Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin z 2024 r.

                                                                         ZARZĄDZENIE NR 609/24

                                                                  PREZYDENTA MIASTA SZCZECIN
                                                                          z dnia 22 listopada 2024 r.
zmieniające zarządzenie w sprawie czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miasta Szczecin oraz zasad pracy w Systemie Zarządzania Dokumentami i Zadaniami Pracowników - system eDok

Na podstawie § 1 ust. 3, § 2 ust. 2 i § 42 ust. 3 instrukcji kancelaryjnej stanowiącej załącznik nr 1 do rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych (Dz. U. z 2011 r. Nr 14, poz. 67, Nr 27, poz. 140 oraz rozbudowa Zarządzenie Nr 465/21 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 22 września 2021 r. i Zarządzenie Nr 222/24 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25 kwietnia 2024 r.) oraz § 7 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin, stanowiącego Załącznik do Zarządzenia Nr 631/23 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 27 grudnia 2023 r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin ( zm. Zarządzenie Nr 557/24 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 28 października 2024 r.) zarządzam, co następuje:
§ 1. W szczegółowych zasadach obiegu korespondencji i pism oraz pracy w systemie eDok w Urzędzie, stanowiących Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 31/22 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 stycznia 2022 r. w sprawie czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miasta Szczecin oraz zasad pracy w Systemie Zarządzania Dokumentami i Zadaniami Pracowników - system eDok (zm. Zarządzenie Nr 136/22 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25 marca 2022 r., Zarządzenie Nr 266/23 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 31 maja 2023 r., Zarządzenie Nr 11/24 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 3 stycznia 2024 r., Zarządzenie Nr 227/24 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 kwietnia 2024 r., Zarządzenie Nr 245/24 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 17 maja 2024 r., Zarządzenie Nr 508/24 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25 września 2024 r.) wprowadza się następujące zmiany:
1) w § 1:
a) po pkt 8 dodaje się pkt 8a w brzmieniu:
„8a) komórka merytoryczna - jednostka organizacyjna zakładająca sprawę, odpowiedzialna za jej prowadzenie oraz załatwienie;”,
b) po pkt 13 dodaje się pkt 13a w brzmieniu:
„13a) skrzynka doręczeń - narzędzie umożliwiające wysyłanie, odbieranie i przechowywanie danych zgodnie ze standardem, o którym mowa w art. 26a ustawy z dnia 5 września 2016 r. o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej (Dz. U. z 2024 r. poz. 422), w ramach publicznej usługi rejestrowanego doręczenia elektronicznego, a także w ramach publicznej usługi hybrydowej.”;
2) w § 4 pkt 5 otrzymuje brzmienie:
„5) Centralny Rejestr Petycji, Skarg i Wniosków, o którym mowa w załączniku nr 2 do zasad.”;
3) po § 6 w dodaje się Rozdział 2a w brzmieniu:
„Rozdział 2a.Postępowanie z korespondencją wewnętrzną w Urzędzie.
§ 6a. 1. Wprowadza się obowiązek przesyłania korespondencji wewnętrznej wyłącznie za pośrednictwem eDok.
2. Pisma stanowiące korespondencję wewnętrzną, zgodnie ze ścieżką akceptacji są przekazywane w eDok do komórki merytorycznej. Dla ww. pism jednostka organizacyjna inna niż komórka merytoryczna używa przy konstruowaniu znaku sprawy klasy z jednolitego rzeczowego wykazu akt i kwalifikuje jako kategorię archiwalną Bc.
3. W wersji papierowej doręcza się wyłącznie korespondencję, co do której istnieje obowiązek wynikający z odrębnych przepisów. –––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––––
§ 6b. W ramach współpracy między jednostkami organizacyjnymi - opinie, notatki, stanowiska i inne rodzaje dokumentacji przekazywane są do akt sprawy komórki merytorycznej, ze znakiem sprawy nadanym przez komórkę merytoryczną.”;
4) użyte W szczegółowych zasadach obiegu korespondencji i pism oraz pracy w systemie eDok w Urzędzie, w różnej liczbie i różnym przypadku, wyrazy „ESP" zastępuje się użytymi w odpowiedniej liczbie i odpowiednim przypadku wyrazami „ESP, skrzynki doręczeń”.
§ 2. Centralny Rejestr Petycji, Skarg i Wniosków stanowiący Załącznik Nr 2 do Szczegółowych zasad obiegu korespondencji i pism oraz pracy w systemie eDok w Urzędzie - Załącznik Nr 2 do Zarządzenia Nr 31/22 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 stycznia 2022 r. w sprawie czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miasta Szczecin oraz zasad pracy w Systemie Zarządzania Dokumentami i Zadaniami Pracowników - system eDok ( zm. Zarządzenie Nr 136/22 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25 marca 2022 r., Zarządzenie Nr 266/23 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 31 maja 2023 r., Zarządzenie Nr 11/24 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 3 stycznia 2024 r., Zarządzenie Nr 227/24 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 kwietnia 2024 r., Zarządzenie Nr 245/24 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 17 maja 2024 r.Zarządzenie Nr 508/24 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 25 września 2024 r.) otrzymuje brzmienie jak załącznik do zarządzenia.
§ 3. Zobowiązuję dyrektorów wydziałów, kierowników biur oraz samodzielne stanowiska działające poza strukturą wydziałów i biur Urzędu do przekazania do dnia 10 grudnia 2024 r. Koordynatorowi czynności kancelaryjnych informacji o używanych klasach z jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz klasach, dla których jednostka organizacyjna Urzędu jest komórką merytoryczną.
§ 4. Nadzór nad prawidłowym wykonywaniem czynności kancelaryjnych w Urzędzie sprawuje Koordynator czynności kancelaryjnych.
§ 5. Nadzór nad realizacją zarządzenia powierza się Sekretarzowi Miasta.
§ 6. 1. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 stycznia 2025 r., z zastrzeżeniem ust. 2 oraz § 3, które wchodzą w życie z dniem podpisania.
2. Doręczanie korespondencji stanowiącej odpowiedź na przesyłki wpływające do Urzędu do dnia 1 stycznia 2025 r. na skrzynkę doręczeń następuje drogą elektroniczną na adres do doręczeń elektronicznych.
 

                                                                                               Prezydent Miasta

                                                                                               Piotr Krzystek

Załączniki:

• zmieniające zarządzenie w sprawie czynności kancelaryjnych w Urzędzie Miasta Szczecin oraz zasad pracy w Systemie Zarządzania Dokumentami i Zadaniami Pracowników - system eDok (.pdf, 236 KB)

  udostępnił:

  Wydział Organizacyjny

  wytworzono:

  2024/11/22

  odpowiedzialny/a:

  Katarzyna Bojaruniec

  wprowadził/a:

  Katarzyna Bojaruniec

  dnia:

  2024/11/27 14:08:30