Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin z 2007 r.

ZARZĄDZENIE NR 217/07
Prezydenta Miasta Szczecin
z dnia 27 kwietnia 2007 r.

w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin.

        Na podstawie art. 33 ust. 2 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591, z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271, Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 80, poz. 717, Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102, poz. 1055, Nr 116, poz. 1203, Nr 167, poz. 1759, z 2005 r. Nr 172, poz. 1441, Nr 175, poz. 1457, z 2006 r. Nr 17, poz. 128, Nr 181, poz. 1337) w związku z art. 92 ust. 1 pkt 2 i ust. 2 ustawy z dnia 5 czerwca 1998 r. o samorządzie powiatowym (Dz. U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1592, z 2002 r. Nr 23, poz. 220, Nr 62, poz. 558, Nr 113, poz. 984, Nr 153, poz. 1271, Nr 200, poz. 1688, Nr 214, poz. 1806, z 2003 r. Nr 162, poz. 1568, z 2004 r. Nr 102, poz. 1055) zarządzam, co następuje :

 

    § 1. Nadaję Regulamin Organizacyjny Urzędowi Miasta Szczecin w brzmieniu stanowiącym załącznik do zarządzenia. 


    § 2. Wykonanie zarządzenia powierza się dyrektorom wydziałów i kierownikom biur Urzędu Miasta Szczecin. 


    § 3. Traci moc Zarządzenie Nr 57/06 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 31 stycznia 2006r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin (zm. Zarządzenie Nr 187/06 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 7 kwietnia 2006 r., Zarządzenie Nr 85/07 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 27 lutego 2007 r.). 


    § 4. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

 

Załącznik do
Zarządzenia Nr 217/07
Prezydenta Miasta Szczecin
z dnia 27 kwietnia 2007 r.

 

REGULAMIN ORGANIZACYJNY

URZĘDU MIASTA SZCZECIN

Rozdział 1
Postanowienia ogólne

    § 1. Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta Szczecin określa organizację i zasady funkcjonowania Urzędu, a w szczególności :
1) organizację Urzędu,
2) zasady funkcjonowania Urzędu,
3) zakres działania wydziałów i biur. 

    § 2. Ilekroć w Regulaminie jest mowa o :
1) biurach - należy przez to rozumieć wewnętrzne, samodzielne komórki organizacyjne Urzędu działające poza wydziałami na prawach samodzielnych referatów,
2) dyrektorach - należy przez to rozumieć dyrektorów wydziałów oraz kierowników jednostek równorzędnych, to jest : Dyrektora Biura Prezydenta Miasta, Dyrektora Biura Rady Miasta, Dyrektora Biura Obsługi Interesantów, Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego, Dyrektora Biura Promocji i Informacji, Geodetę Miasta, Dyrektora Biura Budżetu, Kierownika Filii Urzędu,
3) filii - należy przez to rozumieć Filię Urzędu Miasta,
4) jednostkach organizacyjnych Urzędu - należy przez to rozumieć wydziały i biura Urzędu,
5) jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin - należy przez to rozumieć jednostkę organizacyjną utworzoną do realizacji zadań Miasta,
6) kierownikach - należy przez to rozumieć kierowników wewnętrznych, samodzielnych komórek organizacyjnych Urzędu, działających poza wydziałami na prawach samodzielnych referatów,
7) Mieście - należy przez to rozumieć Gminę Miasto Szczecin,
8) prezydencie - należy przez to rozumieć Prezydenta Miasta Szczecin, pełniącego również funkcję starosty,
9) radzie - należy przez to rozumieć Radę Miasta Szczecin,
10) regulaminie - należy przez to rozumieć Regulamin Organizacyjny Urzędu Miasta Szczecin,
11) sekretarzu - należy przez to rozumieć Sekretarza Miasta Szczecin,
12) skarbniku - należy przez to rozumieć Skarbnika Miasta Szczecin,
13) zastępcach prezydenta - należy przez to rozumieć Zastępców Prezydenta Miasta Szczecin,
14) wydziałach - należy przez to rozumieć jednostki organizacyjne Urzędu o tej nazwie oraz inne wewnętrzne jednostki organizacyjne działające na prawach wydziału,
15) urzędzie - należy przez to rozumieć Urząd Miasta Szczecin.

    § 3. Urząd jest jednostką budżetową i organizacyjną Miasta, przy pomocy której Prezydent wykonuje zadania z zakresu administracji publicznej, wynikające z zadań własnych Miasta, zadań zleconych z mocy ustaw lub przejętych przez Miasto w wyniku porozumień z organami administracji rządowej i samorządowej.

    § 4. Urząd działa na podstawie obowiązujących przepisów prawa, Statutu Miasta, Regulaminu oraz aktów prawnych wydawanych przez Radę oraz Prezydenta.

    § 5. Siedzibą Urzędu jest Miasto Szczecin, będące Miastem na prawach powiatu.

    § 6. Urząd jest pracodawcą w rozumieniu przepisów prawa pracy.

Rozdział 2
Zasady kierowania Urzędem

    § 7. 1. Kierownikiem Urzędu jest Prezydent. 
    2. Prezydent dokonuje czynności z zakresu prawa pracy na zasadach określonych odrębnymi przepisami. 
    3. Prezydent kieruje Urzędem poprzez wydawanie zarządzeń i pism okólnych oraz poleceń służbowych.

    § 8. Nadzór nad jednostkami organizacyjnymi Gminy Miasto Szczecin oraz spółkami z udziałem Miasta sprawuje Prezydent przy pomocy Zastępców Prezydenta oraz właściwych wydziałów i biur Urzędu.

    § 9. 1. W celu zapewnienia realizacji przez Urząd zadań o szczególnym znaczeniu dla Miasta, Prezydent może w drodze zarządzenia, powołać zespół zadaniowy (komisję) lub pełnomocnika. 
    2. W skład zespołów zadaniowych (komisji) mogą wchodzić pracownicy Urzędu oraz osoby spoza Urzędu.

Rozdział 3
Organizacja Urzędu

    § 10. 1 Urząd składa się z :
1) wydziałów,
2) biur. 
    2. Poza jednostkami organizacyjnymi Urzędu, określonymi w ust. 1, Urząd realizuje zadania w Filii.

    § 11. 1. W skład Urzędu wchodzą następujące wydziały i biura na prawach wydziałów oznaczone odpowiednio symbolami:

1) Biuro Prezydenta Miasta -    BPM,
2) Biuro Rady Miasta -    BRM,
3) Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego -    WKiAW,
4) Wydział Organizacyjny -    WO,
5) Biuro Obsługi Interesantów -    BOI,
6) Urząd Stanu Cywilnego -    USC,
7) Wydział Oświaty -    WOś,
8) Biuro Promocji i Informacji -    BPiI,
9) Wydział Kultury -    WK,
10) Wydział Sportu i Turystyki -    WSiT,
11) Wydział Zdrowia i Polityki Społecznej -    WZiPS,
12) Wydział Rozwoju Miasta i Funduszy Pomocowych -    WRMiFP,
13) Wydział Inwestycji Miejskich -    WIM,
14) Wydział Urbanistyki i Administracji Budowlanej -    WUiAB,
15) Biuro Geodety Miasta -    BGM,
16) Wydział Gospodarki Nieruchomościami -    WGN,
17) Wydział Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska -    WGKiOŚ,
18) Biuro Budżetu -    BB,
19) Wydział Księgowości -    WKs,
20) Wydział Podatków, Opłat i Egzekucji -    WPOiE,
21) Wydział Zarządzania Kryzysowego i Ochrony Ludności -    WZKiOL,
22) Wydział Informatyki -    WInf,
23) Wydział Obsługi Urzędu -    WOU.

    2. W skład Urzędu wchodzą biura na prawach samodzielnych referatów oznaczone odpowiednio symbolami :

1) Biuro Prawne -    BP,
2) Biuro ds. Organizacji Pozarządowych -    BOP,
3) Biuro ds. Zamówień Publicznych -    BZP,
4) Biuro Miejskiego Rzecznika Konsumentów -    BMRK,
5) Biuro ds. Ochrony Informacji Niejawnych -    BOIN,
6) Biuro ds. Organizacji Regat 2007 -    BOR.

    3. Filia oznaczona symbolem -    UM/F.

    § 12. 1. Wydziałami kierują dyrektorzy wydziałów z zastrzeżeniem ust. 2 – 4 . 
    2. Urzędem Stanu Cywilnego kieruje Kierownik. 
    3. Biurem Geodety Miasta kieruje Geodeta Miasta. 
    4. Wydziałem Księgowości kieruje Zastępca Skarbnika Miasta.

    § 13. 1. Biurami kierują kierownicy biur z zastrzeżeniem ust. 2 - 3. 
    2. Biurem Miejskiego Rzecznika Konsumentów kieruje Miejski Rzecznik Konsumentów. 
    3. Biurem ds. Ochrony Informacji Niejawnych kieruje Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych.

    § 14. 1. W wydziałach mogą być tworzone stanowiska zastępców dyrektorów, którzy nadzorują bezpośrednio pracę wyodrębnionego zakresu działania wydziału. 
    2. W wydziałach, w których nie utworzono stanowisk, o których mowa w ust. 1, funkcję zastępcy pełni wyznaczony pracownik wydziału.

    § 15. 1.Wydziały mogą dzielić się na następujące wewnętrzne komórki organizacyjne :
1) referaty (równorzędne komórki organizacyjne : zespoły, działy, pracownie),
2) samodzielne stanowiska pracy jedno- i wieloosobowe.
2. Pracą referatów kierują kierownicy z wyjątkiem Zespołu Miejskiego Konserwatora Zabytków w Wydziale Urbanistyki i Administracji Budowlanej, którym kieruje Miejski Konserwator Zabytków. 
    3. Samodzielne stanowiska pracy tworzy się w celu realizacji jednorodnych lub tematycznie wyspecjalizowanych czynności. Samodzielne stanowiska pracy nie wchodzą w skład referatu.

    § 16. 1. Pracą Filii kieruje kierownik, który odpowiedzialny jest za prawidłowe funkcjonowanie oraz utrzymanie bieżącej współpracy z wydziałami Urzędu realizującymi część swoich zadań w Filii. 
    2. Nadzór merytoryczny nad pracą pracowników Filii sprawują merytoryczni dyrektorzy wydziałów i biur Urzędu.

    § 17. 1. Strukturę wewnętrzną wydziału, zasady funkcjonowania, tryb pracy oraz szczegółowy zakres czynności pracowników określa regulamin wewnętrzny wydziału. 
    2. Regulamin wewnętrzny wydziału ustala dyrektor wydziału w drodze zarządzenia wewnętrznego, z zastrzeżeniem § 20 Regulaminu. 
    3. Regulamin wewnętrzny powinien zawierać:
1) postanowienia ogólne określające : 
        a) zasady funkcjonowania wydziału, 
        b) wyznaczenie pracownika pełniącego zastępstwo w czasie nieobecności dyrektora i jego zastępcy, podstawowe obowiązki pracowników, z uwzględnieniem zadań gminy oraz powiatu,
2) strukturę wewnętrzną i obsadę wydziału, w tym : 
        a) wykaz referatów (jednostek równorzędnych) i samodzielnych stanowisk pracy, 
        b) imienną obsadę poszczególnych referatów i samodzielnych stanowisk pracy, 
        c) symbole referatów i stanowisk pracy , 
        d) szczegółowy zakres czynności wszystkich pracowników, 
        e) imienne zastępstwa pracowników. 
    4. Do regulaminu wewnętrznego załącza się upoważnienia udzielone pracownikom wydziału do podpisywania decyzji administracyjnych oraz pełnomocnictwa do składania oświadczeń woli w imieniu Miasta. 
    5. Zakresy czynności pracowników oraz upoważnienia stanowią wymienialne załączniki do regulaminu wewnętrznego. 
    6. Regulaminy wewnętrzne podlegają stałej aktualizacji, a w odniesieniu do zakresów czynności pracowników nowo przyjętych - w ciągu 14 dni od ich zatrudnienia. 
    7. Regulamin wewnętrzny wydziału przechowuje dyrektor wydziału. 
    8. Dyrektor wydziału zobowiązany jest do niezwłocznego przekazania regulaminu wewnętrznego i każdej jego zmiany do Wydziału Organizacyjnego.

    § 18. Przy opracowywaniu regulaminów wewnętrznych biur oraz Filii stosuje się odpowiednio przepisy  § 17.

    § 19. Zbiór regulaminów wewnętrznych wszystkich wydziałów, biur oraz Filii prowadzi Wydział Organizacyjny.

    § 20. Ilość etatów w jednostkach organizacyjnych Urzędu oraz w Filii, w tym rozdział etatów na poszczególne komórki wewnętrzne, określone w regulaminie wewnętrznym ustala i zatwierdza Prezydent na wniosek Sekretarza.

Rozdział 4
Zadania Dyrektorów Wydziałów i Kierowników Biur

    § 21. 1. Do zadań i obowiązków dyrektorów wydziałów oraz kierowników biur należy :

1) załatwianie indywidualnych spraw z zakresu administracji publicznej w zakresie udzielonych pełnomocnictw,
2) opracowywanie wniosków do projektów programów rozwoju Miasta oraz realizacja zadań wynikających z przyjętych programów,
3) opracowywanie wniosków do projektu budżetu Miasta, wniosków do wieloletnich programów inwestycyjnych oraz projektów planów finansowych dla zadań zleconych z zakresu administracji rządowej w części dotyczącej wydziału lub biura,
4) dysponowanie środkami pieniężnymi na podstawie pełnomocnictwa udzielonego przez Prezydenta w granicach kwot określonych w budżecie,
5) nadzór nad ustalaniem cen i opłat stanowiących przychody podległych jednostek organizacyjnych Gminy Miasta Szczecin,
6) opracowywanie projektów aktów prawnych organów gminy oraz ich realizacja,
7) sporządzanie projektów odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz wystąpienia Komisji Rady, przygotowywanie materiałów niezbędnych do udzielenia odpowiedzi,
8) współdziałanie z innymi wydziałami i biurami w celu realizacji zadań wymagających uzgodnień,
9) opracowywanie sprawozdań i informacji wynikających z odrębnych przepisów, zarządzeń, pism okólnych i poleceń Prezydenta,
10) uczestnictwo w sesjach Rady i posiedzeniach komisji Rady zgodnie z dyspozycją Prezydenta lub Zastępcy Prezydenta,
11) współdziałanie z organami administracji publicznej, samorządem osiedlowym, organizacjami społecznymi i pozarządowymi,
12) realizacja zadań własnych i zadań zleconych miastu z zakresu administracji rządowej oraz zadań przejętych przez miasto z zakresu administracji rządowej na podstawie porozumienia z jej organami,
13) wykonywanie zadań i obowiązków w zakresie obronności i ochrony ludności,
14) kierowanie całokształtem pracy wydziału, zapewnienie prawidłowego i terminowego wykonywania zadań wydziału lub biura wynikających z niniejszego regulaminu,
15) programowanie działalności wydziału lub biura,
16) udzielanie wyjaśnień w sprawach petycji, skarg i wniosków,
17) nadzór nad przestrzeganiem przez pracowników postanowień regulaminów obowiązujących w Urzędzie oraz tajemnicy państwowej i służbowej,
18) nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników jednostki organizacyjnej, czynności kancelaryjnych,
19) usprawnianie organizacji, metod i form pracy wydziału lub biura,
20) pozyskiwanie zewnętrznych preferencyjnych środków finansowych na realizację zadań wydziału lub biura oraz współpraca z właściwą jednostką organizacyjną Urzędu odpowiedzialną za pozyskiwanie funduszy pomocowych w zakresie przygotowywania wniosków o dofinansowanie prawidłowego wydatkowania i rozliczania pozyskanych funduszy pomocowych,
21) współdziałanie z właściwą jednostką organizacyjną Urzędu odpowiedzialną za politykę informacyjną w zakresie kreowania polityki informacyjnej Miasta oraz komunikacji społecznej,
22) współpraca z Biurem Obsługi Interesantów w szczególności w zakresie wdrażania systemu rejestracji i obiegu dokumentów oraz aktualizacji obowiązujących procedur załatwianych spraw,
23) prowadzenie i aktualizacja baz danych w postaci zapisów elektronicznych według kompetencji merytorycznych jednostki, współpraca z Wydziałem Informatyki w zakresie aktualizacji danych,
24) dbałość o kompetentną i kulturalną obsługę interesantów.

    2. Do zadań i obowiązków Zastępcy Skarbnika należą sprawy, o których mowa w ust. 1 oraz :
1) nadzór nad sprawozdawczością budżetową,
2) kontrasygnowanie oświadczeń woli składanych w imieniu Miasta, jeżeli powodują powstanie zobowiązań finansowych,
3) nadzór nad obsługą finansowo-księgową Miasta i Urzędu zgodnie z obowiązującymi przepisami i zasadami,
4) realizacja zadań wynikających z przepisów szczegółowych, dotyczących praw i obowiązków głównych księgowych budżetów, a w szczególności nadzór i kontrola nad prowadzeniem rachunkowości Miasta.

Rozdział 5
Zakresy działania Wydziałów

    § 22. Do zadań Biura Prezydenta Miasta należy :

1) realizowanie zadań związanych z funkcjami reprezentacyjnymi i obowiązkami protokolarnymi Prezydenta i Zastępców Prezydenta,
2) organizowanie obchodów rocznic, uroczystości i świąt państwowych z udziałem Miasta,
3) realizacja programów współpracy międzynarodowej,
4) obsługa kontaktów zagranicznych Miasta,
5) obsługa administracyjno – organizacyjna Prezydenta Miasta i Zastępców Prezydenta,
6) prowadzenie spraw związanych z interpelacjami i zapytaniami radnych oraz wystąpieniami komisji Rady Miasta kierowanymi do Prezydenta Miasta,
7) prowadzenie działań związanych z polityką jakości w Urzędzie,
8) tworzenie Prezydentowi warunków realizacji praw i obowiązków organu założycielskiego w stosunku do jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin, uprawnień z tytułu posiadanych przez Miasto akcji i udziałów w spółkach handlowych oraz prowadzenie banku danych,
9) prowadzenie spraw związanych z tworzeniem, likwidacją i reorganizacją jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin,
10) analiza efektywności działania jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin oraz spółek handlowych, w których Miasto posiada udziały i akcje,
11) prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem Miasta.

    § 23. Do zadań Biura Rady Miasta należy :

1) obsługa merytoryczna i prawna oraz organizacyjno-techniczna Rady, jej komisji oraz klubów radnych,
2) prowadzenie rejestrów uchwał Rady oraz interpelacji i zapytań radnych,
3) zapewnianie niezbędnej pomocy radnym w sprawowaniu przez nich mandatów, w tym w sprawach interwencji,
4) prowadzenie spraw związanych z nadawaniem Honorowego Obywatelstwa Miasta Szczecina, Medalu za Zasługi dla Miasta Szczecina oraz tytułu Pioniera Miasta Szczecina,
5) współudział w organizowaniu i przeprowadzaniu wyborów samorządowych, parlamentarnych, prezydenckich oraz referendów,
6) nadzór oraz koordynowanie działań jednostek pomocniczych – rad osiedlowych oraz Młodzieżowej Rady Miasta.

    § 24. Do zadań Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego należy :

1) kontrola jednostek organizacyjnych Urzędu oraz jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin,
2) kontrola finansowo – księgowa jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin,
3) audyt wewnętrzny,
4) współdziałanie z organami kontroli zewnętrznej oraz Głównym Inspektorem Informacji Finansowej.

    § 25. Do zadań Wydziału Organizacyjnego należy :

1) prowadzenie spraw związanych z organizacją i funkcjonowaniem Urzędu,
2) prowadzenie spraw związanych z przygotowywaniem projektów Regulaminu Organizacyjnego Urzędu oraz zmian do Regulaminu,
3) prowadzenie spraw związanych z udzielanymi upoważnieniami i pełnomocnictwami,
4) opracowywanie projektów zmian Statutu Miasta Szczecin,
5) współpraca ze związkami i stowarzyszeniami krajowymi, których członkiem jest Miasto,
6) prowadzenie spraw kadrowych pracowników Urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin, z zastrzeżeniem § 28 pkt 10,
7) delegacje krajowe,
8) prowadzenie systemu szkolenia i kształcenia pracowników Urzędu,
9) organizacja praktyk uczniowskich i studenckich w Urzędzie,
10) prowadzenie spraw związanych z kierowaniem do pracy inwalidów wojennych i wojskowych oraz wyrażaniem zgody na rozwiązanie z inwalidą wojennym lub wojskowym stosunku pracy przez pracodawcę,
11) ewidencjonowanie i koordynowanie załatwiania petycji, skarg i wniosków.

    § 26. Do zadań Biura Obsługi Interesantów należy :

1) obsługa interesantów w zakresie : 
        a) kompleksowej informacji, 
        b) działalności merytorycznej jednostek organizacyjnych Urzędu posiadających delegatury w Biurze Obsługi Interesantów, 
        c) kancelarii Urzędu,
2) ewidencja ludności,
3) prowadzenie spraw związanych : 
        a) z wydawaniem dowodów osobistych, 
        b) z koordynowaniem zagadnień dotyczących repatriacji Polaków z zagranicy, 
        c) z dokumentacją dotyczącą okresów pracy oraz mienia pozostawionego na terenie byłego ZSRR, 
        d) z organizowaniem zbiórek publicznych i zgromadzeń, 
        e) ze sporządzaniem spisów wyborców oraz prowadzeniem i aktualizacją rejestru wyborców, 
        f) z potwierdzaniem własnoręczności podpisu osób ubiegających się lub korzystających ze świadczeń emerytalno-rentowych na dokumentach i formularzach wymaganych do uzyskania lub pobierania rent z instytucji zagranicznych,
4) wydawanie uprawnień do kierowania pojazdami,
5) rejestracja pojazdów,
6) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zezwoleń oraz kontrolowaniem stacji kontroli pojazdów,
7) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem zezwoleń i nadzorem nad ośrodkami szkolenia kierowców,
8) prowadzenie spraw związanych z udzielaniem uprawnień na wykonywanie krajowego transportu drogowego lub przewozów na potrzeby własne,
9) prowadzenie spraw związanych z ewidencją działalności gospodarczej,
10) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem oraz cofaniem zezwoleń na sprzedaż i podawanie napojów alkoholowych,
11) prowadzenie spraw z zakresu rzeczy znalezionych,
12) wprowadzanie nowych oraz doskonalenie istniejących metod i form obsługi interesantów,
13) wdrażanie i administrowanie komputerowym systemem rejestracji i obiegu dokumentów w Urzędzie,
14) nadzór nad bezpieczeństwem danych osobowych,
15) koordynowanie pracy jednostek organizacyjnych Urzędu w zakresie działalności Biura.

    § 27. Do zadań Urzędu Stanu Cywilnego należy :

1) rejestracja zdarzeń z zakresu stanu cywilnego dotycząca urodzeń małżeństw i zgonów,
2) sporządzanie aktów stanu cywilnego oraz odpisów i zaświadczeń z tych aktów,
3) transkrypcja i odtwarzanie zagranicznych aktów stanu cywilnego w polskich księgach stanu cywilnego,
4) aktualizacja aktów stanu cywilnego,
5) współpraca z zagranicznymi urzędami stanu cywilnego w zakresie międzynarodowej wymiany informacji dotyczących stanu cywilnego, w tym współpraca z polskimi i zagranicznymi placówkami dyplomatycznymi,
6) archiwizacja dokumentów stanu cywilnego, współpraca z Archiwum Państwowym oraz zagranicznymi archiwami w zakresie wymiany informacji i dokumentów stanu cywilnego,
7) organizowanie uroczystości z okazji jubileuszu długoletniego pożycia małżeńskiego, 100 - lecia urodzin oraz z okazji uroczystego nadania imienia dziecku,
8) prowadzenie spraw związanych ze zmianą imion i nazwisk,
9) prowadzenie innych spraw wynikających z Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego, Kodeksu cywilnego, Prawa o aktach stanu cywilnego oraz innych aktów prawnych.

    § 28. Do zadań Wydziału Oświaty należy :

1) prowadzenie spraw związanych z pełnieniem przez Miasto funkcji organu prowadzącego publiczne przedszkola, szkoły oraz placówki oświatowo - wychowawcze, placówki kształcenia ustawicznego i placówki kształcenia praktycznego, poradnie psychologiczno – pedagogiczne, specjalne ośrodki szkolno – wychowawcze, placówki zapewniające opiekę i wychowanie uczniom w okresie pobierania nauki poza miejscem stałego zamieszkania,
2) inicjowanie tworzenia, przekształcania, likwidacji publicznych przedszkoli, szkół oraz placówek, o których mowa w pkt 1,
3) koordynowanie funkcjonowania oraz nadzór nad działalnością przedszkoli, szkół i placówek, o których mowa w pkt 1,
4) nadzór nad realizacją zadań z zakresu kultury fizycznej i turystyki szkolnej dzieci i młodzieży,
5) koordynowanie zadań związanych z bieżącym utrzymaniem technicznym publicznych przedszkoli, szkół i placówek, o których mowa w pkt 1,
6) prowadzenie spraw związanych z ewidencją szkół i placówek niepublicznych,
7) prowadzenie spraw związanych z udzielaniem dotacji niepublicznym szkołom i placówkom oraz szkołom publicznym prowadzonym przez osobę prawną inną niż jednostka samorządu terytorialnego lub osobę fizyczną,
8) prowadzenie spraw dotyczących pomocy materialnej dla uczniów w celu zmniejszania różnic w dostępie do edukacji,
9) prowadzenie spraw związanych z przyznaniem dofinansowania kosztów kształcenia młodocianego pracownika zamieszkałego na terenie Gminy Miasto Szczecin,
10) prowadzenie spraw kadrowych wynikających ze stosunku pracy dyrektorów publicznych przedszkoli, publicznych szkół i placówek, o których mowa w pkt 1.

    § 29. Do zadań Biura Promocji i Informacji należy :

1) wypracowywanie i realizacja strategii promowania Miasta,
2) koordynowanie działań promocyjnych Miasta, w tym działań związanych z promocją gospodarczą Miasta,
3) kreowanie wizerunku Szczecina jako Miasta nowoczesnego, otwartego i przyjaznego,
4) polityka informacyjna i komunikacja społeczna.

    § 30. Do zadań Wydziału Kultury należy :

1) nadzór nad realizacją polityki kulturalnej Miasta,
2) nadzór nad działalnością miejskich instytucji kultury,
3) podejmowanie działań promujących kulturę, współudział w imprezach artystycznych i kulturalnych,
4) prowadzenie spraw związanych z organizacją imprez miejskich,
5) prowadzenie spraw związanych z imprezami masowymi artystycznymi i rozrywkowymi.

    § 31. Do zadań Wydziału Sportu i Turystyki należy :

1) prowadzenie spraw związanych z realizacją zadań Miasta w zakresie kultury fizycznej i sportu,
2) podejmowanie działań promujących sport oraz organizacja i współudział w organizowaniu imprez sportowych z udziałem Miasta,
3) prowadzenie spraw związanych z masowymi imprezami sportowymi,
4) nadzór nad działalnością stowarzyszeń kultury fizycznej i uczniowskich klubów sportowych,
5) nadzór nad technicznym utrzymaniem placówek sportu,
6) promocja walorów turystycznych Miasta.

    § 32. Do zadań Wydziału Zdrowia i Polityki Społecznej należy :

1) realizacja polityki prozdrowotnej Miasta, ochrona zdrowia, przeciwdziałanie patologiom społecznym oraz kreowanie działań na rzecz osób niepełnosprawnych,
2) nadzór w zakresie pomocy społecznej,
3) nadzór nad prawidłowością przyznawania dodatków mieszkaniowych,
4) prowadzenie spraw związanych ze świadczeniami rodzinnymi,
5) nadzór nad działalnością żłobków miejskich,
6) prowadzenie spraw wynikających z ustawy o cmentarzach i chowaniu zmarłych.

    § 33. Do zadań Wydziału Rozwoju Miasta i Funduszy Pomocowych należy :

1) strategia Miasta i miejskie polityki branżowe,
2) sprawy wieloletnich programów oraz rocznych planów inwestycyjnych,
3) prowadzenie spraw związanych z planowaniem przestrzennym, w tym opracowywanie polityki przestrzennej Miasta, programu sporządzania planów zagospodarowania przestrzennego, inicjowanie zmian miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego Miasta oraz organizowanie konkursów architektoniczno - urbanistycznych,
4) koordynowanie działań Biura Planowania Przestrzennego Miasta w zakresie sporządzania miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego, zmian do studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego Miasta oraz innych opracowań planistycznych,
5) nadzór w zakresie zachowania walorów estetycznych, plastycznych i użytkowych Miasta,
6) prowadzenie spraw związanych z rewitalizacją obszarów miejskich, poprzemysłowych i powojskowych,
7) przygotowywanie i popularyzowanie informacji o możliwościach i warunkach inwestowania w Mieście – obsługa inwestorów,
8) prowadzenie i koordynowanie działań na rzecz pozyskiwania zagranicznej bezzwrotnej pomocy finansowej niezbędnej dla rozwoju Miasta,
9) pomoc, udział w powstawaniu oraz wdrażaniu projektów współfinansowanych z bezzwrotnej zagranicznej pomocy finansowej,
10) prowadzenie spraw związanych z gospodarką morską oraz wspieraniem rozwoju gospodarczego Miasta,
11) podejmowanie działań na rzecz aktywizacji lokalnego rynku pracy,
12) współpraca regionalna.

    § 34. Do zadań Wydziału Inwestycji Miejskich należy :

1) przygotowywanie, realizacja i rozliczanie inwestycji miejskich, w tym wykup i wywłaszczenia nieruchomości pod inwestycje miejskie,
2) prowadzenie spraw związanych z opracowywaniem projektów wieloletnich programów inwestycyjnych i rocznych planów inwestycyjnych,
3) realizacja spraw związanych z współfinansowaniem inwestycji miejskich,
4) prowadzenie spraw związanych z dofinansowaniem społecznych inicjatyw lokalnych.

    § 35. Do zadań Wydziału Urbanistyki i Administracji Budowlanej należy :

1) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem decyzji w sprawie warunków zabudowy i zagospodarowania terenu,
2) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem decyzji określonych przepisami prawa budowlanego w zakresie obowiązków organu administracji architektoniczno-budowlanej,
3) prowadzenie spraw związanych z opiniowaniem projektów podziałów nieruchomości,
4) prowadzenie spraw związanych z utrzymaniem istniejących i wznoszeniem nowych pomników oraz tablic pamiątkowych i akcentów rzeźbiarskich, stanowiących powojenny dorobek kulturowy Miasta,
5) wydawanie pozwoleń na prowadzenie prac konserwatorskich, remontowych i budowlanych w obiektach zabytkowych,
6) wydawanie na wniosek właściciela zabytku zaleceń konserwatorskich, określających sposób korzystania z zabytku, jego zabezpieczenia i wykonania prac konserwatorskich, oraz zakresu dopuszczalnych zmian, które mogą być wprowadzone w tym zabytku,
7) prowadzenie badań obiektów zabytkowych i przedmiotów posiadających cechy zabytku w czasie uzgodnionym z właścicielem lub posiadaczem tego przedmiotu,
8) prowadzenie gminnej ewidencji zabytków,
9) sprawowanie nadzoru i kontroli przestrzegania i stosowania przepisów dotyczących ochrony zabytków i opieki nad zabytkami, oraz w zakresie wydawanych pozwoleń na prace przy obiektach zabytkowych,
10) wydawanie zaświadczeń określonych przepisami prawa w zakresie działania wydziału.

    § 36. Do zadań Biura Geodety Miasta należy :

1) prowadzenie spraw z zakresu podziałów i rozgraniczeń nieruchomości oraz ustalanie wypłaty odszkodowań z tytułu przejęcia z mocy prawa gruntów pod drogi publiczne,
2) prowadzenie spraw związanych z nadawaniem numeracji adresowej nieruchomościom,
3) prowadzenie spraw z zakresu scaleń i wymiany nieruchomości,
4) ustalanie linii brzegowej wód nie będących morskimi wodami wewnętrznymi oraz wodami żeglownymi,
5) nadzór nad prowadzeniem państwowego zasobu geodezyjnego i kartograficznego, w tym koordynowanie spraw związanych z budową systemu informacji o terenie,
6) prowadzenie spraw z zakresu ewidencji gruntów i budynków (katastru nieruchomości) oraz klasyfikacji gleboznawczej gruntów,
7) uzgadnianie usytuowania projektowanych sieci uzbrojenia terenu oraz prowadzenie spraw z zakresu geodezyjnej ewidencji sieci uzbrojenia terenu,
8) zakładanie osnów szczegółowych oraz prowadzenie spraw z zakresu ochrony znaków geodezyjnych, grawimetrycznych i magnetycznych,
9) prowadzenie spraw Powiatowego Funduszu Gospodarki Zasobem Geodezyjnym i Kartograficznym.

    § 37. Do zadań Wydziału Gospodarki Nieruchomościami należy :

1) prowadzenie spraw związanych z gospodarowaniem nieruchomościami Miasta, powiatu oraz Skarbu Państwa,
2) regulacja stanów prawnych nieruchomości,
3) prowadzenie spraw związanych z wypłatą odszkodowań za grunty zajęte przez wody stanowiące własność państwa oraz grunty zajęte pod drogi publiczne i inne inwestycje miejskie,
4) komunalizacja mienia,
5) prowadzenie spraw związanych z przygotowaniem podziałów nieruchomości stanowiących własność Miasta lub Skarbu Państwa,
6) prowadzenie spraw związanych z pierwokupami, wywłaszczeniami oraz zwrotami wywłaszczonych nieruchomości, z wyłączeniem wywłaszczeń pod inwestycje miejskie,
7) prowadzenie spraw związanych z przygotowywaniem, organizacją i przeprowadzaniem przetargów na sprzedaż, oddanie w wieczyste użytkowanie oraz dzierżawę nieruchomości stanowiących własność Miasta, powiatu i Skarbu Państwa,
8) realizacja polityki mieszkaniowej Miasta,
9) prowadzenie spraw związanych ze sprzedażą lokali mieszkalnych i użytkowych na rzecz najemców,
10) prowadzenie spraw związanych z reklamami na mieniu, z wyłączeniem reklam usytuowanych w pasie drogowym,
11) nadzór i współpraca z Zarządem Budynków i Lokali Komunalnych, Towarzystwami Budownictwa Społecznego oraz Szczecińskim Centrum Renowacyjnym w zakresie gospodarowania lokalami mieszkalnymi i użytkowymi.

    § 38. Do zadań Wydziału Gospodarki Komunalnej i Ochrony Środowiska należy :

1) nadzór nad gospodarką wodną i funkcjonowaniem gospodarki wodociągowo – kanalizacyjnej, nad przestrzeganiem przepisów w zakresie gospodarki wodno – ściekowej oraz działalnością spółek wodnych,
2) wdrażanie programów pomocowych – współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej – związanych z rozwojem gospodarki komunalnej,
3) nadzór nad utrzymaniem i ochroną dróg oraz lokalnym transportem zbiorowym,
4) zarządzanie ruchem na drogach,
5) nadzór w zakresie utrzymania czystości i porządku oraz urządzeń sanitarnych, składowisk i unieszkodliwiania odpadów, w tym komunalnych i niebezpiecznych,
6) prowadzenie spraw związanych z targowiskami i handlem,
7) bieżące funkcjonowanie infrastruktury technicznej Miasta, koordynowanie działań w zakresie gospodarki komunalnej, energetycznej, cieplnej, gazowniczej oraz telekomunikacji,
8) ochrona przyrody oraz ochrona i kształtowanie środowiska,
9) prowadzenie spraw Gminnego i Powiatowego Funduszu Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej,
10) nadzór nad utrzymaniem terenów zieleni i gospodarką leśną oraz sprawy z zakresu cmentarnictwa,
11) wykonywanie zadań należących do właściwości administracji geologicznej wynikających z ustawy prawo geologiczne i górnicze,
12) ochrona zwierząt,
13) prowadzenie spraw wynikających z ustawy prawo łowieckie,
14) prowadzenie spraw związanych z rolnictwem, ochroną gruntów rolnych, ochroną roślin uprawnych oraz nadzorem nad uprawą maku i konopii włóknistych,
15) prowadzenie spraw związanych z śródlądową gospodarką rybacką.

    § 39. Do zadań Biura Budżetu należy :

1) przygotowywanie projektu uchwały budżetowej wraz z objaśnieniami, projektów zmian budżetu oraz zmian w budżecie,
2) opracowywanie projektu układu wykonawczego budżetu,
3) opracowywanie harmonogramu realizacji dochodów i wydatków budżetowych,
4) opracowywanie prognozy kwoty długu,
5) sporządzanie zbiorczej sprawozdawczości budżetowej dla potrzeb Rady i Prezydenta,
6) nadzór nad realizacją budżetu,
7) opracowywanie Memorandum Finansowego.

    § 40. Do zadań Wydziału Księgowości należy :

1) prowadzenie rachunkowości jednostki budżetowej – Urzędu,
2) prowadzenie rachunkowości organu finansowego Miasta i powiatu według odrębnego planu kont,
3) windykacja należności majątkowych budżetu Miasta,
4) ewidencja i windykacja należności Skarbu Państwa w zakresie określonym odrębnymi przepisami,
5) sporządzanie zbiorczej i jednostkowej sprawozdawczości budżetowej Miasta i powiatu oraz bilansów,
6) ewidencja wartości majątku Urzędu,
7) prowadzenie rachunkowości podatków i opłat lokalnych,
8) prowadzenie rachunkowości gminnych i powiatowych funduszy celowych, obsługa kredytów bankowych i pożyczek z funduszy pozabudżetowych,
9) obsługa finansowa programów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej,
10) planowanie i realizacja wydatków osobowych Urzędu.

    § 41. Do zadań Wydziału Podatków, Opłat i Egzekucji należy :

1) prowadzenie spraw podatków i opłat lokalnych oraz opłaty skarbowej,
2) prowadzenie spraw w zakresie należności podatkowych, dla których organem podatkowym są urzędy skarbowe, a które stanowią dochody podatkowe budżetu Miasta,
3) prowadzenie spraw w zakresie wygaszania zaległości podatkowych w zamian za przeniesienie własności rzeczy lub praw majątkowych na rzecz Gminy i Skarbu Państwa,
4) prowadzenie spraw związanych z pomocą publiczną,
5) prowadzenie egzekucji administracyjnej należności pieniężnych Miasta, dla których ustalania lub określania i pobierania właściwy jest ten organ,
6) dokonywanie zabezpieczeń należności pieniężnych Miasta,
7) prowadzenie bazy danych wpisanych hipotek na rzecz Miasta oraz wydawanie zaświadczeń o uwolnieniu z długu hipotecznego.

    § 42. Do zadań Wydziału Zarządzania Kryzysowego i Ochrony Ludności należy :

1) prowadzenie spraw związanych z funkcjonowaniem Miejskiego Zespołu Reagowania Kryzysowego,
2) organizowanie i prowadzenie spraw związanych z obronnością kraju, obroną cywilną oraz bezpieczeństwem,
3) prowadzenie spraw związanych z rejestracją przedpoborowych i poborem,
4) prowadzenie działań prewencyjnych realizowanych w ramach przyjętych programów.

    § 43. Do zadań Wydziału Informatyki należy :

1) informatyzacja Urzędu oraz koordynacja informatyzacji jednostek organizacyjnych Gminy Miasta Szczecin,
2) budowa baz danych, systemu map komputerowych, współpraca z jednostkami organizacyjnymi Urzędu w zakresie budowy, wdrażania i rozwoju systemów informatycznych Urzędu,
3) informatyczne zabezpieczenie danych Urzędu,
4) gospodarowanie sprzętem oraz siecią komputerową i koordynacja zaspokajania potrzeb Urzędu w tym zakresie,
5) zapewnienie ciągłości sprawnego funkcjonowania systemów informatycznych.

    § 44. Do zadań Wydziału Obsługi Urzędu należy :

1) gospodarka środkami trwałymi i wyposażeniem Urzędu oraz zabezpieczenie potrzeb techniczno – materiałowych Urzędu,
2) administrowanie budynkiem Urzędu i lokalami filialnymi, planowanie inwestycji, remontów, konserwacji urządzeń technicznych oraz nadzór nad ich realizacją, zabezpieczenie łączności Urzędu,
3) prowadzenie spraw socjalnych pracowników Urzędu,
4) prowadzenie archiwum Urzędu,
5) prowadzenie spraw z zakresu przestrzegania przepisów dotyczących bezpieczeństwa i higieny pracy.

Rozdział 6
Zakresy działania Biur i Filii

    § 45. Do zadań Biura Prawnego należy :

1) obsługa oraz doradztwo prawne Urzędu,
2) opiniowanie projektów aktów prawnych oraz umów opracowanych przez jednostki organizacyjne Gminy Miasto Szczecin,
3) zastępstwo prawne Miasta i Urzędu przed sądami i urzędami oraz innymi organami orzekającymi,
4) sygnalizowanie nowych uregulowań prawnych.

    § 46. Do zadań Biura ds. Organizacji Pozarządowych należy :

1) sprawy związane z organizacjami działającymi w sferze pożytku publicznego oraz instytucji wspierających działalność tych organizacji,
2) prowadzenie spraw związanych ze stowarzyszeniami,
3) prowadzenie spraw związanych ze stowarzyszeniami kultury fizycznej,
4) prowadzenie spraw związanych z fundacjami,
5) prowadzenie banku danych o organizacjach działających w sferze pożytku publicznego na terenie Szczecina oraz współpracujących z Miastem.

    § 47. Do zadań Biura ds. Zamówień Publicznych należy :

1) kontrola i nadzór jednostek organizacyjnych Urzędu oraz jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin w zakresie prawidłowości postępowania w sprawach zamówień publicznych,
2) prowadzenie sprawozdawczości z udzielonych i realizowanych zamówień publicznych,
3) prowadzenie spraw związanych z reprezentowaniem Miasta przed zespołami arbitrów przy Prezesie Urzędu Zamówień Publicznych.

    § 48. Do zadań Biura Miejskiego Rzecznika Konsumentów należy :

1) podejmowanie działań w celu ochrony interesów konsumentów,
2) wytaczanie powództw na rzecz konsumentów oraz udział w postępowaniu w sprawach o ochronę interesów konsumentów na zasadach określonych odrębnymi przepisami,
3) inicjowanie zmian prawa miejscowego w zakresie ochrony interesów konsumentów.

    § 49. Do zadań Biura ds. Ochrony Informacji Niejawnych należy :

1) zapewnienie ochrony informacji niejawnych, w tym ich ochrony fizycznej,
2) zapewnienie ochrony systemów i sieci teleinformatycznych, w których są wytwarzane, przetwarzane, przechowywane lub przekazywane informacje niejawne,
3) kontrola ochrony informacji niejawnych, przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji, okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów,
4) szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych.

    § 50. Do zadań Biura ds. Organizacji Regat 2007 należy przygotowanie, koordynacja oraz organizacja regat The Tall Ships’ Races.

    § 51. W Filii realizowane są następujące zadania :

1) w zakresie Biura Obsługi Interesantów : 

    a) udzielanie kompleksowej informacji dotyczącej działalności Urzędu, 
    b) ewidencja ludności, 
    c) sprawy związane z wydawaniem dowodów osobistych, 
    d) wydawanie poświadczeń życia osobom w celu pobierania rent zagranicznych, 
    e) potwierdzanie własnoręczności podpisu osób ubiegających się lub korzystających ze świadczeń emerytalno-rentowych na dokumentach i formularzach wymaganych do uzyskania lub pobierania rent z instytucji zagranicznych, 
    f) dokonywanie rejestracji pojazdów, 
    g) prowadzenie spraw związanych z wydawaniem uprawnień do kierowania pojazdami, 
    h) prowadzenie kancelarii, 
    i) wspomaganie działalności merytorycznej jednostek organizacyjnych Urzędu.

2) w zakresie Wydziału Księgowości : 

    a) windykacja należności podatkowych z tytułu podatku od nieruchomości, 
    b) windykacja dochodów majątkowych z tytułu wieczystego użytkowania gruntu i dzierżawy, 
    c) windykacja dochodów Skarbu Państwa.

4) w zakresie Biura Miejskiego Rzecznika Konsumentów : 

    a) bezpłatne poradnictwo i informacje prawne w zakresie ochrony ich interesów, 
    b) wytaczanie powództw na rzecz konsumentów.

    § 52. Szczegółowy zakres zadań realizowanych przez wydziały, biura oraz w Filii, w tym zadania wynikające z zawartych porozumień, określa Prezydent odrębnym zarządzeniem.

Rozdział 7
Zasady podpisywania pism i dokumentów

    § 53. Do podpisu Prezydenta zastrzega się w szczególności :
1) pisma i dokumenty : 
    a) kierowane do naczelnych i centralnych organów administracji i władzy państwowej, 
    b) kierowane do organów jednostek samorządu terytorialnego, 
    c) kierowane do Najwyższej Izby Kontroli, Regionalnej Izby Obrachunkowej, Państwowej Inspekcji Pracy, 
    d) kierowane do posłów i senatorów Rzeczypospolitej Polskiej, 
    e) kierowane do przedstawicielstw dyplomatycznych, 
    f) związane z wykonywaniem przez Prezydenta funkcji kierownika Urzędu oraz zwierzchnika w stosunku do jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin, 
    g) każdorazowo zastrzeżone przez Prezydenta do jego podpisu,
2) decyzje i postanowienia w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego.

    § 54. Do Zastępców Prezydenta, Sekretarza i Skarbnika należy :
1) podpisywanie pism i dokumentów w sprawach należących do zadań poszczególnych Zastępców Prezydenta, Sekretarza i Skarbnika,
2) aprobata wstępna pism zastrzeżonych do właściwości Prezydenta, a związanych z zakresem zadań należących do poszczególnych Zastępców Prezydenta, Sekretarza i Skarbnika,
3) podpisywanie decyzji i postanowień - w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego – w ramach udzielonych upoważnień.

    § 55. 1. Dyrektorzy wydziałów oraz kierownicy biur :
1) aprobują wstępnie pisma w sprawach zastrzeżonych dla Prezydenta oraz należących do kompetencji Prezydenta, Zastępców Prezydenta, Sekretarza i Skarbnika,
2) podpisują pisma w sprawach należących do zakresu działania wydziałów lub biur, z wyjątkiem zastrzeżonych dla Prezydenta oraz należących do zadań Prezydenta, Zastępców Prezydenta, Sekretarza i Skarbnika,
3) podpisują dokumenty w sprawach dotyczących organizacji wewnętrznej wydziału lub biura oraz zakresu zadań poszczególnych stanowisk pracy i pracowników,
4) podpisują decyzje i postanowienia - w rozumieniu przepisów Kodeksu postępowania administracyjnego – w ramach udzielonych upoważnień. 
    2. Dyrektorzy wydziałów oraz kierownicy biur określają w regulaminach wewnętrznych – o których mowa w § 17 - rodzaje pism, do podpisywania, których upoważnieni są pracownicy wydziału lub biura.

    § 56. Pracownicy opracowujący pisma parafują je swoim podpisem umieszczonym pod tekstem z lewej strony na jednej z kopii pisma.

Rozdział 8
Obieg dokumentów

    § 57. 1. Postępowanie kancelaryjne w Urzędzie określa instrukcja kancelaryjna ustalona przez Prezesa Rady Ministrów dla organów gmin i związków międzygminnych. 
    2. W Urzędzie stosuje się jednolity rzeczowy wykaz akt dla organów gmin i związków międzygminnych, ustalony przez Prezesa Rady Ministrów.

    § 58. Zasady postępowania z dokumentami niejawnymi określają przepisy szczegółowe.

Rozdział 9
Zasady udzielania upoważnień i pełnomocnictw

    § 59. 1. Z wnioskami o udzielenie upoważnień do wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej oraz do składania oświadczeń woli w imieniu Gminy Miasto Szczecin w zakresie zarządu mieniem mogą występować :
1) Zastępcy Prezydenta, Sekretarz i Skarbnik,
2) dyrektorzy wydziałów i kierownicy biur,
3) kierownicy jednostek organizacyjnych Gminy Miasta Szczecin. 
    2. Wnioski, o których mowa w ust. 1 składane są w formie pisemnej w Wydziale Organizacyjnym. 
    3. Projekty upoważnień opracowuje Wydział Organizacyjny.

    § 60. Rejestr upoważnień do wydawania decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej oraz upoważnień do składania oświadczeń woli w imieniu Gminy Miasto Szczecin w zakresie zarządu mieniem prowadzi Wydział Organizacyjny.

Rozdział 10
Organizacja przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania
petycji, skarg i wniosków

    § 61. 1. Rozpatrywanie oraz załatwianie petycji, skarg i wniosków w Urzędzie odbywa się zgodnie z postanowieniami Kodeksu postępowania administracyjnego oraz przepisami szczegółowymi. 
    2. Szczegółowy tryb ewidencjonowania oraz przyjmowania petycji, skarg i wniosków określi Prezydent w drodze odrębnego zarządzenia.

    § 62. 1. Prezydent, Zastępcy Prezydenta, Sekretarz, Skarbnik oraz dyrektorzy wydziałów i kierownicy biur przyjmują interesantów w sprawach petycji, skarg i wniosków w dniach i godzinach określonych w zarządzeniu, o którym mowa w § 61. 
    2. Pracownicy Urzędu przyjmują interesantów w sprawach petycji, skarg i wniosków codziennie w godzinach pracy Urzędu.

    § 63. 1. Pracownicy Urzędu są zobowiązani do rzetelnego i terminowego załatwiania zgłoszonych petycji, skarg i wniosków, zgodnie z przepisami prawa i zasadami współżycia społecznego. 
    2. Petycje, skargi, wnioski powinny być załatwiane bez zbędnej zwłoki, nie później jednak niż w ciągu miesiąca, a w sprawach szczególnie skomplikowanych – nie później niż w ciągu dwóch miesięcy od dnia wniesienia skargi lub wniosku. 
    3. Posłowie na Sejm, senatorowie i radni, którzy wnieśli petycję, skargę lub wniosek we własnym imieniu lub przekazali do załatwienia skargę lub wniosek innej osoby, powinni być zawiadomieni o sposobie załatwienia petycji, skargi lub wniosku, a gdy ich załatwienie wymaga zebrania dowodów, informacji lub wyjaśnień – także o stanie ich rozpatrzenia, najpóźniej w terminie czternastu dni od dnia ich wniesienia albo przekazania. 
    4. O sposobie załatwienia petycji, skargi lub wniosku zawiadamia się skarżącego lub wnoszącego wniosek. 
    5. W razie nie załatwienia petycji, skargi lub wniosku w terminie określonym w ust. 2 stosuje się odpowiednio przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego.

    § 64. 1. Centralny rejestr petycji, skarg i wniosków prowadzi Wydział Organizacyjny. 
    2. W ramach jednostek organizacyjnych Urzędu prowadzone są rejestry petycji, skarg i wniosków załatwianych przez daną jednostkę.

    § 65. Przyjmowanie, rozpatrywanie, załatwianie oraz ewidencjonowanie petycji, skarg i wniosków w Urzędzie koordynuje i kontroluje Wydział Organizacyjny.

Rozdział 11
Tryb udzielania odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych
oraz wystąpienia komisji Rady

    § 66.1. Interpelacje i zapytania radnych oraz wystąpienia komisji Rady kierowane do Prezydenta, Zastępców Prezydenta ewidencjonuje Biuro Prezydenta Miasta. 
    2. Biuro Prezydenta Miasta koordynuje pracę wydziałów i biur w zakresie terminowości
przygotowywania projektów odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych oraz wystąpienia komisji Rady. 
    3. Projekt odpowiedzi podpisuje Prezydent lub właściwy ze względu na podział zadań i
kompetencji Zastępca Prezydenta, Sekretarz lub Skarbnik.

    § 67. 1. Na zapytania radnych zgłaszane na sesji Rady – w sprawach prostych, nie wymagających dodatkowych wyjaśnień – odpowiedzi udziela Prezydent lub wyznaczona przez niego osoba. 
    2. Na wniosek radnego odpowiedzi na zapytanie udziela na piśmie Prezydent, Zastępcy Prezydenta, Sekretarz lub Skarbnik.

Rozdział 12
Oceny kwalifikacyjne pracowników

    § 68. Status prawny pracowników Urzędu określa ustawa o pracownikach samorządowych. 

    § 69. 1. Pracownicy samorządowi zatrudnieni na stanowiskach urzędniczych podlegają okresowym ocenom kwalifikacyjnym, na zasadach określonych w ustawie o pracownikach samorządowych. 
    2. Szczegółową procedurę dokonywania ocen pracowników, o których mowa w ust. 1 określi Prezydent w drodze odrębnego zarządzenia.

Rozdział 13
Działalność kontrolna w Urzędzie

    § 70. 1. Kontrola obejmuje czynności polegające na sprawdzeniu kierunków działania, doboru środków i wykonania zadań przez jednostki organizacyjne Urzędu oraz jednostki organizacyjne Gminy Miasto Szczecin. 
    2. Celem kontroli jest w szczególności :
1) zbieranie i przedstawienie Prezydentowi bieżącej, obiektywnej informacji niezbędnej do doskonalenia działalności Urzędu oraz jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin,
2) badanie zgodności działania z obowiązującymi przepisami prawa oraz ocena procesów gospodarczych i innych rodzajów działalności służących zaspokajaniu potrzeb mieszkańców miasta,
3) ujawnianie niesprawnej organizacji pracy, niegospodarności, marnotrawstwa mienia,
4) ustalanie przyczyn i skutków stwierdzonych nieprawidłowości, jak również, osób za nie odpowiedzialnych oraz wskazywanie sposobów i środków umożliwiających usunięcie stwierdzonych nieprawidłowości i uchybień,
5) analizowanie stopnia wykonania zaleceń pokontrolnych, przeprowadzanie rekontroli oraz wykorzystywanie materiałów pokontrolnych dla doskonalenia działalności jednostek kontrolowanych,
6) analizowanie i przedstawianie Prezydentowi informacji o stopniu wykorzystania przez jednostki organizacyjne Urzędu oraz inne jednostki organizacyjne Gminy Miasto Szczecin materiałów pokontrolnych innych podmiotów uprawnionych do kontroli.

    § 71. System kontroli w Urzędzie obejmuje :
1) kontrolę wewnętrzną,
2) kontrolę zewnętrzną.

    § 72. 1. Kontrolę wewnętrzną sprawują :
1) dyrektorzy wydziałów oraz kierownicy biur w stosunku do pracowników,
2) dyrektorzy wydziałów oraz kierownicy biur w zakresie określonym w zarządzeniu, o którym mowa w § 52,
3) Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego,
4) Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych,
5) radcy prawni,
6) zespoły powoływane doraźnie – w zakresie ustalonym przez Prezydenta. 
    2. Czynności kontrolne wykonują również – zgodnie z podziałem zadań i kompetencji – Prezydent, Zastępcy Prezydenta Miasta , Sekretarz i Skarbnik.

    § 73. 1. Kontrola wewnętrzna prowadzona jest w Urzędzie jako:
1) kontrola wstępna, która ma na celu zapobieganie niepożądanym lub nielegalnym działaniom,
2) kontrola bieżąca, polegająca na badaniu czynności i operacji w toku ich wykonywania,
3) kontrola następna, obejmująca badanie stanu faktycznego i dokumentów, odzwierciedlających czynności już wykonane, 
    2. W razie ujawnienia, w toku wykonywania kontroli wstępnej, nieprawidłowości kontrolujący:
1) zwraca bezzwłocznie nieprawidłowo sporządzone dokumenty z wnioskiem o dokonanie zmian lub uzupełnień,
2) odmawia podpisu dokumentów nierzetelnie sporządzonych, nieprawidłowych lub dotyczących działań sprzecznych z przepisami. 
    3. W przypadku ujawnienia nadużycia lub innych nieprawidłowości, kontrolujący obowiązany jest niezwłocznie zawiadomić bezpośredniego przełożonego oraz zabezpieczyć dokumenty i przedmioty stanowiące dowód w sprawie.

    § 74. Kontrolę zewnętrzną w jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin sprawują :
1) wydziały i biura wykonujące zadania w zakresie nadzoru nad jednostkami organizacyjnymi Gminy Miasto Szczecin,
2) Pełnomocnik ds. Ochrony Informacji Niejawnych,
3) Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego,
4) Biuro ds. Zamówień Publicznych,
5) zespoły powoływane doraźnie – w zakresie ustalonym przez Prezydenta.

    § 75. Kontrole zewnętrzne prowadzone są w Urzędzie i miejskich jednostkach organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin jako:
1) kompleksowe - obejmujące ocenę realizacji całokształtu zadań kontrolowanych jednostek,
2) problemowe - obejmujące ocenę realizacji wybranego zagadnienia lub grupy zagadnień,
3) doraźne - obejmujące ocenę całokształtu lub wycinka działalności kontrolowanych jednostek, w przypadku stwierdzenia zaniedbań, uzasadniających natychmiastową ingerencję,
4) sprawdzające - obejmujące ocenę stopnia realizacji zaleceń i wniosków wydanych w wyniku przeprowadzonych uprzednio kontroli.

    § 76. 1. Nadzór nad działalnością kontrolną sprawuje Prezydent. 
    2. Działalność kontrolna poza doraźnymi i nadzwyczajnymi potrzebami wykonywana jest na podstawie ogólnego rocznego planu kontroli dla jednostek organizacyjnych Urzędu oraz jednostek organizacyjnych Gminy Miasto Szczecin zatwierdzonego przez Prezydenta. 
    3. Działalność kontrolną koordynuje Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego.

Rozdział 14
Kontrola przeprowadzana w Urzędzie
przez organy kontroli zewnętrznej

    § 77. 1. W Urzędzie mogą być przeprowadzane kontrole przez uprawnione do tego organy kontroli zewnętrznej. 
    2. Wydział Kontroli i Audytu Wewnętrznego:
1) współpracuje z przedstawicielami organów kontroli zewnętrznej w zakresie zapewnienia warunków i środków niezbędnych do sprawnego przeprowadzenia kontroli w Urzędzie,
2) prowadzi ewidencję i dokumentację z kontroli przeprowadzonych w Urzędzie przez organy kontroli zewnętrznej,
3) koordynuje udzielanie wyjaśnień oraz przygotowywanie przez dyrektorów wydziałów, kierowników biur i kierownika Filii projektów odpowiedzi na wnioski i zalecenia pokontrolne organów kontroli zewnętrznej.

    § 78. 1. Odpowiedzi na wnioski i zalecenia pokontrolne udziela Prezydent. 
    2. Nadzór nad realizacją zaleceń i wniosków pokontrolnych sprawuje Prezydent za pośrednictwem Wydziału Kontroli i Audytu Wewnętrznego.

Rozdział 15
Postanowienia końcowe

    § 79. Zmiany w Regulaminie mogą być dokonywane w trybie przewidzianym do jego nadania.