Konsultacje rynkowe

Szczecin, dnia 22 maja 2023 r.

OGŁOSZENIE O WSTĘPNYCH KONSULTACJACH RYNKOWYCH

ZAMAWIAJĄCY:

Gmina Miasto Szczecin z siedzibą przy Placu Armii Krajowej 1, 70-456 Szczecin.

DANE KONTAKTOWE:

Gmina Miasto Szczecin - Urząd Miasta Szczecin,

Plac Armii Krajowej 1, 70-456 Szczecin

Osoba wyznaczona do kontaktu:

Agnieszka Łempicka

Tel. +48 91 4351281

e-mail: bppp@um.szczecin.pl

Uwaga: Wszelką korespondencję kierowaną do Zamawiającego należy opatrzyć dopiskiem: Wstępne konsultacje rynkowe związane z postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na „System do zarządzania zużyciem mediów energetycznych i wody wraz z usługami dodatkowymi dla Miasta Szczecin”.

I. PODSTAWA PRAWNA

Wstępne konsultacje rynkowe (dalej Konsultacje) prowadzone są na podstawie art. 84 ustawy z dnia 11 września 2019 r. Prawo zamówień publicznych oraz zgodnie z Regulaminem przeprowadzenia wstępnych konsultacji rynkowych dla postępowania pod nazwą „System do zarządzania zużyciem mediów energetycznych i wody wraz z usługami dodatkowymi dla Miasta Szczecin”, opublikowanym na stronie internetowej Zamawiającego (dalej Regulamin).

II. PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA ORAZ CEL PROWADZENIA WSTĘPNCYH KONSULTACJI RYNKOWYCH

1. Zamawiający ogłasza Konsultacje związane z realizacją dostawy i wdrożeniem systemu do zarządzania zużyciem mediów energetycznych i wody wraz z usługami dodatkowymi w 25 budynkach użyteczności publicznej w Gminie Miasto Szczecin. Wstępny Projekt Opisu Zamówienia stanowi załącznik nr 5 do Ogłoszenia.
2. Celem Konsultacji jest w szczególności uzyskanie informacji, które mogą być wykorzystane w przygotowaniu opisu przedmiotu zamówienia, specyfikacji warunków zamówienia, projektu umowy oraz w zakresie formy prawnej, finansowej oraz technicznej planowanej inwestycji.
3. W toku Konsultacji, Zamawiający jest uprawniony do ograniczenia lub rozszerzenia zakresu ich przedmiotu do wybranych przez siebie zagadnień, o ile w jego ocenie pozwoli to na uzyskanie wszystkich istotnych informacji dla planowanego Postępowania o udzielenie zamówienia.

III. ZGŁOSZENIE DO UDZIAŁU WE WSTĘPNYCH KONSULTACJACH RYNKOWYCH

1. Podmioty zainteresowane udziałem w Konsultacjach składają zgłoszenia do udziału Konsultacjach – załącznik nr 1 do Ogłoszenia (dalej: zgłoszenie).

Zgłoszenia można składać:

1. Osobiście, w Biurze Partnerstwa Publiczno-Prywatnego Urzędu Miasta Szczecin, pokój 157.
2. Za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: bppp@um.szczecin.pl
3. Do zgłoszenia uczestnicy są zobowiązani dołączyć dokument potwierdzający prawo do reprezentacji oraz wypełnioną ankietę, stanowiącą załącznik nr 3 do niniejszego Ogłoszenia. Zgłoszenie wraz z załącznikami należy złożyć w formie dokumentowej
   w rozumieniu art. 77² ustawy – Kodeks cywilny. Uczestnicy nie są zobowiązani załączać do zgłoszenia dokumentów potwierdzających reprezentację, jeżeli Zamawiający może je uzyskać za pomocą bezpłatnych i ogólnodostępnych baz danych, w szczególności rejestrów publicznych w rozumieniu ustawy z dnia 17 lutego 2005 r. o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne, o ile w zgłoszeniu wskazano dane umożliwiające dostęp do tych dokumentów.
4. Termin składania zgłoszeń: 5 czerwca 2023r. Decyduje data wpływu zgłoszenia do Zamawiającego.
5. Niedołączenie ankiety do zgłoszenia nie wyklucza możliwości zaproszenia Uczestnika do Konsultacji. W takim przypadku Uczestnik zobowiązany będzie do złożenia wypełnionej ankiety w terminie uzgodnionym z Zamawiającym indywidualnie, jednakże nie później niż do 16 czerwca 2023 r.
6. Zamawiający nie jest zobowiązany do zaproszenia do udziału w Konsultacjach podmiotów, które złożą w/w zgłoszenie po wyznaczonym terminie.

IV. ZASADY PROWADZENIA KONSULTACJI

1. Konsultacje prowadzone będą zgodnie z przepisami ustawy Prawo zamówień publicznych oraz postanowieniami Regulaminu.
2. Warunkiem udziału w Konsultacjach jest złożenie zgłoszenia z wymaganymi załącznikami, podpisanego przez osobę upoważnioną do reprezentowania Uczestnika, w terminie określonym w Ogłoszeniu, z zastrzeżeniem §6 ust. 3 Regulaminu.
3. Konsultacje będą prowadzone w języku polskim. Do dokumentów sporządzonych w językach innych niż polski należy dołączyć tłumaczenia na język polski. Jeżeli uczestnik Konsultacji posługuje się innym językiem niż język polski, zobowiązany będzie do zapewnienia w Konsultacjach udziału tłumacza.
4. Miejsce i termin prowadzenia Konsultacji rynkowych będą uzgadniane
   z poszczególnymi Uczestnikami. Zamawiający wraz z zaproszeniem do Konsultacji rynkowych przekaże harmonogram spotkań wraz z zagadnieniami planowanymi do omówienia. Konsultacje mogą przybrać w szczególności formę:
   1. wymiany korespondencji w postaci pisemnej lub elektronicznej,
   2. spotkania indywidualnego z Uczestnikami,
   3. wideokonferencji indywidualnej z Uczestnikami,
   4. spotkania grupowego z Uczestnikami, na określony przez Zamawiającego temat oraz w określonych przez Zamawiającego terminach,
   5. wideokonferencji grupowej z Uczestnikami, na określony przez Zamawiającego temat oraz w określonych przez Zamawiającego terminach.
5. Termin zakończenia Konsultacji przewidywany jest na 22 czerwca 2023 roku.
6. Konsultacje mają charakter jawny, z zastrzeżeniem § 3 ust. 6 Regulaminu.
7. Zamawiający komunikuje się z Uczestnikami za pomocą korespondencji wysłanej na podany przez Uczestnika adres do korespondencji lub adres poczty elektronicznej. Każda ze stron na żądanie drugiej niezwłocznie potwierdza fakt otrzymania korespondencji.
8. W momencie złożenia zgłoszenia Uczestnicy:
   1. udzielają nieodpłatnej i nieograniczonej czasowo oraz terytorialnie zgody na przetwarzanie, przechowywanie i wykorzystywanie przez Zamawiającego informacji zawartych w zgłoszeniu, w tym dla celów Konsultacji lub Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, którego ww. Konsultacje dotyczą;
   2. udzielają nieodpłatnej, bezwarunkowej, nieograniczonej czasowo ani terytorialnie zgody na wykorzystanie informacji oraz materiałów przekazywanych w trakcie Konsultacji, na potrzeby Zamawiającego związane z prowadzeniem Konsultacji oraz Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego z wykorzystaniem informacji uzyskanych podczas Konsultacji (w tym w szczególności do przygotowania opisu przedmiotu zamówienia, specyfikacji warunków zamówienia oraz określenia warunków umowy dla zamówienia, z zastrzeżeniem § 3 ust.6 Regulaminu);
   3. w przypadku przekazania w toku Konsultacji utworu(ów) w rozumieniu ustawy z dnia 4 lutego 1994 roku o prawie autorskim i prawach pokrewnych (tj. Dz. U. z 2022 r., poz. 2509)- udzielają nieodpłatnej, bezwarunkowej, nieograniczonej czasowo ani terytorialnie zgody (licencji) na ich używanie, wykorzystanie, przetwarzanie i publikowanie oraz zamieszczanie - w całości lub w części - w materiałach związanych z udzielaniem zamówienia publicznego, którego dotyczą Konsultacje i innych związanych z zawieraniem umów przez Zamawiającego, jak również we wnioskach do organów władzy publicznej bądź wnioskach do instytucji finansujących lub mogących finansować działalność Zamawiającego - przez Zamawiającego, a także na dokonywanie wszelkich zmian ww. materiałów/utworu(ów) w całości lub w części, jakimikolwiek środkami i w jakiejkolwiek formie – na potrzeby przygotowania dokumentacji Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego;
   4. zezwalają na wykonywanie praw zależnych do utworu(ów), o których mowa powyżej, jak również na rozporządzenie i korzystanie z opracowań oraz modyfikacji ww. utworu(ów).
9. Niniejsze ogłoszenie nie stanowi zaproszenia do złożenia oferty w rozumieniu art. 66 Kodeksu Cywilnego.
10. Udział w Konsultacjach nie jest warunkiem ubiegania się w przyszłości o jakiekolwiek zamówienie publiczne, partnerstwo publiczno-prywatne lub koncesję na roboty budowlane lub usługi.
11. Publikacja Ogłoszenia i prowadzenie Konsultacji nie zobowiązuje Zamawiającego do przeprowadzenia Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
12. Udział w Konsultacjach jest traktowany jako zaangażowanie w przygotowanie Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego. Powyższą okoliczność będzie należało uwzględnić przy wypełnianiu formularza Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia dla Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego, którego dotyczą Konsultacje.

Załączniki:

1. Załącznik nr 1 do Ogłoszenia – Zgłoszenie do udziału we wstępnych konsultacjach rynkowych;
2. Załącznik nr 2 do Ogłoszenia – Regulamin wstępnych konsultacji rynkowych;
3. Załącznik nr 3 do Ogłoszenia – Ankieta skierowana do wykonawców;
4. Załącznik nr 4 do Ogłoszenia – Memorandum Informacyjne;
5. Załącznik nr 5 do Ogłoszenia – Wstępny Projekt Opisu Przedmiotu Zamówienia.

Zgodnie z art. 13 ust.1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1 ze zm.), (dalej jako RODO), Zamawiający informuje, że:

1. Administratorem Pani/Pana danych osobowych jest Gmina Miasto Szczecin - Urząd Miasta Szczecin z siedzibą w Szczecinie, pl. Armii Krajowej 1 70-456 Szczecin;
2. Kontakt do inspektora ochrony danych osobowych w Gminie Miasto Szczecin – Urzędzie Miasta Szczecin: tel. (091) 42 45 702, adres e-mail: iod@um.szczecin.pl;
3. Dane osobowe przetwarzane będą na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO w celu związanym z Konsultacjami związanymi z Postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego na „System do zarządzania zużyciem mediów energetycznych i wody wraz z usługami dodatkowymi dla Miasta Szczecin”i Postępowaniem o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonym z wykorzystaniem informacji uzyskanych podczas Konsultacji (w przypadku jego przeprowadzenia);
4. Odbiorcami danych osobowych będą osoby lub podmioty, którym udostępniona zostanie dokumentacja Konsultacji lub Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego prowadzonego z wykorzystaniem informacji uzyskanych podczas Konsultacji;
5. Dane osobowe będą przechowywane przez okres 4 lat od dnia zakończenia Konsultacji, Postępowania o udzielenie zamówienia prowadzonego z wykorzystaniem informacji uzyskanych podczas Konsultacji lub zakończenia umowy w sprawie zamówienia publicznego, która została zawarta wyniku wyżej wymienionego Postępowania (w zależności od tego, które ze zdarzeń wystąpi później);
6. Obowiązek podania danych osobowych jest wymogiem związanym z udziałem w Konsultacjach;
7. W odniesieniu do danych osobowych decyzje nie będą podejmowane w sposób zautomatyzowany, stosowanie do art. 22 RODO;
8. Osoba, której dane dotyczą posiada:
   • na podstawie art. 15 RODO prawo dostępu do danych osobowych jej dotyczących;
   • na podstawie art. 16 RODO prawo do sprostowania jej danych osobowych;
   • na podstawie art. 18 RODO prawo żądania od administratora ograniczenia przetwarzania danych osobowych (w przypadku prowadzenia Postępowania o udzielenie zamówienia publicznego
     z wykorzystaniem informacji uzyskanych podczas Konsultacji, zgłoszenie żądania ograniczenia przetwarzania nie ogranicza przetwarzania danych osobowych do czasu zakończenia tego Postępowania. W sytuacji, gdy wniesienie żądania dotyczącego prawa, o którym mowa w art. 18 ust. 1 RODO, spowoduje ograniczenie przetwarzania danych zawartych w protokole Postępowania, lub załącznikach do tego protokołu, od dnia zakończenia Postępowania o udzielenie zamówienia prowadzonego
     z wykorzystaniem informacji uzyskanych podczas Konsultacji zamawiający nie udostępnia tych danych, chyba, że zachodzą przesłanki, o których mowa w art. 18 ust. 2 RODO);
   • prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, gdy uzna, że przetwarzanie danych osobowych jej dotyczących narusza przepisy RODO;
9. Osobie, której dane dotyczą nie przysługuje:
   • w związku z art. 17 ust. 3 lit. b), d) lub e) RODO prawo do usunięcia danych osobowych;
   • prawo do przenoszenia danych osobowych, o którym mowa w art. 20 RODO;
10.  Na podstawie art. 21 RODO prawo sprzeciwu, wobec przetwarzania danych osobowych, gdyż podstawą prawną przetwarzania danych osobowych osób biorących udział w Konsultacjach jest art. 6 ust. 1 lit. c) RODO;
11.  Dane niepozyskane bezpośrednio od osób, których dotyczą, obejmują w szczególności następujące kategorie danych: imię i nazwisko, dane kontaktowe;
12.  Źródłem pochodzenia danych osobowych niepozyskanych bezpośrednio od osoby, której dane dotyczą, jest Uczestnik składający zgłoszenie do udziału w Konsultacjach.