przejdź do głównego menu przejdź do treści
logo BIP - powrót do strony głównej BIP UM
  • logo Unii Europejskiej - link do strony Zespołu Funduszy Pomocowych
  • logo Miasta Szczecin - link do oficajnej strony Szczecina

Konsultacje rynkowe

Aktualizacja i rozbudowa Zintegrowanego Systemu Informatycznego Wspomagającego Zarządzanie Miastem Szczecin oraz świadczenia e-usług publicznych


Ogłoszenie o Konsultacjach rynkowych nr 1/ 2021

prowadzonych w celu przygotowania postępowania, którego przedmiotem będzie:
„Aktualizacja i rozbudowa Zintegrowanego Systemu Informatycznego Wspomagającego Zarządzanie Miastem Szczecin oraz świadczenia e-usług publicznych” dalej ZSI-WZM
realizowanego w ramach Programu Budowania Społeczeństwa Informacyjnego - Wzrost dostępności informacji i usług dla mieszkańców Miasta Szczecin

  1. Nazwa i adres zamawiającego

Gmina Miasto Szczecin, pl. Armii Krajowej 1, 70-456 Szczecin,
NIP: 851-030-94-10, REGON: 811684232.

Adres strony internetowej, na której dostępne jest Ogłoszenie o prowadzonych Konsultacjach Rynkowych: http://bip.um.szczecin.pl/chapter_131353.asp

  1. Informacje ogólne

  1. Podstawa prawna prowadzenia Konsultacji rynkowych (dalej także: KR / Konsultacji). Konsultacje będą prowadzone w oparciu o art. 84 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych (dalej: Ustawy Pzp).
  2. Ogłoszenie o prowadzonych Konsultacji rynkowych (dalej: Ogłoszenie), określa przedmiot Przedsięwzięcia oraz cel, zakres, warunki i zasad prowadzenia Konsultacji.

  1. Przedmiot przedsięwzięcia

  1. Zamawiający ma zamiar ogłosić postępowanie dotyczące Przedsięwzięcia pt.: „Aktualizacja i rozbudowa Zintegrowanego Systemu Informatycznego Wspomagającego Zarządzanie Miastem Szczecin oraz świadczenia e-usług publicznych” przyjęty skrót ZSI-WZM
  2. Planowane Przedsięwzięcie jest realizowane w ramach Programu Budowania Społeczeństwa Informacyjnego - Wzrost dostępności informacji i usług dla mieszkańców Miasta Szczecin
  3. Do głównych obszarów zakresu planowanych działań należą następujące obszary:
    • Rachunkowość finansowa;
    • Dochody, podatki, opłaty;
    • Budżetowanie;
    • Kadry, płace;
    • Portal mieszkańca, e-usługi, usługi komunikacyjne;
    • Integracja, wymiana danych;
    • Zarządzanie Infrastrukturą;
    • Zarządzanie Systemem
    • Umowa, Gwarancje, RODO, Warunki zakupów.
  4. Opis zakresu planowanych działań i głównych założeń Przedsięwzięcia ZSI-WZM, będący przedmiotem Konsultacji rynkowych, zawiera Załącznik nr 2. Ogólny zakres przedmiotu projektu ZSI-WZM.
  5. W toku Konsultacji Zamawiający jest uprawniony do ograniczenia lub rozszerzenia zakresu przedmiotu Konsultacji do wybranych przez siebie zagadnień, o ile w jego ocenie pozwoli to na uzyskanie wszystkich istotnych informacji dla realizacji planowanego postępowania o udzielenie zamówienia.

  1. Cel i zakres konsultacji rynkowych

  1. Celem Konsultacji rynkowych jest pozyskanie przez Zamawiającego informacji, które mogą być wykorzystane przy przygotowywaniu dokumentów zamówienia, w tym opisu przedmiotu zamówienia, specyfikacji warunków zamówienia i określenia warunków umowy, z zachowaniem zasad przejrzystości, uczciwej konkurencji i równego traktowania. W szczególności oczekuje się, że Konsultacje pozwolą na uzyskanie informacji w zakresie najlepszych i najkorzystniejszych technicznie, technologicznie, procesowo, organizacyjnie oraz ekonomicznie rozwiązań mogących służyć realizacji Przedsięwzięcia. Zamawiający oczekuje, że wynikiem Konsultacji będzie również pozyskanie opisów prezentowanych, wybranych rozwiązań oraz oszacowanie wartości Przedsięwzięcia.
  2. Zakres Konsultacji rynkowych obejmuje następujące kluczowe elementy:
      • MERYTORYCZNY ZAKRES WDROŻENIA
      • WDROŻENIE
      • MIGRACJA DANYCH
      • INTEGRACJA
      • TESTY
      • SZKOLENIA
      • KOSZTY
      • UTRZYMANIE (ATIK)
      • BEZPIECZEŃSTWO
      • TECHNOLOGIA
      • DOŚWIADCZENIE UCZESTNIKA
  3. Opis szczegółowy zakresu, metodyki i przebiegu Konsultacji zawiera Załącznik nr 3. Szczegółowy zakres i metodyka Konsultacji rynkowych, który zostanie udostępniony przed spotkaniami wszystkim zaproszonym Uczestnikom Konsultacji.

  1. Zasady zgłoszenia udziału w konsultacjach

  1. Wniosek o dopuszczenie do udziału w Konsultacjach (dalej: Wniosek) przygotowany zgodnie z Załącznikiem nr 1 Wniosek o dopuszczenie do udziału w konsultacjach, należy złożyć do dnia 17.01.2022 r. do godz. 08.00 za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: informatyka@um.szczecin.pl Wniosek, o którym mowa w zdaniu pierwszym, składa się w formie elektronicznej lub w postaci elektronicznej opatrzonej podpisem zaufanym lub podpisem osobistym.
  2. O zachowaniu terminu zgłoszenia decyduje data wpływu Wniosku o dopuszczenie do udziału w Konsultacjach na adres Zamawiającego wskazany w ust. 1. W uzasadnionych przypadkach, Zamawiający może zaprosić do udziału w Konsultacjach Uczestników, którzy złożą wniosek o dopuszczenie do udziału w Konsultacjach po wyznaczonym terminie.
  3. Wniosek winien być podpisany przez osobę uprawnioną do reprezentowania Uczestnika. Wraz z Wnioskiem należy złożyć dokument (dokumenty), z którego (ych) wynika prawo osoby (osób) do reprezentacji Uczestnika - podpisania Wniosku i innych dokumentów składanych razem z Wnioskiem, o ile są wymagane. Uczestnik nie jest obowiązany do dołączenia do Wniosku dokumentów potwierdzających prawo do reprezentacji Uczestnika, o ile Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, w szczególności rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne (Dz.U. z 2021 r. poz. 670).

  1. Warunki i zasady udziału w konsultacjach rynkowych

  1. Zamawiający zaprosi do udziału w Konsultacjach Uczestnika, który spełnia warunek udziału w Konsultacjach, tj. wykonał, w okresie ostatnich 5 lat przed dniem wszczęcia Konsultacji, co najmniej 2 (dwie) usługi wdrożenia systemu, obejmujące (każda usługa) co najmniej jeden z poniższych obszarów:

    1. kadry, płace w administracji samorządowej obsługujące min. 300 pracowników,
    2. system finansowo-księgowy wraz z budżetowaniem w administracji samorządowej w organizacji zatrudniającej min. 300 pracowników,
    3. portal wraz z e-usługami dla administracji publicznej w organizacji zatrudniającej min. 300 pracowników.

    Przez usługę wdrożenia systemu należy rozumieć:
  • zaprojektowanie oraz
  • aktualizację lub rozbudowę lub wymianę systemu oraz
  • wykonanie analiz przedwdrożeniowych, migrację danych, testy i przeprowadzenie szkoleń oraz nadzór eksploatacyjny.

W ramach usługi wdrożenia niezbędne jest także zwymiarowanie i dopasowanie optymalnej infrastruktury zapewniającej wydajność i niezawodność pracy systemu przez okres min. 5 lat.
W celu potwierdzenia warunku udziału w Konsultacjach Uczestnik zobowiązany jest złożyć wraz z Wnioskiem wykaz usług, zawierający informacje umożliwiające weryfikację spełniania warunku udziału w Konsultacjach, a w szczególności wskazanie: które z powyższych obszarów były przedmiotem wdrożenia; zakresu, terminu (rozpoczęcia i zakończenia) wdrożenia; podmiotu, na zlecenie którego nastąpiło wdrożenie; modelu wdrożenia (chmura lub zasoby klienta), kosztów wdrożenia (zgodnie z Załącznikiem nr. 1 Wniosek o dopuszczenie do udziału w konsultacjach).

  1. Zamawiający może wezwać do uzupełnienia Wniosku oraz innych dokumentów, które powinny zostać złożone razem z Wnioskiem.
  2. Konsultacje prowadzone są w języku polskim. W przypadku, gdy dokumenty składane przez Uczestnika sporządzono w innym języku niż język polski, wówczas wraz z tymi dokumentami należy przedłożyć ich tłumaczenia na język polski. Jeżeli uczestnik Konsultacji posługuje się innym językiem aniżeli język polski, zobowiązany będzie do zapewnienia w Konsultacjach udziału tłumacza.
  3. Konsultacje mają charakter jawny. Zamawiający nie ujawni jednak w toku Konsultacji ani po ich zakończeniu informacji stanowiących tajemnicę przedsiębiorstwa w rozumieniu ustawy o zwalczaniu nieuczciwej konkurencji, jeżeli Uczestnik, nie później niż wraz z przekazaniem informacji Zamawiającemu, zastrzegł, że przekazywane informacje stanowią tajemnicę przedsiębiorstwa i nie mogą być udostępniane innym podmiotom.
  4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do rejestrowania obrazu i dźwięku podczas spotkań prowadzonych w ramach Konsultacji (całości lub części spotkań). Złożenie Wniosku oznacza udzielenie zgody przez Uczestnika na taką rejestrację. Uczestnik Konsultacji zobowiązany jest do poinformowania osób biorących udział w Konsultacjach po jego stronie o uprawnieniu Zamawiającego, o którym mowa powyżej oraz do zebrania i przekazania Zamawiającemu - przed rozpoczęciem spotkań - ich zgód na rejestrację obrazu i dźwięku (przetwarzanie danych osobowych w zakresie wizerunku oraz zgoda na udostępnienie wizerunku).
  5. Konsultacje prowadzone będą z zachowaniem zasad uczciwej konkurencji oraz równego traktowania wszystkich Uczestników.
  6. W przypadku, gdy liczba Uczestników spełniających warunek udziału w Konsultacjach będzie większa niż 5, Zamawiający może ograniczyć liczbę Uczestników zaproszonych do Konsultacji.
    W sytuacji, o której mowa w zdaniu pierwszym Zamawiający zastrzega, że może zaprosić do udziału w Konsultacjach 5 (pięciu) Uczestników, którzy w odpowiedzi na pytania znajdujące się w pkt 5 Wniosku (tabela) udzielą najwięcej odpowiedzi „TAK”.
  7. Wszelkie koszty związane z udziałem w Konsultacjach ponoszą Uczestnicy. Uczestnikom nie przysługuje żadne wynagrodzenie ani zwrot kosztów z tytułu udziału w Konsultacjach.
  8. W momencie złożenia Wniosku Uczestnicy udzielają nieodpłatnej, bezwarunkowej, nieograniczonej czasowo ani terytorialnie zgody na wykorzystanie informacji oraz utworów stanowiących przedmiot praw autorskich, przekazywanych w trakcie Konsultacji rynkowych na potrzeby Zamawiającego związane z prowadzeniem Konsultacji oraz postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Złożenie Wniosku oznacza także udzielenie nieodpłatnej, bezwarunkowej, nieograniczonej czasowo ani terytorialnie zgody przez Uczestnika na wykorzystanie, przetwarzanie i publikowanie przez Zamawiającego materiałów przekazywanych w toku Konsultacji przez Uczestnika. Szczegółowe warunki udzielenia zgód i licencji określono w pkt 3 Wniosku.
  9. Niniejsze ogłoszenie nie stanowi zaproszenia do złożenia oferty w rozumieniu art. 66 Kodeksu Cywilnego.
  10. Udział w Konsultacjach nie jest warunkiem ubiegania się w przyszłości o jakiekolwiek zamówienie publiczne, partnerstwo publiczno-prywatne lub koncesję na roboty budowlane lub usługi.
  11. W toku Konsultacji Zamawiający jest uprawniony do ograniczenia lub rozszerzenia zakresu przedmiotu Konsultacji do wybranych przez siebie zagadnień, o ile w jego ocenie pozwoli to na uzyskanie wszystkich istotnych informacji dla planowanego postępowania o udzielenie zamówienia.
  12. Publikacja Ogłoszenia i prowadzenie Konsultacji nie zobowiązuje Zamawiającego do przeprowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
  13. Uczestnicy mogą wspólnie ubiegać się o udział w Konsultacjach (konsorcjum). W przypadku,
    o którym mowa w zdaniu pierwszym, Uczestnicy mogą ustanowić pełnomocnika do reprezentowania ich Konsultacjach. Regulacje dotyczące Uczestnika stosuje się odpowiednio do Uczestników wspólnie ubiegających się o udział w Konsultacjach.
  14. Konsultacje z zaproszonymi Uczestnikami będą prowadzone w formie spotkań w tym telekonferencji oraz poprzez wymianę korespondencji (pisemnie lub elektronicznie). Zamawiający może skorzystać ze wszystkich form prowadzenia Konsultacji rynkowych lub tylko z wybranych.
  15. Wszelkie pytania i wątpliwości dotyczące procedury Konsultacji rynkowych należy kierować na adres email: informatyka@um.szczecin.pl, tel. 91 42 45 700.
  16. Informacje i wyjaśnienia można uzyskać od poniedziałku do piątku w godz. 09:00-15:00.

  1. Miejsce i termin Konsultacji rynkowych

  1. Planowany termin przeprowadzenia Konsultacji rynkowych - od dnia 20.01.2022 r. do dnia 28.02.2022 r. Zamawiający zastrzega sobie prawo wydłużenia lub skrócenia czasu trwania Konsultacji. O wprowadzonych zmianach Zamawiający poinformuje Uczestników Konsultacji.
  2. Miejsce i termin prowadzenia Konsultacji rynkowych będą uzgadniane z poszczególnymi Uczestnikami. Zamawiający przy zaproszeniu do Konsultacji rynkowych przekaże harmonogram spotkań wraz z uszczegółowieniem omawianych zagadnień. Konsultacje rynkowe mogą być prowadzone w formie spotkań zdalnych za pomocą wskazanego przez Zamawiającego komunikatora (z każdym Uczestnikiem). Wymiana korespondencji będzie realizowana w formie dokumentowej na wskazane adresy pocztowe.
  3. Termin zakończenia Konsultacji.
    1. Zamawiający zakończy Konsultacje w momencie, gdy uzyska od Uczestników wystarczające informacje w zakresie przedmiotu Konsultacji, o którym mowa w rozdziale IV niniejszego Ogłoszenia.
    2. Termin Konsultacji może ulec wydłużeniu w przypadku nie osiągnięcia w pierwotnym terminie celów określonych w przedmiocie Konsultacji rynkowych. Uczestnicy zostaną o tym poinformowani.
    3. Niezależnie od postanowień zawartych w lit. a Zamawiający może zakończyć Konsultacje w dowolnym momencie bez podania przyczyny.
  4. Zamawiający niezwłocznie poinformuje o zakończeniu Konsultacji umieszczając informację za pośrednictwem strony BIP, a w przypadku zakończenia Konsultacji po zaproszeniu wybranych Uczestników do udziału w Konsultacjach, również poprzez przekazanie informacji zaproszonym Uczestnikom.

  1. Informacja dotycząca ochrony danych osobowych

  1. Uczestnik biorący udział w Konsultacjach winien znać i przestrzegać wszelkie obowiązki wynikające z obowiązujących przepisów o ochronie danych osobowych, w tym przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (dalej: „RODO");
  2. W toku prowadzonych Konsultacji może wystąpić konieczność zawarcia umowy w zakresie powierzenia przetwarzania danych osobowych. Umowa w tym zakresie zostanie zawarta na zasadach i warunkach określonych przez Zamawiającego, zgodnych z przepisami obowiązującymi w tym zakresie.
  3. Uczestnik winien wypełniać obowiązki informacyjne przewidziane w artykule 13 i artykule 14 RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał w celu ubiegania się o udział w Konsultacjach.
  4. Zamawiający zastrzega, że przekazywane przez Uczestnika dane osobowe mogą być wykorzystane wyłącznie w celach związanych z Konsultacjami oraz postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym przez Zamawiającego w wyniku przeprowadzonych Konsultacji.
  5. Uczestnik ubiegający się o udział w Konsultacjach w treści formularza Wniosku składa stosowne oświadczenie w zakresie przepisów RODO.
  6. Zamawiający, zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 RODO, informuje że:
    1. Administratorem danych osobowych jest Gmina Miasto Szczecin – Urząd Miasta Szczecin.
    2. Kontakt do inspektora ochrony danych osobowych w Gminie Miasto Szczecin – Urzędzie Miasta Szczecin: tel. (091) 42 45 702, adres e-mail: iod@um.szczecin.pl;
    3. Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c) RODO w celu związanym z Konsultacjami i postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym z wykorzystaniem informacji uzyskanych podczas Konsultacji (w przypadku jego przeprowadzenia);
    4. Odbiorcami danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja Konsultacji i postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego z wykorzystaniem informacji uzyskanych podczas Konsultacji ;
    5. Dane osobowe będą przechowywane przez okres 4 lat od dnia zakończenia Konsultacji, postępowania o udzielenie zamówienia prowadzonego z wykorzystaniem informacji uzyskanych podczas Konsultacji lub zakończenia umowy w sprawie zamówienia publicznego, która została zawarta wyniku wyżej wymienionego postępowania (w zależności od tego które ze zdarzeń wystąpi później);
    6. Obowiązek podania danych osobowych jest wymogiem związanym z udziałem w Konsultacjach;
    7. W odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
    8. Osoba, której dane dotyczą posiada
      • na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych jej dotyczących
      • na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania jej danych osobowych;
      • na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych (W przypadku prowadzenia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego z wykorzystaniem informacji uzyskanych podczas konsultacji, zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego postępowania. W sytuacji, gdy wniesienie żądania dotyczącego prawa, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, spowoduje ograniczenie przetwarzania danych zawartych w protokole postępowania, lub załącznikach do tego protokołu, od dnia zakończenia postępowania o udzielenie zamówienia prowadzonego z wykorzystaniem informacji uzyskanych podczas konsultacji zamawiający nie udostępnia tych danych, chyba, że zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO);
      • prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna, że przetwarzanie danych osobowych jej dotyczących narusza przepisy RODO;
    9. Osobie, której dane dotyczą nie przysługuje:
      • w związku z art. 17 ust. 3 lit. b), d) lub e) RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
      • prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
      • na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych osób biorących udział w Konsultacjach jest art. 6 ust. 1 lit. c) RODO.

  1. Załącznik

  1. Załącznik nr 1. Wniosek o dopuszczenie do udziału w konsultacjach
  2. Załącznik nr 1A do Wniosku - Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie danych osobowych oraz o wyrażeniu zgody na rejestrację oraz rozpowszechnianie wizerunku
  3. Załącznik nr 2. Ogólny zakres przedmiotu projektu ZSI-WZM
  4. Załącznik nr 3. Regulamin przeprowadzenia konsultacji rynkowych

Załączniki:

udostępnił:
Wydział Informatyki
wytworzono:
2021/12/29
odpowiedzialny/a:
dyrektor wydziału
wprowadził/a:
Tomasz Czerniawski
dnia:
2021/12/29 13:48:41
historia zmian:
Wprowadził Data modyfikacji Rodzaj modyfikacji
Tomasz Czerniawski 2021/12/29 13:48:41 nowa pozycja
Tomasz Czerniawski 2021/12/29 13:43:24 nowa pozycja