Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin z 2010 r.

ZARZĄDZENIE NR 602/10
Prezydenta Miasta Szczecin
z dnia 30 listopada 2010 r.

w sprawie zasad, sposobu i trybu przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych oraz zasad rozliczania płatności dokonanych przy ich wykorzystaniu.

Na podstawie art. 31 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, z 2003 r. Nr 214, poz. 1806, Nr 80, poz. 717, Nr 162, poz. 1568,
z 2004 r. Nr 153, poz. 1271, Nr 102, poz. 1055, Nr 116, poz. 1203, z 2005 r. Nr 172, poz. 1441, z 2006 r. Nr 17, poz. 128, Nr 175, poz. 1457, Nr 181, poz. 1337, z 2007 r. Nr 48, poz. 327, Nr 138, poz. 974, Nr 173, poz. 1218, z 2008 r. Nr 180, poz. 1111, Nr 223, poz. 1458, z 2009 r. Nr 52, poz. 420, Nr 157, poz. 1241, z 2010 r. Nr 28, poz. 142 i 146, Nr 106, poz. 675) oraz art. 247 ust. 3 Ustawy z dnia 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r., Nr 157, poz. 1240, z 2010 r. Nr 28, poz. 146, Nr 96, poz. 620, Nr 123, poz. 835, Nr 152, poz. 1020) zarządzam co następuje:

§ 1. 1. Zarządzenie reguluje zasady, sposób oraz tryb przyznawania i korzystania ze służbowych kart płatniczych, zwanych dalej „kartami”, przy dokonywaniu wydatków z budżetu Gminy Miasto Szczecin, a także zasady rozliczania płatności dokonywanych przy ich użyciu.

2.Korzystanie z kart ma na celu ograniczenie obrotu gotówkowego i rozliczeń
z zastosowaniem zaliczek gotówkowych.

3. Wydatki regulowane kartą winny być dokonane w sposób celowy i oszczędny, zgodnie
z przepisami ustawy o finansach publicznych.

4. Za pomocą karty można dokonywać wyłącznie operacji finansowych związanych
z wydatkami służbowymi.

§ 2. 1. Uprawnionymi do korzystania z kart są:

1) Prezydent Miasta,
2) Zastępcy Prezydenta Miasta,
3) Skarbnik Miasta,
4) Sekretarz Miasta,
5) pracownicy Urzędu Miasta,
6) Przewodniczący Rady Miasta,
zwani dalej "użytkownikami".

2. Na rzecz jednego użytkownika, upoważnionego do osobistego dokonywania wydatków przy użyciu karty, w granicach przyznanego limitu, może być wydana tylko jedna karta.

§ 3. 1. Decyzję w sprawie przyznania karty i określenia upoważnienia okresu jej użytkowania podejmuje Prezydent Miasta lub Sekretarz Miasta działający na podstawie upoważnienia Prezydenta Miasta, na podstawie uzasadnionego wniosku określającego kwotę proponowanego limitu miesięcznego środków finansowych.

2. Wniosek o przyznanie karty, którego wzór stanowi załącznik Nr 1 i 2 do zarządzenia, zwany dalej „wnioskiem” przedkłada się do Wydziału Obsługi Urzędu po uzyskaniu:

1) zgody przełożonego, tj. dyrektora wydziału, kierownika Biura, Zastępcy Prezydenta Miasta, Skarbnika lub Sekretarza Miasta.

2) akceptacji Prezydenta Miasta lub Sekretarza Miasta działającego na podstawie upoważnienia Prezydenta Miasta.

3. Przyznanie karty następuje na podstawie umowy zawartej między Prezydentem Miasta lub Sekretarzem Miasta działającym na podstawie upoważnienia Prezydenta Miasta a użytkownikiem, według wzoru stanowiącego Załącznik Nr 3 i 4 do zarządzenia.

4. Wszelkie formalności związane z zawieraniem umów, wydawaniem, wznawianiem, likwidacją i ewidencją kart prowadzi Wydział Obsługi Urzędu Miasta Szczecin

§ 4. 1. Kartę przyznaje się na czas oznaczony.

2. Odwołanie z pełnionej funkcji lub wypowiedzenie stosunku pracy powoduje obowiązek niezwłocznego zwrotu karty przez użytkownika.

§ 5. 1. Karta służy do dokonywania transakcji krajowych i zagranicznych.

2. Limity miesięcznych transakcji bezgotówkowych dokonywanych za pośrednictwem karty wynoszą:

1) do 5.000,- zł -dla rachunku karty użytkowanej przez Prezydenta Miasta,

2) do 3.000,- zł -dla rachunków kart pozostałych użytkowników.

§ 6. 1. Użytkownik jest zobowiązany do ochrony karty z należytą starannością, w szczególności przed utratą lub zniszczeniem.

2. W razie utraty karty, użytkownik ma obowiązek niezwłocznego dokonania jej blokady oraz powiadomienia Wydziału Obsługi Urzędu o okolicznościach jej utraty.

3. W razie utraty karty i zaniechania niezwłocznej blokady karty, wszystkie koszty związane z utratą środków i użycia jej przez osoby do tego nieupoważnione, obciążają użytkownika.

§ 7. 1. Karta może być wykorzystywana wyłącznie w sytuacji, gdy nie ma możliwości dokonania płatności w formie przelewu.
2. Karty mogą być wykorzystywane w celu pokrycia kosztów podróży służbowych krajowych i zagranicznych, wydatków związanych z podejmowaniem delegacji oraz zakupów na potrzeby Urzędu Miasta Szczecin, a w szczególności:
1) zakup biletów lotniczych,
2) zakup usług hotelowych,
3) zakup usług gastronomicznych.

3. Niedopuszczalne jest dokonywanie wypłat gotówkowych przy użyciu karty, chyba że konieczność taka wynika ze zdarzeń losowych. Obowiązek udowodnienia takiej okoliczności spoczywa na użytkowniku.
4. Niewykorzystana kwota wypłaconej gotówki podlega niezwłocznemu zwrotowi na rachunek bankowy Urzędu Miasta lub do kasy Urzędu Miasta.

§ 8. 1. Użytkownik dokumentuje każdą operację finansową, dokonaną za pomocą karty, rachunkiem, fakturą VAT lub innym równoważnym dowodem księgowym potwierdzającym dokonanie operacji gospodarczej.

2. Wydatki zrealizowane gotówką, wypłaconą przy użyciu karty, w sytuacji o której mowa w § 7 ust. 3 użytkownik dokumentuje w sposób określony w ust. 1.

3. Operacje finansowe dokonane za pośrednictwem Internetu należy udokumentować wydrukiem z Internetu potwierdzającym dokonanie operacji, jako zastępczym dowodem księgowym, do czasu złożenia właściwego dokumentu.

4. Użytkownik jest zobowiązany do właściwego opisania dokumentu księgowego potwierdzającego dokonanie zakupu za pomocą karty lub gotówki wypłaconej przy użyciu karty, w sytuacji o której mowa w § 7 ust. 3.

5. Przez właściwy sposób opisania rozumie się przedstawienie związku dokonanego wydatku z wykonywaniem obowiązków służbowych, a ponadto charakteru, okoliczności i celu dokonania wydatku.

§ 9. 1. Dowody księgowe opisane w sposób określony w § 8, z adnotacją „Opłacono służbową kartą płatniczą Nr ….”, po dokonaniu merytorycznego zatwierdzenia wydatków przez właściwą jednostkę organizacyjną Urzędu Miasta Szczecin winny być złożone
w Wydziale Księgowości Urzędu Miasta, w terminie:
1) 7 dni od daty dokonania płatności kartą na terenie kraju,
2) 14 dni od dnia zakończenia podróży służbowej poza granicami kraju.

§ 10. 1. W przypadku, gdy dokonanie wydatku nie zostało potwierdzone za pomocą dowodów księgowych określonych w § 8 lub gdy związek dokonanej operacji finansowej z wykonywaniem obowiązków służbowych nie zostanie udowodniony, użytkownik karty zobowiązany jest do zwrotu równowartości kwoty wydatku wraz z wszystkimi kosztami
i prowizjami bankowymi, w terminie 30 dni od daty dokonania płatności kartą.

2. W przypadku niedokonania zwrotu lub dokonania go w nieprawidłowej wysokości, należność podlega potrąceniu z najbliższego wynagrodzenia.

3. Użytkownicy kart płatniczych zobowiązani są do złożenia stosownego oświadczenia, którego wzór stanowi Załącznik nr 5 do niniejszego zarządzenia, zawierającego zgodę na potrącanie należności wynikających z kwot nierozliczonych z wynagrodzenia, w myśl przepisu art. 91 § 1 Kodeksu pracy.

4. Wykorzystanie karty w sposób niezgodny z niniejszym zarządzeniem lub umową na korzystanie ze służbowej karty płatniczej powoduje odpowiedzialność porządkową.

5. Użytkownik karty zobowiązany jest do przestrzegania zasad korzystania z kart określonych niniejszym zarządzeniem oraz bankowego regulaminu korzystania z karty.

§ 11. Wykonanie zarządzenia powierza się Dyrektorowi Wydziału Obsługi Urzędu oraz Zastępcy Skarbnika Miasta.

§ 12. Nadzór nad realizacją zarządzenia powierza się Skarbnikowi Miasta.

§ 13. 1. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania i ma zastosowanie do kart wydanych przez dniem wejścia w życie zarządzenia.



















 

Załączniki:

• Zał nr 1 do Zarz Nr 602/10 (.doc, 23 KB)

  udostępnił:

  Wydział Obsługi Urzędu

  wytworzono:

  2010/12/13

  odpowiedzialny/a:

  Ewa Słodkowska

  wprowadził/a:

  Bożena Handzel

  dnia:

  2010/12/13 10:28:22

• Zał nr 2 do Zarz Nr 602/10 (.doc, 23 KB)

  udostępnił:

  Wydział Obsługi Urzędu

  wytworzono:

  2010/12/13

  odpowiedzialny/a:

  Ewa Słodkowska

  wprowadził/a:

  Bożena Handzel

  dnia:

  2010/12/13 10:32:00

• Zał nr 3 do Zarz Nr 602/10 (.doc, 28 KB)

  udostępnił:

  Wydział Obsługi Urzędu

  wytworzono:

  2010/12/13

  odpowiedzialny/a:

  Ewa Słodkowska

  wprowadził/a:

  Bożena Handzel

  dnia:

  2010/12/13 10:32:00

• Zał nr 4 do Zarz Nr 602/10 (.doc, 27 KB)

  udostępnił:

  Wydział Obsługi Urzędu

  wytworzono:

  2010/12/13

  odpowiedzialny/a:

  Ewa Słodkowska

  wprowadził/a:

  Bożena Handzel

  dnia:

  2010/12/13 10:32:00

• Zał nr 5 do Zarz Nr 602/10 (.doc, 23 KB)

  udostępnił:

  Wydział Obsługi Urzędu

  wytworzono:

  2010/12/13

  odpowiedzialny/a:

  Ewa Słodkowska

  wprowadził/a:

  Bożena Handzel

  dnia:

  2010/12/13 10:32:00