Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin z 2023 r.

ZARZĄDZENIE NR 4/23 PREZYDENTA MIASTA SZCZECIN

z dnia 4 stycznia 2023 r.

zmieniające zarządzenie w sprawie powołania Zespołu ds. realizacji projektu pn. „Modernizacja dostępu drogowego do portu w Szczecinie: przebudowa układu komunikacyjnego w rejonie Międzyodrza”

Na podstawie § 10 ust. 1 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin stanowiącego Załącznik do Zarządzenia Nr 408/21 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 16 sierpnia 2021r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin (zm. Zarządzenie Nr 573/21 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 7 grudnia 2021 r., Zarządzenie Nr 468/22 z dnia 26 października 2022 r.), zarządzam co następuje:

§ 1. W Zarządzeniu Nr 587/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 20 listopada 2020 r. w sprawie powołania Zespołu ds. realizacji projektu pn. „Modernizacja dostępu drogowego do portu w Szczecinie: przebudowa układu komunikacyjnego w rejonie Międzyodrza” (zm. Zarządzenie Nr 232/21 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 7 maja 2021r., Zarządzenie Nr 39/22 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 26 stycznia 2022 r., Zarządzenie Nr 287/22 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 29 czerwca 2022 r.), §1 otrzymuje brzmienie: "§1. Powołuję Zespół ds. realizacji projektu pn. „Modernizacja dostępu drogowego do portu w Szczecinie: przebudowa układu komunikacyjnego w rejonie Międzyodrza” dofinansowanego w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata 2014-2020, Oś priorytetowa III Rozwój sieci drogowej TEN-T i transportu multimodalnego, działanie 3.2 Rozwój transportu morskiego, śródlądowych dróg wodnych i połączeń multimodalnych, w ramach zadania „Modernizacja dostępu drogowego do portu w Szczecinie: przebudowa układu komunikacyjnego w rejonie Międzyodrza” na podstawie umowy nr POIS.03.02.00-00-0085/20-00 zawartej w dniu 23.07.2020r., zwany dalej zespołem w składzie:

1) Bartosz Bera - Główny Specjalista w Wydziale Zarządzania Projektami Urzędu Miasta Szczecin - Koordynator Projektu, odpowiedzialny za koordynację wdrażania projektu zgodnie z obowiązującymi przepisami i szczegółowymi wytycznymi polegającą na:

a) organizacji spotkań zespołu;

b) sformułowaniu procedur, które będą wykonywane podczas realizacji projektu zapewniających jego prawidłową realizację;

c) sprawowaniu bieżącego nadzoru nad realizacją budżetu projektu;

d) monitorowaniu postępu prac zgodnego z harmonogramem rzeczowo-finansowym projektu;

e) uczestnictwie w ważnych z punktu widzenia rozliczeniowego projektu naradach budowy;

f) prowadzeniu stałej współpracy ze spółką Szczecińskie Inwestycje Miejskie spółką z ograniczoną odpowiedzialnością - pełniącą funkcję Inwestora Zastępczego projektu oraz funkcję Inżyniera Kontraktu inwestycji;

g) koordynacji działań kontrolnych projektu wykonywanych przez zewnętrzne Instytucje w trakcie realizacji projektu jaki i po jego zakończeniu;

h) koordynacji działań polegających na przygotowaniu dokumentów związanych z kontrolą realizacji/trwałości projektu;

i) koordynacji działań mających na celu promocję projektu;

j) akceptacji składanych do instytucji pism, sprawozdań oraz wszystkich dokumentów i informacji związanych z realizacją projektu;

k) akceptacji wniosków o płatność, wniosków sprawozdawczych oraz harmonogramów płatności składanych za pomocą systemu SL 2014.

2) Joanna Zimny - Główny Specjalista w Wydziale Zarządzania Projektami Urzędu Miasta Szczecin - Specjalista ds. realizacji, wniosków o płatność, promocji i monitoringu, odpowiedzialny za:

a) sporządzanie wniosku o dofinansowanie wraz z załącznikami;

b) sporządzanie załączników do umowy o dofinansowanie;

c) sprawowanie bieżącego nadzoru nad realizacją projektu;

d) sprawdzanie dowodów księgowych pod kątem:

- kwalifikowalności wydatków;

- zgodności z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego oraz prawa krajowego;

- zgodności z dokumentami POIS;

- zgodności z postanowieniami umowy o dofinansowanie projektu.

e) opisywanie faktur zgodnie z wymogami Instytucji Pośredniczącej w zakresie poziomu dofinansowania i kwalifikowalności poniesionych wydatków;

f) prowadzenie rejestru zrealizowanych faktur;

g) przygotowywanie oświadczeń o kwalifikowalności podatku VAT w ramach projektu;

h) przygotowywanie wniosków o płatność, wniosków sprawozdawczych oraz harmonogramów płatności składanych za pośrednictwem systemu SL 2014;

i) informowanie Instytucji Zarządzającej o zmianach w realizacji projektu, nieprawidłowościach lub działaniach, które mogą mieć wpływ na realizację projektu;

j) wprowadzanie koniecznych zmian do dokumentacji aplikacyjnej;

k) uczestnictwo w kontrolach projektu dotyczących prawidłowej realizacji/trwałości projektu;

l) przygotowanie dokumentów związanych z kontrolą projektu w zakresie wniosku aplikacyjnego, wniosków o płatność, wniosków sprawozdawczych, umowy o dofinansowanie, sprawozdań z trwałości projektu.

3) Łukasz Kosmala - Główny Specjalista w Wydziale Zarządzania Projektami Urzędu Miasta Szczecin - Specjalista ds. realizacji, wniosków o płatność, promocji i monitoringu, odpowiedzialny za:

a) sporządzanie wniosku o dofinansowanie wraz z załącznikami;

b) sporządzanie załączników do umowy o dofinansowanie;

c) sprawowanie bieżącego nadzoru nad realizacją projektu;

d) sprawdzanie dowodów księgowych pod kątem:

- kwalifikowalności wydatków;

- zgodności z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego oraz prawa krajowego;

- zgodności z dokumentami POIS;

- zgodności z postanowieniami umowy o dofinansowanie projektu.

e) opisywanie faktur zgodnie z wymogami Instytucji Pośredniczącej w zakresie poziomu dofinansowania i kwalifikowalności poniesionych wydatków;

f) prowadzenie rejestru zrealizowanych faktur;

g) przygotowywanie oświadczeń o kwalifikowalności podatku VAT w ramach projektu;

h) przygotowywanie wniosków o płatność, wniosków sprawozdawczych oraz harmonogramów płatności składanych za pośrednictwem systemu SL 2014;

i) informowanie Instytucji Zarządzającej o zmianach w realizacji projektu, nieprawidłowościach lub działaniach, które mogą mieć wpływ na realizację projektu;

j) wprowadzanie koniecznych zmian do dokumentacji aplikacyjnej;

k) uczestnictwo w kontrolach projektu dotyczących prawidłowej realizacji/trwałości projektu;

l) przygotowanie dokumentów związanych z kontrolą projektu w zakresie wniosku aplikacyjnego, wniosków o płatność, wniosków sprawozdawczych, umowy o dofinansowanie, sprawozdań z trwałości projektu.

4) Patrycja Grzywna - Kierownik Referatu w Wydziale Zarządzania Projektami Urzędu Miasta Szczecin - Specjalista ds. rozliczania projektu odpowiedzialna za:

a) planowanie, angażowanie środków finansowych dla zadania w ramach Wieloletniego Programu Rozwoju Szczecina wraz z ich bieżącym monitoringiem;

b) rozliczanie zadania pod względem finansowym i księgowym w systemie ZSI-FK.

5) Aleksandra Łukasiewicz - Główny Specjalista w Wydziale Zarządzania Projektami Urzędu Miasta Szczecin - Specjalista ds. rozliczania projektu odpowiedzialna za:

a) planowanie, angażowanie środków finansowych dla zadania w ramach Wieloletniego Programu Rozwoju Szczecina wraz z ich bieżącym monitoringiem;

b) rozliczanie zadania pod względem finansowym i księgowym w systemie ZSI-FK.

6) Barbara Szewczyk - Główny Specjalista w Wydziale Księgowości Urzędu Miasta Szczecin - Specjalista ds. rozliczeń finansowo-księgowych projektu odpowiedzialna za:

a) sprawdzanie pod względem formalno-rachunkowym faktur za usługi/roboty budowlane wykonane w ramach projektu oraz pozostałych dokumentów księgowych;

b) księgowanie faktur za usługi/roboty budowlane wykonane w ramach projektu;

c) księgowanie dokumentów księgowych związanych z wydatkami pośrednimi ponoszonymi w ramach projektu;

d) prowadzenie rejestru księgowego faktur dotyczących projektu;

e) prowadzenie rejestru umów i zleceń w ramach projektu;

f) uczestnictwo w kontrolach projektu w zakresie ewidencji księgowej dokumentów projektu.

7) Magdalena Mackus - Kierownik Referatu w Wydziale Księgowości Urzędu Miasta Szczecin - Specjalista ds. rozliczeń finansowo-księgowych projektu odpowiedzialna za:

a) księgowanie wyciągów bankowych związanych z projektem na podstawie faktur za usługi/roboty budowlane wykonane w ramach projektu;

b) prowadzenie rejestru księgowego faktur projektowych;

c) prowadzenie rejestru umów i zleceń w ramach projektu;

d) prowadzenie rejestru wyciągów bankowych w ramach projektu;

e) uczestnictwo w kontrolach projektu w zakresie ewidencji księgowej dokumentów projektu.

8) Joanna Zawadzka - Kierownik Projektu w spółce Szczecińskie Inwestycje Miejskie spółka z ograniczoną odpowiedzialnością - Specjalista ds. realizacji projektu odpowiedzialna za:

a) realizację zadań zleconych spółce Szczecińskie Inwestycje Miejskie spółka z ograniczoną odpowiedzialnością polegających na realizacji funkcji Inwestora Zastępczego projektu oraz Inżyniera Kontraktu inwestycji;

b) akceptację protokołów odbioru robót, faktur, protokołów konieczności;

c) uczestnictwo w procesach odbioru robót budowlanych;

d) uczestnictwo w kontrolach projektu w zakresie procedur przetargowych, rzeczowej realizacji projektu;

e) realizację działań mających na celu promocję projektu."

§ 2. Nadzór nad realizacją zarządzenia powierza się Zastępcy Prezydenta Miasta Szczecin do spraw inwestycji i zarządzania projektami.

§ 3. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.

                                                            Prezydent Miasta

                                                       Piotr Krzystek