kontroli zewnętrznej                                                                                              23

 

1. Rozdział 11

      Postanowienia końcowe                                                                                      23

                                  

 

Rozdział 1

Postanowienia ogólne

 

§ 1. Regulamin Organizacyjny Powiatowego Urzędu Pracy w Szczecinie określa organizację i zasady funkcjonowania Urzędu, a w szczególności:

1. strukturę organizacyjną Urzędu,
2. zakres działania działów i referatów.

 

§ 2. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:

1) PUP – należy przez to rozumieć  Powiatowy Urząd Pracy w Szczecinie,

2) Urząd – należy przez to rozumieć  Powiatowy Urząd Pracy w Szczecinie,

3) Dyrektorze PUP – należy przez to rozumieć Dyrektora Powiatowego Urzędu Pracy w

     Szczecinie,

4) Zastępcy – należy to rozumieć Zastępcę Dyrektora PUP,

5) Prezydencie – należy przez to rozumieć Prezydenta Miasta Szczecin,

6) Radzie – należy przez to rozumieć Radę Miasta Szczecin,

7) PRZ – należy przez to rozumieć Powiatową Radę Zatrudnienia,

8) komórkach organizacyjnych – należy przez to rozumieć działy lub referaty PUP,

9) kierownikach – należy przez to rozumieć kierowników komórek organizacyjnych (działów  

    i referatów),

10) Klubie Pracy – należy przez to rozumieć Klub Pracy PUP w Szczecinie,

11) osobie niepełnosprawnej bezrobotnej lub niepełnosprawnej poszukującej pracy – należy

      przez to rozumieć  osobę niepełnosprawną bezrobotną lub niepełnosprawną poszukującą

      pracy w rozumieniu przepisów o zatrudnieniu i przeciwdziałaniu bezrobociu,

12) organizacjach pozarządowych – należy przez to rozumieć stowarzyszenia, związki, izby

      oraz organizacje pracodawców i pracobiorców o charakterze ogólnokrajowym w

      szczególności działające na rzecz osób niepełnosprawnych, tworzone na podstawie

      odrębnych przepisów,

13) rehabilitacji zawodowej – należy przez to rozumieć ułatwienie osobie niepełnosprawnej

      uzyskania i utrzymania odpowiedniego zatrudnienia i awansu zawodowego przez

      umożliwienie jej korzystania z poradnictwa zawodowego, szkolenia zawodowego i

      pośrednictwa pracy,

14) Regulaminie – należy przez to rozumieć Regulamin Organizacyjny Powiatowego Urzędu

      Pracy w Szczecinie,

15) ustawie – należy przez to rozumieć ustawę z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2008 r., Nr 69, poz. 415 z późn. zm.),

16) PFRON – należy przez to rozumieć Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych,

17) CAZ – należy przez to rozumieć Centrum Aktywizacji Zawodowej w rozumieniu ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz. U. z 2008 r., Nr 69, poz. 415 z późn. zm.),

18) EFS – należy przez to rozumieć Europejski Fundusz Społeczny,

 

§ 3. PUP jest jednostką organizacyjną powiatu wchodzącą w skład powiatowej administracji zespolonej, wykonującą zadania z zakresu samorządu powiatowego wynikające z ustawy lub rozporządzeń wykonawczych.

 

§ 4. PUP działa na podstawie obowiązujących przepisów prawa, Regulaminu oraz aktów prawnych wydawanych przez Dyrektora PUP, Radę oraz Prezydenta, a w szczególności:

1. ustawy z dnia 20 kwietnia 2004 r. o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy   (Dz. U. z 2008 r., Nr 69, poz. 415 z póżn. zm.),
2. ustawy z dnia 24 lipca 1998 r. o zmianie niektórych ustaw określających kompetencje organów administracji publicznej – w związku z reformą ustrojową państwa (Dz. U. Nr 106, poz. 668 z późn. zm.),
3. ustawy z dnia 13 października 1998 r. Przepisy wprowadzające ustawy reformujące administrację publiczną (Dz. U. Nr 133, poz. 872 z późn. zm.),
4. ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych ( Dz. U. z 2011 r., Nr 127, poz. 721 z późn. zm.),
5. ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001r. Nr 142, poz. 1592 z późn. zm.),
6. ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o pracownikach samorządowych (Dz. U. Nr 223, poz. 1458 z późn. zm.),
7. ustawy z dnia 13 października 1998r. o systemie ubezpieczeń społecznych ( Dz. U z 2009r., Nr 205, poz. 1585  z  późn. zm.),
8. ustawy z dnia 01 października 2004r. o świadczeniach opieki zdrowotnej finansowanych ze środków publicznych ( Dz. U. z 2008 r., Nr 164, poz. 1027  z późn. zm.)
9. ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2010 r., Nr 113 poz. 759 z późn. zm.)
10. ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. Nr 157 poz. 1240 z późn. zm.),
11. innych przepisów wykonawczych. 

 

§ 5. Siedzibą PUP jest Miasto Szczecin, będące Miastem na prawach powiatu, a obszarem działania jest Miasto Szczecin.

 

§ 6. Urząd jest pracodawcą w rozumieniu przepisów prawa pracy.

 

Rozdział 2

Zasady kierowania Powiatowym Urzędem Pracy

 

§ 7.1. Całokształtem działalności PUP kieruje – zgodnie z zasadą jednoosobowego kierownictwa - Dyrektor PUP przy pomocy swojego Zastępcy (powołanego przez Dyrektora PUP) oraz kierowników komórek organizacyjnych.

2. Dyrektor PUP ponosi odpowiedzialność przed Prezydentem Miasta.

3. Dyrektor PUP zarządza powierzonym mu mieniem, zapewnia jego ochronę i należyte wykorzystanie.

4. Podczas nieobecności Dyrektora PUP, kierownictwo nad PUP sprawuje Zastępca Dyrektora PUP, który przejmuje wszystkie zadania i kompetencje Dyrektora PUP, a w razie nieobecności Dyrektora PUP i Zastępcy Dyrektora PUP, kierownik Działu Organizacyjno-Administracyjnego.

5. Dyrektor PUP kieruje Urzędem poprzez wydawanie zarządzeń oraz poleceń służbowych.

 § 8.1    W celu realizacji określonych zadań, Dyrektor PUP może powoływać w drodze zarządzenia pełnomocników i komisje.

2. W skład komisji mogą wchodzić pracownicy PUP oraz osoby spoza PUP.

§ 9. Do kompetencji Dyrektora PUP należy w szczególności:

1. kierowanie PUP i reprezentowanie go na zewnątrz,
2. organizowanie pracy PUP,
3. wykonywanie funkcji zwierzchnika służbowego wobec pracowników PUP,
4. zatrudnianie i zwalnianie pracowników PUP,
5. promocja usług PUP,
6. wydawanie decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach, w zakresie określonym w upoważnieniu Prezydenta,
7. realizacja zadań wynikających z ustaw oraz innych aktów wykonawczych,
8. planowanie i dysponowanie w ramach upoważnień udzielonych przez Prezydenta   środkami Funduszu Pracy, Europejskiego Funduszu Społecznego, środkami pochodzącymi z funduszy unijnych i środkami  PFRON,
9. planowanie i dysponowanie środkami budżetu PUP,
10. współpraca z organami samorządów lokalnych, z Powiatową Radą Zatrudnienia, władzami szkolnymi, instytucjami szkolącymi i ośrodkami pomocy społecznej,
11. wnioskowanie o zmianę przepisów z  zakresu działania PUP,
12. występowanie z wnioskiem do Prezydenta  o nadanie Regulaminu Organizacyjnego PUP,
13. tworzenie działów, referatów, samodzielnych stanowisk  pracy,
14. ustalanie struktury organizacyjnej PUP,
15. ustalanie zakresu działania poszczególnych komórek organizacyjnych, jak i zakresu obowiązku kierowników tych komórek,
16. inicjowanie programów specjalnych,
17. wnioskowanie do Prezydenta o utworzenie, przekształcanie, likwidację filii,
18. zatwierdzanie regulaminu, programu działania i sprawowanie nadzoru finansowego nad działalnością Klubu Pracy,
19. kierowanie pracowników na studia,
20. dokonywanie oceny pracowników PUP,
21. ustalenie wynagrodzeń pracowników, przyznawanie nagród oraz udzielanie kar,
22. zawieranie umów i porozumień wynikających z upoważnienia Prezydenta.

         23) nadzór nad wprowadzaniem i utrzymaniem Systemu Zarządzania Jakością poprzez:

a) nadzór nad opracowaniem procedur  oraz całym systemem jakości,

b) koordynację działań w zakresie wdrażania i utrzymania systemu jakości,

c) ścisłą współpracę z kierownikami poszczególnych komórek organizacyjnych w zakresie wdrażanego, funkcjonującego i doskonalonego systemu zarządzania jakością,

d) zapewnienie wdrożenia i utrzymywania procesów systemu zarządzania jakością,

e) zapewnienie upowszechniania w całej organizacji świadomości dotyczącej wymagań klienta.

24) rozpatrywanie i załatwianie petycji, skarg i wniosków,

25) nadzór nad działaniami związanymi z ustawą o ochronie informacji niejawnych.

 

 

§ 10. Do kompetencji Zastępcy Dyrektora należy w szczególności:

1. planowanie, wytyczanie kierunków działania i organizacja pracy podległych komórek organizacyjnych,
2. koordynowanie i nadzorowanie realizacji zadań w zakresie wyznaczonym przez Dyrektora PUP,
3. podejmowanie decyzji oraz wydawanie dyspozycji w granicach wynikających z zakresu działania nadzorowanych   komórek organizacyjnych,
4. inicjowanie, przygotowywanie założeń i dokumentów, koordynowanie zmian organizacyjnych,
5. wydawanie decyzji administracyjnych na podstawie upoważnienia Prezydenta,
6. opiniowanie doboru obsady stanowisk kierowników nadzorowanych komórek oraz wnioskowanie w sprawie przeszeregowań , nagród i kar,
7.  promocja usług PUP.

 

§ 11. Dyrektorowi PUP podlegają następujące jednostki organizacyjne oraz stanowiska pracy w PUP:

   1) Zastępca Dyrektora

   2) Główny Księgowy,

   3) Kierownik Działu Organizacyjno-Administracyjnego,

   4) Kierownik Działu Instrumentów Rynku Pracy i Rehabilitacji Zawodowej Osób Niepełnosprawnych,

   5) Kierownik Działu Centrum Aktywizacji Zawodowej,

   6) Radca Prawny,

   7) Samodzielne stanowisko ds. Kontroli Wewnętrznej,

   8) Administrator Bezpieczeństwa Informacji,

   9) Samodzielne stanowisko ds. zamówień publicznych,

 10) Samodzielne stanowisko ds. prawnych,

 11) Służba bezpieczeństwa i higieny pracy,

 12) Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych.

 

§12. Zastępcy Dyrektora PUP podlega bezpośrednio Kierownik Działu Ewidencji i Świadczeń,

 

§13.1 Kierownikowi Działu Instrumentów Rynku Pracy i Rehabilitacji Zawodowej Osób Niepełnosprawnych podlegają bezpośrednio:

   1) Stanowiska ds. wspierania przedsiębiorczości,

   2) Kierownik Referatu Aktywnych Form Przeciwdziałania Bezrobociu,

   3) Kierownik Referatu Rehabilitacji Zawodowej Osób Niepełnosprawnych,

   4) Kierownik Referatu ds. projektów,

 

2. Kierownikowi Referatu Aktywnych Form Przeciwdziałania Bezrobociu podlegają bezpośrednio:

   1) Stanowiska ds. szkoleń,

   2) Stanowiska ds. staży.

3. Kierownikowi Referatu ds. projektów podlegają bezpośrednio Stanowiska ds. projektów.

4. Kierownikowi Referatu Rehabilitacji Zawodowej Osób Niepełnosprawnych podlegają bezpośrednio Stanowiska ds. Rehabilitacji Zawodowej Osób Niepełnosprawnych.

 

§14. Kierownikowi Działu Centrum Aktywizacji Zawodowej podlegają bezpośrednio:

   1) Stanowiska ds. poradnictwa zawodowego,

   2) Stanowisko ds. aktywnego poszukiwania pracy,

   3) Stanowiska ds. pośrednictwa pracy i współpracy z pracodawcą,

   4) Stanowisko ds. EURES – Europejskie Służby Zatrudnienia.

 

§15. Kierownikowi Działu Ewidencji i Świadczeń podlegają bezpośrednio:

   1) Stanowiska ds. rejestracji,

   2) Stanowiska ds. ewidencji i archiwizacji kart osób bezrobotnych,

   3) Stanowiska ds. informacji (informowanie i wydawanie zaświadczeń),

   4) Stanowiska ds. naliczania świadczeń dla osób bezrobotnych, dodatków aktywizacyjnych, stypendiów na kontynuowanie nauki i refundacji z tytułu opieki nad dzieckiem/dziećmi lub osobą zależną,

   5) Stanowiska ds. Płatnika.

 

§16. Administratorowi Bezpieczeństwa Informacji podlega bezpośrednio Administrator Systemów Informatycznych.

 

§17. 1 Główny księgowy PUP kieruje Działem Finansowo-Księgowym, a zakres jego działania określają odrębne przepisy.

 

2. Kierownikowi Działu Finansowo –Księgowego podlegają bezpośrednio:

   1) Stanowiska ds. Europejskiego Funduszu Społecznego,

   2) Stanowisko ds. windykacji,

   3) Stanowisko ds. obsługi kasy,

   4) Stanowiska ds. obsługi budżetu PUP, PFRON i innych środków budżetowych,

   5) Stanowiska ds. Refundacji z Funduszu Pracy, Europejskiego Funduszu Społecznego i

        innych środków pochodzących z funduszy unijnych,

   6) Stanowiska ds. obsługi budżetu – PŁACE.,

   7) Stanowiska ds. Funduszu Pracy.

 

§18.1. Kierownikowi Działu Organizacyjno-Administracyjnego podlegają bezpośrednio:

   1) Stanowiska ds. kadr,

   2) Stanowiska ds. obsługi sekretariatu,

   3) Stanowisko ds. konserwacji-kierowcy,

   4) Stanowisko ds. informatyki,

   5) Stanowiska ds. obsługi urzędu,

   6) Stanowiska ds. archiwizacji,

  

2. Kierownik Działu Organizacyjno-Administracyjnego pełni funkcję Pełnomocnika ds. Systemu Zarządzania Jakością.

 

§19. Zakres działania komórek organizacyjnych określa Rozdział 5 niniejszego Regulaminu.

 

§20. Szczegółową organizację PUP z podziałem na komórki organizacyjne i stanowiska pracy oraz liczbą etatów w PUP określa schemat organizacyjny będący załącznikiem do Regulaminu Organizacyjnego PUP.

 

§21.1 Podstawą gospodarki finansowej PUP jest plan finansowy obejmujący dochody i wydatki, zatwierdzony przez Prezydenta Miasta.

2. Za zgodność gospodarki finansowej z przepisami prawa oraz racjonalną, legalną, celową i oszczędną gospodarką środkami finansowymi odpowiada Dyrektor PUP.

3. PUP prowadzi obsługę finansowo – księgową realizowanych przez siebie zadań.

4. Nadzór nad prowadzoną przez PUP gospodarką finansową sprawuje Prezydent lub właściwy ze względu na podział zadań i kompetencji Zastępca Prezydenta Miasta za pośrednictwem odpowiednich wydziałów Urzędu Miasta Szczecin.

 

 

Rozdział 3

Organizacja Powiatowego Urzędu Pracy

§ 22. Powiatowy Urząd Pracy składa się z działów, referatów oraz samodzielnych stanowisk pracy oznaczonych odpowiednimi symbolami:

 

1. Dział Centrum Aktywizacji Zawodowej – CAZ.I
2. Stanowisko ds. Pośrednictwa Pracy i Współpracy z Pracodawcą – CAZ.I.4
3. Stanowisko ds. EURES – Europejskie Służby Zatrudnienia –CAZ.I.5
4. Stanowisko ds. Poradnictwa Zawodowego – CAZ.I.2
5. Stanowisko ds. Aktywnego Poszukiwania Pracy – CAZ.I.3
6. Dział Instrumentów Rynku Pracy i Rehabilitacji Zawodowej Osób Niepełnosprawnych – DIRPiRZON.II.
7. Referat Aktywnych Form Przeciwdziałania Bezrobociu – RAFPB.II.1
8. Stanowisko ds. szkoleń – RAFPB.II.1.1
9. Stanowisko ds. staży – RAFPB.II.1.2
10. Referat Rehabilitacji Zawodowej Osób Niepełnosprawnych – RRZON.II.2
11. Stanowisko ds. Rehabilitacji Zawodowej Osób Niepełnosprawnych – RRZON.II.2.1
12. Referat ds. projektów – RDP.II.4
13. Stanowisko ds. projektów– RDP.II.4.1
14. Stanowisko ds. Wspierania Przedsiębiorczości – DIRPIRZON.II.3
15. Dział Ewidencji i Świadczeń – DEiŚ.III
16. Stanowisko ds. rejestracji – DEiŚ.III.1
17. Stanowisko ds. ewidencji i archiwizacji kart osób bezrobotnych – DEiŚ.III.2
18. Stanowisko ds. naliczania świadczeń dla osób bezrobotnych, dodatków aktywizacyjnych, stypendiów na kontynuowanie nauki i refundacji z tytułu opieki nad dzieckiem/dziećmi lub osobą zależną – DZiŚ.III.4
19. Stanowisko ds. Informacji (informacja i wydawanie zaświadczeń) – DEiŚ.III.3
20. Stanowisko ds. Płatnika – DEiŚ.III.5
21. Dział Finansowo-Księgowy – DFK.IV
22. Stanowisko ds. Europejskiego Funduszu Społecznego – DFK.IV.1
23. Stanowisko ds. Windykacji – DFK.IV.2
24.  Stanowisko ds. Obsługi Kasy – DFK.IV.3
25. Stanowisko ds. Obsługi budżetu PUP, PFRON i innych środków budżetowych – DFK.IV.4
26. Stanowisko ds. Refundacji z Funduszu Pracy, Europejskiego Funduszu Społecznego i

        innych środków pochodzących z funduszy unijnych – DFK.IV.5

1. Stanowisko ds. obsługi budżetu – PŁACE – DFK.IV.6
2. Stanowisko ds. Funduszu Pracy – DFK.IV.7
3. Radca Prawny – RP.V
4. Dział Organizacyjno-Administracyjny  - Pełnomocnik ds. SZJ – DOA.VI
5. Stanowisko ds. kadr - DOA.VI.1
6. Stanowisko ds. obsługi sekretariatu - DOA.VI.2
7. Stanowisko ds. konserwacji-kierowcy - DOA.VI.3
8. Stanowisko ds. informatyki -DOA.VI.4
9. Stanowisko ds. obsługi urzędu -DOA.VI.5
10. Stanowisko ds. archiwizacji - DOA.VI.6
11. Samodzielne stanowisko ds. Kontroli Wewnętrznej – KW.VII
12. Administrator Bezpieczeństwa Informacji – ABI
13. Administrator Systemów Informatycznych – ASI
14. Samodzielne stanowisko ds. zamówień publicznych – ZP
15. Samodzielne stanowisko ds. prawnych – SP
16. Służba bezpieczeństwa i higieny pracy – BHP
17. Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnej – PIN

 

§ 23.1. Rozdział etatów na poszczególne komórki organizacyjne PUP, tryb pracy, organizację, w tym zastępstwa oznaczenie symboli pracy stanowisk oraz szczegółowy zakres czynności pracowników PUP określają regulaminy wewnętrzne działów z zastrzeżeniem ust.2.

2. W przypadku stanowisk pracy nie funkcjonujących w ramach działów, zakres czynności pracownika jest przekazywany do Kierownika Działu Organizacyjno-Administracyjnego gdzie jest przechowywany.

 

§ 24.1. Dział jest podstawową komórką organizacyjną zajmującą się określoną problematyką i działalnością w sposób kompleksowy lub kilkoma pokrewnymi zagadnieniami, których realizacja w jednej komórce organizacyjnej ułatwia prawidłowe zarządzanie.

2. Referat jest przynajmniej 3 – osobową komórką organizacyjną realizującą jednolite zagadnienia merytoryczne.

3. Samodzielne stanowisko pracy tworzy się w wypadku konieczności organizacyjnego wyodrębnienia określonej problematyki nie uzasadniającej powołania większej komórki organizacyjnej – referatu. Samodzielne stanowisko pracy może być tworzone w ramach działu lub referatu. Samodzielne stanowiska pracy mogą być jedno - i wieloosobowe, których pracę koordynuje osoba wyznaczona przez Dyrektora PUP.

4. Działami i referatami kierują kierownicy działów i referatów.

5. Na czas nieobecności kierownika działu lub referatu funkcję zastępcy pełni wyznaczony pracownik.

 

§25. Działy mogą dzielić się na:

1. referaty - wewnętrzne komórki organizacyjne
2. samodzielne stanowiska pracy jedno – i wieloosobowe.

 

§26. Obsługę prawną PUP zapewnia radca prawny zatrudniony na samodzielnym stanowisku oraz samodzielne stanowisko ds. prawnych podlegające bezpośrednio Dyrektorowi PUP. Zakres obsługi prawnej świadczonej przez radcę prawnego określa Dyrektor PUP.

 

§27.1. Regulamin wewnętrzny działu opracowuje kierownik działu, a zatwierdza Dyrektor PUP.

2. Regulamin wewnętrzny powinien zawierać

   1) postanowienia ogólne określające:

a ) zasady funkcjonowania działu,                                                                                                   

b) wyznaczenie pracownika pełniącego zastępstwo w czasie nieobecności kierownika,   

c) podstawowe obowiązki pracowników,

2) strukturę wewnętrzną  i obsadę działu, w tym:

      a) wykaz referatów i samodzielnych stanowisk pracy,

      b) imienną obsadę poszczególnych referatów i samodzielnych stanowisk pracy,

      c) symbole referatów i stanowisk pracy,

  3) szczegółowy zakres czynności pracowników,

  4) imienne zastępstwa pracowników.

 

4. Upoważnienia udzielane pracownikom PUP są dołączone do akt osobowych pracowników oraz znajdują się w rejestrze upoważnień w dziale organizacyjno - administracyjnym.

5.  Zakres czynności pracowników może być ustalony w postaci wymienialnych załączników do regulaminu wewnętrznego.

6. Regulaminy wewnętrzne podlegają stałej aktualizacji, a w odniesieniu do zakresów czynności pracowników nowo przyjętych - w ciągu 14 dni od ich zatrudnienia.

7.  Regulamin wewnętrzny działu przechowuje kierownik działu.

8. Kierownik działu zobowiązany jest do niezwłocznego przekazania regulaminu wewnętrznego i każdej jego zmiany do działu organizacyjno-administracyjnego.

 

§28. Zbiór regulaminów wewnętrznych wszystkich działów prowadzi dział organizacyjno-administracyjny.

 

Rozdział 4

Zadania kierowników działów i kierowników referatów

 

§ 29.1 Do podstawowych zadań i obowiązków kierowników działów i referatów należy:

 

1. koordynowanie i nadzorowanie pracy komórki organizacyjnej, zapewnienie prawidłowego i terminowego wykonywania zadań wynikających z niniejszego regulaminu przez podległe komórki organizacyjne,
2. podejmowanie decyzji oraz wydawanie dyspozycji w granicach wynikających z zakresu działania komórki organizacyjnej na podstawie upoważnienia Dyrektora PUP,
3. szczegółowe zaznajamianie pracowników z zadaniami komórki organizacyjnej, zakresem współpracy z innymi komórkami organizacyjnymi PUP oraz ustaleniami kierownictwa i przekazywanie do wiadomości i wykonania otrzymanych poleceń, dyspozycji i aktów normatywnych,
4. dbałość o rozwój zawodowy podległych pracowników, a w szczególności umożliwianie pracownikom kierowanej komórki organizacyjnej uczestniczenia w szkoleniach organizowanych dla służb zatrudnienia,
5. udzielanie pomocy pracownikom podległej komórki organizacyjnej w opracowywaniu procedur i wytycznych realizacji zadań stałych,
6. wykonywanie kontroli pracy w komórkach organizacyjnych z punktu widzenia merytorycznego i formalnego, w zakresie zaistniałych potrzeb,
7. opracowywanie projektów zarządzeń Dyrektora PUP oraz realizacja wydanych zarządzeń,
8. dokonywanie okresowych ocen pracowników,
9. opiniowanie doboru obsady kadrowej podległej komórki organizacyjnej, wnioskowanie wysokości wynagrodzenia, przeszeregowań, nagród i kar dla podległych pracowników,
10. prawo żądania od innych komórek organizacyjnych PUP materiałów, informacji i opinii potrzebnych do wykonywania zadań,
11. podpisywanie korespondencji wewnętrznej i parafowanie pism wychodzących przed ich podpisaniem przez Dyrektora PUP lub Zastępcę Dyrektora PUP,
12. ustalanie i aktualizowanie szczegółowych zakresów czynności dla podległych pracowników,
13. powierzanie w uzasadnionych przypadkach podległym pracownikom wykonywania czynności i zadań dodatkowych, nie objętych zakresem czynności,
14. wyznaczanie zastępstwa w przypadku urlopu lub długotrwałej nieobecności w pracy pracownika z innych przyczyn,
15. dbałość o kompetentną i kulturalną obsługę bezrobotnych i poszukujących pracy,
16. udzielanie wyjaśnień w sprawach petycji, skarg i wniosków,
17. usprawnianie organizacji, metod i form pracy podległych komórek organizacyjnych,
18. nadzór nad ochroną danych osobowych,
19. realizacja zadań własnych,
20. ciągłe doskonalenie i poprawa efektywności systemu zarządzania jakością,

 

2. W związku z przydzielonymi zadaniami, w uzasadnionych przypadkach kierownicy komórek organizacyjnych mają prawo żądać od Dyrektora PUP materiałów, informacji i opinii niezbędnych do wykonywania ich zadań.

 

§ 30.1. Postanowienia § 20 mają także odpowiednie zastosowanie do głównego księgowego.

2. W zakresie realizacji zadań merytorycznych główny księgowy podlega bezpośrednio Dyrektorowi PUP.

 

Rozdział 5

Zakres działania działów

§31. Do podstawowych zadań Działu Centrum Aktywizacji Zawodowej w szczególności należy:

1. marketing usług oferowanych przez Urząd,
2. udzielanie pomocy bezrobotnym i innym osobom poszukującym pracy w uzyskaniu odpowiedniego zatrudnienia, oraz pracodawcom w pozyskiwaniu pracowników o poszukiwanych kwalifikacjach zawodowych w tym mniejszością narodowym i etnicznym,
3. pozyskiwanie ofert pracy,
4. kierowanie osób bezrobotnych na subwencjonowane miejsca pracy,
5. udzielanie pracodawcom informacji o kandydatach do pracy, w związku ze zgłoszoną ofertą pracy,
6. informowanie bezrobotnych i poszukujących pracy oraz pracodawców o aktualnej sytuacji i przewidywanych zmianach na lokalnym rynku pracy,
7. inicjowanie i organizowanie kontaktów bezrobotnych i poszukujących pracy z pracodawcami,
8. podejmowanie i realizacja działań zmierzających do ograniczenia bezrobocia i jego negatywnych skutków,
9. ocena efektywności działań pośrednictwa,
10. współpraca z partnerami rynku pracy w celu zebrania informacji o strukturze gospodarczej i kierunkach rozwoju w danym rejonie, o kierunkach kształcenia i sytuacji demograficznej,
11. pozyskiwanie informacji z innych źródeł niezbędnych do oceny sytuacji na rynku pracy na terenie miasta Szczecina,
12. prowadzenie doradztwa zawodowego oraz informacji zawodowej dla bezrobotnych oraz innych osób poszukujących pracy,
13. współpraca z poradniami psychologiczno-pedagogicznymi,
14. tworzenie banku danych dotyczącego informacji zawodowej,
15. popularyzacja usług w zakresie doradztwa wśród klientów PUP,
16. wydawanie zaświadczeń o opłacaniu składek na Fundusz Pracy z tytułu zatrudnienia za granicą,
17.  udzielanie Wojewodzie informacji na temat możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych podmiotu powierzającego wykonywanie pracy cudzoziemcowi w oparciu o rejestry bezrobotnych i poszukujących pracy
18. gromadzenie i upowszechnianie informacji o ofertach pracy w ramach usług EURES,
19.  wykonywanie zadań pośrednictwa pracy i poradnictwa zawodowego objętych działaniami wynikającymi z realizacji projektów Europejskiego Funduszu Społecznego,
20. podejmowanie i realizacja działań z zakresu rozwoju zawodowego osób bezrobotnych,
21. monitoring poprawności naliczania i wypłacania świadczeń integracyjnych w ramach realizacji porozumień zawieranych z Centrum Integracji Społecznej,
22. pomoc osobom bezrobotnym w aktywnym poszukiwaniu pracy w ramach Klubu Pracy,
23. obsługa bezrobotnych z prawem do zasiłku,
24. obsługa bezrobotnych bez prawa do zasiłku,
25. obsługa osób poszukujących pracy,
26. rejestrowanie oświadczeń o zamiarze powierzenia wykonywania pracy cudzoziemcowi bez konieczności ubiegania się o pozwolenie na prace,
27. gromadzenie informacji dotyczących zadań i usług PUP,
28. udostępnianie klientom PUP informacji w formie broszur, ulotek, biuletynów itp.,
29. wydawanie zaświadczeń dla klientów CAZ,
30. przyjmowanie dokumentów związanych ze zgłoszeniem zamiaru pobytu lub pozostawania w sytuacji powodującej brak gotowości do podjęcia zatrudnienia
31. przyjmowanie oświadczeń od klientów CAZ,
32. upowszechnianie informacji o szkoleniach odbywających się w PUP,
33.  pomoc w rekrutacji do uczestnictwa w szkoleniach odbywających się w PUP

 

§32. Do zadań podstawowych Działu Instrumentów Rynku Pracy i Rehabilitacji Zawodowej Osób Niepełnosprawnych w szczególności należy:

1. przyjmowanie wniosków i organizowanie prac interwencyjnych,
2. przygotowanie dokumentacji do finansowego rozliczenia  prac interwencyjnych,
3. przyjmowanie wniosków i organizowanie robót publicznych,
4. przyznawanie jednorazowej refundacji kosztów z tytułu opłaconych składek na ubezpieczenie społeczne,
5. przygotowanie dokumentacji do finansowego rozliczenia robót publicznych,
6. organizowanie zatrudnienia osobom z wybranej grupy ryzyka w ramach specjalnych programów,
7. przygotowanie dokumentacji do finansowego rozliczenia i oceny realizowanych programów,
8. pozyskiwanie środków do łagodzenia skutków bezrobocia , przygotowanie projektów ich realizacja i finansowanie ze środków Unii Europejskiej,
9. przyjmowanie wniosków i organizacja staży,
10. przyjmowanie wniosków i organizacja przygotowania zawodowego w miejscu pracy,
11. udzielanie pomocy bezrobotnym formie pożyczek na szkolenia,
12.  finansowanie studiów podyplomowych,
13. przyznawanie bezrobotnym środków na podjęcie działalności gospodarczej,
14. refundacja pracodawcy kosztów wyposażenia lub doposażenia stanowiska pracy dla skierowanego bezrobotnego,                                                                                                    
15. planowanie i organizacja szkoleń,
16. upowszechnianie informacji o szkoleniach i współpraca z instytucjami szkoleniowymi,
17. badanie i ocena efektywności szkoleń,
18. przyjmowanie wniosków dotyczących organizacji prac społecznie użytecznych,
19. przyjmowanie dokumentacji do finansowego rozliczenia prac społecznie użytecznych,
20. podejmowanie i realizacja działań z zakresu rozwoju zawodowego osób bezrobotnych,
21. opracowywanie i realizacja powiatowych programów działań na rzecz osób niepełnosprawnych w zakresie rehabilitacji zawodowej i zatrudniania oraz przestrzegania praw osób niepełnosprawnych;
22. współpraca z organizacjami pozarządowymi i fundacjami działającymi na rzecz osób niepełnosprawnych w zakresie rehabilitacji społecznej i zawodowej tych osób;
23. finansowanie z PFRON wydatków na instrumenty lub usługi rynku pracy określone w ustawie o promocji, w odniesieniu do osób niepełnosprawnych zarejestrowanych jako poszukujące pracy niepozostające w zatrudnieniu;
24. pośrednictwo pracy i poradnictwo zawodowe dla osób niepełnosprawnych;
25. dofinansowanie kosztów szkolenia oraz przekwalifikowania osób niepełnosprawnych;
26. przyznawanie osobom niepełnosprawnym środków PFRON na podjęcie działalności gospodarczej, rolniczej albo na wniesienie wkładu do spółdzielni socjalnej;
27. przyznawanie osobom niepełnosprawnym prowadzącym działalność gospodarczą albo własne lub dzierżawione gospodarstwo rolne, ze środków PFRON, dofinansowania oprocentowania kredytu bankowego zaciągniętego na kontynuowanie tej działalności;
28. dokonywanie ze środków PFRON zwrotu dodatkowych kosztów zatrudnienia pracowników niepełnosprawnych (adaptacji pomieszczeń i urządzeń, oprogramowania i urządzeń technologii wspomagających, rozpoznania przez służby medycyny pracy potrzeb);
29. dokonywanie ze środków PFRON zwrotu miesięcznych kosztów zatrudnienia pracowników pomagających pracownikowi niepełnosprawnemu w pracy;
30. dokonywanie ze środków PFRON zwrotu kosztów wyposażenia stanowiska pracy osoby niepełnosprawnej;
31. realizacja zobowiązań z tytułu zawartych umów o refundację ze środków PFRON wynagrodzenia osób niepełnosprawnych oraz składek na ubezpieczenia społeczne;
32. kierowanie osób niepełnosprawnych, które wymagają specjalistycznego programu szkolenia oraz rehabilitacji leczniczej i społecznej, do specjalistycznego ośrodka szkoleniowo-rehabilitacyjnego lub innej placówki szkoleniowej;
33. współpraca z organami rentowymi w zakresie wynikającym z odrębnych przepisów;
34. doradztwo organizacyjno-prawne i ekonomiczne w zakresie działalności gospodarczej lub rolniczej podejmowanej przez osoby niepełnosprawne;
35. współpraca z właściwym terenowo inspektorem pracy w zakresie oceny i kontroli miejsc pracy osób niepełnosprawnych;
36. realizacja działań wyrównujących różnice między regionami w zakresie rehabilitacji zawodowej osób niepełnosprawnych;
37. inne, przypisane ustawą o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych powiatowemu urzędowi pracy.
38. wydawanie postanowień, decyzji na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. -  Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r., Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.).

 

§ 33. Do zadań podstawowych Działu Ewidencji i Świadczeń w szczególności należy:

1. rejestrowanie zgłaszających się bezrobotnych i innych osób poszukujących pracy,
2. obsługa bezrobotnych z prawem do zasiłku,
3. obsługa bezrobotnych bez prawa do zasiłku,
4. obsługa osób poszukujących pracę,
5. wydawanie postanowień, decyzji na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. -  Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r., Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.).
6. gromadzenie informacji dotyczących zadań i usług PUP,
7. udostępnianie klientom PUP informacji w formie broszur, ulotek, biuletynów itp.,
8. udzielanie klientom wyjaśnień i informacji dotyczących zakresu zadań PUP,
9. generowanie list wypłat dla osób pobierających świadczenia z Funduszu Pracy,
10. wydawanie zaświadczeń dla wszystkich osób kiedykolwiek zarejestrowanych w PUP,
11. wydawanie rocznych zeznań podatkowych (PIT) 
12. przyjmowanie wniosków dotyczących dodatku aktywizacyjnego.
13. wydawanie decyzji przyznających i o utracie dodatku aktywizacyjnego,
14. przyjmowanie wniosków oraz ich weryfikacja dotyczących stypendium na naukę (wydawanie decyzji przyznającej, odmawiającej przyznania lub utraty stypendium na naukę),
15. naliczanie zasiłków na podstawie decyzji Wojewódzkiego Urzędu Pracy (dot. cudzoziemców i osób pracujących za granicami Państwa)
16. udzielanie odpowiedzi na wnioski o udostępnienie danych osobowych,
17. przyjmowanie wniosków oraz ich weryfikacja dotyczących refundacji z tytułu opieki nad dzieckiem, dziećmi lub osobą zależną (wydawanie decyzji przyznającej, odmawiającej przyznania lub o utracie kosztów refundacji z tytułu opieki nad dzieckiem, dziećmi lub osobą zależną)
18. wypłata kosztów refundacji z tytułu opieki nad dzieckiem, dziećmi lub osobą zależną
19. przyjmowanie oświadczeń od osób bezrobotnych oraz od osób wyrejestrowanych  z ewidencji osób bezrobotnych
20. obsługa programu PŁATNIK – importowanie danych do programu PŁATNIK z programu PULS, zgłaszanie bezrobotnych do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego, weryfikacja danych, przygotowanie dokumentów korygujących, tworzenie i przesył elektroniczny dokumentów rozliczeniowych,
21. archiwizacja dokumentów dotyczących bezrobotnych i poszukujących pracy,

22) udzielanie pomocy z przeznaczeniem na spłatę zobowiązań uprawnionego z tytułu kredytu mieszkaniowego, przez okres nie dłuższy niż 12 miesięcy.

 

§ 34. Do zadań podstawowych Działu Finansowo-Księgowego w szczególności należy:

1. planowanie środków budżetowych,
2. planowanie środków Funduszu Pracy, PFRON, EFS i innych środków pochodzących z funduszy unijnych,
3. przestrzeganie i kontrola dyscypliny finansów publicznych dotyczących środków budżetowych,,
4. przestrzeganie i kontrola dyscypliny finansów publicznych dotyczących środków z Funduszu Pracy, PFRON, EFS i innych środków pochodzących z funduszy unijnych,
5. rozliczanie i ewidencjonowanie operacji finansowych dotyczących Funduszu Pracy i PFRON, EFS i innych środków pochodzących z funduszy unijnych,
6. rozliczanie i ewidencjonowanie  operacji finansowych  dotyczących środków budżetowych,
7. obsługa kasowa Funduszu Pracy, budżetu i PFRON, EFS i innych środków pochodzących z funduszy unijnych,
8. prowadzenie sprawozdawczości z zakresu dochodów i wydatków realizowanych przez Powiatowy Urząd Pracy,
9. obsługa systemu bankowości elektronicznej PROFFICE.

 

§ 35. 1. Do zadań podstawowych Radcy Prawnego w szczególności należy:

1. prowadzenie spraw w imieniu Dyrektora PUP przed organami wymiaru sprawiedliwości,
2. obsługa prawna PUP oraz nadzór nad przestrzeganiem przepisów prawa w komórkach organizacyjnych,
3. opiniowanie rozpatrywanych petycji, skarg i wniosków,
4. analiza prawna petycji, skarg i wniosków,
5. opiniowanie projektów umów, zarządzeń, pism i innych dokumentów wywołujących skutki prawne,
6. wykonywanie innych zadań powierzonych przez Dyrektora PUP.

 

2. Radca prawny PUP wykonuje swoje obowiązki w oparciu o ustawę z dnia 6 lipca 1982 r. o radcach prawnych (Dz. U. z 2010 r. Nr 10, poz.65 z późn. zm.).

 

§ 36. Do zadań podstawowych Działu Organizacyjno-Administracyjnego w szczególności należy:

1. opracowywanie projektów regulaminów organizacyjnych PUP,
2. opracowywanie regulaminu pracy PUP,
3. prowadzenie zbioru regulaminów wewnętrznych komórek organizacyjnych PUP,
4. projektowanie i nadzór nad funkcjonowaniem systemu obiegu informacji w PUP,
5. opracowanie projektów planów pracy,
6. rozliczanie czasu pracy,
7. obsługa narad i spotkań organizowanych przez Dyrektora PUP,
8. obsługa sekretariatu PUP,
9. gromadzenie i przechowywanie korespondencji Dyrektora PUP,
10. prowadzenie spraw osobowych pracowników PUP,
11. zarządzanie danymi dotyczącymi składników płacy pracowników,
12. kontrola dyscypliny pracy,
13. prowadzenie spraw związanych z przeglądem kadrowym i ocenami kwalifikacyjnymi,
14. organizowanie praktyk zawodowych uczniów i studentów,
15. prowadzenie spraw związanych z przeszeregowaniami i awansowaniem pracowników,
16. obsługa Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
17. opracowywanie obowiązującej sprawozdawczości statystycznej, analiz i informacji dotyczącej pracowników PUP,
18. opracowywanie planów szkoleń pracowników PUP,
19. organizowanie kursów, szkoleń dla pracowników PUP,
20. współpraca z instytucjami, jednostkami szkolącymi, jednostką nadrzędną w zakresie organizacji szkoleń i doboru wykładowców,
21. nadzór nad prawidłowością funkcjonowania i wykorzystania sprzętu komputerowego,
22. nadzór nad rozwojem i eksploatacją oprogramowania,
23. administrowanie siecią komputerową i bazą danych,
24. tworzenie bazy danych statystycznych,
25. przygotowywanie raportów,
26. analiza określonych danych
27. informatyczne zabezpieczenie danych PUP,
28. zapewnienie ochrony informacji niejawnych,
29. zapewnienie ochrony danych osobowych,
30. przygotowanie informacji dla potrzeb analizy rynku pracy,
31. archiwizacja dokumentów związanych z funkcjonowaniem PUP,
32. administrowanie majątkiem PUP,
33. zabezpieczenie pracowników PUP w środki techniczno-biurowe (zgodnie z ustawą prawo zamówień publicznych),
34. prowadzenie spraw związanych z realizacją inwestycji i remontów siedziby PUP,
35. ewidencjonowanie i koordynowanie załatwiania petycji, skarg i wniosków,
36. prowadzenie spraw z zakresu przestrzegania przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy,
37. prowadzenie prac związanych z utrzymaniem i doskonaleniem systemu zarządzania jakością,

38) prowadzenie działań związanych z ustawą o ochronie informacji niejawnych,

 

§ 37. Do zadań podstawowych samodzielnego stanowiska ds. Kontroli Wewnętrznej w szczególności należy:

1) zbieranie informacji służących PUP do doskonalenia jego działalności,

2) badanie zgodności działania z obowiązującymi przepisami prawa, ustalanie,

  wskazywanie sposobów i środków mających na celu usunięcie stwierdzonych przyczyn

  i skutków stwierdzonych nieprawidłowości oraz osób za nie odpowiedzialnych,

3) ocena efektywności i gospodarności zarządzania finansowego,

4) planowanie kontroli,

5) realizacja kontroli,

6) przygotowanie wniosków i zaleceń pokontrolnych oraz sprawdzanie ich realizacji ,

7) współpraca z organami kontroli zewnętrznej,

8) wykonywanie wyrywkowych  kontroli na polecenie Dyrektora PUP.

9) koordynacja działalności kontrolnej prowadzonej przez pracowników tej jednostki oraz innych pracowników sprawujących kontrolę w celu właściwego ukierunkowania działań kontrolnych, zapewnienie pełnej skuteczności działań, a także unikania zbędnych kontroli. 

10) wykonywanie kontroli w komórkach organizacyjnych PUP.

 

§ 38. Do zadań podstawowych Administratora Bezpieczeństwa Informacji w szczególności należy:

1) ochrona i bezpieczeństwo danych osobowych zawartych w zbiorach systemów informatycznych Urzędu,

2) podejmowanie stosownych działań zgodnie z „Polityką bezpieczeństwa" obowiązującą w PUP w przypadku wykrycia nieuprawnionego dostępu do bazy danych lub naruszenia zabezpieczenia danych znajdujących się w systemie informatycznym,

3) niezwłoczne informowanie Administratora danych lub osoby przez niego upoważnionej o przypadkach naruszenia przepisów ustawy o ochronie danych osobowych,

4) nadzór i kontrola systemów informatycznych służących do przetwarzania danych osobowych i osób przy nim zatrudnionych.

 

§ 39. Do zadań podstawowych Administratora Systemów Informatycznych w szczególności należy:

1) ochrona i bezpieczeństwo danych osobowych zawartych w zbiorach systemów informatycznych Urzędu,

2) przyznawanie identyfikatora (identyfikator użytkownika), oraz nadzorowanie wprowadzenia haseł do systemu informatycznego,

3) zmiana haseł użytkowników systemu w przypadkach szczególnych (długotrwałe zwolnienie)

4) tworzenie kopii awaryjnych oraz kopii bezpieczeństwa danych osobowych,

5) usuwania kopii awaryjnych po ustaniu ich użyteczności,

6) sprawdzanie systemu pod kątem obecności wirusów komputerowych.

 

§ 40. Do zadań podstawowych samodzielnego stanowiska ds. Zamówień Publicznych w szczególności należy:

1. ustalanie planu udzielenia zamówień publicznych w PUP wspólnie z działami i referatami,
2. ustalanie wartości szacunkowej zamówień publicznych,
3. analiza stosowanych procedur i przygotowywanie odpowiednich zmian,
4. wnioskowanie składu komisji przetargowej,
5. wnioskowanie trybu zamówienia publicznego,
6. opracowanie wspólnie z pracownikami merytorycznymi specyfikacji istotnych warunków zamówienia,
7. obowiązki informacyjne wynikające z przeprowadzania postępowań o udzielenie zamówień publicznych regulowanych ustawą,
8. prowadzenie dokumentacji związanej z wszczęciem postępowania do momentu jego zakończenia,
9. opracowywanie dokumentów związanych z trwającym postępowaniem, w tym umów o zamówienie publiczne,
10. opracowanie sprawozdań, informacji i analiz z realizacji zamówień publicznych,
11. wykonywanie innych prac związanych z realizacją ustawy Prawo zamówień publicznych,
12. sporządzanie notatek służbowych, w których udokumentowany zostanie fakt dokonania analizy rynku w przypadku szkoleń osób bezrobotnych w udzielaniu zamówień wyłączonych z ustawy,
13. aktualizacja informacji o instytucjach szkoleniowych,
14. prowadzenie rejestru zamówień publicznych,
15. współpraca z właściwą jednostką organizacyjną Urzędu Miasta Szczecin w zakresie akceptacji specyfikacji istotnych warunków zamówienia,

 

§41. Do zadań podstawowych samodzielnego stanowiska ds. Prawnych w szczególności należy:

1) rozpatrywanie odwołań od decyzji, wydawanie postanowień, decyzji na podstawie ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. -  Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2000 r., Nr 98, poz. 1071 z późn. zm.),

2) przygotowywanie odpowiedniej dokumentacji do organów wyższej instancji,

3) sygnalizowanie nowych rozwiązań i zmian wiążących się ze zmianą przepisów prawnych,

4) opracowywanie projektów regulaminów organizacyjnych PUP przy współpracy z Działem Organizacyjno - Administracyjnym,

5) opracowywanie regulaminu pracy PUP przy współpracy z Działem Organizacyjno - Administracyjnym,

6) opracowywanie projektów nowych decyzji administracyjnych,

7) rozpatrywanie wniosków klientów PUP zakończonych decyzją administracyjną,

8) wznawianie postępowania wyjaśniającego na wniosek klienta lub z urzędu,.

 

§ 42. Do zadań podstawowych Służby Bezpieczeństwa i Higieny Pracy w szczególności należy:

1)    przeprowadzanie kontroli warunków pracy oraz przestrzegania przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, ze szczególnym uwzględnieniem stanowisk pracy, na których są zatrudnione kobiety w ciąży lub karmiące dziecko piersią, młodociani, niepełnosprawni,

  2)  bieżące informowanie pracodawcy o stwierdzonych zagrożeniach zawodowych, wraz z wnioskami zmierzającymi do usuwania tych zagrożeń,

  3)  sporządzanie i przedstawianie pracodawcy, co najmniej raz w roku, okresowych analiz stanu bezpieczeństwa i higieny pracy zawierających propozycje przedsięwzięć technicznych i organizacyjnych mających na celu zapobieganie zagrożeniom życia i zdrowia pracowników oraz poprawę warunków pracy,

  4)  udział w opracowywaniu planów modernizacji i rozwoju Urzędu oraz przedstawianie propozycji dotyczących uwzględnienia w tych planach rozwiązań techniczno-organizacyjnych zapewniających poprawę stanu bezpieczeństwa i higieny pracy,

  5)  udział w ocenie założeń i dokumentacji dotyczących modernizacji Urzędu albo jego części, a także nowych inwestycji, oraz zgłaszanie wniosków dotyczących uwzględnienia wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy w tych założeniach i dokumentacji,

  6)  udział w przekazywaniu do użytkowania przebudowywanych w Urzędzie części, w których przewiduje się pomieszczenia pracy,

  7)  zgłaszanie wniosków dotyczących wymagań bezpieczeństwa i higieny pracy na stosowanych,

  8)  przedstawianie pracodawcy wniosków dotyczących zachowania wymagań ergonomii na stanowiskach pracy,

  9)  udział w opracowywaniu zakładowych układów zbiorowych pracy, wewnętrznych zarządzeń, regulaminów i instrukcji ogólnych dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy oraz w ustalaniu zadań osób kierujących pracownikami w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy,

10)  opiniowanie szczegółowych instrukcji dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy na poszczególnych stanowiskach pracy,

11)  udział w ustalaniu okoliczności i przyczyn wypadków przy pracy oraz w opracowywaniu wniosków wynikających z badania przyczyn i okoliczności tych wypadków oraz zachorowań na choroby zawodowe, a także kontrola realizacji tych wniosków,

12)  prowadzenie rejestrów, kompletowanie i przechowywanie dokumentów dotyczących wypadków przy pracy, stwierdzonych chorób zawodowych i podejrzeń o takie choroby, a także przechowywanie wyników badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia w środowisku pracy,

13)  doradztwo w zakresie stosowania przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy,

14)  udział w dokonywaniu oceny ryzyka zawodowego, które wiąże się z wykonywaną pracą,

15)  doradztwo w zakresie organizacji i metod pracy na stanowiskach pracy, na których występują czynniki niebezpieczne, szkodliwe dla zdrowia lub warunki uciążliwe, oraz doboru najwłaściwszych środków ochrony zbiorowej i indywidualnej,

16)  współpraca z właściwą komórką organizacyjną lub osobą, w szczególności w zakresie organizowania i zapewnienia odpowiedniego poziomu szkoleń w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny pracy oraz zapewnienia właściwej adaptacji zawodowej nowo zatrudnionych pracowników,

17)  współpraca z laboratoriami upoważnionymi, zgodnie z odrębnymi przepisami, do dokonywania badań i pomiarów czynników szkodliwych dla zdrowia lub warunków uciążliwych, występujących w środowisku pracy, w zakresie organizowania tych badań i pomiarów oraz sposobów ochrony pracowników przed tymi czynnikami lub warunkami,

18)  współpraca z laboratoriami i innymi jednostkami zajmującymi się pomiarami stanu środowiska naturalnego, działającymi w systemie państwowego monitoringu środowiska, określonego w odrębnego przepisach,

19)  współdziałanie z lekarzem sprawującym profilaktyczną opiekę zdrowotną nad pracownikami, a w szczególności przy organizowaniu okresowych badań lekarskich pracowników,

20)  współdziałanie ze społeczną inspekcją pracy oraz z zakładowymi organizacjami związkowymi przy:

a)  podejmowaniu przez nie działań mających na celu przestrzeganie przepisów oraz zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, w trybie i w zakresie ustalonym w odrębnych przepisach,

b)podejmowanych przez pracodawcę przedsięwzięciach mających na celu poprawę warunków pracy,

21) uczestniczenie w konsultacjach w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, a także w pracach komisji bezpieczeństwa i higieny pracy oraz innych zakładowych komisji zajmujących się problematyką bezpieczeństwa i higieny pracy, w tym zapobieganiem chorobom zawodowym i wypadkom przy pracy,

22)  inicjowanie i rozwijanie na terenie zakładu pracy różnych form popularyzacji problematyki bezpieczeństwa i higieny pracy oraz ergonomii.

 

§ 43. Do zadań podstawowych Pełnomocnika ds. informacji niejawnych w szczególności należy:

  1)  zapewnienie ochrony informacji niejawnych, w tym stosowanie środków bezpieczeństwa fizycznego;

  2)  zapewnienie ochrony systemów teleinformatycznych, w których są przetwarzane informacje niejawne;

  3)  zarządzanie ryzykiem bezpieczeństwa informacji niejawnych, w szczególności szacowanie ryzyka;

  4)  kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji, w szczególności okresowa  (co najmniej raz na trzy lata) kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów;

  5)  opracowywanie i aktualizowanie, wymagającego akceptacji Dyrektora Urzędu, planu ochrony informacji niejawnych w PUP, w tym w razie wprowadzenia stanu nadzwyczajnego, i nadzorowanie jego realizacji;

  6)  prowadzenie szkoleń w zakresie ochrony informacji niejawnych;

  7)  prowadzenie zwykłych postępowań sprawdzających oraz kontrolnych postępowań sprawdzających;

  8)  prowadzenie aktualnego wykazu osób zatrudnionych w PUP albo wykonujących czynności zlecone, które posiadają uprawnienia do dostępu do informacji niejawnych, oraz osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub je cofnięto, obejmującego wyłącznie:

a)  imię i nazwisko,

b)numer PESEL,

c)  imię ojca,

d)datę i miejsce urodzenia,

e)  adres miejsca zamieszkania lub pobytu,

f)  określenie dokumentu kończącego procedurę, datę jego wydania oraz numer;

  9)  przekazywanie do ewidencji prowadzonej przez Agencję Bezpieczeństwa Wewnętrznego i Służby Kontrwywiadu Wojskowego danych, o których mowa w art. 73 ust. 2 ustawy          z dnia 05 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182, poz.1228), dotyczących osób uprawnionych do dostępu do informacji niejawnych, a także dotyczących osób, którym odmówiono wydania poświadczenia bezpieczeństwa lub wobec których podjęto decyzję o cofnięciu poświadczenia bezpieczeństwa, na podstawie wykazu, o którym mowa w pkt 8.

 

Rozdział 6

Zasady podpisywania pism i dokumentów

 

§ 44.1. Przelewy, czeki i inne dokumenty obrotu pieniężnego i materiałowego o charakterze rozliczeniowym i kredytowym stanowiące podstawę do otrzymania lub wydatkowania środków pieniężnych PUP podpisują:

 

1. Dyrektor PUP lub Zastępca, a w przypadku jego nieobecność upoważniony przez Dyrektora PUP kierownik działu jako dysponent,
2. Główny księgowy PUP lub jego zastępca upoważniony przez Dyrektora PUP.

 

2. Szczegółowe zasady podpisywania, parafowania i obiegu dokumentów księgowych

ustalone są odrębną instrukcją wprowadzoną zarządzeniem Dyrektora PUP.

 

§ 45.1. W indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej należących do właściwości powiatu decyzje wydaje Prezydent.

2. Prezydent może w formie pisemnej na podstawie art. 9 ust. 7 ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy upoważnić Dyrektora oraz pracowników PUP do załatwiania w jego imieniu spraw, w tym do wydawania decyzji  w zakresie zadań wykonywanych przez Powiatowy Urząd Pracy, a także postanowień administracyjnych oraz zaświadczeń w trybie przepisów o postępowaniu administracyjnym. 

 

§ 46. 1. Decyzje administracyjne wydane z upoważnienia Prezydenta, zarządzenia i polecenia służbowe oraz wszelkiego rodzaju korespondencję podpisuje Dyrektor PUP, Zastępca Dyrektora lub pracownicy pisemnie upoważnieni zgodnie z zakresem upoważnienia.

2. Dyrektor PUP może udzielić upoważnienia pracownikowi do podpisywania innych pism niż wymienione w ust. 1 ( np.: oświadczenia, informacje, PIT itp.).

 

§ 47. Prezydent może udzielić Dyrektorowi PUP upoważnienia do udzielania zamówień publicznych oraz do składania oświadczeń woli w imieniu Gminy Miasto Szczecin.

 

§ 48. Kierownicy działów i referatów:

1. aprobują wstępnie pisma w sprawach zastrzeżonych dla Dyrektora PUP oraz należących do kompetencji Dyrektora PUP,
2. podpisują dokumenty w sprawach dotyczących organizacji wewnętrznej działu lub

referatu oraz zakresu zadań poszczególnych stanowisk pracy i pracowników,

 

 

1. podpisują decyzje i postanowienia – w rozumieniu przepisów Kodeksu Postępowania Administracyjnego – w ramach udzielonych upoważnień,
2. określają rodzaje pism, do podpisywania których upoważnieni są pracownicy działu lub referatu.

 

§ 49. Pracownicy opracowujący pisma opatrują je swoim podpisem umieszczonym pod tekstem.

 

 

Rozdział 7

Organizacja przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania

Petycji, skarg i wniosków

 

§ 50.1. Rozpatrywanie oraz załatwianie petycji, skarg i wniosków w PUP odbywa się zgodnie z postanowieniami Kodeksu Postępowania Administracyjnego oraz przepisami szczegółowymi..

2. Szczegółowy tryb ewidencjonowania oraz przyjmowania petycji, skarg i wniosków  określa Dyrektor PUP w formie zarządzenia.

1. Dyrektor PUP lub osoba przez niego wyznaczona przyjmują klientów w ramach petycji, skarg i wniosków w ustalonym odrębnie czasie pracy, podanym do powszechnej wiadomości.
2. Pracownicy PUP przyjmują klientów w sprawach petycji, skarg i wniosków codziennie w godzinach funkcjonowania PUP.

 

 

§ 51.1. Pracownicy PUP są zobowiązani do rzetelnego i terminowego załatwiania zgłoszonych petycji, skarg i wniosków, zgodnie z przepisami prawa i zasadami współżycia społecznego.

2. Petycje, skargi i wnioski powinny być załatwiane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca.

3. O sposobie załatwienia petycji, skargi i wniosku powiadamia się skarżącego lub wnoszącego wniosek.

 

§ 52. Rejestr petycji, skarg i wniosków prowadzi Dział Organizacyjno-Administracyjny.

 

§ 53. Przyjmowanie, rozpatrywanie, załatwianie petycji, skarg i wniosków w PUP koordynuje i kontroluje Dział Organizacyjno-Administracyjny.

 

 

Rozdział 8

Ocena pracowników

 

§ 54. Status prawny pracowników PUP określa ustawa o pracownikach samorządowych.

                                                                

§ 55.1. Pracownicy PUP podlegają okresowym ocenom, na zasadach określonych w ustawie o pracownikach samorządowych.

 

2. Szczegółową procedurę dokonywania oceny pracowników, o których mowa w ust. 1 określa Dyrektor PUP w drodze odrębnego zarządzenia.

 

 

 

Rozdział 9

Działalność kontrolna w PUP

 

 

§ 56.1. Działalność kontrolna w PUP obejmuje czynności polegające na sprawdzeniu kierunków działania, doboru środków i wykonania zadań przez komórki organizacyjne PUP oraz funkcjonowania systemu zarządzania jakością.

 

2. Celem kontroli jest w szczególności:

 

1. zbieranie i przedstawienie Dyrektorowi PUP bieżącej obiektywnej informacji w celu doskonalenia działalności PUP,
2. badanie zgodności działania z obowiązującymi przepisami prawa,
3. ujawnianie niesprawnej organizacji pracy, niegospodarności, marnotrawstwa mienia,
4. ustalanie przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości, jak również osób za nie odpowiedzialnych oraz wskazywanie  sposobów i środków umożliwiających usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień.

 

3. Działalność kontrolna wykonywana jest na podstawie rocznego planu kontroli dla komórek organizacyjnych Urzędu, zatwierdzonego przez Dyrektora PUP.

 

§ 57.1. Kontrolę wewnętrzną wykonują:

1. kierownicy działów oraz kierownicy referatów w stosunku do podległych pracowników,
2. pracownik do spraw kontroli wewnętrznej,
3. inni pracownicy wyznaczeni przez Dyrektora PUP.

 

2. Czynności kontrolne wykonuje również Dyrektor PUP i Główny Księgowy.

 

3. Odpowiedzialnym za zorganizowanie i prawidłowe działanie kontroli wewnętrznej oraz należyte wykorzystanie wyników kontroli jest Dyrektor PUP.

 

4. Przedmiotem kontroli wewnętrznej jest sprawdzenie prawidłowości kierunków działania i wykonywania zadań ustawowych oraz terminowości i prawidłowości załatwiania spraw oraz porządek pracy.

 

5. Przeprowadzenie kontroli poza planem kontroli wewnętrznej ( tzn. w innych terminach niż określone w planie kontroli), odstąpienie od kontroli lub wprowadzenie innych uzupełnień i zmian w planie wymaga zgody Dyrektora PUP.

 

6. Przed rozpoczęciem kontroli kontrolujący zawiadamia kierownika kontrolowanej komórki organizacyjnej PUP.

 

7. Kierownik kontrolowanej komórki organizacyjnej zapewnia kontrolującemu warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia kontroli.

 

8. W miarę potrzeby kontrolujący informuje Dyrektora Urzędu o ujawnionych uchybieniach.

   

9. Po przeprowadzonej kontroli zostaje sporządzony protokół z ustaleń kontroli, który powinien określać fakty będące podstawą ocenydziałalnościkontrolowanej komórki organizacyjnej PUP, a w szczególności konkretne nieprawidłowości i uchybienia, ich przyczyny i skutki oraz osoby odpowiedzialne. Ponadto protokół powinien zawierać:

 

l ) zastrzeżenie, że służy tylko do użytku służbowego,         

2) nazwę kontrolowanej komórki organizacyjnej /działu, referatu/

3) datę rozpoczęcia i zakończenia kontroli /uwzględnienie przerw/,

4) imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe  kontrolującego /kontrolujących/ z podaniem, nr upoważnienia,

5) określenie rodzaju /postaci/ i przedmiotu kontroli oraz okresu objętego kontrolą,

6) imię i nazwisko kierownika komórki organizacyjnej /działu, referatu/ orazpracownika odpowiedzialnego za kontrolowany odcinek pracy,

7) spis załączników dołączonych do protokołu,

8) wzmiankę o poinformowaniu Kierownika kontrolowanej komórki organizacyjnej o ewentualnych zastrzeżeniach co do treści protokołu, liczbie sporządzonych egzemplarzy i doręczeniu protokołu kierownikowi kontrolowanej komórki oraz Dyrektorowi Urzędu.

 

10. Protokół kontroli podpisują osoba kontrolująca /osoby kontrolujące/ i kierownik kontrolowanej komórki. Jeżeli osoby kontrolowane odmawiają podpisania protokołu kontroli, są obowiązane złożyć pisemne wyjaśnienie przyczyn odmowy.

 

11. W przypadku zgłoszenia zastrzeżeń przez osoby kontrolowane, kontrolujący ma obowiązek zbadać zasadność tych zastrzeżeń.

 

12. O odmowie założenia podpisu kontrolujący dokonuje wzmianki w protokole kontroli.

 

13.Odmowa podpisania protokołu nie stanowi przeszkody do wszczęcia postępowania pokontrolnego.

 

14. Kierownik kontrolowanej komórki organizacyjnej może zgłosić Dyrektorowi Urzędu w ciągu 7 dni od dnia podpisania protokołu, pisemne wyjaśnienie co do zawartych ustaleń.

 

15. Kierownik kontrolowanej komórki organizacyjnej powinien w ciągu 14 dni usunąć uchybienia wynikające z zaleceń pokontrolnych.

 

16. Na podstawie przedstawionego protokołu kontroli, Dyrektor Urzędu w terminie 14 dni od daty podpisania protokołu wydaje zalecenia pokontrolne w zakresie stwierdzonych nieprawidłowości kierownikowi kontrolowanej komórki organizacyjnej, wyznaczając termin udzielenia odpowiedzi lub ustosunkowania się do nich.

 

17. W razie potrzeby można stosować uproszczone postępowanie kontrolnezwłaszcza w

celu sporządzenia odpowiedniej informacji dla jednostki nadrzędnej lub Urzędu, zbadania zarzutów wynikających ze skarg i wniosków, sprawdzenia wykonania zaleceń pokontrolnych.

18. Po zakończeniu roku kalendarzowego Dyrektor PUP dokonuje oceny funkcjonowania kontroli wewnętrznej w PUP.                     

 

 

 

 

Rozdział 10

Kontrola przeprowadzana w urzędzie przez organy kontroli zewnętrznej

 

 

§ 58.1. W PUP mogą być przeprowadzane kontrole przez uprawnione do tego organy kontroli zewnętrznej.

 

2. Dział Organizacyjno-Administracyjny prowadzi ewidencję i dokumentację z kontroli przeprowadzanej w PUP.

 

§ 59.1. Kierownicy działów i referatów udzielają wyjaśnień oraz przygotowują projekty odpowiedzi na wnioski i zalecenia pokontrolne organów kontroli zewnętrznej.

 

2. Odpowiedzi na wnioski i zalecenia pokontrolne udziela Dyrektor PUP.

 

 

Rozdział 11

Postanowienia końcowe

 

 

§ 60. Spory kompetencyjne pomiędzy komórkami organizacyjnymi rozstrzyga Dyrektor PUP.

 

§ 61. Sprawy nie ujęte szczegółowo w niniejszym regulaminie będą regulowane w formie odrębnych zarządzeń Dyrektor PUP.

 

§ 62. Zmiany w regulaminie mogą być dokonywane w trybie przewidzianym do jego zatwierdzenia.