Wyjaśnienia treści SIWZ

 

Szczecin, 08.11.2018 r.

 

 

Wykonawcy

biorący udział w postępowaniu

 

Nr sprawy: MJOG-ZP.171.12.2018.MK

Nr pisma: MJOG-ZP.171.12.6.2018.MK

Dotyczy:         Postępowania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na: „Utrzymanie czystości w budynku Urzędu Miasta Szczecin, jego agendach oraz terenach posesji w okresie od podpisania umowy do 30.06.2020r.”

 

Zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. z 2018 r. poz. 1986), zw. dalej „ustawą”, Zamawiający przekazuje wykonawcom treść pytań wraz z odpowiedziami.

 

Pytanie nr 1

Mając na uwadze treść wzoru umowy wnosimy o zmianę o 50% wysokości kar umownych zastrzeżonych w powyższych przepisach.

W doktrynie prawa zamówień publicznych oraz w aktualnym orzecznictwie Krajowej Izby odwoławczej przy Prezesie Urzędu Zamówień publicznych dominuje pogląd, że ustanawianie przez Zamawiającego rażąco wysokich kar umownych uznać należy bezwzględnie za naruszenie zasad zachowania uczciwej konkurencji wyrażonej w przepisie art. 7 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. prawo zamówień publicznych (tekst jednolity Dz. U. z 2006 roku, nr 164, poz. 1163 z późn. zm.), które może być uzasadnioną podstawą do żądania unieważnienia postępowania o udzielenie zamówienia publicznego w trybie art. 93 ust. 1 pkt 7 ustawy prawo zamówień publicznych uwagi, iż postępowanie jest obarczone wadą uniemożliwiającą zawarcie ważnej umowy w sprawie zamówienia publicznego. Stanowisko powyższe znajduje pełne potwierdzenie m.in. wyroku Krajowej Izby Odwoławczej z dnia 31 lipca 2015 r. sygn. akt: KIO/1519/15. Zważyć bowiem należy, że kara umowna (odszkodowanie umowne) ze swojej istoty ma charakter wyłącznie odszkodowawczy i kompensacyjny, a nie zaś prewencyjny. Ustalenie przez Zamawiającego zbyt wygórowanych kar umownych dla wykonawców stanowi zatem bezsporne rażące naruszenie prawa w zakresie równości stron umowy, co w konsekwencji prowadzi do sprzeczności celu takiej umowy z zasadami współżycia społecznego i skutkować winno bezwzględną nieważność czynności prawnej na podstawie przepisu art. 3531 k.c. w związku z art. 58 § 1 k.c. Należy mieć również na względzie stanowisko Sądu Najwyższego wyrażone w wyroku z 29 listopada 203 roku Sygn. akt I CSK 124/13, dotyczącego przesłanek miarkowania kar umownych jako rażąco wygórowanych. W uzasadnieniu wyroku Sąd wskazała, iż „kara umowna nie może być instrumentem służącym wzbogaceniu wierzyciela, a zatem przyznającym mu korzyść majątkową w istotny sposób przekraczającą wysokość poniesionej przez wierzyciela szkody. Celem miarkowania kary umownej jest natomiast ochrona równowagi interesów stron i zapobieżenie nadmiernemu obciążeniu dłużnika oraz niesłusznemu wzbogaceniu wierzyciela”.

 

Odpowiedź nr 2

Dotychczasowe zapisy SIWZ w przedmiotowym zakresie pozostają bez zmian.

 

Pytanie nr 2

Czy wraz z przejęciem usługi wykonawca przejmie pracowników w trybie art. 23’ KP? Jeżeli tak, to prosimy o odpowiedź na następujące pytania.

1. Na podstawie jakiego rodzaju umowy o pracę są zatrudnieni przejmowani pracownicy? Ile osób i do kiedy ma zawarte umowy o pracę na czas określony / na zastępstwo?
2. Ile osób przebywa na długich zwolnieniach lekarskich (powyżej 30 dni) i do kiedy?
3. Czy wśród osób przewidzianych do przejęcia są osoby przebywające na urlopach macierzyńskich, wychowawczych, bezpłatnych, świadczeniach rehabilitacyjnych? Jeśli tak to ile osób i do kiedy?
4. Prosimy o podanie terminów ważności badań lekarskich (dat do kiedy) poszczególnych pracowników przewidzianych do przejęcia.
5. Prosimy o jednoznaczne wskazanie czy w stosunku do przejmowanych pracowników zastosowanie ma Regulamin Wynagradzania czy Układ Zbiorowy pracy.
6. Prosimy o przesłanie kopii wszystkich aktualnych Regulaminów, Układu Pracy, postanowień (w tym Regulaminu Pracy, Wynagradzania, Układu Zbiorowego pracy, Regulaminu Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, Regulaminu Funduszu mającego zastosowanie w stosunku do osób niepełnosprawnych) mających zastosowanie w stosunku do przejmowanych pracowników. Jedynie dogłębna analiza tych dokumentów pozwoli na prawidłowe skalkulowanie kosztów wynagrodzeń pracowników podlegających przejęciu.
7. W jakich systemach czasu pracy zatrudnieni są poszczególni pracownicy?
8. Prosimy o wskazanie ilu pracowników z przewidzianych do przekazania kolejnemu wykonawcy jest byłymi pracownikami Zamawiającego.
9. Czy Zamawiający zobowiązuje się do przejęcia pracowników w przypadku rozwiązania lub zakończenia kontraktu?
10. Czy przejmowanym pracownikom przysługuje uprawnienie do dodatkowego wynagrodzenia rocznego wynikającego z ustawy z dnia 12.12.1997r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. nr 160, poz. 1080 z późn. zm.)?
11. Czy z tytułu ewentualnych zaległości wynikających z ustawy z dnia 12.12.1997r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla pracowników jednostek sfery budżetowej (Dz. U. nr 160, poz. 1080 z późn. zm.) Zamawiający bądź obecny wykonawca wypłacił wszystkie wymagane kwoty?
12. Czy przejmowanym pracownikom przysługuje uprawnienie do podwyżki wynagrodzenia na podstawie ustawy z dnia 22.07.2006r. o przekazaniu środków finansowych świadczeniodawcom na wzrost wynagrodzeń (Dz. U. nr 149, poz. 1076)?
13. W jakiej wysokości przysługują poszczególnym pracownikom podwyżki na podstawie ustawy z dnia 22.07.2006r. o przekazaniu środków finansowych świadczeniodawcom na wzrost wynagrodzeń (Dz. U. nr 149, poz. 1076)?
14. Czy pracownikom wypłacone zostały wszystkie wymagane kwoty z tytułu podwyżek na podstawie ustawy z dnia 22.07.2006r. o przekazaniu środków finansowych świadczeniodawcom na wzrost wynagrodzeń (Dz. U. nr 149, poz. 1076)?
15. Czy pracownikom wypowiedziano warunki umów o pracę w części dotyczącej wynagrodzenia? Jeśli tak, to które składniki wynagrodzeń zostały zmienione?
16. Czy w stosunku do Zamawiającego toczą się postępowania sądowe wszczęte przez pracowników przewidzianych do przejęcia? Jeśli tak, prosimy o podanie wykazu spraw ze wskazaniem wartości przedmiotu sporu, roszczenia pracowników i etapu, na którym znajduje się sprawa.
17. Czy istnieje jakiekolwiek porozumienie, umowa, pakiet socjalny zawarty ze związkami zawodowymi, w którym pracodawca zobowiązał się do jakichkolwiek gwarancji w zakresie zatrudnienia pracowników lub wysokości ich wynagrodzeń, także w przypadku przejęcia tychże pracowników przez następnego pracodawcę? Czy pracownicy są objęci jakimikolwiek gwarancjami uniemożliwiającymi nowemu pracodawcy modyfikację treści ich stosunków pracy?
18. Czy na dzień przejęcia będą jakiekolwiek nieuregulowane zobowiązania w stosunku do przekazywanych pracowników? Jeśli tak, z jakiego tytułu i w jakiej kwocie?
19. Ilu pracowników nabędzie uprawnień do odpraw emerytalnych w trakcie trwania kontraktu? Prosimy o podanie ilości osób w rozbiciu na poszczególne lata oraz wysokości przysługujących odpraw.
20. Ilu pracowników nabędzie uprawnień do nagród jubileuszowych w trakcie trwania kontraktu? Prosimy o podanie ilości osób w rozbiciu na poszczególne lata oraz wysokości przysługujących nagród.
21. Ile osób ze wskazanych do przejęcia jest członami związków zawodowych (jakich)? Jakie funkcje te osoby pełnią w związkach?
22. Prosimy o przedstawienie wykazu wykorzystania urlopów za rok 2015 r. na poszczególnego pracownika z uwzględnieniem dodatkowych urlopów przysługujących pracownikom w związku z orzeczeniem o niepełnosprawności
23. Prosimy o podanie wysokości wynagrodzeń zasadniczych brutto poszczególnych pracowników przewidzianych do przejęcia, kosztów ZUS pracodawcy, premii, dodatków do wynagrodzeń.
24. Czy w związku z koniecznością przejęcia pracowników na podst. Art. 23’ KP nowy Wykonawca przez i po zakończeniu okresu gwarancyjnego będzie mógł zmienić warunki pracy oraz miejsce pracy pracownikowi?
25. Prosimy o wyszczególnienie osób, które obecnie znajdują się w wieku ochronnym /przedemerytalnym?
26. Prosimy o wyszczególnienie osób, które zatrudnione są z orzeczonym stopniem niepełnosprawności wraz z określeniem jego rodzaju?
27. Prosimy o podanie zapisów znajdujących się w umowach o pracę pracowników dedykowanych do przejęcia, dotyczących dodatków do wynagrodzeń np. premia regulaminowa, dodatek stażowych, dodatek funkcyjny, dodatek negocjacyjny itp.?

 

Odpowiedź nr 2

Zamawiający nie jest pracodawcą dla osób, które obecnie świadczą usługi utrzymania czystości na jego rzecz. Mając na uwadze powyższe, Zamawiający nie posiada wiedzy na temat relacji, które ewentualnie będą zachodziły pomiędzy Wykonawcą, z którym zostanie zawarta umowa, a Wykonawcą, który obecnie świadczy usługi utrzymania czystości w Urzędzie Miasta Szczecin i jego agendach.

 

Pytanie nr 3

Zamawiający w SIWZ dopuszcza możliwość udziału w postępowaniu podmiotów działających w ramach konsorcjum. Zważywszy na fakt, iż:

• obserwowaną na rynku praktyką jest sytuacja, w której o udzielenie zamówienia ubiegają się podmioty będące spółkami kapitałowymi, działające w ramach konsorcjum, a następnie – już na etapie świadczenia usługi - faktury wystawiane są przez kilkanaście spółek cywilnych założonych przez konsorcjantów,
• powyższe może budzić wątpliwości co do zgodności takiej praktyki z przepisami ustawy z dnia 29.01.2004 r. – Prawo zamówień publicznych oraz ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (a zwłaszcza z art. 113 ust. 1 i 9 dotyczącym zwolnień podmiotowych, art. 106a – 106q dotyczącym zasad wystawiania faktur oraz art. 88 dotyczącym braku prawa do odliczenia VAT) co potwierdzają kontrole podatkowe prowadzone w firmach świadczących usługi outsourcingowe,

zwracamy się z uprzejmą prośbą o udzielenie informacji, czy Zamawiający po udzieleniu zamówienia dopuszcza możliwość wystawiania faktur przez inny podmiot (de facto: przez innego podatnika VAT), niż ubiegający się o udzielenie zamówienia członkowie konsorcjum?

 

Odpowiedź nr 3

Płatności za realizację zamówienia realizowane będą na rzecz Wykonawców, z którymi zostanie zawarta umowa o udzielenie zamówienia publicznego, na podstawie wystawianych przez te podmioty dokumentów księgowych.

 

Pytanie nr 4

Zamawiający określił w SIWZ wymóg zatrudnienia pracowników wykonujących czynności porządkowe lub czynności sprzątania na umowę o pracę. Wnosimy o wyrażenie zgody na zatrudnienie pracowników na umowę zlecenie wyłącznie na zastępstwa urlopowo-chorobowe. Konieczność zachowania wymogu zatrudnienia wyłącznie na umowę o pracę w sytuacjach losowych, zdarzeniach niemożliwych do przewidzenia jest nierealne. Wykonawca nie jest w stanie przewidzieć ile osób będzie w danym okresie czasu np. na zwolnieniu lekarskim. Zatrudnienie na umowę o pracę wymaga chociażby dostarczenia badań lekarskich, co w sytuacjach nagłych jest nierealne i wymaga dodatkowego czasu. W związku z powyższym wnosimy jak na wstępie.

 

Odpowiedź nr 4

Dotychczasowe zapisy SIWZ pozostają bez zmian. Mając powyższe na uwadze, zgodnie z art. 29 ust. 3a ustawy, Zamawiający wymaga, aby Wykonawcy lub podwykonawca(y) zatrudniali na podstawie umowy o pracę wszystkie osoby wykonujące podczas realizacji zamówienia czynności wskazane w rozdziale XV pkt 3 SIWZ, bez względu, czy osoby te będą brały udział w realizacji zamówienia w sposób stały, czy doraźny.

 

Pytanie nr 5

Za jedną usługę zamawiający uzna realizację,przez okres co najmniej 11 miesięcy, na podstawie jednej umowy, usługi polegającej na utrzymaniu czystości (sprzątaniu) minimum 10000 m² powierzchni w budynku użyteczności publicznej (zdefiniowanym w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie (t.j. Dz. U. z 2015 r., poz. 1422), z wyłączeniem powierzchni garaży, piwnic oraz poddaszy nieużytkowych.

W przypadku składania oferty wspólnej, wykonawcy składający ofertę wspólną, ww. warunek muszą spełniać łącznie

W związku z powyższym prosimy o wyjaśnienie, czy Zamawiający uzna ww. warunek w zakresie wykonania jednej usługo porządkowej obejmującej świadczenie usługi sprzątania wewnątrz budynku użyteczności publicznej o powierzchni podlegającej sprzątaniu min 10000m2 za spełniony, jeżeli wykonawca wykaże, że wykonał jedną usługę porządkową (jedna umowa) w ramach której wykonywał usługi sprzątania w kilku budynkach użyteczności publicznej o łącznej powierzchni min 10000m2? Czy aby spełnić ten warunek wykonawca powinien wykazać, że wykonał co najmniej jedną usługę(jedną umowę) porządkową obejmującą świadczenie usługi sprzątania wewnątrz jednego budynku użyteczności publicznej, którego powierzchnia sprzątania wynosiła min 10000m2.

Zawarte bowiem w opisie ww. warunku sformułowanie” usługi polegającej na utrzymaniu czystości (sprzątaniu) minimum 10000 m2 powierzchni w budynku użyteczności publicznej”, w którym budynek użyteczności publicznej  został podany w liczbie pojedynczej może sugerować, że Wykonawca powinien wykazać się wykonaniem co najmniej dwóch usług porządkowych obejmujących świadczenie sprzątania, z których każda powinna obejmować wnętrze jednego budynku użyteczności publicznej, którego powierzchnia sprzątania wynosiła min 10000m2.

W związku z powyższym wnosimy o dopuszczenie do udziału w postępowaniu Wykonawców, którzy wykażą, że wykonali co najmniej dwie usługi porządkowe z których każda obejmowała świadczenie usługi sprzątania wewnątrz budynku/budynków użyteczności publicznej w ramach jednej umowy o łącznej powierzchni podlegającej sprzątaniu min. 10000m2 i tym samym dokonanie zmiany warunku opisanego w rozdziale V punkt 2, podpunkt2) litera a tiret pierwsze SIWZ Wykonawca ubiegający się o udzielenie zamówienia powinien posiadać zdolności techniczne i zawodowe do wykonywania zamówienia, w zakresie doświadczenia, tj. powinien wykazać, że:

„w przypadku składania oferty na część I: 2 usługi.

Za jedną usługę Zamawiający uzna realizację, przez okres co najmniej 11 miesięcy, na podstawie  jednej umowy, usługi polegające na utrzymaniu czystości (sprzątaniu) minimum 10000 m2 powierzchni w budynku/budynkach użyteczności publicznej(zdefiniowanym w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie (t.j. Dz. U. z 2015 r., poz 1422), z wyłączeniem powierzchni garaży, piwnic oraz poddaszy nieużytkowych. W przypadku składania oferty wspólnej, wykonawcy składający ofertę wspólną, ww. warunek mogą spełniać łącznie.

 

Odpowiedź nr 5

Zgodnie z rozdziałem V pkt 2 ppkt 2 lit. a1 SIWZ Zamawiający wskazał, że uzna, iż wykonawca posiada wymagane zdolności techniczne lub zawodowe zapewniające należyte wykonanie zamówienia, jeżeli wykonawca wykaże, że wykonał, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonuje, należycie w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, minimum: 2 usługi. Za jedną usługę Zamawiający uzna realizację, przez okres co najmniej 11 miesięcy, na podstawie jednej umowy, usługi polegającej na utrzymaniu czystości (sprzątaniu) minimum 10000 m2 powierzchni w budynku użyteczności publicznej (zdefiniowanym w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie (t.j. Dz. U. z 2015 r., poz. 1422), z wyłączeniem powierzchni garaży, piwnic oraz poddaszy nieużytkowych.

Mając na uwadze powyższe, Zamawiający uzna powyżej przytoczony warunek udziału
w postępowaniu za spełniony, jeżeli każda z dwóch usług wskazanych przez wykonawcę w celu wykazania spełnienia warunku udziału w postępowaniu będzie polegała na świadczeniu, przez okres co najmniej 11 miesięcy, na podstawie jednej umowy, usługi polegającej na utrzymaniu czystości (sprzątaniu) minimum 10000 m2 powierzchni w jednym budynku (nie kilku budynkach) użyteczności publicznej (zdefiniowanym w Rozporządzeniu Ministra Infrastruktury z dnia 12 kwietnia 2002 r. w sprawie warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki i ich usytuowanie (t.j. Dz. U. z 2015 r., poz. 1422), z wyłączeniem powierzchni garaży, piwnic oraz poddaszy nieużytkowych

 

Pytanie nr 6

W związku z brakiem w treści SIWZ postanowień odpowiadających treści art. 142 ust. 5 ustawy prawo zamówień publicznych, wnioskujemy o wprowadzenie do treści SIWZ postanowień odpowiadających treści art. 142 ust. 5 ustawy prawo zamówień publicznych oraz postanowień odnoszących się do procedury wprowadzania przedmiotowych zmian w łączącej strony umowie tj. postanowień w brzmieniu:

1. „Niniejsza umowa ulegnie zmianie w zakresie należnego wykonawcy wynagrodzenia, w przypadku zmiany:
2. stawki podatku od towarów i usług,
3. wysokości minimalnego wynagrodzenia za pracę albo wysokości minimalnej stawki godzinowej, ustalonych na podstawie przepisów ustawyz dnia 10 października 2002 r. o minimalnym wynagrodzeniu za pracę,.
4. zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniu zdrowotnemu lub wysokości stawki składki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne

- jeżeli zmiany te będą miały wpływ na koszty wykonania zamówienia przez wykonawcę.

1. Każda ze stron umowy, w przypadku zaistnienia zdarzeń o jakich mowa w art. 142 ust. 5 ustawy Pzp w terminie 3 miesięcy od dnia opublikowana przepisów będących podstawą zmiany, może zwrócić się do drugiej strony z pisemnym wnioskiem o przeprowadzenie negocjacji dotyczących zawarcia porozumienia w sprawie odpowiedniej zmiany wynagrodzenia.
2. Przez odpowiednią zmianę wynagrodzenia, o której mowa w ust. 2, należy rozumieć:
3. zmianę stawki podatku od towarów i usług,
4. sumę wzrostu kosztów wykonawcy zamówienia publicznego wynikających z podwyższenia dotychczasowej kwoty minimalnego wynagrodzenia, przysługującego odpowiednio osobom biorącym udział w realizacji części pozostałej do wykonania umowy w sprawie zamówienia,
5. sumę wzrostu kosztów wykonawcy zamówienia publicznego wynikających z podwyższenia dotychczasowej kwoty minimalnej stawki godzinowej wynagrodzenia, przysługującego odpowiednio osobom biorącym udział w realizacji części pozostałej do wykonania umowy w sprawie zamówienia,
6. sumę wzrostu kosztów wykonawcy zamówienia publicznego oraz drugiej strony umowy o pracę lub innej umowy cywilnoprawnej łączącej Wykonawcę z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, wynikających z konieczności odprowadzenia dodatkowych składek od wynagrodzeń osób zatrudnionych na umowę o pracę lub na podstawie innej umowy cywilnoprawnej zawartej przez Wykonawcę z osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, wynikających z zmiany zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniom zdrowotnym lub wysokości stawki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne przysługującego odpowiednio biorącym udział w realizacji części zamówienia pozostałej do wykonania, przy założeniu braku zmiany wynagrodzenia neto tych osób.
7. Zmiana wynagrodzenia wykonawcy o jakiej mowa w ustępie 1 -3 niniejszego paragrafu dokonuje się w zakresie wynagrodzenia należnego wykonawcy, poczynając od dnia wejścia w życie przepisów prawa będących podstawą zmiany:
8. wysokości podatku od towarów i usług,
9. wysokości kwoty minimalnego wynagrodzenia,
10. wysokości kwoty minimalnej stawki godzinowej wynagrodzenia,
11. zasad podlegania ubezpieczeniom społecznym lub ubezpieczeniom zdrowotnym,
12. wysokości stawki na ubezpieczenia społeczne lub zdrowotne.
13. W przypadku zmiany, o której mowa w ustępie 4 lit „a” niniejszego paragrafu, wartość netto wynagrodzenia Wykonawcy nie zmieni się, a określona w umowie (aneksie) wartość brutto wynagrodzenia zostanie wyliczona na podstawie nowych przepisów.
14. W przypadku zmiany, o której mowa w ustępie 4 lit „b-e” niniejszego paragrafu Wykonawca przedstawia:
15. zamawiającemu kalkulację wzrostu kosztów wyliczenia odpowiedniej zmiany wynagrodzenia,
16. na wniosek zamawiającego, na potwierdzenie kalkulacji o której mowa w niniejszym punkcie lit. „a”, aktualne umowy o pracę lub umowy cywilnoprawne zawarte z osobami biorącymi udział w realizacji zamówienia,
17. na wniosek zamawiającego skierowany nie wcześniej niż w terminie 30 dni od daty wejścia w życie przepisów będących podstawą wprowadzenia zmiany o jakiej mowa w niniejszym punkcie lit. „a”, odpowiednio umowy o pracę/ aneksy do umowy o pracę bądź umowy cywilnoprawne/ aneksy do umów cywilnoprawnych - potwierdzające odpowiednią zmianę wynagrodzenia.
18. Niezawarcie w terminie nie dłuższym niż 30 dni od dnia złożenia wniosku, o którym mowa w ust. 2, porozumienia w sprawie odpowiedniej zmiany wynagrodzenia, uprawnia każdą ze stron do rozwiązania umowy z zachowaniem dwumiesięcznego okresu wypowiedzenia.
19. Oświadczenie o rozwiązaniu umowy z zachowaniem dwumiesięcznego okresu wypowiedzenia należy złożyć w terminie nie później niż w ciągu 30 dni od dnia zakończenia negocjacji. Przez zakończenie negocjacji strony rozumieją nie osiągnięcie przez strony porozumienia w zakresie przedmiotu negocjacji w maksymalnym terminie 30 dni od daty wpłynięcia wniosku, o którym mowa w ustępie 2, do drugiej strony.
20. Zmiany o których mowa wymagają zawarcia aneksu/ porozumienia do umowy o zamówienie publiczne.”

 

Uzasadnienie: Przeniesienie do treści wzoru umowy treści art. 142 ust.5 pzp nie można uznać za wystarczające. Pozostawia bowiem szereg problemów praktycznych odnoszących się do rzeczywistej możliwości skorzystania przez Wykonawcę z przywołanego powyżej uregulowania. Na Zamawiającym ciąży obowiązek jasnego, precyzyjnego wyczerpującego określenia SIWZ, którego jednym z elementów jest wzór umowy. Mając powyższe na uwadze zasadnym jest uzupełnienie postanowień wzoru umowy o propozycje zgłoszone przez Wykonawcę a odnoszące się do trybu wprowadzenia zmiany wynagrodzenia w momencie jej zaistnienia.

 

Odpowiedź nr 6

Zamawiający informuje, iż odpowiednie zapisy znajdują się w §13 ust. 3 – 8 wzoru umowy.

 

Pytanie nr 7

Kto ponosi koszt wywozu odpadów zmieszanych?

 

Odpowiedz nr 7

Koszt wywozu odpadów zmieszanych leży po stronie Zamawiającego.

 

Pytanie nr 8

Proszę o podanie minimalnej ilości osób, która ma realizować usługę w części I?

 

Odpowiedz nr 8

Zamawiający informuje, że nie określił w SIWZ minimalnej ilości osób, które powinny realizować usługi stanowiące przedmiot zamówienia w części I. Wykonawca musi dysponować odpowiednią ilością osób, aby zapewnić należyte wykonanie przedmiotu zamówienia z zastrzeżeniem, że Wykonawca zapewni, w godzinach pracy Zamawiającego, poza obsługą w systemie dziennym, także obsługę serwisową doraźną, wykonywaną przez jednocześnie 3 osoby.

 

Pytanie nr 9

Proszę o potwierdzenie, że warunek zdolności technicznej lub zawodowej zostanie spełniony jeżeli w przypadku składania oferty na część I zamówienia, wykonawca będzie dysponować dwiema osobami (z czego jedna będzie posiadała dwa Certyfikaty tj. „ Operatora Usług Utrzymania Czystości” II stopnia i Organizatora procesów sprzątania„ III stopnia akredytowanych przez Polską Izbę Gospodarczą Czystości, a druga osoba nie będzie posiadała żadnego z ww certyfikatów.

 

Odpowiedź nr 9

Zamawiający wymaga, aby Wykonawca dysponował minimum dwiema osobami (z czego jedna będzie pełniła funkcję, o której mowa w pkt 6 ppkt 1 załącznika nr 3 do SIWZ) posiadającymi co najmniej Certyfikat „Operatora Usług Utrzymania Czystości” II stopnia lub „Organizatora procesów sprzątania” III stopnia akredytowanych przez Polską Izbę Gospodarczą Czystości lub równoważnymi, z zastrzeżeniem, że osoby te muszą łącznie posiadać oba te certyfikaty.

Powyższe oznacza, że Wykonawca musi dysponować minimum dwiema osobami, posiadającymi (łącznie) obydwa certyfikaty, o których mowa powyżej, a nie jedną osobą, posiadającą obydwa certyfikaty.

 

Pytanie nr 10

1. Proszę w wskazanie poziomu kar nakładanych na obecnego Wykonawcę usługi w związku
   z niedotrzymaniem wymaganej liczby osób, które powinny wykonywać usługi porządkowe.
2. Czy Zamawiający potwierdza, że codziennie weryfikuje deklarowaną przez Wykonawcę ilość osób przewidzianych do sprzątania?

 

Odpowiedź nr 10

Ppkt 1 – pytanie nie stanowi wniosku o wyjaśnienie treści SIWZ, lecz wniosek o udostępnienie informacji publicznej. Mając na uwadze powyższe, Zamawiający udzieli odpowiedzi w przedmiotowym zakresie w trybie przewidzianym w ustawie o dostępie do informacji publicznej. 

Ppkt 2 – Zamawiający potwierdza, że w ramach zawartych umów, kontroluje i będzie kontrolował zgodność realizacji przedmiotu zamówienia z warunkami umowy; powyższe dotyczy także przestrzegania przez wykonawców wymogów dotyczących osób skierowanych do realizacji przedmiotu zamówienia.

 

Pytanie nr 11

Proszę o określenie sposobu weryfikacji przez Zamawiającego ilości osób wykonujących usługi porządkowe, które legitymują się min. 12 miesięcznym doświadczeniem w wykonywaniu usług sprzątania w obiektach użyteczności publicznej. W §12 ust.1 pkt.4 umowy Zamawiający przewiduje kary umowne odnoszące się do tego konkretnego wymagania, zatem proszę o wskazanie sposobu weryfikacji przez Zamawiającego doświadczenia zawodowego pracowników Wykonawcy.

 

Odpowiedź nr 11

Zamawiający będzie weryfikował doświadczenie zawodowe pracowników Wykonawcy na podstawie oświadczenia Wykonawcy zawartego w formularzu oferty. Ilość osób faktycznie wykonujących usługi porządkowe, które legitymują się min. 12 miesięcznym doświadczeniem w wykonywaniu usług sprzątania w obiektach użyteczności publicznej, na etapie realizacji przedmiotu umowy, Zamawiający będzie weryfikował m. in. na podstawie listy pracowników, o której mowa w §4 wzoru umowy.

 

Pytanie nr 12

Proszę o modyfikację §12 ust.1 pkt 2-6 oraz pkt 10 umowy poprzez naliczenie kary w wysokości 0,3% wynagrodzenia wskazanego w §3 ust.1 pkt.1/2 (odnoszącego się do wartości miesięcznej wynagrodzenia brutto), a nie jak przewiduje wzór umowy 0,3% wynagrodzenia wskazanego w §3 ust. 7 pkt.1/2, która to wartość odnosi się do maksymalnej kwoty zobowiązania Zamawiającego za okres obowiązywania umowy(całkowita wartość umowy brutto).

Uwzględniając obecne trudności w pozyskiwaniu pracowników do wykonywania usług porządkowych ( i nie tylko) oraz rotację wśród personelu sprzątającego sposób naliczania kar przedstawiony m.in. §12 ust.1 pkt 4 oraz pkt. 10 odnoszące się do niedotrzymania deklarowanej ilości osób posiadających min.12 miesięczne doświadczenie zawodowe w sprzątaniu w budynku użyteczności publicznej

w stosunku do ilości ustalonych przez zamawiającego oraz deklarowanej ilości osób do dokonywania usługi w ogóle (pkt10), jest nadużyciem ze strony Zamawiającego. Przyjmując hipotetycznie,
że całkowita wartość umowy w części 1 zamówienia wyniesie 2 800 000,00zł brutto, fakt stwierdzenia, że dwie spośród deklarowanych np. 10 osób posiadających 12 miesięczne doświadczenie w sprzątaniu obiektów użyteczności publicznej, nie posiada wymaganego min. 12 miesięcznego doświadczenia skutkuje nałożeniem kary w łącznej wysokości 5 600,00zł – liczona jako 0,1% wynagrodzenia wskazanego w §3 ust.7 pkt.1 (całkowita wartość umowy brutto) czyli przyjęte w założeniu 2 800 000,00zł brutto. Dodatkowo Zamawiający w tym paragrafie umowy wskazuje, naliczanie kary w tej wysokości za każdy stwierdzony przypadek.

Wykonawca wskazuje, że zaproponowany przez zamawiającego wymiar kar jest zbyt wysoki i nieadekwatny do przedstawionych okoliczności.

Wskazany przez zamawiającego sposób naliczania kar od całej wartości umowy stanowi dla wykonawcy duże ryzyko, co w efekcie znajdzie przełożenie na konieczność wkalkulowania tego ryzyka w cenę usługi.

 

Odpowiedź nr 12

Zamawiający pozostawia dotychczasowe postanowienia SIWZ bez zmian.

 

Pytanie nr 13

Proszę o modyfikację §12 ust.4 umowy odnoszącego się do wyrażenia zgody na potrącenie kar umownych, poprzez usunięcie tego zapisu lub jego zmianę zgodnie z poniższymi twierdzeniami wykonawcy. W przypadku udzielenia zamówienia podmiotowi udzielającemu odpisu na PFRON, zobowiązany jest do terminowej zapłaty faktury w całości. Ewentualne egzekwowanie kar umownych powinno nastąpić w formie osobnego wezwania do zapłaty, a w przypadku jego bezskuteczności wytoczenia osobnego powództwa o zapłatę. Brak terminowej i pełnej płatności należności przysługującej wykonawcy udzielającego ulgi we wpłatach na PFRON (np. przy zastosowaniu instytucji potrącenia) stanowi bowiem negatywną przesłankę prawa do nabycia takiej usługi (por art.22 ust.2 pkt 2 o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu pracowników niepełnosprawnych). Zgodnie bowiem z tymże przepisem oraz sposobem jego stosowania przez właściwy organ (prezes PFRON) musi bowiem nastąpić czynność zapłaty danej faktury i to w pełnej jej wysokości.

 

Odpowiedź nr 13

Zamawiający pozostawia dotychczasowe postanowienia SIWZ bez zmian.

Jednocześnie Zamawiający wskazuje, że zgodnie z postanowieniami wzoru umowy, Zamawiający ma prawo, a nie obowiązek potrącania kar umownych z przysługujących Wykonawcy należności, które to prawo, przysługuje Zamawiającemu (jako podmiotowi stosunku cywilnoprawnego) także na zasadach ogólnych kodeksu cywilnego. Dodatkowo należy wskazać, że art. 22 ustawy z dnia 27 sierpnia 1997 r. o rehabilitacji zawodowej
i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych, warunkuje obniżenie wpłaty na PFRON od „uregulowania należności”, które zdaniem Zamawiającego, nastąpi także w przypadku umorzenia wierzytelności Wykonawcy z tytułu świadczonych usług, wskutek skutecznego potrącenia wierzytelności.

 

Pytanie nr 14

W nawiązaniu do przedmiotowego postepowania zwracam się z prośbą o udzielenie odpowiedzi w jakich konkretnych godzinach muszą pracować osoby legitymujące się certyfikatem Operatora Usług Utrzymania Czystości II stopnia lub Organizatora procesów sprzątania III stopnia akredytowanych przez polska Izbę Gospodarczą Czystości? Czy zamawiający wymaga, aby obie osoby brały udział w realizacji przedmiotu umowy? Proszę
o potwierdzenie.

 

Odpowiedź nr 14

Zgodnie z załącznikiem nr 3 do SIWZ, Wykonawca zobowiązany jest zapewnić realizację przedmiotu zamówienia przy bezpośrednim udziale osób posiadających certyfikaty,
o których mowa w rozdziale V pkt 2 ppkt 2 lit. b SIWZ, z zastrzeżeniem, że:

• jedna z tych osób będzie pełniła funkcję, o której mowa w pkt 6 ppkt 1 załącznika nr 3 do SIWZ (osoba ta, zgodnie z SIWZ, zobowiązana jest przebywać w budynku Urzędu Miasta w godzinach realizacji przedmiotu umowy oraz pozostawać w godzinach pracy Zamawiającego w stałym kontakcie telefonicznym pod wewnętrznym nr tel. 5501),
• druga z osób, mając na uwadze fakt, że zobowiązana jest brać bezpośredni udział
  w realizacji przedmiotu zamówienia, zobowiązana jest wykonywać pracę w godzinach realizacji przedmiotu zamówienia przez Wykonawcę.

 

Pytanie nr 15

Zamawiający wymaga, aby środki czystości i pielęgnacji posiadały atesty PZH lub równoważne. Informujemy, iż z dniem 01.01.2003r. ustała prawnie obowiązująca konieczność uzyskiwania atestów PZH, w związku z tym prosimy o zrezygnowanie z tego wymogu. Podstawą prawną jest ustawa z dnia 30 sierpnia 2002r. o systemie oceny zgodności z późniejszymi zmianami (tekst jednolity Dz.u. z 2017r. poz.1226), znosząca rozporządzenie Prezydenta Rzeczpospolitej z dnia 22.03.1928, które było podstawą prawną procedury rejestracji przedmiotów użytku w PZH.

Jednocześnie pragniemy zaznaczyć, że na dzień dzisiejszy dokumentem dopuszczającym środki czystości jest karta charakterystyki, natomiast preparaty będące kosmetykami (np. mydło) posiadają zgłoszenie produktów kosmetycznych Komisji droga elektroniczną za pośrednictwem CPNP.

W związku z powyższym, czy Zamawiający dopuszcza wymienione dokumenty w miejsca atestów PZH?

 

Odpowiedź nr 15

Zamawiający w SIWZ wskazał, że wymaga, aby Wykonawca przy realizacji prac objętych zamówieniem stosował środki posiadające atesty Państwowego Zakładu Higieny lub równoważne, czyli takie, które potwierdzają dopuszczenie przedmiotowych środków do użytkowania i obrotu na rynku polskim, zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami oraz brak negatywnego wpływu na zdrowie i środowisko.

 

Pytanie nr 16

Prosimy o informację jakich odświeżaczy powietrza (w sprayu, elektrycznych, w żelu) oczekuje Zamawiający?

 

Odpowiedź nr 16

Zamawiający informuje, że oczekuje od Wykonawcy odświeżaczy w żelu oraz w sprayu. Zamawiający w powyższym zakresie dokona modyfikacji siwz.

 

Pytania zadane podczas zebrania wykonawców, które odbyło się w dniu 06.11.2018 r.

 

Pytanie nr 1

Czym i w jaki sposób należy czyścić elewację budynku, aby nie uszkodzić ani nie zniszczyć powłoki przeciwko graffiti?

 

Odpowiedź nr 1

Zamawiający informuje, iż elewacja budynku nie jest pokryta powłoką przeciwko graffiti. Dobór odpowiedniej metody czyszczenia i właściwych produktów leży po stronie Wykonawcy.

 

Pytanie nr 2

Czy Zamawiający jest w posiadaniu dokumentacji producenta (np. instrukcji itp.) dot. podłóg PCV oraz podłóg drewnianych? Jeżeli tak - prosimy o udostępnienie.

 

Odpowiedź nr 2

Zamawiający dokona modyfikacji SIWZ poprzez dołączenie następujących dokumentów:

- „Instrukcja czyszczenia posadzki kamiennej”;

- „Instrukcja czyszczenia Marmolem”;

- „Forbo Marmoleum Instrukcja pielęgnacji”.

 

Zamawiający nie jest w posiadaniu dokumentacji dot. podłóg drewnianych.

 

Pytanie nr 3

W jaki sposób należy czyścić oświetlenie na Sali ślubów i jak często?

 

Odpowiedź nr 3

Zamawiający informuje że nie ma specjalnej procedury dotyczącej sposobu oraz częstotliwości czyszczenia oświetlenia w Sali ślubów na Zamku. Należy je czyścić w sposób zgodny z przepisami BHP oraz zapewniający jego nienaganny wygląd.