Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin z 2009 r.

ZARZĄDZENIE NR 73/09
PREZYDENTA MIASTA SZCZECIN
z dnia 24 lutego 2009

w sprawie wprowadzenia wzorów druków i oznaczeń systemu identyfikacji wizualnej Urzędu Miasta Szczecin

Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U.z2001 r. Nr 142, poz. 1591, z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz.558, Nr 113, poz.984, Nr 153, poz. 1271, Nr 214, poz. 1806, z 2003r. Nr 80, poz. 717, Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102, poz. 1055, Nr 116, poz.1203, Nr 167, poz. 1759, z 2005 r. Nr 172, poz. 1441, Nr 175, poz. 1457, z 2006 r. Nr 17, poz. 128, Nr 181, poz. 1337, z 2007 r. Nr 48, poz. 327, Nr 138, poz. 974, Nr 173, poz. 1218, z 2008r. Nr 180, poz. 1111, Nr 223, poz. 1458), oraz § 7 ust.3 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin, stanowiącego załącznik do Zarządzenia Nr 217/07 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 27 kwietnia 2007 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin (Zarządzenie Nr 329/07 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 15 czerwca 2007 r., Zarządzenie Nr 562/07 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 31 października 2007 r., Zarządzenie Nr 622/07 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 5 grudnia 2007 r., Zarządzenie Nr 81/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 18 lutego 2008 r. Zarządzenie Nr 531/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 1 grudnia 2008r.) w związku z § 2 Zarządzenia Nr 180/08 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 kwietnia 2008r. w sprawie wprowadzenia Systemu Jednolitej Identyfikacji Wizualnej Marki dla Miasta Szczecin zarządzam, co następuje:

    § 1. W celu wdrażania Systemu Jednolitej Identyfikacji Wizualnej Marki dla Miasta Szczecin wprowadza się wzory druków i oznaczeń w Urzędzie Miasta Szczecin, które obejmują:
1) blankiet korespondencyjny kierownika urzędu (Prezydenta Miasta),
2) blankiet korespondencyjny Zastępców Prezydenta Skarbnika i Sekretarza Miasta,
3) blankiet korespondencyjny Przewodniczącego i Wiceprzewodniczących Rady Miasta,
4) blankiet korespondencyjny Rady Miasta,
5) blankiet korespondencyjny Komisji Rady Miasta,
6) blankiet korespondencyjny Urzędu Miasta czarno-biały,
7) blankiet korespondencyjny Urzędu Miasta kolorowy,
8) blankiet korespondencyjny w wersji FG_2050,
9) blankiety „okolicznościowe",
10) wizytówki,
11) karty korespondencyjne,
12) koperty ze znakiem Urzędu Miasta,
13) tabliczki na drzwi,
14) identyfikatory pracowników,
15) prezentację multimedialną Power Point.

    § 2. Wzory i oznaczenia, o których mowa w § 1 zawierają trzy podstawowe znaki graficzne stanowiące załącznik nr 1 do niniejszego Zarządzenia:
1) herb Miasta,
2) znak Urzędu Miasta (logo UM),
3) podstawowy znak marki Miasta.

    § 3. Wprowadza się zasady stosowania nowych wzorów blankietów korespondencyjnych:
 1) Blankiet korespondencyjny kierownika urzędu (Prezydenta Miasta) wraz z prezentacją kompozycji treści stanowi załącznik nr 2 do niniejszego Zarządzenia. Wzór przeznaczony jest do korespondencji zewnętrznej i wewnętrznej. Blankiety drukuje się na podstawie wniosków złożonych przez jednostki organizacyjne Urzędu w sekretariacie Wydziału Obsługi Urzędu. Dystrybucja blankietów odbywa się za pośrednictwem sekretariatów wydziałów/biur Urzędu.
2) Blankiet korespondencyjny Zastępców Prezydenta, Skarbnika i Sekretarza, wraz z prezentacją kompozycji treści stanowią załączniki nr 3a, 3b, 3c do niniejszego Zarządzenia. Wzór przeznaczony jest do korespondencji zewnętrznej i wewnętrznej Zastępców Prezydenta, Skarbnika i Sekretarza. Blankiety drukuje się na podstawie wniosków złożonych przez jednostki organizacyjne Urzędu w sekretariacie Wydziału Obsługi Urzędu. Dystrybucja blankietów odbywa się za pośrednictwem sekretariatów wydziałów/biur Urzędu.
3) Blankiet korespondencyjny Przewodniczącego i Wiceprzewodniczących Rady Miasta wraz z prezentacją kompozycji treści stanowi załącznik nr 4a do niniejszego Zarządzenia. Wzór przeznaczony jest do korespondencji zewnętrznej i wewnętrznej związanej z bieżącymi zadaniami Przewodniczącego i Wiceprzewodniczących Rady Miasta. Dystrybucja blankietu odbywa się za pośrednictwem sekretariatu Biura Rady Miasta.
4) Blankiet korespondencyjny Rady Miasta wraz z prezentacją kompozycji treści stanowi załącznik nr 4b do niniejszego Zarządzenia. Wzór przeznaczony jest do korespondencji zewnętrznej i wewnętrznej związanej z bieżącymi zadaniami Rady Miasta. Dystrybucja blankietu odbywa się za pośrednictwem sekretariatu Biura Rady Miasta.
5) Blankiet korespondencyjny Komisji Rady Miasta wraz z prezentacją kompozycji treści stanowi załącznik nr 4c do niniejszego Zarządzenia. Wzór przeznaczony jest do korespondencji zewnętrznej i wewnętrznej związanej z bieżącymi zadaniami Komisji Rady Miasta. Dystrybucja blankietu odbywa się za pośrednictwem sekretariatu Biura Rady Miasta.
6) Blankiet korespondencyjny Urzędu Miasta czarno-biały wraz z prezentacją kompozycji treści stanowi załącznik nr 5 do niniejszego Zarządzenia. Wzór przeznaczony jest do korespondencji wewnętrznej.
7) Blankiet korespondencyjny Urzędu Miasta kolorowy wraz z prezentacją kompozycji treści stanowi załącznik nr 6 do niniejszego Zarządzenia. Wzór przeznaczony jest do korespondencji zewnętrznej. Blankiet stosowany jest przez wydziały/biura w przypadku korespondencji związanej z bieżącymi zadaniami jednostek organizacyjnych Urzędu.
Blankiety drukuje się na podstawie wniosków złożonych przez jednostki organizacyjne Urzędu w sekretariacie Wydziału Obsługi Urzędu. Dystrybucja blankietów odbywa się za pośrednictwem sekretariatów wydziałów/biur Urzędu.
8) Blankiet korespondencyjny w wersji FG 2050 kolorowy wraz z prezentacją kompozycji treści stanowi załącznik nr 7 do niniejszego Zarządzenia. Wzór przeznaczony
jest do korespondencji zewnętrznej i wewnętrznej dotyczącej promocji Miasta związanej z wizją FG_2050. Blankiety drukuje się na wniosek złożony przez jednostki organizacyjne Urzędu w sekretariacie Wydziału Obsługi Urzędu po uprzedniej akceptacji Biura Promocji i Informacji.
9) Blankiety korespondencyjne „okolicznościowe", wraz z prezentacją kompozycji treści stanowią załączniki nr 8 i 9 do niniejszego Zarządzenia. Blankiety stosuje się m.in. do: listów gratulacyjnych, zaproszeń, podziękowań. Blankiety korespondencyjne nie powinny być wykorzystywane w bieżącej pracy wydziałów/ biur Urzędu.
Blankiet występuje z następującymi rodzajami nagłówków:
    a) imię i nazwisko - Prezydent Miasta Szczecin - blankiet korespondencyjny Prezydenta Miasta,
    b) imię i nazwisko - Zastępca Prezydenta Miasta Szczecin - blankiet korespondencyjny Zastępców Prezydenta,
    c) imię i nazwisko - Skarbnik Miasta Szczecin - blankiet korespondencyjny Skarbnika Miasta
    d) imię i nazwisko - Sekretarz Miasta Szczecin - blankiet korespondencyjny Sekretarza Miasta
    e) imię i nazwisko - Przewodniczący Rady Miasta Szczecin - blankiet korespondencyjny Przewodniczącego Rady Miasta.
    f) Miasto Szczecin - wraz z prezentacją kompozycji treści stanowi załącznik nr 9 do niniejszego Zarządzenia. Blankiet dostępny jest w dwóch podstawowych wersjach językowych: polskiej i angielskiej. Blankiet wykorzystuje się w sytuacji np.: gdy podpis ma złożyć więcej niż jedna osoba.
Wzory przeznaczone są do korespondencji zewnętrznej i wewnętrznej. Blankiety drukuje się na podstawie wniosków złożonych wyłącznie za pośrednictwem sekretariatów: Prezydenta, Zastępców Prezydenta, Skarbnika, Sekretarza oraz Przewodniczącego Rady Miasta. Pracownicy sekretariatów decydują o zastosowaniu tej wersji blankietów - jeśli jest to konieczne po konsultacji z właściwym przełożonym. Pracownicy sekretariatów monitorują stany blankietów zlecając zapotrzebowanie do Wydziału Obsługi Urzędu z wyprzedzeniem 14-dniowym.

    § 4. 1.Treść pism przygotowywana jest na właściwym wzorze, o którym mowa w § 1 pkt 1-9, przy zastosowaniu czcionki typu „Arial" w preferowanej wielkości 10 do 12 pkt.
    2. W przypadku, dokumentów wielostronicowych znakowanie (znak, nagłówek) występuje wyłącznie na pierwszej stronie.
    3. Nagłówek ulokowany w lewym górnym rogu pisma zawiera nazwę jednostki organizacyjnej Urzędu wraz z danymi adresowymi.
    4. Nagłówek jest modyfikowany w miarę indywidualnych potrzeb jednostki organizacyjnej Urzędu.
    5. Modyfikacje, o których mowa w ust. 4 obejmują wprowadzenie nazwy jednostki i danych teleadresowych. Modyfikacja nie powinna naruszać obowiązujących zasad dotyczących lokalizacji poszczególnych elementów nagłówka, jak i wielkości i rodzaju stosowanych czcionek.
    6. W zależności od potrzeb dane w nagłówku mogą być uzupełniane o dodatkowe informacje np. o nazwę referatu wchodzącego w skład wydziału/biura Urzędu.
    7.O potrzebie wprowadzenia dodatkowych informacji w nagłówku decyduje dyrektor wydziału/kierownik biura.

    § 5. 1. Wizytówki:
1) przeznaczone dla Prezydenta Miasta, Zastępców Prezydenta Miasta, Skarbnika Miasta, Sekretarza Miasta, Przewodniczącego Rady Miasta.
2) przeznaczone dla pozostałych pracowników Urzędu Miasta Szczecin.
    2. Wizytówki o których mowa w ust. 1 dostępne są w wersji językowej polskiej i obcojęzycznej.
    3. Wzory wizytówek stanowią załączniki nr 10 i 12 do niniejszego Zarządzenia.
    4. Wizytówki przygotowuje się na wniosek jednostki organizacyjnej Urzędu za pośrednictwem Wydziału Obsługi Urzędu.
    5. Dyrektor/kierownik wydziału/biura odpowiada za treść wizytówek.
    6. Wizytówki w języku polskim podlegają weryfikacji przez Wydział Organizacyjny pod względem zawartych w nich danych kadrowych, w przypadku wizytówek w wersji obcojęzycznej - treść wizytówek przygotowuje Biuro Prezydenta Miasta.

    § 6. 1. Karta korespondencyjna przeznaczona do korespondencji okolicznościowej.
    2. Wzory kart korespondencyjnych stanową załącznik nr 11 i 13 do niniejszego Zarządzenia.
    3. Karty korespondencyjne według wzoru nr 13 przygotowuje się na wniosek jednostki organizacyjnej Urzędu za pośrednictwem Wydziału Obsługi Urzędu, a karty według wzoru nr 11, za pośrednictwem sekretariatów: Prezydenta, Zastępców Prezydenta, Skarbnika, Sekretarza oraz Przewodniczącego Rady Miasta.

    § 7. 1. Koperty ze znakiem Urzędu Miasta przeznaczone są do korespondencji zewnętrznej.
    2. Wzór koperty ze znakiem Urzędu Miasta stanowi załącznik nr 14 do niniejszego Zarządzenia.
    3. Koperty ze znakiem Urzędu Miasta dostępne są na podstawie zamówień złożonych przez jednostki organizacyjne Urzędu za pośrednictwem Wydziału Obsługi Urzędu.

    § 8. 1. Tabliczki na drzwi służą do spójnego znakowania drzwi pomieszczeń użytkowanych przez Urząd.
    2. Wzór tabliczki na drzwi stanowi załącznik nr 15 do niniejszego Zarządzenia.
    3. Wzory tabliczek na drzwi przygotowuje się na wniosek jednostki organizacyjnej Urzędu za pośrednictwem Wydziału Obsługi Urzędu.
    4. Tabliczki na drzwi podlegają weryfikacji przez Wydział Organizacyjny pod względem zawartych w nich danych kadrowych.
    5. W wyjątkowych przypadkach, gdy zaistnieje potrzeba wprowadzenia dodatkowych informacji nie zawartych we wzorze, możliwość i formę jej umieszczenia należy każdorazowo uzgodnić z Biurem Promocji i Informacji.

    § 9. 1. Identyfikatory pracowników przeznaczone są do identyfikacji pracowników Urzędu.
    2. Wzór identyfikatora stanowi załącznik nr 16 do niniejszego Zarządzenia. 
    3. Wykonanie identyfikatorów dla pracowników Urzędu zapewnia Wydział Obsługi Urzędu na podstawie wniosków złożonych przez jednostki organizacyjne Urzędu.
    4. Identyfikatory podlegają weryfikacji przez Wydział Organizacyjny pod względem zawartych w nich danych kadrowych.

    § 10. 1. Prezentacje multimedialne Power Point:
1) prezentacja wizerunkowa - przeznaczona dla wystąpień związanych z realizacją zadań wpisujących się w strategię marki „floating garden", w tym m.in.: ekologicznymi, inwestycyjnymi, promocyjnymi i turystycznymi;
2) prezentacja urzędowa - przeznaczona do prezentacji materiałów związanych z bieżącą działalnością Urzędu Miasta.
    2. Obowiązujące wzory prezentacji dystrybuowane są za pośrednictwem Biura Promocji i Informacji.

    § 11. 1. Wykonanie Zarządzenia powierza się dyrektorom wydziałów/kierownikom biur Urzędu Miasta Szczecin. 
    2. Zobowiązuje się Dyrektora Biura Promocji i Informacji oraz Dyrektora Wydziału Obsługi Urzędu do koordynowania procesu wdrażania nowych wzorów. 
    3. Zobowiązuje się Dyrektora Wydziału Informatyki do zamieszczenia na stronie Uminetu nowych wzorów oraz wyznaczenia pracowników Wydziału do współpracy z wydziałami/biurami w zakresie ich wdrażania.

    § 12. 1. Tracą moc dotychczasowe wzory wprowadzone pismem Sekretarza Miasta znak: BPII.PW.0114-332/07 z dnia 9 lipca 2007.
    2. Dotychczasowe wzory blankietów korespondencyjnych mogą być wykorzystywane do wyczerpania zapasów.
    3. Wymiana tabliczek na drzwi oraz identyfikatorów następować będzie sukcesywnie po dokonaniu zmiany regulaminu pracy w Urzędzie Miasta Szczecin w tym zakresie. 

    § 13. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania, z zastrzeżeniem § 12 ust.3.

Załączniki:

• Treść Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin Nr 73/09 z dnia 24 lutego 2009 r. z załącznikami (.pdf, 1.17 MB)

  udostępnił:

  Biuro Promocji i Informacji

  wytworzono:

  2009/03/02

  odpowiedzialny/a:

  Marta Jakian

  wprowadził/a:

  Danuta Paśnik

  dnia:

  2009/03/02 13:27:22