Zarządzenia Prezydenta Miasta Szczecin z 2020 r.

ZARZĄDZENIE NR 587/2020
PREZYDENTA MIASTA SZCZECIN
z dnia 20 listopada 2020 r.
w sprawie powołania Zespołu ds. realizacji projektu pn. „Modernizacja dostępu drogowego do portu w Szczecinie: przebudowa układu komunikacyjnego w rejonie Międzyodrza”

Na podstawie § 10 ust. 1 Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin stanowiącego Załącznik do Zarządzenia Nr 114/19 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 14 marca 2019r. w sprawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Miasta Szczecin (zm. Zarządzenie Nr 374/19 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 30 sierpnia 2019r., Zarządzenie Nr 530/19 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 11 grudnia 2019r., Zarządzenie Nr 543/19 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 19 grudnia 2019r., Zarządzenie Nr 82/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 24 lutego 2020r., Zarządzenie Nr 490/20 Prezydenta Miasta Szczecin z dnia 21 września 2020r.), zarządzam co następuje:

§ 1. Powołuję Zespół ds. realizacji projektu pn. „Modernizacja dostępu drogowego do portu w Szczecinie: przebudowa układu komunikacyjnego w rejonie Międzyodrza” dofinansowanego w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko na lata 2014-2020, Oś priorytetowa III Rozwój sieci drogowej TEN-T i transportu multimodalnego, działanie 3.2 Rozwój transportu morskiego, śródlądowych dróg wodnych i połączeń multimodalnych, w ramach zadania „Modernizacja dostępu drogowego do portu w Szczecinie: przebudowa układu komunikacyjnego w rejonie Międzyodrza” na podstawie umowy nr POIS.03.02.00-00-0085/20-00 zawartej w dniu 23.07.2020r., zwany dalej zespołem w składzie:

1) Marta Bożek - Główny Specjalista w Wydziale Zarządzania Projektami Urzędu Miasta Szczecin - Koordynator Projektu, odpowiedzialna za koordynację wdrażania projektu zgodnie z obowiązującymi przepisami i szczegółowymi wytycznymi polegającą na:
a) organizacji spotkań zespołu;
b) sformułowaniu procedur, które będą wykonywane podczas realizacji projektu zapewniających jego prawidłową realizację;
c) sprawowaniu bieżącego nadzoru nad realizacją budżetu projektu;
d) monitorowaniu postępu prac zgodnego z harmonogramem rzeczowo-finansowym projektu;
e) uczestnictwie w ważnych z punktu widzenia rozliczeniowego projektu naradach budowy;
f) prowadzeniu stałej współpracy ze spółką Szczecińskie Inwestycje Miejskie spółką z ograniczoną odpowiedzialnością - pełniącą funkcję Inwestora Zastępczego projektu oraz funkcję Inżyniera Kontraktu inwestycji;
g) koordynacji działań kontrolnych projektu wykonywanych przez zewnętrzne Instytucje w trakcie realizacji projektu jaki i po jego zakończeniu;
h) koordynacji działań polegających na przygotowaniu dokumentów związanych z kontrolą realizacji/trwałości projektu;
i) koordynacji działań mających na celu promocję projektu;
j) akceptacji składanych do instytucji pism, sprawozdań oraz wszystkich dokumentów i informacji związanych z realizacją projektu;
k) akceptacji wniosków o płatność, wniosków sprawozdawczych oraz harmonogramów płatności składanych za pomocą systemu SL 2014.

2) Bartosz Bera - Główny Specjalista w Wydziale Zarządzania Projektami Urzędu Miasta Szczecin - Specjalista ds. realizacji, wniosków o płatność, promocji i monitoringu, odpowiedzialny za:
a) sporządzanie wniosku o dofinansowanie wraz z załącznikami;
b) sporządzanie załączników do umowy o dofinansowanie;
c) sprawowanie bieżącego nadzoru nad realizacją projektu;
d) sprawdzanie dowodów księgowych pod kątem:
᠆ kwalifikowalności wydatków;
᠆ zgodności z obowiązującymi przepisami prawa wspólnotowego oraz prawa krajowego;
᠆ zgodności z dokumentami RPO WZ;
᠆ zgodności z postanowieniami umowy o dofinansowanie projektu.
e) opisywanie faktur zgodnie z wymogami Instytucji Zarządzającej RPO WZ w zakresie poziomu dofinansowania i kwalifikowalności poniesionych wydatków;
f) prowadzenie rejestru zrealizowanych faktur;
g) przygotowywanie oświadczeń o kwalifikowalności podatku VAT w ramach projektu;
h) przygotowywanie wniosków o płatność, wniosków sprawozdawczych oraz harmonogramów płatności składanych za pośrednictwem systemu SL 2014;
i) informowanie Instytucji Zarządzającej o zmianach w realizacji projektu, nieprawidłowościach lub działaniach, które mogą mieć wpływ na realizację projektu;
j) wprowadzanie koniecznych zmian do dokumentacji aplikacyjnej;
k) uczestnictwo w kontrolach projektu dotyczących prawidłowej realizacji/trwałości projektu;
l) przygotowanie dokumentów związanych z kontrolą projektu w zakresie wniosku aplikacyjnego, wniosków o płatność, wniosków sprawozdawczych, umowy o dofinansowanie, sprawozdań z trwałości projektu.

3) Bogna Krassowska - Inspektor w Wydziale Zarządzania Projektami Urzędu Miasta Szczecin - Koordynator Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych z ramienia Gminy Miasto Szczecin - Specjalista ds. realizacji projektu odpowiedzialna za:
a) przygotowanie umów związanych z umocowaniem Inwestora Zastępczego/Inżyniera Kontraktu do realizacji projektu oraz prowadzenie stałej współpracy ze spółką Szczecińskie Inwestycje Miejskie spółka z ograniczoną odpowiedzialnością - pełniącą funkcję Inwestora Zastępczego projektu oraz funkcję Inżyniera Kontraktu inwestycji;
b) nadzór nad przebiegiem rzeczowo-finansowym projektu, akceptacja faktur za usługi i roboty budowlane pod względem merytorycznym oraz prowadzenie rejestru umów i zleceń dotyczących projektu;
c) uczestnictwo w ważnych z punktu widzenia rozliczeniowego projektu naradach budowy oraz informowane członków zespołu o wszelkich zmianach, nieprawidłowościach mogących mieć wpływ na rzeczową i terminową realizację projektu z jednoczesnym ustaleniem działań następczych;
d) uczestnictwo w kontrolach projektu dotyczących prawidłowej realizacji/trwałości projektu oraz przygotowanie dokumentów związanych z kontrolą projektu w zakresie umów oraz korespondencji z Inwestorem Zastępczym/Inżynierem Kontraktu, dokumentów przetargowych, protokołów z narad budowy, dokumentów strategicznych Gminy Miasto Szczecin.

4) Patrycja Skwierawska - Inspektor w Wydziale Zarządzania Projektami Urzędu Miasta Szczecin - specjalista ds. rozliczania projektu odpowiedzialna za: a) planowanie, angażowanie środków finansowych dla zadania w ramach Wieloletniego Programu Rozwoju Szczecina wraz z ich bieżącym monitoringiem;
b) rozliczanie zadania pod względem finansowym i księgowym w systemie ZSI-FK.

5) Tatiana Duklas - Główny Specjalista w Referacie Księgowości Głównej w Wydziale Księgowości Urzędu Miasta Szczecin - Specjalista ds. rozliczeń finansowo-księgowych projektu odpowiedzialna za:
a) sprawdzanie pod względem formalno-rachunkowym faktur za usługi/roboty budowlane wykonane w ramach projektu oraz pozostałych dokumentów księgowych;
b) księgowanie faktur za usługi/roboty budowlane wykonane w ramach projektu;
c) księgowanie dokumentów księgowych związanych z wydatkami pośrednimi ponoszonymi w ramach projektu;
d) prowadzenie rejestru księgowego faktur dotyczących projektu;
e) prowadzenie rejestru umów i zleceń w ramach projektu;
f) uczestnictwo w kontrolach projektu w zakresie ewidencji księgowej dokumentów projektu.
6) Magdalena Mackus - Główny Specjalista w Referacie Księgowości Głównej w Wydziale Księgowości Urzędu Miasta Szczecin - Specjalista ds. rozliczeń finansowo-księgowych projektu odpowiedzialna za:
a) księgowanie wyciągów bankowych związanych z projektem na podstawie faktur za usługi/roboty budowlane wykonane w ramach projektu;
b) prowadzenie rejestru księgowego faktur projektowych;
c) prowadzenie rejestru umów i zleceń w ramach projektu;
d) prowadzenie rejestru wyciągów bankowych w ramach projektu;
e) uczestnictwo w kontrolach projektu w zakresie ewidencji księgowej dokumentów projektu.

7) Bartłomiej Miluch - Zastępca Dyrektora Biura ds. Zamówień Publicznych Urzędu Miasta Szczecin - Specjalista ds. zamówień publicznych odpowiedzialny za:
a) monitorowanie wraz z analizą zamówień realizowanych zgodnie z ustawą PZP;
b) monitorowanie wraz z analizą zamówień realizowanych poza Ustawą PZP;
c) uczestnictwo we wszystkich procesach kontrolnych projektu w trakcie jego trwania oraz po jego zakończeniu.

8) Joanna Zawadzka - Kierownik Projektu w spółce Szczecińskie Inwestycje Miejskie spółka z ograniczoną odpowiedzialnością - Specjalista ds. realizacji projektu odpowiedzialna za:
a) realizację zadań zleconych spółce Szczecińskie Inwestycje Miejskie spółka z ograniczoną odpowiedzialnością polegających na realizacji funkcji Inwestora Zastępczego projektu oraz Inżyniera Kontraktu inwestycji;
b) akceptację protokołów odbioru robót, faktur, protokołów konieczności;
c) uczestnictwo w procesach odbioru robót budowlanych;
d) uczestnictwo w kontrolach projektu w zakresie procedur przetargowych, rzeczowej realizacji projektu;
e) realizację działań mających na celu promocję projektu.

§ 2. Do zadań Zespołu należy wdrożenie i realizacja projektu pn. „Modernizacja dostępu drogowego do portu w Szczecinie: przebudowa układu komunikacyjnego w rejonie Międzyodrza” obejmującego przebudowę układu drogowego na wyspie Łasztownia, na który składają się ulice: Celna, Heyki, Świętego Floriana, Bulwar Gdański, Bulwar Śląski, Władysława IV, Bytomska, Rybnicka, Kujota, Hryniewieckiego, Logistyczna wraz z budową ronda u zbiegu ulic Władysława IV, Świętego Floriana, Energetyków, przebudową skrzyżowania u zbiegu ulic Bytomskiej i Bulwar Śląski oraz budową ronda u zbiegu ulic Hryniewieckiego i Logistycznej. Projekt obejmuje również przebudowę łącznic wjazdowych i zjazdowych z ulicy Gdańskiej do terenu pod Estakadą Pomorską, budowę węzła drogowego pod Estakadą Pomorską, wzmocnienie Estakady Pomorskiej. Projekt obejmuje również przebudowę ulicy Górnośląskiej.

§ 3. Koordynator Projektu odpowiada za realizację projektu przy pomocy i doradztwie Zespołu, a w szczególności:
1) podejmuje decyzje związane z wdrażaniem projektu;
2) monitoruje prawidłowość realizacji projektu;
3) zatwierdza kwartalne sprawozdania z realizacji projektu;
4) prowadzi nadzór merytoryczny nad ich wykonaniem;
5) prowadzi nadzór nad prawidłowym przebiegiem inwestycji i współpracuje z Zespołem w tym zakresie;
6) prowadzi nadzór nad postępem finansowym projektu;
7) zatwierdza końcowe sprawozdanie z realizacji projektu;
8) koordynuje kontrole projektu prowadzone przez zewnętrzne instytucje.

§ 4. Do zadań Zespołu należy w szczególności:
1) przygotowanie informacji i sprawozdań określonych w wytycznych do projektu;
2) podejmowanie poszczególnych działań związanych z bezpośrednią realizacją projektu;
3) rozliczanie i prowadzenie dokumentacji księgowo - rozliczeniowej projektu;
4) udział w odbiorach inwestycji;
5) promocja projektu;
6) ewaluacja oraz sprawozdawczość projektu.;
7) kontrola realizacji/trwałości projektu.

§ 5. Nadzór nad realizacją zarządzenia powierza się Zastępcy Prezydenta Miasta Szczecin do spraw inwestycji i zarządzania projektami.

§ 6. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.