Wyjaśnienia treści SIWZ

Szczecin, 22.03.2017 r.

Wykonawcy biorący udział w postępowaniu

Nr sprawy: MJOG-ZP.271.3.2017.MG

Nr pisma: MJOG-ZP.271.3.2.2017.MG

Dotyczy:  Postępowania prowadzonego w trybie przetargu nieograniczonego na: „Roboty remontowe w gmachu Urzędu Miasta Szczecin i jego agendach w roku 2017”

Zgodnie z art. 38 ust. 2 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz. U. z 2015 r. poz. 2164 ze zm.)Zamawiający przekazuje wykonawcom treść pytań wraz z odpowiedziami:

Pytanie nr 1

W związku z zapisem podanym w rozdz. XV pkt. 14 SIWZ „Roboty będące przedmiotem zamówienia powinny być wykonywane w sposób nie kolidujący z pracą urzędu, tj. po godzinach jego pracy i w dni wolne (piątek 15:30 – poniedziałek 7:00). Zamawiający dopuszcza prowadzenie robót remontowych w godzinach pracy urzędu jedynie w przypadku pomieszczeń technicznych, archiwów i pomieszczeń pomocniczych, a także, za zgodą Zamawiającego, w innych uzasadnionych sytuacjach.”, prosimy o podanie % ilości przewidzianych prac do prowadzenia w soboty i niedziele, w stosunku do robót prowadzonych w godzinach pracy urzędu, ponieważ z opisu przedmiotu zamówienia nie wynika jakie pomieszczenia są planowane do remontu (pom. techniczne, archiwum, pomocnicze) tj. np. 90% planowanych prac przypada na pracę w sobotę i niedzielę do godzin nocnych.

Odpowiedź

Większość prac będzie do wykonania w weekendy, tak jak w zleceniu przykładowym (załącznik 6 do siwz). Na chwilę obecną Zamawiający przewiduje, że ok. 20% prac będzie można wykonać w dni robocze (w godzinach pracy Urzędu). Ze względu na możliwości zmian planowanych remontów do wykonania, powyższa wartość jest tylko orientacyjna.

Pytanie nr 2

Do której godziny można prowadzić prace w weekend w urzędzie?

Odpowiedź

Zamawiający nie określa godzin pracy w weekend. Prace mogę być wykonywane od piątku w godzinach 15:30 do poniedziałku do godz. 7:00.

Pytanie nr 3

Prosimy o uszczegółowienie zapisu w umowie poprzez podanie upoważnionych do odbioru inspektorów:

Inspektora branży budowlanej ……………………………..

Inspektora branży sanitarnej ……………………………….

Inspektora branży elektrycznej …………………………….

oraz poprzez podanie sposobu powiadomienia inspektorów o konieczności odbioru robót ulegających zakryciu w sytuacjach, o których m/w wraz z podaniem czasu potrzebnego na ich przybycie.

Odpowiedź

Roboty objęte przedmiotem zamówienia nie wymagają ustanowienia inspektorów nadzoru inwestorskiego wg art. 19 ustawy Prawo budowlane (Dz. U. z 2016r. poz. 290 z późn. zm.). Osoby upoważnione do odbioru prac będą wskazane na każdym zleceniu. Dodatkowo Zamawiający informuje, że zmodyfikuje wzór umowy, dodając w § 5 ust. 1 pkt 7a w brzmieniu:

„7a)     Zgłaszanie telefoniczne osobie wskazanej w zleceniu, do odbioru, robót ulegających zakryciu oraz konieczności zmiany zakresu zlecenia minimum z trzygodzinnym wyprzedzeniem. Akceptacja robót ulegających zakryciu oraz zmiany zakresu zlecenia przez osobę wskazaną w zleceniu wymaga potwierdzenia co najmniej w formie dokumentowej (np. poprzez sms, e-mail, notatkę służbową).”

Pytanie nr 4

Przy prowadzeniu prac w dni wolne i w godzinach nocnych, w jaki sposób, zgodnie z par. 5 ust. 1 pkt. 7) umowy, Wykonawca zgłaszać ma pisemnie Zamawiającemu do odbioru robót: ulegających zakryciu, wykonanych elementów, całkowicie zakończonych. Zapis ma znaczący wpływ na terminową realizację robót wykonawcy.

Odpowiedź

Zamawiający informuje, że zmodyfikuje wzór umowy poprzez modyfikację § 5 ust. 1 pkt 7 oraz dodanie w § 5 ust. 1 pkt 7a, w brzmieniu:

 „7)      Zgłaszanie pisemnie Zamawiającemu do odbioru robót całkowicie zakończonych.

7a)    Zgłaszanie telefoniczne osobie wskazanej w zleceniu, do odbioru, robót ulegających zakryciu oraz konieczności zmiany zakresu zlecenia minimum z trzygodzinnym wyprzedzeniem. Akceptacja robót ulegających zakryciu oraz zmiany zakresu zlecenia przez osobę wskazaną w zleceniu wymaga potwierdzenia co najmniej w formie dokumentowej (np. poprzez sms, e-mail, notatkę służbową).”

Pytanie nr 5

Przy prowadzeniu prac w dni wolne i w godzinach nocnych, w jaki sposób, zgodnie z par. 3 ust. 3 umowy, Wykonawca ma zgłaszać Zamawiającemu konieczność zmiany zakresu robót lub wykonanie robót dodatkowych, nieprzewidzianych w zleceniu. Wykonawca nie może wykonać przedmiotowych robót bez akceptacji Zamawiającego otrzymanej w formie pisemnej. Zapis ma znaczący wpływ na terminową realizację robót wykonawcy. Prosimy o uszczegółowienie zapisu w umowie poprzez podanie sposobu powiadomienia inspektorów o w sytuacjach jw. wraz z podaniem czasu potrzebnego na ich przybycie na budowę w celu potwierdzenia okoliczności jw. oraz podjęcie decyzji zakresie robót i czasie ich wykonania.

Odpowiedź

Zamawiający informuje, że wprowadzi w przedmiotowym zakresie modyfikację siwz, w zakresie wskazanym w odpowiedzi na pytanie nr 4.

Pytanie nr 6

W umowie nie przewidziano możliwości zmiany terminu zleceń jednostkowych w przypadkach, o których mowa w pkt. 3 i 4 pisma. Prosimy o uzupełnienie umowy o możliwość wydłużenia terminu zleceń jednostkowych z przyczyn jw. oraz dopuścić jeszcze przyczyny niezależne od wykonawcy np. wydłużający się czas dostawy materiałów budowlanych.

Odpowiedź

Zmiana terminu realizacji zlecenia będzie możliwa tylko w przypadku przyczyn zależnych od Zamawiającego. Strony w takiej sytuacji ustalą nowy termin realizacji w formie aneksu do zlecenia. Mając na uwadze powyższe Zamawiający informuje, że zmodyfikuje § 3 ust. 1 wzoru umowy, nadając mu poniżej wskazane brzmienie:

„1. Szczegółowe zakresy poszczególnych zadań, będą uzgadniane na bieżąco pomiędzy Zamawiającym, a Wykonawcą w formie pisemnej z określeniem umownego terminu ich realizacji (zlecenie robót). Zmiana terminu realizacji zlecenia będzie możliwa tylko w przypadku przyczyn zależnych od Zamawiającego. Strony w takiej sytuacji ustalą nowy termin realizacji w formie aneksu do zlecenia.”   

Pytanie nr 7

W par. 3 ust. 2 umowy – podany jest 2-dniowy termin na przygotowanie się do rozpoczęcia robót (zakres zlecenia jednostkowego). Skąd tak krótki termin? Czy wykonawca dobrze rozumie, iż otrzyma od Zamawiającego harmonogram terminowo-rzeczowy prac na cały rok 2017, aby na tej podstawie mógł zaplanować swoją organizację prac, w tym złożył potrzebne zamówienia, biorąc pod uwagę możliwe 2-dniowe przesunięcia w harmonogramie? Prosimy o potwierdzenie, iż po podpisaniu umowy, Zamawiający przekaże Wykonawcy harmonogram zaplanowanych prac na 2017 r. z podaniem ich miejsca i zakresu robót. Jeżeli logistyka Zamawiającego nie „działa” w ten sposób, prosimy o zmianę w zapisie umowy, par. 3 ust. 2 i wpisanie terminu 14-dniowego, w celu prawidłowego przygotowania się Wykonawcy do rozpoczęcia robót. Dodatkowo za zmianą 2-dniowego terminu przemawia zapis par. 6 ust. 10 umowy, który nakłada na wykonawcę obowiązek zgłoszenia podwykonawcy cyt.: „… zamiar wprowadzenia Podwykonawcy na teren budowy, w celu wykonania zakresu robót określonego w ofercie, Wykonawca powinien zgłosić Zamawiającemu z co najmniej 7-dniowym wyprzedzeniem. Bez zgody Zamawiającego, Wykonawca nie może umożliwić Podwykonawcy wejścia na teren budowy i rozpoczęcia prac, zaś sprzeczne z niniejszymi postanowieniami postępowanie Wykonawcy poczytywane będzie za nienależyte wykonanie umowy.” Za co wykonawca płaci 1000 zł za zdarzenie.

Odpowiedź

§ 3 ust. 2 wzoru umowy pozostaje bez zmian. Zakres prac, czas na ich wykonanie, rodzaj użytych materiałów, niezależnie od wskazywanych przez Zamawiającego konkretnych pomieszczeń, będą bardzo zbliżone do podanych w przykładowym zleceniu, stanowiącym załącznik nr 6 do siwz. Jednocześnie Zamawiający wskazuje, że z uwagi na to, że przedmiotem umowy są remonty bieżące, w tym roboty wskazywane do niezwłocznego wykonania np. w protokołach z przeglądów bhp, Zamawiający nie jest w stanie przekazać Wykonawcy z góry wiążącego harmonogramu. Opisane wyżej okoliczności, dotyczące specyfiki realizacji zamówienia, Wykonawca powinien uwzględnić w oferowanej cenie. Dodatkowo Zamawiający wskazuje, że Wykonawca może zgłosić zamiar wprowadzenia Podwykonawcy na teren budowy w każdym czasie trwania umowy.

Pytanie nr 8

Prosimy o wyjaśnienie zapisu dotyczących kar umownych, par. 11 ust. 1 pkt. 16 – „Wykonawca płaci Zamawiającemu karę umowną: w przypadku braku zapewnienia przez Wykonawcę, przy realizacji zamówienia osób, o których mowa w §5 ust. 8, w wysokości 10.000 zł brutto za każdą brakującą osobę”

1. Czy to oznacza, że wszystkie wymienione w projekcie umowy osoby t.j.:
   1. elektryka, tj. ………………………………
   2. hydraulika, tj. …………………………….
   3. malarza, tj. ………………………………..
   4. tynkarza, tj. ……………………………….

Wykonawca będzie musiał zapewnić, przez cały okres realizacji, chociaż nie przedstawi ich do punktacji, w zakresie kwalifikacji zawodowych, o których mowa w siwz rozdział XII pkt. 3) i poniesie za brak ww. osób 40 000 zł (?) lub odpowiednio od ilości wykazanych osób?

1. W jaki sposób kara będzie naliczana (oprócz ilości osób), jednorazowo, codziennie, aż do czasu zapewnienia osób, czy przy każdym zleceniu jednostkowym? Rażąco wygórowana kara.
2. Jaki jest cel ustanowienia tej kary, ponieważ wiąże ona ręce dwóm stronom umowy, wymusza sprzeczne z prawem działanie – jeśli osoby mają być zatrudnione na podstawie kodeksu pracy, to nie ma możliwości aby przez cały rok zapewnić ich udział w każdym zleceniu (choroby, urlopy na żądanie, urlopy planowane itp.) a zastępstwo tej osoby o takich samych „papierowych” kwalifikacjach nie zawsze jest możliwe.

Odpowiedź

Zamawiający dokona modyfikacji § 11 ust. 2 pkt 16 wzoru umowy nadając mu poniżej wskazane brzmienie:

„16)     w przypadku braku zapewnienia przez Wykonawcę, przy realizacji zamówienia osoby lub osób, o których mowa w §5 ust. 8, w wysokości 3.000 zł brutto za każdą brakującą osobę, za każdy stwierdzony przypadek; kara, o której mowa w niniejszym punkcie zostanie naliczona nie częściej niż jeden raz dziennie za każdą brakującą osobę”

Pytanie nr 9

Zgodnie ze specyfikacją techniczną wykonania i odbioru robót – załącznik nr 5 do siwz, pkt. 1.4.4. „Wykonanie robót”, Zamawiający przywołuje ogólne warunki wykonania robót zawarte w publikacji „Warunki techniczne wykonania i odbioru robót budowlanych”. Patrząc na rodzaj robót do wykonania, prosimy o odpowiedź, czy Zamawiający planując pracę w weekendy przewidział czas potrzebny na wykonanie robót, zgodnie z przywołanymi warunkami.

Odpowiedź

Zamawiający planując prace w weekendy przewidział czas potrzebny do ich wykonania zgodnie z WTWiORB. Dodatkowo Zamawiający wskazuje, że prace w planowanym zakresie do wykonania w weekend (jak w zał. 6 do siwz) były już wykonywane w pomieszczeniach Zamawiającego w latach poprzednich i właściwie zakończone w terminie.

Pytanie nr 10

Ponieważ umowa w zakresie kar jest jednostronna (16 kar dla Wykonawcy), Zamawiający przerzuca całą odpowiedzialność na Wykonawcę oraz pozbawia Wykonawcę uprawnienia do odstąpienia od umowy (klauzula niedozwolona), prosimy o dopisanie kar dla Zamawiającego o treści jak niżej:

„ 1. Zamawiający płaci Wykonawcy karę umowną:

1. za odstąpienie Wykonawcy od umowy z przyczyn leżących po stronie Zamawiającego albo za odstąpienie od umowy przez Zamawiającego z przyczyn nie leżących po stronie Wykonawcy w wysokości 10% wynagrodzenia o którym mowa w §8 niniejszej umowy,
2. w przypadku nieterminowej zapłaty wynagrodzenia należnego wykonawcy w wysokości 1.000 zł za każde zdarzenie,
3. w przypadku nie dotrzymania przez Zamawiającego terminu przekazania zlecenia jednostkowego w wysokości 2.000 zł za każde zdarzenie,
4. za niesprawdzenie przez Zamawiającego kosztorysu na danie zadanie, w terminie zgodnie z zapisami umowy (należy dopisać w obowiązkach Zamawiającego termin sprawdzania kosztorysów np. też 7 dni) w wysokości 1% wynagrodzenia kosztorysowego Wykonawcy dla tego zadania, za każdy dzień zwłoki,
5. w przypadku braku zapewnienia przez Zamawiającego, przy realizacji zamówienia inspektorów poszczególnych branży w celu dokonania odbioru robót ulegających zakryciu w sytuacjach, o których mowa w pkt. 3 pisma lub w celu ustalenia robót, o których mowa w pkt. 4 pisma w wysokości 10.000 zł brutto za każdą brakującą osobę, za każde zdarzenie (adekwatnie do pkt. 16) kar),
6. w przypadku spóźnienia danego inspektora w sytuacjach opisanych w piśmie
   w pkt. 3 i 4 – 1.000 zł za każde zdarzenie;

2. W przypadku poniesienia szkody przewyższającej karę umowną, Wykonawca zastrzega sobie prawo dochodzenia odszkodowania uzupełniającego.”

Odpowiedź

Zapisy umowy w przedmiotowym zakresie pozostają bez zmian.