Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin z 2009 r.

ZARZĄDZENIE NR 229/09
PREZYDENTA MIASTA SZCZECIN
z dnia 22 maja 2009 r.

w sprawie przyjmowania, rejestrowania, koordynowania i załatwiania petycji skarg
i wniosków

Na podstawie § 62 ust. 2 w związku z § 7 ust. 3 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 195/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 4 maja 2009 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin z a r z ą d z a m, co następuje:

§ 1. Wprowadza się szczegółowy tryb przyjmowania, rejestrowania, koordynowania
i załatwiania petycji, skarg i wniosków w Urzędzie Miasta Szczecin, określony
w załączniku do niniejszego Zarządzenia.

§ 2. Traci moc Zarządzenie Nr 237/03 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 kwietnia
2003 r. w sprawie przyjmowania, rejestrowania, koordynowania i załatwiania petycji, skarg i wniosków.

§ 3. Nadzór nad realizacją Zarządzenia powierza się Sekretarzowi Miasta.

§ 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

Załącznik
do Zarządzenia Nr 229/09
Prezydenta Miasta Szczecin
z dnia 22 maja 2009 r.



SZCZEGÓŁOWY TRYB PRZYJMOWANIA REJESTROWANIA KOORDYNOWANIA I ZAŁATWIANIA PETYCJI SKARG I WNIOSKÓW
W URZĘDZIE MIASTA SZCZECIN


§ 1. Rozpatrywanie oraz załatwianie petycji, skarg i wniosków w Urzędzie Miasta Szczecin odbywa się zgodnie z postanowieniami Kodeksu postępowania administracyjnego oraz przepisami szczególnymi.

§ 2. 1. Przedmiotem skargi mogą być w szczególności zaniedbanie lub nienależyte wykonywanie zadań przez właściwe organy albo przez ich pracowników, naruszenie praworządności lub interesów skarżących, a także przewlekłe lub biurokratyczne załatwianie spraw.

2. Przedmiotem wniosku mogą być w szczególności sprawy ulepszenia organizacji, wzmocnienia praworządności, usprawnienia pracy i zapobiegania nadużyciom, ochrony własności oraz lepszego zaspokajania potrzeb ludności.

3. Przedmiotem petycji są wszelkie sprawy, do których odnoszą się skargi
i wnioski, o ile dotyczą życia zbiorowego.

§ 3. Petycje, skargi i wnioski wpływające do Urzędu rozpatruje:

1) Rada Miasta - w sprawach dotyczących zadań lub działalności Prezydenta Miasta, kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, a także kierowników powiatowych służb inspekcji, straży
i innych jednostek organizacyjnych
z wyjątkiem spraw należących do zadań zleconych z zakresu administracji rządowej,


2) Prezydent Miasta
Zastępcy Prezydenta Miasta
Skarbnik oraz Sekretarz Miasta







- w sprawach dotyczących działalności dyrektorów Wydziałów, kierowników Biur i Filii Urzędu oraz działalności jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin w ramach podziału zadań i kompetencji oraz powierzenia prowadzenia określonych spraw Gminy Miasto Szczecin w imieniu Prezydenta Miasta Szczecin,





3) Dyrektorzy Wydziałów
Kierownicy Biur i Filii Urzędu




-w sprawach z zakresu działania podległej jednostki i jej pracowników oraz
w zakresie sprawowania bieżącego nadzoru nad jednostkami organizacyjnymi Gminy Miasta Szczecin.



§ 4. 1. Petycje skargi i wnioski dotyczące działalności Urzędu, Filii Urzędu oraz jednostek organizacyjnych Gminy Miasta Szczecin mieszkańcy mogą składać
w godzinach pracy w Referacie Skarg i Wniosków Wydziału Organizacyjnego.

2. Petycje, skargi i wnioski złożone w innej jednostce organizacyjnej niż Referat Skarg i Wniosków Wydziału Organizacyjnego winny być niezwłocznie przekazane do tego Referatu celem zarejestrowania.

3. Skarżący przyjmowani są w sprawach petycji, skarg i wniosków przez:

1) Przewodniczącego Rady Miasta i Wiceprzewodniczących Rady Miasta - raz
w tygodniu w wyznaczonym dniu i godzinie w sprawach określonych w § 3 pkt 1 niniejszego Załącznika.
2) Prezydenta Miasta – w szczególnych przypadkach, po uprzednim rozpatrzeniu zasadności wizyty przez kierownika Referatu Skarg i Wniosków Wydziału Organizacyjnego, w każdy piątek od 14.00-16.30.
3) Zastępców Prezydenta Miasta, Sekretarza Miasta i Skarbnika – raz w tygodniu
w wyznaczonych dniach i godzinach, w sprawach, w których stanowisko zostało zajęte przez dyrektora wydziału, kierownika biura lub Filii Urzędu oraz kierownika jednostki organizacyjnej Gminy Miasta Szczecin,
4) Dyrektorów wydziałów, kierowników biur oraz kierownika Filii Urzędu – co najmniej raz w tygodniu w wyznaczonych godzinach.

§ 5. Petycje, skargi i wnioski złożone w formie pisemnej lub ustnej do protokołu podlegają ewidencjonowaniu w Centralnym Rejestrze Petycji, Skarg i Wniosków – systemie rejestracji i obiegu dokumentów „REJESTR BOI”, zwanym dalej Centralnym Rejestrem Petycji, Skarg i Wniosków.

§ 6. Centralny Rejestr Petycji Skarg i Wniosków – prowadzony jest w formie elektronicznej i zawiera następujące dane dotyczące petycji, skargi lub wniosku:

1) Unikalny Numer Porządkowy,
2) datę wpływu,
3) imię i nazwisko oraz adres osoby zgłaszającej,
4) przedmiot petycji, skargi lub wniosku,
5) obowiązujący termin załatwienia,
6) jednostkę organizacyjną Urzędu, do której petycja, skarga lub wniosek zostały skierowane,
7) faktyczną datę załatwienia,
8) sposób załatwienia petycji, skargi lub wniosku (pozytywnie, negatywnie, inaczej),
9) zasadność petycji, skargi lub wniosku,
10) znak sprawy,
11) imię i nazwisko pracownika odpowiedzialnego za załatwienie petycji, skargi lub wniosku.

§ 7. 1. W przypadku ustnego przyjęcia petycji, skargi lub wniosku, pracownik przyjmujący skarżącego sporządza protokół zawierający

1) datę przyjęcia,
2) imię i nazwisko oraz adres osoby zgłaszającej,
3) zwięzły opis treści sprawy,
4) stanowisko jednostki organizacyjnej Urzędu zamykające sprawę bądź wskazujące sposób, tryb i termin jej rozstrzygnięcia,
5) kopie dołączonych do protokołu załączników,
6) imię i nazwisko oraz stanowisko przyjmującego,
7) podpis osoby zgłaszającej.

2. Pracownik przyjmujący petycje, skargi lub wnioski jest obowiązany potwierdzić złożenie petycji, skargi lub wniosku, jeżeli zażąda tego skarżący.

3. Wzór protokołu, o którym mowa w ust. 1 stanowi Załącznik do „Szczegółowego trybu przyjmowania, rejestrowania, koordynowania i załatwiania petycji, skarg
i wniosków w Urzędzie Miasta Szczecin”.

§ 8. 1. Protokoły z ustnego przyjęcia petycji, skargi lub wniosku sporządzone przez pracownika Urzędu w trakcie przyjęć interesantów realizowanych przez Kierownika Biura lub Filii Urzędu, Dyrektora Wydziału, Skarbnika Miasta, Sekretarza Miasta, Zastępców Prezydenta Miasta, Prezydenta Miasta, Wiceprzewodniczącego Rady Miasta
i Przewodniczącego Rady Miasta podlegają przekazaniu do Referatu Skarg i Wniosków celem zarejestrowania w Centralnym Rejestrze Petycji Skarg i Wniosków.

2. Skargi i petycje wpływające do Rady Miasta Szczecin podlegają przekazaniu niezwłoczne, nie później jednak niż w terminie siedmiu dni do Prezydenta Miasta, jeżeli właściwym do rozpatrzenia skargi, petycji jest Prezydent Miasta.

3. Korespondencja imienna kierowana do Przewodniczącego Rady Miasta, Wiceprzewodniczącego Rady Miasta, Prezydenta Miasta, Zastępcy Prezydenta Miasta, Sekretarza Miasta, Skarbnika Miasta, Dyrektora Wydziału lub Kierownika Biura i Filii, będąca petycją, skargą lub wnioskiem podlega przekazaniu do Referatu Skarg i Wniosków Wydziału Organizacyjnego celem zarejestrowania w Centralnym Rejestrze Petycji Skarg
i Wniosków.

§ 9. 1. Po zarejestrowaniu petycji, skargi lub wniosku w Centralnym Rejestrze Petycji Skarg i Wniosków - Referat Skarg i Wniosków Wydziału Organizacyjnego przekazuje je niezwłocznie do właściwej jednostki organizacyjnej Urzędu lub Gminy Miasto Szczecin
w celu załatwienia.

2. Jeżeli przedmiotem petycji, skargi lub wniosku są sprawy niepołączone merytorycznie, wchodzące w zakres działania i kompetencji kilku jednostek organizacyjnych Urzędu – Referat Skarg i Wniosków Wydziału Organizacyjnego prowadzi postępowanie wyjaśniające
i udziela odpowiedzi.

3. Jeżeli przedmiot rozpatrywanej petycji, skargi lub wniosku wymaga współdziałania kilku jednostek organizacyjnych Urzędu – Referat Skarg i Wniosków Wydziału Organizacyjnego wyznacza jednostkę wiodącą, która po uzyskaniu wyjaśnień i stanowisk od pozostałych jednostek organizacyjnych przygotowuje odpowiedź lub wyjaśnienia.

4. Skargi kierowane do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego podlegają przekazaniu do Referatu Skarg i Wniosków celem zarejestrowania w Centralnym Rejestrze Petycji Skarg i Wniosków.

5. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego przeprowadza kontrolę w sprawie będącej przedmiotem skargi po uprzednim przeprowadzeniu postępowania wyjaśniającego w trybie skargowym przez merytoryczny Wydział tut. Urzędu.

6. Wydział prowadzący sprawę będącą przedmiotem skargi lub Referat Skarg
i Wniosków – w przypadku gdy skarga została skierowana bezpośrednio przez Prezydenta do Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego – pisemnie informuje skarżących o przekazaniu skargi celem rozpatrzenia zasadności przeprowadzenia kontroli.

7. Po zakończeniu postępowania kontrolnego, prowadzonego przez Wydział Kontroli
i Audytu Wewnętrznego, merytoryczny Wydział informuje skarżących o wynikach kontroli bądź o przyczynach niepodjęcia kontroli.

8. W przypadku gdy postępowanie wyjaśniające prowadzone jest przez Referat Skarg
i Wniosków, właściwa w sprawie jednostka organizacyjna zobowiązana jest przedłożyć pisemne wyjaśnienia wraz z aktami sprawy w terminie 10 dni od dnia wezwania.

9. W sprawach szczególnie skomplikowanych Referat Skarg i Wniosków Wydziału Organizacyjnego zwraca się o opinię prawną do radców prawnych Urzędu.

§ 10. Przy udzielaniu odpowiedzi na petycje, skargi lub wnioski stosuje się znak sprawy wynikający z Jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz Unikalny Numer Porządkowy nadany w Centralnym Rejestrze Petycji, Skarg i Wniosków.

§ 11. Wprowadza się obowiązek umieszczenia informacji w siedzibie Urzędu oraz Filii Urzędu o dniach i godzinach przyjęć interesantów w sprawach petycji, skarg
i wniosków, stosownie do art. 253 § 3 Kodeksu postępowania administracyjnego
w następującym brzmieniu:

1) „PRZEWODNICZĄCY RADY MIASTA i WICEPRZEWODNICZĄCY RADY MIASTA PRZYJMUJĄ INTERESANTÓW W SPRAWACH PETYCJI SKARG
I WNIOSKÓW W KAŻDY ............................ W GODZ. OD ............ DO ..................”
2) „PREZYDENT MIASTA PRZYJMUJE INTERESANTÓW W KAŻDY PIĄTEK
W GODZ. OD 14.00 DO 16.30.”
3) „ZASTĘPCY PREZYDENTA MIASTA SKARBNIK SEKRETARZ MIASTA PRZYJMUJĄ INTERESANTÓW W SPRAWACH PETYCJI SKARG I WNIOSKÓW
W KAŻDĄ ŚRODĘ W GODZ. OD 9.00 DO 11.00”
4) „DYREKTORZY WYDZIAŁÓW ORAZ KIEROWNICY BIUR I FILII URZĘDU PRZYJMUJĄ INTERESANTÓW W SPRAWACH PETYCJI SKARG I WNIOSKÓW W KAŻDY PONIEDZIAŁEK W GODZ. OD 13.00 DO 15.00”
5) „PETYCJE SKARGI I WNIOSKI PRZYJMOWANE SĄ W GODZINACH PRACY URZĘDU W REFERACIE SKARG I WNIOSKÓW WYDZIAŁU ORGANIZACYJNEGO POK. 13, GŁÓWNE WEJŚCIE TEL. 091- 42-45-243, 091- 42-45-244, 091-42-45-867.”

§ 12. 1. Obsługę organizacyjno-protokolarną przyjęć interesantów w sprawach petycji, skarg i wniosków przez Prezydenta Miasta zapewnia Referat Skarg i Wniosków Wydziału Organizacyjnego.

2. Obsługę organizacyjno-protokolarną przyjmowania interesantów przez Przewodniczącego Rady Miasta, Wiceprzewodniczącego Rady Miasta, Zastępców Prezydenta Miasta, Sekretarza Miasta i Skarbnika w sprawach petycji, skarg i wniosków przez nich rozpatrywanych zapewniają wyznaczeni pracownicy merytorycznych jednostek organizacyjnych Urzędu.

§ 13. Koordynowanie, przyjmowanie, rozpatrywanie, załatwianie petycji, skarg
i wniosków oraz kontrolowanie terminowości udzielania odpowiedzi, z wyłączeniem spraw,
o których mowa w § 3 pkt 1 niniejszego Załącznika zapewnia Referat Skarg
i Wniosków Wydziału Organizacyjnego.

§ 14. W terminie do dnia 31 marca kolejnego roku Referat Skarg i Wniosków Wydziału Organizacyjnego opracowuje zbiorcze analizy oraz informacje dotyczące problematyki petycji, skarg i wniosków.

§ 15. O przypadkach naruszeń obowiązujących przepisów, procedur oraz powierzonych obowiązków służbowych – stwierdzonych w trybie postępowania skargowego – Dyrektor Wydziału Organizacyjnego, na wniosek Kierownika Referatu Skarg
i Wniosków, powiadamia Sekretarza Miasta.




















Załącznik
do „Szczegółowego trybu przyjmowania,
rejestrowania, koordynowania i załatwiania
petycji, skarg i wniosków
w Urzędzie Miasta Szczecin”


PROTOKÓŁ

przyjęcia petycji - skargi – wniosku wniesionego (ej) ustnie


W dniu ............................. 200... r. w .....................................................................
(nazwa organu)

...........................................................................................................................................................................

Pan/Pani ................................................................................................................

zamieszkały (a) w ...................................................................................................

wnosi ustnie do protokołu następującą petycję - skargę – wniosek

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

.................................................................................................................................

Wnoszący dołącza do protokołu następujące załączniki:
1. ............................................................................................................................
2. .............................................................................................................................
3. .............................................................................................................................
Na stronie ......... protokołu w wierszu ......
- skreślono wyrazy ..................................................................................................
- wpisano wyrazy ....................................................................................................
Protokół niniejszy został wnoszącemu odczytany.



Protokół sporządził:
...............................................................................
(podpis wnoszącego – osoby przez niego upoważnionej)
.........................................................
(imię, nazwisko i stanowisko służbowe
sporządzającego protokół)