Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin z 2009 r.

Na podstawie § 8 oraz § 30 pkt 2 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 195/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 4 maja 2009 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin (zm. Zarządzenie Nr 505/09 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 27 października 2009 r.), zarządzam, co następuje:

§ 1. W celu zapewnienia właściwego nadzoru nad działalnością miejskich instytucji kultury wprowadzam zasady i tryb sprawowania nadzoru nad działalnością miejskich instytucji kultury oraz przekazywania dotacji podmiotowej, które określone zostają w załączniku do zarządzenia.

§ 2. Zasady i tryb nadzoru, o którym mowa w § 1, stosuje się do samorządowych instytucji kultury, dla których organizatorem w rozumieniu ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2001 r. Nr 13 poz. 123 z późn. zm.) jest Gmina Miasto Szczecin.

§ 3. Wykonanie zarządzenia powierza się dyrektorowi Wydziału Kultury i Ochrony Zabytków.

§ 4. Nadzór nad realizacją zarządzenia powierza się Zastępcy Prezydenta Miasta właściwemu ds. kultury.

§ 5. Traci moc zarządzenie Nr 335/06 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 21 czerwca 2006 r. w sprawie zasad i trybu sprawowania nadzoru nad działalnością miejskich instytucji kultury.

§ 6. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.






Załącznik do
Zarządzenia Nr 614/09
Prezydenta Miasta Szczecin
z dnia 29 grudnia 2009 r.



ZASADY I TRYB NADZORU NAD DZIAŁALNOŚCIĄ MIEJSKICH INSTYTUCJI KULTURY ORAZ PRZEKAZYWANIA DOTACJI PODMIOTOWEJ

Rozdział 1
Postanowienia ogólne

§ 1. Ilekroć w niniejszym załączniku jest mowa o:
1) wydziale nadzorującym - należy przez to rozumieć Wydział Kultury i Ochrony
Zabytków Urzędu Miasta Szczecin.
2) instytucji - należy przez to rozumieć samorządową instytucję
kultury, dla której Organizatorem jest Gmina Miasto
Szczecin.
3) organizatorze - należy przez to rozumieć Gminę Miasto Szczecin.
4) Zastępcy Prezydenta Miasta - należy przez to rozumieć Zastępcę Prezydenta
Miasta Szczecin odpowiedzialnego za sprawy
kultury.
5) zasadach - należy przez to rozumieć zasady i tryb nadzoru nad
działalnością miejskich instytucji kultury oraz
przekazywania dotacji podmiotowej.

§ 2. 1. Nadzór nad działalnością instytucji sprawuje Prezydent Miasta Szczecin za pośrednictwem Zastępcy Prezydenta Miasta oraz wydziału nadzorującego.
2. Wydział nadzorujący na podstawie prowadzonego nadzoru przedkłada Zastępcy Prezydenta Miasta, zbiorczą informację na temat działalności instytucji w poprzednim roku, nie rzadziej niż jeden raz w danym roku kalendarzowym.

§ 3. Informacja, o której mowa w § 2 ust. 2. stanowi podstawę do dokonania oceny rocznej pracy dyrektora instytucji, zgodnie z Zarządzeniem Nr 134/03 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 18 marca 2003 r. w sprawie ustalenia trybu i zasad przyznawania nagrody rocznej dla dyrektorów miejskich instytucji kultury, dla których Organizatorem jest Gmina Miasto Szczecin.

Rozdział 2
Zasady i tryb nadzoru

§ 4.1. Podstawową zasadą sprawowania nadzoru nad działalnością instytucji jest analiza materiałów informacyjnych przedkładanych przez instytucje.
2. Materiałami informacyjnymi stanowiącymi przedmiot analizy są:
1) plan finansowy opracowany zgodnie z obowiązującymi zasadami rachunkowości oraz zgodnie z przepisami ustawy z dnia 30 czerwca 2005 roku o finansach publicznych (Dz.U. z 2005r. Nr 249 poz. 2104 z późniejszymi zmianami), a także uwzględniający zasady i tryb jego opracowywania określone w instrukcjach lub wytycznych Skarbnika Miasta Szczecin;
2) część opisowa do planu finansowego, zawierająca opis działalności merytorycznej,
3) kwartalne sprawozdania o stanie zobowiązań i należności;
4) sprawozdanie półroczne i sprawozdanie roczne z wykonania planu finansowego wraz z częściami opisowymi;
5) sprawozdanie z postępowania w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu;
6) sprawozdanie z udzielonej pomocy publicznej;
7) sprawozdanie ze stanu realizacji zadań inwestycyjnych;
8) roczne informacje na temat przeprowadzonych postępowań o udzielenie zamówienia publicznego;
9) roczne sprawozdanie finansowe;
10) informacje na temat sposobu wykorzystywania przez instytucje powierzonego lub przekazanego im majątku (nieruchomości).
3. W ramach nadzoru nad działalnością instytucji analizie mogą być poddawane również inne dokumenty rachunkowo-finansowe, w tym także opinie biegłych rewidentów oraz audytorów dotyczące badania sprawozdania finansowego, wyniki kontroli przeprowadzonych przez organy kontroli oraz informacje własne wydziału nadzorującego.

§ 5. 1. Wydział nadzorujący prowadzi bieżący nadzór nad działalnością instytucji, biorąc pod uwagę materiały informacyjne, o których mowa w § 4.
2. Nadzór prowadzony jest poprzez analizę przedstawionych materiałów informacyjnych dokonywaną pod względem formalnym i merytorycznym. Potwierdzeniem przeprowadzenia czynności nadzoru jest złożenie podpisów przez osoby przeprowadzające te czynności, które są odpowiedzialne za nadzór nad działalnością instytucji.
3. W przypadku uwag bądź zastrzeżeń co do przedstawionych materiałów informacyjnych pracownik merytoryczny wydziału nadzorującego niezwłocznie sporządza notatkę służbową, którą bez zbędnej zwłoki przekazuje swojemu bezpośredniemu przełożonemu w celu podjęcia decyzji w sprawie dalszego postępowania.
4. W razie stwierdzenia uchybień bądź nieprawidłowości w działalności instytucji, wydział nadzorujący wszczyna postępowanie wyjaśniające, kierując do instytucji pisemne wezwanie do złożenia wyjaśnień co do stwierdzonych nieprawidłowości.
5. W przypadku, gdy przeprowadzone postępowanie wyjaśniające nie spowoduje usunięcia stwierdzonych uchybień lub nieprawidłowości bądź też złożone przez instytucję wyjaśnienia są w ocenie wydziału nadzorującego niewystarczające, wydział nadzorujący kieruje do Zastępcy Prezydenta Miasta wniosek o przeprowadzenie kontroli we wskazanym obszarze zagadnień.

Rozdział 3
Przedmiot nadzoru

§ 6. 1. Przedmiotem nadzoru nad instytucjami jest w szczególności:
1) prawidłowość realizacji planu finansowego, w tym prawidłowość wykorzystania dotacji udzielonych z budżetu miasta;
2) zgodność działalności merytorycznej z zadaniami statutowymi instytucji;
3) stan zobowiązań i należności finansowych (Rb-Z, Rb-N);
4) organizacja wewnętrzna instytucji;
5) postępowanie w sprawie przeciwdziałania wprowadzaniu do obrotu finansowego wartości majątkowych pochodzących z nielegalnych lub nieujawnionych źródeł oraz przeciwdziałaniu finansowaniu terroryzmu;
6) stosowanie przepisów o udzielaniu zamówień publicznych.
2. Przedmiotem nadzoru jest również prawidłowość wykorzystania dotacji udzielonych z budżetu na wydatki majątkowe.
3. Nadzór nad realizacją wydatków majątkowych prowadzony jest w oparciu o Kartę zadania inwestycyjnego, sporządzoną osobno dla każdego zadania inwestycyjnego, dla którego została wydzielona odrębna kwota w wieloletnim planie inwestycyjnym Gminy Miasto Szczecin.
4. Wzór Karty zadania inwestycyjnego stanowi załącznik do zasad i trybu nadzoru nad działalnością miejskich instytucji kultury.

Rozdział 4
Tryb przekazywania dotacji podmiotowej


§ 7.1. Podstawą do wypłaty środków finansowych dla instytucji jest art. 12 oraz art. 28 ust. 3 ustawy z dnia 25 października 1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (Dz. U. z 2001 r. Nr 13 poz. 123 z późn. zm.) oraz uchwała budżetowa Organizatora.
2. Dotacja podmiotowa przekazywana jest na rachunek bankowy instytucji w transzach miesięcznych, do każdego 5-tego dnia miesiąca, w wysokości 1/12 dotacji rocznej.
3. W przypadku, gdy termin przekazania transzy dotacji podmiotowej przypada na dzień uznany ustawowo za wolny od pracy, Organizator przekazuje dotację podmiotową w poprzedzającym ten termin dniu roboczym.
4. Na uzasadniony wniosek dyrektora instytucji wysokość miesięcznej transzy dotacji może ulec zmianie, po zatwierdzeniu wniosku przez dyrektora wydziału nadzorującego. Zmiana wysokości transzy miesięcznej skutkować będzie odpowiednią korektą następnej lub następnych transzy.

Rozdział 5
Czynności wykonywane w ramach nadzoru w instytucjach

§ 8. 1. Wydział nadzorujący przeprowadza czynności nadzoru w instytucjach.
2. Podstawą przeprowadzanych czynności nadzoru jest Roczny plan czynności nadzoru przedkładany przez dyrektora wydziału nadzorującego do akceptacji Zastępcy Prezydenta Miasta, zawierający:
1) nazwę instytucji,
2) zakres tematyczny nadzoru,
3) podstawę przeprowadzenia czynności nadzoru,
4) termin przeprowadzenia czynności nadzoru,
5) wykaz osób przeprowadzających czynności nadzoru.
3. Roczny plan czynności nadzoru przedkładany jest do akceptacji Zastępcy Prezydenta Miasta w terminie do 31 marca każdego roku na rok bieżący. Plan może podlegać zmianom w zakresie terminu i tematu pod warunkiem, iż zmiany zostaną zaakceptowane przez Zastępcę Prezydenta Miasta.
4. Czynności nadzoru w danej instytucji przeprowadzane są nie rzadziej, niż jeden raz w ciągu roku kalendarzowego.

§ 9. Po przeprowadzeniu czynności nadzoru sporządzany jest Protokół z realizacji czynności nadzoru przedkładany do wiadomości Zastępcy Prezydenta Miasta oraz dyrektorowi instytucji.

Rozdział 6
Postanowienia końcowe

§ 10. Zmiany zasad i trybu sprawowania nadzoru nad działalnością instytucji mogą być dokonywane w trybie przewidzianym do ich wprowadzenia.
 

W Z Ó R


Załącznik do
Zasad i trybu nadzoru nad
działalnością miejskich
instytucji kultury


Karta zadania inwestycyjnego

za ........................ półrocze .................. roku


Nazwa instytucji, która ma przyznane środki budżetowe z budżetu miasta



Nazwa zadania inwestycyjnego



Planowany zakres rzeczowy na ............... rok



Kwota dotacji przyznana na zadanie zgodnie z planem inwestycyjnym na .................. rok



Zakres rzeczowy zrealizowany narastająco od początku roku do końca każdego półrocza:




Dotacja uruchomiona na zadanie narastająco od początku roku do końca każdego półrocza:
nominalnie (w zł) procentowo (wskaźnik zasilenie/plan)




Dotacja wydatkowana na zadanie narastająco od początku roku do końca każdego półrocza:
nominalnie (w zł) procentowo (wskaźnik:wydatkowanie/plan)







INFORMACJE :

1. Informacja na temat terminowości wykorzystania dotacji wraz ze wskazaniem przyczyn ewentualnych odchyleń między kwotą uruchomioną i faktycznie wydatkowaną






2. Informacja na temat zgodności poniesionych kosztów z kosztami realizacji inwestycji oraz zgodności z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych






3. Informacja na temat wykorzystania dotacji udzielonych z budżetu pod względem zgodności zakresu rzeczowego realizowanego zadania inwestycyjnego z przeznaczeniem określonym w uchwale budżetowej o przyznaniu dotacji






4. Informacja na temat wykorzystania dotacji pod względem wysokości wykorzystanej dotacji a stopniem realizacji zadań przewidzianych do sfinansowania dotacją, w tym informacja na temat możliwości wykorzystania pełnej kwoty przyznanej dotacji do końca roku budżetowego






Uwagi wydziału nadzorującego:









data i podpis osoby dokonującej oceny data i podpis dyrektora wydziału nadzorującego